全省企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表

1、全省企業(yè)檔案工作管理創(chuàng)新優(yōu)秀案例推薦表案例名稱完成單位主要完成人聯(lián)系人正文立足檔案服務促進企業(yè)發(fā)展合肥熱電集團有限公司陳亞林方文君移動電話一、案例概述檔案是企業(yè)歷史發(fā)展的真實記錄，是企業(yè)的寶貴財富。檔案管理是基礎，檔案服務是目的，如何做好“管理”和“服務”兩篇大文章，是合肥熱電集團始終探索和創(chuàng)新的動力。合肥熱電集團堅持不懈地夯實檔案管理基礎，從接近“零”基礎起步，到建立起完善的檔案管理體系，服務意識也從缺失到主動服務企業(yè)發(fā)展的巨大轉變。尤其是新領導班子成立以來，將“服務”要求到前所未有的高度，集團公司的檔案服務工作正在向更高層次進發(fā)，并圍繞“服務”主線不斷創(chuàng)新，助力企業(yè)做強、做優(yōu)、做大。二、實

2、施背景檔案建設基礎薄弱，檔案管理體系不全，人員配備以兼職為主等問題，嚴重制約了檔案作為基礎工作服務企業(yè)發(fā)展的效果。具體如下：- 1 - / 10、硬件設施差，缺少統(tǒng)一場館。 集團公司前期由于子、分公司較多，辦公分散，檔案資料保存各自為政。檔案保管設施、設備方面基礎較差 , 硬件設施不完善 , 達不到檔案規(guī)范管理的檔案庫房、調閱室、檔案人員辦公室三分開的要求，檔案也沒有集中統(tǒng)一保管。、管理不規(guī)范，沒有完整體系。 檔案管理制度方面，沒有完善的檔案管理責任體系，也沒有一套規(guī)范的檔案管理制度。檔案工作重視程度不夠，沒有配置檔案管理專業(yè)人員，集團檔案收集、整理、分類、立卷、歸檔工作由兼職人員承擔，標準不

3、高。、信息化缺失，不適應發(fā)展要求。 集團公司檔案信息化工作沒有開展，沒有檔案軟件系統(tǒng)，信息化建設一直是空白。在信息化和數(shù)字化廣泛應用的今天，檔案工作要適應新時期整個社會和企業(yè)發(fā)展的需要，并服務于企業(yè)發(fā)展 , 集團公司檔案信息化建設迫在眉睫。、服務意識弱，企業(yè)發(fā)展中作用較弱。 檔案資料當時都分散保管，甚至都在個人手中保管，查詢工作困難重重，嚴重影響工作效率 , 甚至還存在檔案資料丟失的風險。同時，由于沒有專業(yè)管理隊伍，人才培養(yǎng)、服務意識等均無從談起，無法達到檔案資源服務企業(yè)發(fā)展的效果。- 2 - / 10三、創(chuàng)新做法合肥熱電集團有限公司將檔案工作管理創(chuàng)新作為一項重要基礎工作，圍繞“檔案服務企業(yè)發(fā)

4、展” ，將完善管理體系、強化服務保障、深挖服務內涵、延伸服務觸角作為檔案管理的核心。自年月以來，合肥熱電集團檔案管理中心由集團公司黨委書記、董事長直接分管，進一步強化了檔案管理規(guī)范、檔案管理創(chuàng)新力度，在服務企業(yè)發(fā)展上跨入一個新高度。具體創(chuàng)新做法如下：（一）完善管理體系，強化服務保障、垂直管理，打造立體網絡。 合肥熱電集團高度重視檔案建設，實行自上而下垂直管理模式。形成集團公司主要負責人親自掛帥，檔案管理中心全面負責，各兼職檔案員分別負責的立體管理網絡。目前檔案管理中心有名專職檔案人員，由合肥市檔案管理專家?guī)鞂＜?、高校檔案專業(yè)畢業(yè)人員、豐富檔案管理經驗人員組成。同時，各部門、各子分公司遴選兼職檔

5、案員人。同時，將檔案工作列入集團公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃。、建章立制，健全管理規(guī)范。 針對檔案管理散、亂的現(xiàn)狀，合肥熱電集團先后制定完善了合肥熱電集團有限公司檔案、資料管理制度、合肥熱電集團有限公司文件材料歸檔范圍及保管期限表、- 3 - / 10合肥熱電集團有限公司檔案借閱制度 、合肥熱電集團有限公司檔案保密制度 、合肥熱電集團有限公司檔案庫房管理制度 、合肥熱電集團有限公司檔案員崗位職責 、合肥熱電集團有限公司檔案管理部職責以及合肥熱電集團有限公司檔案應急預案和合肥熱電集團有限公司檔案安全工作應急預案等制度，提高了集團內檔案工作的規(guī)范化、有序化和科學化。、夯實根基，強化基礎建設。 在檔案

6、設施設備上，集團公司先后投入萬元，建立了適應檔案保管和利用需要的庫房，配備了一批檔案設施設備：檔案柜、圖紙柜、消毒柜、防磁柜、空調、抽濕機、除塵器、溫濕度測量儀、高速掃描儀、圖紙掃描儀、照相機、刻錄機、靜電復印機等。目前，檔案管理中心專用庫房和辦公用房， 面積約為平方 M。庫房內無雜物，配備空調，防護網，門窗封閉性較強，檔案保護設施齊全，配備有溫濕度計、滅火器消防設備等，切實踐行“十防” 。同時，日常做好檔案庫房溫濕度測量、記錄，定期對庫房內電器、線路、消防設施進行檢查，離開庫房時切斷電源、關好門窗，確保檔案庫房安全，為長期、安全地保存檔案創(chuàng)造了良好的環(huán)境。- 4 - / 10、強化隊伍建設，

7、著力人才培養(yǎng)。 為提高檔案管理業(yè)務水平，合肥熱電集團每年安排專兼職檔案管理人員參加省、市檔案局舉辦的為期一周的檔案業(yè)務培訓；同時還邀請市檔案局專家進行企業(yè)檔案管理培訓。為提高各子分公司兼職檔案人員專業(yè)技能，經常性的舉辦兼職檔案管理人員專業(yè)培訓及實操競賽等活動。針對檔案管理比較薄弱的單位，還主動上門指導，為切實改進和提高工程檔案的收集工作，還積極主動對集團公司在建重點項目的檔案資料進行抽查，趕在項目未竣工驗收前做好檔案資料收集各項工作，也為后期整體項目檔案的整理移交工作奠定基礎。- 5 - / 10（二）延伸服務觸角，深挖服務內涵、加強信息化建設，服務企業(yè)發(fā)展。在已有近五年檔案數(shù)字化目錄、原文的

8、基礎上，積極推進檔案數(shù)字化建設。一是運用檔案管理軟件，對室藏檔案目錄進行了全部輸入，建立了目錄數(shù)據庫條。二是積極開展檔案數(shù)字化工作，共掃描文字檔案幅，實現(xiàn)檔案數(shù)字化工作與歸檔整理工作基本同步，檔案信息資源共享。目前，集團公司城域網網絡由檔案管理中心4M光纖和集團公司本部及子分公司2M光纖組成，檔案管理軟件服務器與互聯(lián)網斷開，所有訪問不通過互聯(lián)網，均在局域網內進行，一方面- 6 - / 10保證了檔案的保密性和安全性要求，另一方面集團各部門、各子分公司的具備檔案查閱權限的人員可以在各自辦公室通過內網進行查閱資料，節(jié)省了資料調閱的時間，提高了工作效率。目前，集團公司辦公系統(tǒng)正在升級改造中，計劃增加

9、無電子文件歸檔與檔案管理軟件系統(tǒng)的接口，未來，集團公司將在系統(tǒng)中具備接口條件，實現(xiàn)電子文檔的及時歸檔、移交。、規(guī)范工作流程，實行手冊化管理。 合肥熱電集團檔案管理中心為進一步規(guī)范檔案工作流程，確保檔案收集整理的完整性，編制了合肥熱電集團有限公司檔案收集整理手冊 ，指導集團公司各部門、子分公司兼職檔案員明確檔案工作職責，做好檔案資料日常的收集、整理工作。該手冊涵蓋了文書檔案、基建檔案、合同檔案、審計報告檔案、物資請購檔案、招投標檔案、聲像實物檔案等七大類。同時，明確各類檔案的再分類、編碼、范圍以及整理步驟、流程圖等，并提供整理例圖，有效提高了檔案收集整理工作的規(guī)范化程度。在日常管理過程中，檔案管

10、理中心專職人員定期與對口部門、子分公司兼職檔案員進行業(yè)務指導。針對重大項目的檔案移交，檔案管理人員實行提前介入、現(xiàn)場指導、實地把關，確保檔案資料移交的- 7 - / 10完整性、及時性。、開發(fā)利用，多途徑服務企業(yè)發(fā)展。 在推動檔案管理信息化的同時，集團公司本著檔案服務于社會、服務于企業(yè)發(fā)展的宗旨，積極做好檔案利用登記工作，通過設立閱覽室、借閱檔案、編輯文件匯編、檔案陳列、咨詢等形式，特別是充分利用集團城域網對檔案進行查閱的便利條件，充分實現(xiàn)了檔案的價值。此外，還從實際出發(fā)先后編寫、匯編了大事記、收發(fā)文匯編等編研資料，既記錄了集團建設歷程，又為集團公司工作的開展提供了寶貴的參考資料，使檔案管理工

11、作在集團公司發(fā)展中發(fā)揮出了更強大的作用。四、效果及影響合肥熱電集團作為合肥市公益公用類企業(yè)， 明確“以安全生產為第一要務，打造冷暖小管家服務精品品牌；以節(jié)能環(huán)保為己任，精干主業(yè)，增收節(jié)支，增加用戶制冷、供暖的舒適度和幸福感；以精細化管理為抓手，全面建設標準化、模塊化、簡單化、信息化的可復制的合肥熱電新模式；在全市公益公用類企業(yè)中爭創(chuàng)一流”的企業(yè)指導思想，以“知心冷暖、共守藍天”為企業(yè)的核心理念，在合肥市社會經濟發(fā)展和節(jié)能環(huán)保方面發(fā)揮了重要作用。- 8 - / 10作為企業(yè)發(fā)展真實記錄的企業(yè)檔案，將記錄企業(yè)做強、做優(yōu)、做大的真實進程。發(fā)揮檔案在社會發(fā)展和企業(yè)發(fā)展中的積極作用，截止目前，共統(tǒng)計查閱檔案次 , 涉及工程建設、 物資請購、 合同簽訂等方面，并做好登記工作。同時，在