發(fā)貨單簽收管理辦法

1、 北京突破電氣公司 文件擬制/更改/審批單 文件名稱：發(fā)貨單簽收管理辦法 文件編號(hào)：公司字號(hào) 擬制人：劉曉伶、由荔 發(fā)放范圍：網(wǎng)上發(fā)布、抄送外地辦事處人員及各城市經(jīng)理 需會(huì)簽部門：無(wú) 審批人：財(cái)務(wù)總監(jiān) 提出日期：2011-09-28 希望完成日期：201-09-30 審批人： J同意 無(wú)修改 不同意時(shí)間: J已修改（請(qǐng)畫(huà)J） 發(fā)布時(shí)間： 開(kāi)始執(zhí)行時(shí)間： 發(fā)貨單簽收管理辦法 公司字 號(hào)2011年，第版 1 口的：確保公司發(fā)出貨物安全到達(dá)客戶，清晰公司貨物資產(chǎn)狀態(tài)，及時(shí)開(kāi)出 客戶發(fā)票，加快應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)，同時(shí)保證應(yīng)收賬款的準(zhǔn)確性，制定本辦法。 2目標(biāo)： 2定期跟蹤需要簽收的發(fā)貨單是否簽收。 2.2定

2、期跟蹤已經(jīng)簽收，有拒收的發(fā)貨單是否辦理了退貨手續(xù)。 2.3定期跟蹤已經(jīng)退貨到客戶退貨在途庫(kù)的是否已經(jīng)收到實(shí)物。 3操作流程：（簽收流程圖見(jiàn)附件1,操作指導(dǎo)書(shū)見(jiàn)附件2） 客戶部物流跟單員根據(jù)客戶確認(rèn)收貨的驗(yàn)收單（各種體現(xiàn)客戶收貨的單 據(jù)或客戶簽字的發(fā)貨單）做U8發(fā)貨單簽收。 3對(duì)于客戶全部確認(rèn)收貨的單據(jù)，簽收確認(rèn)為“全部簽收，沒(méi)有拒收” 3.2對(duì)于客戶有拒收部分貨物的情況，簽收確認(rèn)為“部分簽收，有拒收”， 對(duì)于拒收的貨物直接根據(jù)發(fā)貨單生成退貨單： 3.2.1拒收貨物已經(jīng)實(shí)際收到，退貨倉(cāng)庫(kù)選擇發(fā)貨時(shí)的倉(cāng)庫(kù)或“不合格品 庫(kù)”，庫(kù)房收貨人按實(shí)際收到的貨物，進(jìn)行單據(jù)審核 3.2.2拒收貨物尚未實(shí)際收到：

3、 3.2.2.1退貨倉(cāng)庫(kù)選擇“在途退貨庫(kù)”，并保存審核單據(jù) 3.2.2.2實(shí)際收到全部拒收貨物時(shí)，簽收實(shí)際收回?cái)?shù)量，由客戶服務(wù) 部填寫(xiě)調(diào)撥單，部門為“客服部一物流組”，調(diào)出倉(cāng)庫(kù)為在途 退貨庫(kù)，調(diào)入倉(cāng)庫(kù)為實(shí)際倉(cāng)庫(kù)。 3.2.2.3實(shí)際收到部分貨物，部分損失的情況時(shí)，簽收實(shí)際收回?cái)?shù)量, 由客戶服務(wù)部填寫(xiě)調(diào)撥單，部門為客服部一物流組”，調(diào)出 倉(cāng)庫(kù)為在途退貨庫(kù)，調(diào)入倉(cāng)庫(kù)為實(shí)際倉(cāng)庫(kù)；對(duì)于損失的貨物, 填寫(xiě)“其他出庫(kù)單”，出庫(kù)類型為“運(yùn)輸損失，同時(shí)進(jìn)行實(shí)際 收貨及損失貨物的簽收（變更）。 3.224客服部負(fù)責(zé)對(duì)在途退貨庫(kù)進(jìn)行管理，對(duì)其庫(kù)存貨物的收回負(fù) 責(zé)，定期出具相應(yīng)的報(bào)表。 3.3正常退貨 3.3.1對(duì)

4、于實(shí)際已經(jīng)收到貨物的情況，根據(jù)退貨申請(qǐng)單，填寫(xiě)U8退貨單, 倉(cāng)庫(kù)直接選擇實(shí)際倉(cāng)庫(kù)，錄入退貨的品種和數(shù)量。 3.3.2對(duì)于沒(méi)有實(shí)際收到貨物的情況： 3.3.2根據(jù)退貨申請(qǐng)及客戶出具的退貨單，填寫(xiě)U8退貨單，倉(cāng)庫(kù)選 擇“在途退貨庫(kù)”，錄入退貨的品種和數(shù)量。 3.3.2.2實(shí)際收到貨物時(shí)，簽收實(shí)際收回?cái)?shù)量，山客戶服務(wù)部填寫(xiě)調(diào) 撥單，調(diào)出倉(cāng)庫(kù)為在途退貨庫(kù)，調(diào)入倉(cāng)庫(kù)為實(shí)際倉(cāng)庫(kù)。 4山財(cái)務(wù)結(jié)算人員對(duì)發(fā)貨單據(jù)的簽收進(jìn)行跟蹤報(bào)表，對(duì)于未能及時(shí)按規(guī)定進(jìn)行 簽收的財(cái)務(wù)有權(quán)給予每單10-100元的處罰。 5此文件自2011年10月1日起執(zhí)行。 文件最終解釋權(quán)為財(cái)務(wù)結(jié)算中心及財(cái)務(wù)總監(jiān)。 文件不完善或不明確的后續(xù)補(bǔ)充。

5、 北京突破電氣有限公司 2011-09-28 附件1: 發(fā)貨單簽收流程圖 發(fā)貨簽收流程描述 1重點(diǎn)監(jiān)控內(nèi)容: 1. 定期跟蹤需要簽收的發(fā)貨單是否簽收（是否有簽收人和簽收日期） 2. 定期跟蹤已經(jīng)簽收，有拒收的發(fā)貨單是否辦理了退貨手續(xù)（發(fā)貨單列表拒 收數(shù)量是否等于累計(jì)退貨數(shù)量） 3. 定期跟蹤已經(jīng)退貨到客戶退貨在途庫(kù)的是否兒經(jīng)收到實(shí)物（發(fā)貨單列表拒 收數(shù)量是否等于收回?cái)?shù)量 2單據(jù)設(shè)置方案 2.1檔案設(shè)置 1.表體自定義項(xiàng)1 （文本60字符）名稱：簽收狀態(tài) 定義檔案：未簽收；全部簽收；部分拒收 2表體自定義項(xiàng)3 （文本60字符）名稱：是否完成 定義檔案：未完成，完成 3表體自定義項(xiàng)5 （數(shù)值，小數(shù)

6、0）名稱：拒收數(shù)量 4. 表體自定義項(xiàng)6 （數(shù)值，小數(shù)0）名稱：收回?cái)?shù)量 5. 表體自定義項(xiàng)11 （文本,120）名稱：原發(fā)貨單號(hào) 6表體自定義項(xiàng)13 （整型）名稱：報(bào)損數(shù)量 7表頭自定義項(xiàng)2 （文本，20）名稱：托運(yùn)單號(hào) 8.表頭自定義項(xiàng)3 （文本20字符，名稱：計(jì)費(fèi)方式 檔案與原出庫(kù)類別重復(fù)，需要手工輸入 9表頭自定義項(xiàng)4 （日期）名稱：簽收日期 10.表頭自定義項(xiàng)11 （文本120字符）名稱：退貨類型 增加定義檔案：01簽收損失，02正常退貨 11表頭自定義項(xiàng)16 （數(shù)字，小數(shù)2位）名稱：運(yùn)費(fèi) 2.2單據(jù)設(shè)置: 發(fā)貨單： 表體自定義項(xiàng)I: 表體自定義項(xiàng)3： 表體自定義項(xiàng)5： 表體自定義項(xiàng)

7、6： 簽收狀態(tài) 是否完成 拒收數(shù)量 收回?cái)?shù)量 表頭自定義項(xiàng)2：托運(yùn)單號(hào)（手工輸入） 表頭自定義項(xiàng)3：計(jì)費(fèi)方式（手工輸入） 表頭自定義項(xiàng)4：簽收日期（手工輸入） 表頭自定義項(xiàng)16：運(yùn)費(fèi)（手工輸入） （默認(rèn)值：未簽收） （默認(rèn)值：未完成） （默認(rèn)值：0） （默認(rèn)值：0） 表體自定義項(xiàng)13：報(bào)損數(shù)量（默認(rèn)值：0） 退貨單： 表頭自定義項(xiàng)11：退貨類型 調(diào)撥單： 表體自宦義項(xiàng)11：原發(fā)貨單號(hào)（手工輸入） 其他出庫(kù)單： 表體自左義項(xiàng)11：原發(fā)貨單號(hào)（手工輸入） 3流程圖 4重點(diǎn)操作步驟描述 4.1發(fā)貨部分 填寫(xiě)發(fā)貨單流程與原流程一致，表體上增加了自泄義項(xiàng)內(nèi)容 1. 簽收狀態(tài)：自動(dòng)帶出未簽收， 2. 是否

8、完成：自動(dòng)帶岀未完成， 3. 拒收數(shù)量=0, 4. 收回?cái)?shù)量=0 5. 損失數(shù)量=0 填寫(xiě)流程與以前一樣，新增加的自左義項(xiàng)內(nèi)容在第一次填寫(xiě)時(shí)不用填寫(xiě) 4.2簽收部分 發(fā)貨流程與原流程一致，收到客戶的簽收回執(zhí)后在系統(tǒng)中變更對(duì)應(yīng)的發(fā)貨單（此時(shí)發(fā)貨單已 經(jīng)審核出庫(kù)，不能棄審修改，只能變更） 簽收分情況處理： 第一種：全部簽收，沒(méi)有拒收 操作步驟： 1. 在表頭簽收日期處修改簽收日期 2. 變更表頭相應(yīng)內(nèi)容，如計(jì)費(fèi)方式，托運(yùn)單號(hào)，運(yùn)費(fèi)等信息，如果與簽收不同步，可以進(jìn) 行多次變更 3. 在表體簽收狀態(tài)處修改為：全部簽收 4. 在表體是否完成處修改為：完成 修改后保存數(shù)據(jù)，簽收結(jié)束 第二種：部分簽收，有拒

9、收情況 發(fā)貨單變更操作步驟： 1。在表頭簽收日期處修改簽收日期 2e變更表頭相應(yīng)內(nèi)容，如計(jì)費(fèi)方式，托運(yùn)單號(hào)，運(yùn)費(fèi)等信息，如果與簽收不同步，可以進(jìn) 行多次變更 3. 在表體簽收狀態(tài)處修改為：部分拒收 4. 在表體拒收數(shù)量處修改客戶拒收數(shù)量 4.如果是收到實(shí)物在表體收回?cái)?shù)量處錄入實(shí)際收到數(shù)量，如果未收到實(shí)物則不修改此項(xiàng)， 待收到實(shí)物時(shí)再變更。 5e在系統(tǒng)中填寫(xiě)退貨單，退貨分兩種情況： 第一種：實(shí)物已退回 1. 增加退貨單，根據(jù)對(duì)應(yīng)的發(fā)貨單生成 2. 注意退貨類型：應(yīng)為A簽收損失 3. 根據(jù)實(shí)際情況選擇對(duì)應(yīng)的倉(cāng)庫(kù)信息（如不合格品庫(kù)，或其他倉(cāng)庫(kù)） 4. 根據(jù)實(shí)際拒收數(shù)量修改退貨數(shù)量（負(fù)數(shù)表示），變更是

10、否完成為完成 5. 保存，提交庫(kù)管審核退貨單，結(jié)束退貨流程 第二種：實(shí)物未退回，只是收到拒收通知 1. 增加退貨單，根據(jù)對(duì)應(yīng)的發(fā)貨單生成 2. 注意退貨類型：應(yīng)為01簽收損失 3. 倉(cāng)庫(kù)選擇12客戶退貨在途庫(kù) 4. 根據(jù)實(shí)際拒收數(shù)量修改退貨數(shù)量（負(fù)數(shù)表示） 5. 保存，并審核退貨單。 6. 實(shí)物退回時(shí)，先變更發(fā)貨單，表體項(xiàng)目：收回?cái)?shù)雖:，如果退回?cái)?shù)量小于拒收數(shù)量，則應(yīng) 同時(shí)變更損失數(shù)雖:，再變更是否完成為完成，同時(shí)填寫(xiě)英他岀庫(kù)單，把損失的數(shù)量做報(bào) 損出庫(kù)，出庫(kù)類別為225銷售退貨損失，部門為：0403客戶服務(wù)部_物流組，倉(cāng)庫(kù)為12 客戶退貨在途庫(kù)，在表體原發(fā)貨單號(hào)處填寫(xiě)實(shí)際損失的發(fā)貨單號(hào) 7. 將收到的貨物部分，由客戶服務(wù)部填寫(xiě)調(diào)撥單，調(diào)出倉(cāng)庫(kù)為12客戶退貨在途庫(kù)，調(diào)入 倉(cāng)庫(kù)為實(shí)際倉(cāng)庫(kù)，并在表體原發(fā)貨單號(hào)處填寫(xiě)實(shí)際退貨的發(fā)貨單號(hào)，出入庫(kù)類別為 調(diào)