會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)分析

1、會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)內(nèi)容簡介會(huì)展業(yè)作為新興服務(wù)業(yè)，是 21世紀(jì)的朝陽產(chǎn)業(yè)，有著巨大的發(fā)展?jié)摿?。而良好的?huì)展 現(xiàn)場服務(wù)又恰恰是一個(gè)展會(huì)能夠成功的重要所在。在展會(huì)中，不論是參展商還是主辦者、觀眾等等，都離不開會(huì)展現(xiàn)場服務(wù)。它不僅可以在當(dāng)時(shí)促使展會(huì)取得成功，還可以在很大程度上的宣傳和延伸展會(huì)的影響力和品牌效應(yīng)，讓更多的參展商，客戶，觀眾了解并參加展會(huì)， 從而使展會(huì)取得更大的成功。會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場管理，具體體現(xiàn)在對參展商和觀眾的優(yōu)質(zhì)服務(wù)上。它是展覽計(jì)劃的具體落實(shí)，也是直接反映和衡量辦展水平的必要環(huán)節(jié)，理應(yīng)備受會(huì)展組織活動(dòng)組織者的重視。然而會(huì)展現(xiàn)場管理、控制和協(xié)調(diào)的內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，如若處理不當(dāng)，突發(fā)事件必

2、將會(huì)釀成大的問題。 所以要求現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)成員對展會(huì)相關(guān)事宜全盤了解，并能及時(shí)、果斷做出英明決策。本文將結(jié)合我國目前大型活動(dòng)現(xiàn)場各類型事件的處理現(xiàn)狀，將會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場管理分為：展覽活動(dòng)現(xiàn)場管理系統(tǒng)、會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場管理系統(tǒng)、節(jié)慶活動(dòng)現(xiàn)場管理系統(tǒng)；本文將主要對會(huì)展活 動(dòng)現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會(huì)務(wù)系統(tǒng)的具體定義以及工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述。引言眾所周知，會(huì)展現(xiàn)場管理是成功辦展至關(guān)重要的因素和環(huán)節(jié)。會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場管理的成功將提高專業(yè)觀眾和參展商對本展會(huì)的滿意度，以及提升展會(huì)的知名度和美譽(yù)度。而常久以來，大型活動(dòng)現(xiàn)場管理一直是全球會(huì)展活動(dòng)組織者頭疼的問題。前期經(jīng)過了大量的準(zhǔn)備工作，還是難免在現(xiàn)場發(fā)生各類突發(fā)事

3、件。隨著現(xiàn)代會(huì)展業(yè)的日驅(qū)成熟，人們已開始意識到， 會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場是否能順利進(jìn)行，與前期的組織設(shè)計(jì)、任務(wù)分工、責(zé)權(quán)分配、等有很大關(guān)系?，F(xiàn)場管 理不到位，直接影響了會(huì)展活動(dòng)的成敗。會(huì)展活動(dòng)通常都是短時(shí)間匯集大量的人群、物品等，短時(shí)間會(huì)出現(xiàn)大量的交叉任務(wù)。如果能通過一種科學(xué)的方法，使這些交叉任務(wù)能有效的分配與合理的控制，是大家共同關(guān)注的問題。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年我國產(chǎn)生的各類型展覽會(huì)約5600個(gè)，而各類型的會(huì)議活動(dòng)有 40萬之多，節(jié)慶活動(dòng)2000多個(gè)，但一直沒有適合大型活動(dòng)管理的會(huì)展現(xiàn)場執(zhí)行系統(tǒng)知識出現(xiàn)。造成了 眾多大型會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場管理不到位或者出現(xiàn)了不可挽回的損失。案例回顧海南省第3屆人才勞動(dòng)力交流會(huì)因?yàn)檫M(jìn)

4、不了現(xiàn)場招人，某企業(yè)到了現(xiàn)場跟本就找不到車位停車，費(fèi)了老大的勁停了車后還是沒辦法進(jìn)入市場內(nèi)招人?，F(xiàn)場混亂的秩序，擁擠的人群讓林先生沒有了招人的心情?，F(xiàn)場疏通交通的一名交警也表示，這里的道路太窄，停車位又少，在這里舉辦大型的招聘會(huì)很容易造成交通堵塞，同時(shí)也易發(fā)生事故。（中國經(jīng)營報(bào)）北美峰會(huì)在加拿大魁北克的蒙特貝羅開幕。美國總統(tǒng)布什、墨西哥總統(tǒng)卡爾德隆和加拿大總理哈珀參加了此次峰會(huì)。據(jù)悉，三國領(lǐng)導(dǎo)人集中討論全球競爭力、食品和產(chǎn)品安全、可持續(xù)能源、能源管理和地區(qū)安全等五方面的問題。會(huì)議引來了數(shù)千名來自美國和加拿大的示威民眾，防暴警察被迫釋放催淚瓦斯將他們驅(qū)散，現(xiàn)場一度十分混亂。警方稱，有4人被逮捕，

5、另外約有20名示威民眾和警察受傷。約 5000名警察在會(huì)場外待命。（新華社8月2 1 日電）10月，影片M的新聞發(fā)布會(huì)在釜山海云臺某賓館舉行，不過因?yàn)楦诫娪肮?jié)組 委會(huì)粗心安排而比原定時(shí)間足足推遲了30分鐘后才得以進(jìn)行。M作為釜山電影節(jié)參展電影，本次新聞發(fā)布會(huì)也是電影節(jié)正式活動(dòng)之一，不過面對來到現(xiàn)場的 200多名記者。舉行發(fā)布會(huì)的房間寬度只有 5米左右，現(xiàn)場記者們一致要求主辦方臨時(shí)更換舉行發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)， 最后在主辦方的協(xié)調(diào)下， 才用攝影記者們先拍照后退場，給攝像記者們留出空位的辦法來妥協(xié)，這樣一來，發(fā)布會(huì)就比原定的遲30分鐘才得以舉行。李明世導(dǎo)演和姜東元出現(xiàn)引起了現(xiàn)場的混亂，大部分外國記者都表

6、示無法理解。最后，釜山電影節(jié)金東浩委員長向現(xiàn)場媒體道歉稱：“因?yàn)榻M委會(huì)的失誤，今天給各位帶來了諸多不便，在這里我向大家表示歉意。”在第十屆上海國際汽車工業(yè)展覽會(huì)上，兩家日本的汽車公司為了在氣勢上壓倒對方都把音響開得很大，從而嚴(yán)重影響了同一場館內(nèi)其它參展商的展出工作，最后主辦單位不得不出面干涉才把事情平息下來。第十三屆中國國際專業(yè)音響、燈光、樂器及技術(shù)展覽會(huì)上噪音嚴(yán)重影響到展會(huì)現(xiàn)場洽談。歷屆展覽會(huì)的噪音問題仍然沒有解決，限制聲壓級只是表面現(xiàn)象，看上去是組織者采取了措施，實(shí)際上展覽會(huì)大廳仍然是個(gè)”蛤蟆坑”，家家的音響都打開，參觀者很難鑒別哪個(gè)品種的音響效果更好。在國外的許多音響展會(huì)上有規(guī)定不容許打

7、開音響（指聲音），組織者提供的是展示交流的平臺，生產(chǎn)銷售方將產(chǎn)品及資料擺放后，參觀者對感興趣的問題與技術(shù)人員進(jìn)行交流，需要視聽時(shí)有專門的視聽房間。我們國家的展覽會(huì)追求的是參觀人的數(shù)量，卻忽視了參觀的質(zhì)量。在展覽會(huì)大廳里你要咨詢問題，你的講話聲音就要超過70分貝，否則大家只能是笑一笑無奈了事，北京是一個(gè)國際化的大都市，環(huán)保意識應(yīng)該成為重中之重，我們期望下一屆展覽會(huì)在背景音樂中舉行。閑雜人員進(jìn)入展覽會(huì)需治理。有些參觀人員的素質(zhì)應(yīng)該提高，雖然管理者采取了很多的措施，但是閑雜人員仍然在展覽會(huì)中搜集”垃圾，倒賣門票。“ SWOT分析法”與“ 5S管理理念”大型活動(dòng)現(xiàn)場管理是指組織者在某一具體時(shí)間、特定場

8、所對參與會(huì)展活動(dòng)事件的群體、 物品、資金、信息等多項(xiàng)交叉任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)與服務(wù)管理的總稱?！艾F(xiàn)場管理” 一直以來在國際上也沒有完善的定論，這是因?yàn)椴煌瑫r(shí)期、不同性質(zhì)、不同主體的活動(dòng)現(xiàn)場管理均有差異。目前國際上部分大型活動(dòng)組織在現(xiàn)場管理中借用了“SWOT分析法”與“ 5S”管理等相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合大型活動(dòng)實(shí)際情況進(jìn)行了創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代會(huì)展業(yè)的快速發(fā)展，歐盟組織早期引入的知識已不能滿足現(xiàn)代會(huì)展業(yè)發(fā)展的需求。第一種:SWOT分析法SWOT分析發(fā)又稱為態(tài)勢分析法，它是由美國舊金山大學(xué)的管理學(xué)教授于20世紀(jì)80年代初提出來的。我們常用來作為企業(yè)內(nèi)部的分析方法，即根據(jù)企業(yè)自身制定內(nèi)在條件進(jìn)行分析，找出企業(yè)的優(yōu)勢、劣

9、勢及核心競爭力之所在。其中，S代表strength（優(yōu)勢），W代表weakness弱勢），O代表opportunity（機(jī)會(huì)），T代表threat（威脅），其中，S、W是內(nèi)在因素，O、T是外在因素。 按照企業(yè)競爭戰(zhàn)略的完整概念，戰(zhàn)略應(yīng)是一個(gè)企業(yè)“能夠做的”（即組織的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)）和“可能做的”（即環(huán)境的機(jī)會(huì)和威脅）之間的有機(jī)組合。第二種:5S管理5S管理源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場，對材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開展相應(yīng)的整理、 整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動(dòng)，為其他管理活動(dòng)奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅 猛提高行銷全球的成功之處。整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)的日語在外來詞匯羅馬文拼寫時(shí)， 它們的

10、第一個(gè)字母都為 S， 所以日本人又稱之為 5S，近年來，隨著人們對這一活動(dòng)的不斷深入認(rèn)識， 有人又添加了 “堅(jiān) 持、習(xí)慣”等兩項(xiàng)內(nèi)容，分別稱為 6S或7S活動(dòng)。a）整理（SEIRI）:工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需 要的東西；目的：清除零亂根源，騰出“空間”，防止材料的誤用、誤送，創(chuàng)造一個(gè)清晰的工作場所b）整頓（SEITON）:把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識進(jìn)行管理；目的：定置存放，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)方便取用c）清掃（SEISO）:將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài)；目的：1）保持工作環(huán)境的整潔干凈；2）保持整理、整頓成果；3）穩(wěn)定設(shè)備、設(shè)施、環(huán)

11、境質(zhì)量、提高產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量；4）防止環(huán)境污染。d）清潔（SEIKETSU）:維持以上整理、整頓、清掃后的局面，使工作人員覺得整潔、 衛(wèi)生；目的：1）養(yǎng)成持久有效的清潔習(xí)慣2）維持和鞏固整理、整頓、清掃的成果e）素養(yǎng)（SHITSUDE）:通過進(jìn)行上述 4S的活動(dòng)，讓每個(gè)員工都自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章 制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。目的：1）養(yǎng)成良好習(xí)慣；加強(qiáng)審美觀的培訓(xùn)；遵守廠紀(jì)廠規(guī)；提高個(gè)人素養(yǎng)；培訓(xùn)良 好興趣、愛好。2）塑造守紀(jì)律的工作場所；3）營造團(tuán)隊(duì)精神。注重集體的力量、智慧。會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)本文作者通過多年的實(shí)踐工作總結(jié)，結(jié)合我國目前大型活動(dòng)現(xiàn)場各類型事件

12、的處理現(xiàn) 狀，研究出了 “會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場管理七系統(tǒng)”，并根據(jù)活動(dòng)主題分為： 以展覽為主的展會(huì)活動(dòng) 管理系統(tǒng)；以會(huì)議為主的會(huì)展活動(dòng)管理系統(tǒng)；以節(jié)慶活動(dòng)為主的節(jié)事活動(dòng)管理系統(tǒng)；本文主要對會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場管理中的接待系統(tǒng)、會(huì)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)闡述。一、展覽現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)1. 接待管理系統(tǒng)接待管理系統(tǒng)是現(xiàn)場管理的第一任務(wù)，接待工作安排科學(xué)才能保證會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場疏導(dǎo)與管理工作的順利展開。在有條件的展覽場所可以通過科學(xué)技術(shù)產(chǎn)品與現(xiàn)代通訊設(shè)備提高接待 質(zhì)量與效率，在條件較差的地方， 可以在接待方面多安排一些工作人員與志愿者，以人力接待疏導(dǎo)為主。展覽接待任務(wù)如下：識別來者身份。例如：參展商、專業(yè)觀眾、非專業(yè)觀眾、開幕嘉

13、賓、參觀嘉賓、媒 體記者、展位促銷服務(wù)人員、會(huì)場服務(wù)人員等。（到會(huì)人員識別方法有：證件識別法、標(biāo)識識別法、問詢識別法）制定人員流動(dòng)疏導(dǎo)方案協(xié)助辦理相關(guān)證件協(xié)助隨身物品托管或寄存疏導(dǎo)到會(huì)車輛介紹展會(huì)活動(dòng)的基本情況協(xié)助填寫參觀注冊信息講解展會(huì)現(xiàn)場相關(guān)注意事項(xiàng)告知開館、閉館時(shí)間接待現(xiàn)場咨詢?nèi)藛T協(xié)助辦理相關(guān)商務(wù)手續(xù)其他接待相關(guān)事務(wù)2. 商務(wù)管理系統(tǒng)商務(wù)管理系統(tǒng)分為財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、手續(xù)補(bǔ)辦系統(tǒng)、商務(wù)租賃系統(tǒng)、證件補(bǔ)辦系統(tǒng)。商務(wù)管理系統(tǒng)的工作量由展會(huì)前期工作量決定，如開展前大量工作已完成，現(xiàn)場工作量相對較小，如大量工作任務(wù)前期沒有完成，就會(huì)造成現(xiàn)場商務(wù)管理任務(wù)繁重。商務(wù)管理系統(tǒng)具體任務(wù)如下：驗(yàn)證手續(xù)、辦理交

14、費(fèi)、出據(jù)發(fā)票收取相關(guān)商務(wù)租賃費(fèi)用收取臨時(shí)入場購票費(fèi)用辦理會(huì)刊資料領(lǐng)取手續(xù)驗(yàn)收現(xiàn)場臨時(shí)采購物資審核發(fā)放現(xiàn)場各項(xiàng)支出提供打印、傳真等現(xiàn)場服務(wù)編輯管理相關(guān)協(xié)議文本填寫各方制定的臨時(shí)需求表格其他商務(wù)相關(guān)事務(wù)3. 后勤保障系統(tǒng)后勤保障系統(tǒng)是現(xiàn)場主要物資管理與供應(yīng)中心。如：運(yùn)輸設(shè)備、倉儲(chǔ)、餐飲、車輛調(diào)用 與配發(fā)工作，后勤管理實(shí)際是一系列后勤活動(dòng)管理的統(tǒng)稱。由于后勤總是在有組織與管理的方式下進(jìn)行，所以后勤與后勤管理不過是一個(gè)事物的兩個(gè)方面。后勤保障的具體任務(wù)如下：現(xiàn)場相關(guān)餐飲服務(wù)商管理與調(diào)度現(xiàn)場相關(guān)運(yùn)輸設(shè)備管理與調(diào)度現(xiàn)場相關(guān)移動(dòng)展具、模型的臨時(shí)管理與調(diào)度現(xiàn)場可移動(dòng)廣告載體管理與回收現(xiàn)場展示租賃設(shè)備管理與回收

15、現(xiàn)場綠植管理與回收現(xiàn)場非展區(qū)裝飾材料管理與回收現(xiàn)場成型宣傳材料管理現(xiàn)場攝影攝像設(shè)備管理與協(xié)調(diào)現(xiàn)場各種開幕、閉幕物品的管理與回收現(xiàn)場各種工作證件與服裝等相關(guān)物品領(lǐng)用現(xiàn)場各類人員的管理與疏導(dǎo)現(xiàn)場各類信息的處理、反饋與收集現(xiàn)場各類組織關(guān)系的協(xié)調(diào)與分配4. 展區(qū)展務(wù)管理系統(tǒng)展區(qū)展務(wù)管理又稱為：現(xiàn)場參展商服務(wù)。指會(huì)展組織者在展示場所為參展者提供的服務(wù) 與協(xié)調(diào)展出事務(wù)的總稱?，F(xiàn)場參展商服務(wù)的內(nèi)容主要有：展區(qū)測量與展品檢查更換與調(diào)整展位展位促銷管理展位噪音管理展位水、電、氣、餐飲協(xié)調(diào)展品知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)協(xié)助展位施工與設(shè)備安裝協(xié)調(diào)展位門楣檢查核實(shí)展商代表與展出品核實(shí)展區(qū)廣告內(nèi)容核實(shí)展區(qū)參觀人員疏導(dǎo)展區(qū)證件補(bǔ)辦協(xié)助

16、展區(qū)桌、椅、垃圾筒協(xié)調(diào)重要領(lǐng)導(dǎo)參觀路線設(shè)置展區(qū)展位拆卸協(xié)調(diào)展區(qū)安全防范其他展區(qū)相關(guān)服務(wù)5. 現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)現(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)也被稱為： 現(xiàn)場指揮中心 指會(huì)展活動(dòng)召開時(shí)，會(huì)展組織管理者通過現(xiàn)場 調(diào)度、調(diào)節(jié)、管制、指揮等方式，保證各系統(tǒng)的正常運(yùn)行?，F(xiàn)場調(diào)度中心是現(xiàn)場最高指揮中 心，通常各類指示信息均由調(diào)度中心完成并發(fā)布?，F(xiàn)場調(diào)度系統(tǒng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)常由會(huì)展組織最高管理者、會(huì)展活動(dòng)策劃師、會(huì)展場館負(fù)責(zé)人、會(huì)展現(xiàn)場秘書組等相關(guān)組成?，F(xiàn)場調(diào)度的主要職責(zé)：協(xié)調(diào)各系統(tǒng)的相關(guān)任務(wù)，特別交叉性任務(wù)的指派控制會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場的進(jìn)行程序調(diào)配現(xiàn)場相關(guān)管理人員與服務(wù)人員對現(xiàn)場各類突發(fā)事件做出處理決定重要工作內(nèi)容通知下達(dá)接待各系統(tǒng)的咨詢意見

17、并做出反饋組織重要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參觀處理其他系統(tǒng)不能決策的事物檢查各系統(tǒng)實(shí)際工作情況公布會(huì)展現(xiàn)場重大變化情況6. 工程與設(shè)備系統(tǒng)工程與設(shè)備系統(tǒng)是會(huì)展活動(dòng)主要建筑建設(shè)的核心系統(tǒng)。 通常工程系統(tǒng)在進(jìn)行現(xiàn)場管理階 段后，任務(wù)較繁重，也是事故隱患最多的一個(gè)系統(tǒng)。 工程與設(shè)備系統(tǒng)包括了會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場所 有的大型施工工程管理與設(shè)備使用安裝過程管理。工程設(shè)備系統(tǒng)的工作范圍：標(biāo)準(zhǔn)展位運(yùn)輸、安裝、檢修、拆卸管理展場水、電等申請、輸送、安裝管理特裝展位施工管理大型展品物流與安裝管理展位移動(dòng)、撤除、檢修、管理大型表演使用設(shè)備的安裝、檢修、拆卸管理工程運(yùn)輸設(shè)備使用管理協(xié)調(diào)場館方、施工方業(yè)務(wù)關(guān)系協(xié)助辦理工程人員證件檢查會(huì)展活動(dòng)

18、現(xiàn)場使用材料人員管理設(shè)備與現(xiàn)場大型廣告載體的安裝與管理背板、開幕臺、剪彩臺的安裝與檢修展場通風(fēng)、通氣設(shè)備檢修、安裝管理7. 現(xiàn)場防護(hù)系統(tǒng)現(xiàn)場防護(hù)系統(tǒng)包括了多個(gè)子系統(tǒng)，現(xiàn)場防護(hù)是大型會(huì)展活動(dòng)的重要監(jiān)控與突發(fā)事件處理 系統(tǒng)。具體有：社會(huì)安全系統(tǒng)、現(xiàn)場治安系統(tǒng)、醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)、突發(fā)事件應(yīng)急系統(tǒng)、日常監(jiān) 控系統(tǒng)、法律咨詢系統(tǒng)、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)系統(tǒng)等。現(xiàn)場防護(hù)系統(tǒng)的主要內(nèi)容是：維護(hù)展期社會(huì)安全，防止各類事件發(fā)生維護(hù)展示區(qū)域治安排查消防設(shè)備設(shè)施協(xié)助核對進(jìn)入展區(qū)人員身份失物報(bào)檢、領(lǐng)取管理人身健康與財(cái)產(chǎn)安全保護(hù)呼叫對講系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)場糾紛處理現(xiàn)場醫(yī)療救助及處理知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)調(diào)查取證及立案展區(qū)監(jiān)控設(shè)備安裝與檢修夜間巡邏與公

19、共危害防止二、會(huì)議現(xiàn)場執(zhí)行管理系統(tǒng)1. 會(huì)議現(xiàn)場接待系統(tǒng)會(huì)議接待管理系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)決定。不同性質(zhì)的會(huì)議對會(huì)議接待工作的設(shè)定各有偏 重。具體工作內(nèi)容有：根據(jù)機(jī)票、車票、參會(huì)名單、嘉賓的邀請統(tǒng)計(jì)情況，確定接待方案與人員分工提前對進(jìn)出車輛、周邊交通要道、場入進(jìn)出口進(jìn)行布置設(shè)計(jì)。從機(jī)場，車站的接待工作開始，到進(jìn)入會(huì)場的接待管理工作，然后到餐飲、酒店住宿、 休閑的統(tǒng)一布置。分時(shí)段，分地點(diǎn)，責(zé)任到人。隨時(shí)檢查酒店、會(huì)議室相關(guān)的歡迎幅、歡迎 牌、簽到臺、指示牌等是否出現(xiàn)問題。通常正式會(huì)議，需安排治安管理人員，對進(jìn)入會(huì)場及周邊區(qū)域的車輛、人員、設(shè)備等進(jìn) 行監(jiān)控。要做到人不離崗。簽到人員較少時(shí)，可以采用流水作

20、業(yè)；簽到人員較多時(shí)，可以安排團(tuán)體隊(duì)伍進(jìn)行領(lǐng)隊(duì)核 實(shí)，集體簽到。如人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在至少安排四到五個(gè)接待位置，將嘉賓、媒體、普通參會(huì)者，分開接待。嘉賓簽到使用的筆、紙等要選擇質(zhì)量合理品。現(xiàn)場簽的字、賀詞、簽約書等應(yīng)由專業(yè)負(fù) 責(zé)妥善保管。出席人員就座排列方式中西方各有不同，應(yīng)提前咨詢排列方式。發(fā)言過程中，準(zhǔn)備好應(yīng)急稿與應(yīng)急演講設(shè)備。（例如：話筒、投影設(shè)備、照明設(shè)備）準(zhǔn)備充足的會(huì)議用品，會(huì)議正式開始前，提醒參會(huì)者將手機(jī)轉(zhuǎn)為靜音狀態(tài)會(huì)議開始后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)錄音、拍照、 攝像等工作。大型會(huì)議應(yīng)提前安排同傳人員， 并對同傳內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)。會(huì)議現(xiàn)場接待方面更多的內(nèi)容，可以參考會(huì)展實(shí)務(wù)操作一書。2. 財(cái)務(wù)管理系

21、統(tǒng)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)主要以處理相關(guān)的財(cái)務(wù)往來關(guān)系為主。通常會(huì)議財(cái)務(wù)手續(xù)辦理有兩種：一種是提前辦理、一種是現(xiàn)場辦理。提前辦理是指會(huì)議正式召開之前，相關(guān)參會(huì)代表已辦理了相關(guān)手續(xù)，會(huì)議組織者在現(xiàn)場對參會(huì)人身份進(jìn)行核實(shí)即可；現(xiàn)場辦理是指參會(huì)代表直接在現(xiàn)場辦理相關(guān)注冊交費(fèi)手續(xù)，通常用于商業(yè)型會(huì)議。會(huì)議財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的工作有：辦理注冊手續(xù)、辦理食宿手續(xù)、辦理資料購買手續(xù)、辦理廣告處理手續(xù)、核實(shí)參會(huì)人資料、處理其他財(cái)務(wù)往來帳目等。核實(shí)參會(huì)人資料也是接待系統(tǒng)的工作任務(wù)之一，為了防止參會(huì)人身份錯(cuò)誤， 通常接待系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)均是進(jìn)行參會(huì)代表身份審核。3. 會(huì)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)會(huì)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)：主要任務(wù)是完成會(huì)議期間相關(guān)物品配備與

22、會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)工作。會(huì)務(wù)服務(wù)系統(tǒng)主要工作任務(wù)有：邀請（請柬、印刷、郵發(fā)）簽到（名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花）準(zhǔn)備儀式、講話（講話稿內(nèi)容、審核、翻譯、設(shè)備 ）準(zhǔn)備剪彩（立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導(dǎo)）準(zhǔn)備協(xié)助參觀（路線、引導(dǎo)、解說）工作備餐（人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、酒水、飯菜內(nèi)容 ）資料（會(huì)議介紹、講話稿、貴賓名單 ）發(fā)放禮品準(zhǔn)備與發(fā)放住宿（住宿房間預(yù)定、分配、退定）旅游（景點(diǎn)考察、線路設(shè)計(jì)、購物指南、導(dǎo)游安排）座位（座位安排、桌面物品擺放、嘉賓席位設(shè)計(jì)、休息區(qū)設(shè)計(jì)）交通（車輛安排、疏導(dǎo)、調(diào)用）4. 會(huì)場布置與工程設(shè)備系統(tǒng)會(huì)場布置與工程設(shè)備系統(tǒng)通常在中小型會(huì)議上，兩者沒有明顯的系統(tǒng)分區(qū)。政府

23、型會(huì)議通常對兩種系統(tǒng)不在細(xì)分，而商業(yè)型會(huì)議則分工較明確。主要工作任務(wù)：標(biāo)識、水牌、簽到臺布置演講、翻譯、同傳、播放、投影設(shè)備布置會(huì)議形象文化品制作、打包會(huì)場背景墻、背景音樂、燈光安裝布置大型舞臺設(shè)計(jì)找尋視頻、音頻設(shè)備安裝調(diào)試會(huì)議區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)搭建 5門禁管理系統(tǒng)門禁識別系統(tǒng)又稱出入口識別控制系統(tǒng)，是一種高度智能化、既可實(shí)時(shí)控制又可脫機(jī)使用的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出口監(jiān)控和報(bào)警管理的安全系統(tǒng)。授權(quán)的用戶每人持有一張唯一身份認(rèn)證的磁 卡，持卡人將根據(jù)所獲得的授權(quán)進(jìn)入指定區(qū)域。系統(tǒng)通過對特定的管理區(qū)域設(shè)防（報(bào)警狀態(tài)）實(shí)現(xiàn)報(bào)警與持卡人信息采集功能。系統(tǒng)自動(dòng)讀卡時(shí)間、開門信息、持卡人、報(bào)警信息等資料，供查詢和統(tǒng)計(jì)處理并

24、生成各種報(bào)表。廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代化辦公大廈、銀行、展覽場館、機(jī)房智能化小區(qū)等。近幾年，我國部分大型會(huì)展活動(dòng)場館均安裝了門禁系統(tǒng)。以此來提高展覽場館的科技含量。熟悉使用門禁管理系統(tǒng)，是會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場管理的重要內(nèi)容之一。1傳統(tǒng)的門禁系統(tǒng)，僅實(shí)現(xiàn)了控制、管理、輸入輸出確認(rèn)等功能，其處理速度也較慢。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步， 新型的會(huì)展門禁系統(tǒng)在原有功能上，新增了用戶信息存儲(chǔ)并提高了多點(diǎn)認(rèn)證的速度。2有效協(xié)助場館方、組辦方、參展商做好現(xiàn)場的統(tǒng)計(jì)、管理、控制與宣傳工作。由于參 觀群體魚龍混雜，很難就參展效果做出準(zhǔn)確、有效的評估，而具體展位參觀群體的詳細(xì)數(shù)據(jù)， 更是不得而之。寶卡門禁系統(tǒng)可以根據(jù)參展商需求來采集觀眾具

25、體數(shù)據(jù)，及時(shí)作出現(xiàn)場數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。3異地參觀者、異地參展商可以省去展品宣傳材料攜帶的不便，根據(jù)門禁系統(tǒng)詳細(xì)地記錄，進(jìn)行展品信息的傳送。避免現(xiàn)場宣傳品、宣傳資料的大量浪費(fèi)。會(huì)展門禁管理是會(huì)展信息化的一部分內(nèi)容。至今為止，我國會(huì)展信息化的發(fā)展程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上發(fā)達(dá)國家， 這是因?yàn)槲覈幕经h(huán)境薄弱與會(huì)展發(fā)展歷史決定的。并且，會(huì)展現(xiàn)場服務(wù)在條件具備的情況下，還應(yīng)注重提升個(gè)性化、人性化等順應(yīng)顧客特殊需求的服務(wù)， 使之 體現(xiàn)出“以人為本”的經(jīng)營意識。結(jié)論與展望在某一具體時(shí)間、地點(diǎn)，聚集大量的人員、物資、財(cái)產(chǎn)、信息,這就是會(huì)展業(yè)的特殊性。會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場管理更準(zhǔn)會(huì)展承辦者、以及會(huì)展這就要求要求從事會(huì) 這樣才能按計(jì)劃將展會(huì)而要使一個(gè)會(huì)展活動(dòng)順利召開，前期必須經(jīng)過大量的準(zhǔn)備工作才行。 確的講應(yīng)該是會(huì)展現(xiàn)場的協(xié)調(diào)與服務(wù)。 現(xiàn)場管理是考驗(yàn)會(huì)展組織者、 參與者的一個(gè)大考場。 每個(gè)會(huì)展活動(dòng)現(xiàn)場所產(chǎn)生的事態(tài)都會(huì)有所不同。 展活動(dòng)現(xiàn)場管理的指揮協(xié)調(diào)人員必須具備駕御突發(fā)事件的處理能力， 順利完成。并且應(yīng)該在進(jìn)行展會(huì)現(xiàn)場的管理中需要切實(shí)做好以下幾