公司合同管理制度(最終稿)

1、精選文檔合同文檔管理制度一、合同文檔范圍：1 由公司對外簽署的所有合同、協(xié)議和意向書等；2 公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法人證書、項目權(quán)證原件等；3 公司章程、 董事會決議、 股東會議紀(jì)要、 總經(jīng)理辦公會及重要會議紀(jì)要、公司制訂的各項規(guī)章制度等；4 項目報批報建過程中形成的階段性成果（含政府職能部門的相關(guān)批件、批復(fù)等資料） 。二、管理職責(zé)集團(tuán)公司文檔管理遵循統(tǒng)一管理，合理分工的原則。1 公司行政部負(fù)責(zé)公司合同文檔的全面管理、監(jiān)督，其中包括公司章程、董事會決議、股東會議紀(jì)要以及以公司名義簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。原則上， 合同文檔統(tǒng)一由行政部工作人員保管。 工程合同及相

2、關(guān)文檔、 營銷合同及相關(guān)文檔，按行政部要求由工程文員、客服專員進(jìn)行保管，定期移交行政部歸檔。2 公司按統(tǒng)一規(guī)定的管理要求進(jìn)行分類、 編號， 并編制詳細(xì)的目錄檢索表，以便管理和查閱。三、管理內(nèi)容（一）合同文檔的分類和編號公司合同按性質(zhì)分為六大類：1 營銷類合同：含樓盤購銷合同，媒體廣告投放合同，與銷售有關(guān)的合同以及執(zhí)行這些合同過程中的備忘錄、變更書、修正文本、折扣批示、特殊優(yōu)惠條件、合同審批表等。2 工程類合同：含工程施工合同、工程監(jiān)理合同、配套設(shè)施安裝合同、裝修合同、 設(shè)計合同等與工程有關(guān)的合同以及執(zhí)行這些合同過程中的備忘錄、 變更、 修正文本等。3 采購類合同：材料采購合同以及執(zhí)行這些合同過

3、程中的備忘錄、變更、修正文本等。4 行政類合同：勞動合同、目標(biāo)責(zé)任合同、授權(quán)書、各種租賃合同、培訓(xùn)合同、顧問（管理咨詢、法律事務(wù)等）合同等與公司整體利益有關(guān)的合同以及執(zhí) 行這些合同過程中的備忘錄、變更、修正、審批等文本。5 .意向類文本：所有的不完全具有法律約束力的意向書及其補(bǔ)充文件。6 .其他重要合同：含土地購買合同、項目開發(fā)（合作）合同、協(xié)議，財務(wù)借 （貸）款合同等。（二）合同文本的編號：公司合同文本實行統(tǒng)一編號，由12位編碼組成：-a bcda:簽訂合同的年份，用2位數(shù)表示b:合同文本流水編號：從 001999 ;c：部門名稱代碼，如“行政部”則寫“行”，“財務(wù)部”則寫“財”；d:部門合

4、同流水編號：從001999 。（三）其他文檔的編號：按公司公文處理制度第三條，“公文字號”的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行 四、合同簽署的一般程序：五、合同評審程序：（一）公司對外簽署的所有合同或協(xié)議以及公司章程制度都要按規(guī)定的評審 程序進(jìn)行評審（工程類合同按工程合同管理制度執(zhí)行）；（二）合同評審根據(jù)合同會簽審批單（見附件1 ）所規(guī)定的既定程序進(jìn) 行；1 .合同會簽審批單由經(jīng)辦人填寫“合同名稱”、“合同主要內(nèi)容”、“合 同標(biāo)的”，部門負(fù)責(zé)人簽名，并附合同初稿文本，一并交公司行政文員，由行政 文員根據(jù)評審內(nèi)容先后次序送簽；2 .對合同標(biāo)的“操作技術(shù)和質(zhì)量要求”的評審：由主管專業(yè)技術(shù)的部門經(jīng) 理或?qū)I(yè)工程師評審，簽

5、字負(fù)責(zé)；3 對合同標(biāo)的“價格及付款方式”評審，由公司財務(wù)經(jīng)理評審，簽字負(fù)責(zé)；4 對合同涉及的相關(guān)法律事務(wù)，由公司法律顧問評審，或由具有法律專業(yè)知識的公司領(lǐng)導(dǎo)評審，簽字負(fù)責(zé)。5 完成上述1 、 2 、 3 、 4 項后，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，再附所有附件呈報總經(jīng)理，由總經(jīng)理作出明確批示。六、合同的簽署：1 對外簽署的合同，除法人代表（或總經(jīng)理）和法人代表（或總經(jīng)理）書面授權(quán)的委托人簽字外，其他人簽字無效；2 特殊情況下合同須到外地簽署的，經(jīng)手人必須通過傳真方式按公司合同評審程序進(jìn)行評審， 并取得法人代表 （或總經(jīng)理） 授權(quán)的書面委托后方能以公司名義簽署，否則為無效合同，公司概不負(fù)責(zé)；3 先簽字

6、后評審的合同，屬違規(guī)操作，公司（單位）印章管理人員必須拒絕用印。七、合同文檔的保管與借閱：（一）保管1 以公司名義對外簽署的合同，一份（原件）交行政部留存建檔（含原件審批表） ，一份（復(fù)印件）交財務(wù)部留存，一份（復(fù)印件）經(jīng)辦部門執(zhí)行；2 對于本制度所規(guī)定的各類合同文檔，各部門、經(jīng)辦人員必須及時移交行政部存檔立卷保管，并辦妥合同文檔交接手續(xù)；3 合同文檔管理人員建立收文（合同）登記薄 ，交接雙方簽字確認(rèn)，辦理合同文檔交接手續(xù)。（二）借閱（用）1 合同文檔原則上僅允許借用復(fù)印件。各經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱（用）檔案者，應(yīng)填寫合同文檔借閱（用）申請表 （附件 2 ） ，由合同文檔管理人員詳細(xì)記錄借閱日

7、期，文檔名稱，擬歸還日期，并注明原件還是復(fù)印件；2 檔案歸還時， 合同文檔管理人員必須認(rèn)真核查無誤后才能辦理歸檔手續(xù)，注明歸還日期，并雙方簽字確認(rèn)。八 、合同的監(jiān)督：1 、 合同執(zhí)行部門應(yīng)隨時掌控合同的執(zhí)行情況， 行政部行政文員有權(quán)隨時對其進(jìn)行督察；2 、財務(wù)部對合同付款進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督，合同執(zhí)行部門申請付款時，必須填列合同執(zhí)行進(jìn)度情況， 財務(wù)人員在核定工程進(jìn)度、 落實合同執(zhí)行情況后， 再在申請 付款單上簽署審核意見， 其他審核主管方可在規(guī)定權(quán)限內(nèi)予以核簽， 無財務(wù)人員 的審核意見，總經(jīng)理應(yīng)對付款申請拒絕簽字；3 、 行政部合同文檔管理人員應(yīng)定期對合同文檔進(jìn)行梳理， 發(fā)現(xiàn)問題須及時 報告主管領(lǐng)導(dǎo)，

8、并對合同履行過程中簽約各方的往來函件一并存檔。九、責(zé)任劃分：1 、 合同評審表的相關(guān)評審條款由簽字人承擔(dān)第一責(zé)任，部門經(jīng)理（直 屬主管）承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；2 、財務(wù)部對違反進(jìn)度的付款后果負(fù)責(zé)；3 、總經(jīng)理對錯誤授權(quán)負(fù)責(zé)；4 、執(zhí)行部門對合同內(nèi)容的執(zhí)行質(zhì)量負(fù)責(zé)；5 、 如因經(jīng)辦人瀆職或收受對方賄賂造成公司損失的， 除追究經(jīng)辦人責(zé)任外，另追究所在部門領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，從重處罰；6、合同文檔專管人員對合同執(zhí)行進(jìn)度負(fù)有監(jiān)督之責(zé)，并承擔(dān)保管責(zé)任，若有遺失，專管人員承擔(dān)全部責(zé)任。十、本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋與修訂，自總經(jīng)理簽發(fā)頒布之日起實施。可編輯附件 1 ：合同會簽審批單合同名稱擬簽合同部門合同經(jīng)辦人合同擬簽約方名稱合同主要內(nèi)容（含詢價、招標(biāo)、合同性質(zhì)、付款等情況說明）部門經(jīng)理：200 _年_月_日合同標(biāo)的會簽部門計劃財務(wù)部總工辦企業(yè)發(fā)展部營銷策劃部行政事業(yè)部總經(jīng)理助理 閱批口同意作如下修改后同意不同意修改意見：總經(jīng)理助理： 200 _ 年月日主管副總經(jīng)理 （或法律顧問） 審批口同意作如下修改后同意不同意修改意見：副總經(jīng)理/法律顧問：