數字檔案管理系統(tǒng)解決方案

1、精品資料北京航星公司 焦作方案軟件特點優(yōu)勢：用戶界面友好，人機交流方便，易操作實用、適用于不同水平人員， b/s/c 模式。文檔及（科檔）資料一體化，能與不同的系統(tǒng)無縫鏈接（可轉入前系統(tǒng)的數據） 系統(tǒng)支持多種常用格式數據文件圖像的瀏覽。能夠嵌入 pdf 雙層檢索、全文檢索、圖像瀏覽等控件。檔案系統(tǒng)數據庫按用戶要求能自行建庫，添加字段；系統(tǒng)有報表生成器，用戶可自定義報表。日志管理和三級備份管理。權限管理：瀏覽、下載、打印，條目文件。過濾密級等。專職數字化處理隊伍。圖紙，文件、圖書等掃描經驗。保密資質。方案需求、檔案管理軟件的功能簡介檔案管理由兩部分組成；檔案管理軟件主體部分和 web 在線管理兩

2、部分。檔案管理軟件主體部分主要包括對檔案和文件（未歸檔）的數據處理、查詢檢索、 輸出報表、 統(tǒng)計、 用戶權限、 檔案庫和文件庫維護、 利用等功能，必須在用戶的機器中安裝有檔案管理軟件程序；而web 在線管理部分主要是用于對檔案和文件的標題及正文有權限查詢檢索，網上文件一體歸檔；該部分不需要在用戶的機器中安裝任何檔案管理的程序， 只要用戶的機器安裝有 ie5.0 以上版本的瀏覽器即可。二、檔案現狀及系統(tǒng)設計現目前的網絡環(huán)境是企業(yè)intranet 網，各室之間沒有實現檔案的信息共享；圍繞用戶需求， 我們建議整個系統(tǒng)既要考慮到系統(tǒng)的實用性， 又要考慮到系統(tǒng)的長遠性；系統(tǒng)以建庫（文書、照片、基建（底圖

3、） 、設備、文書、會計、聲像等庫） 、全文掃描瀏覽、查閱、檢索及遠程數據的報送訪問為側重點再有機結合各門類檔案庫、 庫房管理及今后辦公自動化系統(tǒng)； 使的各處室之間系統(tǒng)既相對獨立，又與整個網絡系統(tǒng)緊密聯系。 通過整個系統(tǒng)， 各部門數據經收集整理， 形成信息數據庫，及時、準確地通過網絡或其他介質進行傳輸、處理、并匯總到轉用的服務器中，供用戶共享檔案信息資源，實現檔案信息的自動檢索查詢及統(tǒng)計功能。三、檔案管理軟件的功能1、檔案管理：兼容文書檔案最新歸檔方法即不立卷方式；系統(tǒng)應能提供綜合檔案類型管理，包括產品檔案、基建檔案、項目檔案、科技檔案、文書檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案等，并且檔

4、案類型可以自定義，可以添加、刪除、更改檔案類型；具有輔助立卷功能，可以處理歷史檔案；案卷目錄與卷內目錄可以在同一界面分層顯示，即點案卷目錄，對應的卷內目錄同時顯示；可對檔案數據進行修改、添加、刪除、查看、排序等操作；可對案卷進行調整，實現任意類型案卷間、案卷內的文件調整、合并、拆分，可對單個調整也可以根據規(guī)則批量調整；提供模糊檢索、分類檢索、復合條件檢索等查詢方式；提供數據導出、數據導入功能。可導出和導入標準格式數據，提供良好的數據繼承性；可以直接在著錄界面直接進行掃描工作，文件名須自動生成、電子文件須自動上傳到存儲服務器、可進行附加頁掃描、覆蓋頁掃描、插入頁掃描、刪除多余頁、圖像放大、圖像縮

5、小、圖像旋轉等操作，并可實現批量掃描和上傳；提供批量修改、批量刪除功能；提供跨年度、跨庫檢索功能；提供按項目名稱、項目代號方式管理的檔案管理模式；提供兼容多種文件格式瀏覽功能， 可支持 cad、 tif 、 bmp、 gif、 jpeg、doc、xls等多種文件格式的直接顯示，文件格式可以混編顯示，不得采用對應應用程序打開，并可提供特殊格式的外掛瀏覽器功能；漢字識別，對掃描的檔案正文信息可以通過ocr 技術，實現漢字識別，再進行編輯，提高檔案的再利用率；3文件管理：文件管理的類型可以自由擴充，收文、發(fā)文、簽報等；文件記錄可按著錄項增加、刪除、修改；可自定義文件的著錄項目及界面顯示順序；登記文件

6、信息的同時可以同時錄入正文信息 （文件掃描、 文件名自動生成、自動上傳等操作同檔案管理掃描要求） ；可自定義文件錄入界面的字段，即可對字段名稱、字段類型、字段長度、顯示與否進行增加、刪除、修改等個性操作；文件登記錄入項可以根據字段代碼表提供下拉選擇功能，且字段代碼表可自定義修改；提供主題詞的自動標引功能；提供模糊查詢、分類查詢、復合條件查詢等查詢方式；提供批量修改、批量刪除功能；支持跨年度檢索；可打印收、發(fā)文及其他文件類型登記薄、處理單、收文、發(fā)文單等報表，且報表類型可以自定義修改；可提供單字段統(tǒng)計等簡單的查詢統(tǒng)計功能；4整編對歸檔的技術文件材料包括工程前期立項文件、調研文件、批報文件、技術數

7、據、圖紙、底圖、照片等聲像榮譽材料，需要一起整編，保證歸檔材料的相互聯系；若是竣工歸檔可通過圖號檢索出對應的資料案卷記錄，添加竣工信息，形成竣工案卷信息，再檢索出資料案卷的圖紙記錄，添加竣工信息，形成竣工圖紙信息；其他類別檔案如科研、產品檔案直接輸入數據；具有修改、補充、刪除、增加、調整、套用等功能；編制案卷號（可根據著錄信息自動生成） ：技術文件與圖紙一起組卷存放，照片等聲像榮譽材料可由聲像榮譽檔案存放保管，卷號跟技術文件 / 圖紙的案卷號保持一致性。著錄相關信息（圖紙/ 文件級） ：名稱、圖號/ 文號、項目編號/ 發(fā)文字號、設計單位、紙型、張數、版本號、日期、歸檔日期、注明底圖 / 藍圖等

8、信息。檔號的生成規(guī)則和立卷規(guī)則可以組合定義。5檔案利用管理：提供針對各種檔案管理模式對應的檔案報表套打功能，如卷內目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄、卷內備考表、全引目錄、分類目錄等；檔案報表的類型、格式等均可以由用戶自由定義，即用戶在現有報表的基礎上可以根據單位實際情況做個性增加、刪除、修改；借閱登記：根據借閱要求查找需要借閱的檔案信息，進行借閱審批，填寫檔案借閱登記表，并可一次借閱多份檔案；歸還登記：根據歸還檔案信息，填寫檔案借閱登記表，并填寫檔案利用效果登記表；催還管理：對到期未還的檔案進行提示，并打印催還；查閱管理：根據查閱要求查找需要查閱的檔案信息，進行查閱審批，填寫檔案查閱登記表，并可一

9、次查閱多個檔案；可根據檔案查閱、借閱、歸還、催還等情況進行單條件、多條件、模糊查詢和統(tǒng)計， 輸出直方圖、 餅圖、 曲線圖等多種二維、 三維統(tǒng)計結果示意圖；檔案利用的查詢統(tǒng)計應實現對原件借閱情況、網絡查詢情況、網絡調閱情況的統(tǒng)計分析，按照操作人、時間、檔案內容進行統(tǒng)計；可以打印查、借閱登記表、檔案代理卡、檔案利用效果登記表、查詢統(tǒng)計結果、借閱情況、催還情況；為利用者提供方便的計算機檢索功能，提高檔案資源的利用效率，充分滿足各用戶的不同檢索需求，并生成檢索信息；根據檢索確認信息，提供在線閱覽，允許使用專用閱圖軟件，并考慮此軟件的可升級性；根據檢索確認信息，生成借閱、復印、曬圖申請單，作為利用者在檔

10、案部門利用的憑證。根據利用情況，生成利用信息。6檔案統(tǒng)計打?。嚎梢詫ξ募旌透鞣N檔案類型的數據庫、檔案利用效果、查詢日志進行任意字段的單條件、多條件組合統(tǒng)計；統(tǒng)計結果可以報表方式打印，也可以直方圖、餅圖、曲圖等多種二維、三維示意圖打??；統(tǒng)計范圍可以定在具體案卷、具體檔案類型、固定年度之間；支持國家檔案局最新的年報統(tǒng)計要求；7系統(tǒng)維護：文件管理和檔案管理的類型可根據需要自定義設置，提供創(chuàng)建、修改、增刪、擴充系統(tǒng)數據庫功能；分類表可以自由維護，增、刪、修改各個節(jié)點；立卷方式可以在后臺獨立選擇；機構設置：設置靈活的機構、部門調整功能，以機構確定立卷和查詢利用的權限；主題詞庫可自定義維護；批量掛接相關

11、電子原件；用戶權限管理： 用戶口令、 權限、 能否看到最終原件、 檔案查詢到的范圍、用戶登陸、軟件功能的權限和修改，用戶應采用分組管理，用戶權限可以設置到某個功能菜單、某份具體的文件，能方便的設置某一個用戶或組對 檔案的利用權限；提供數據整體備份與整體恢復功能，包括用戶在檔案管理內的報表、數據、 權限、檔案利用情況等各種活動痕跡都可進行恢復；數據轉換提供與標準數據庫的對接功能，可將用戶以前的老數據接入，并可將系統(tǒng)數據轉換成可以對外交流的標準格式，如dbf ,可以與其他辦公系統(tǒng)數據進行接口；網頁日志，統(tǒng)計用戶在網上查詢利用的情況，終止非法用戶訪問；提供數據庫服務器、掃描設置、排序設置等系統(tǒng)參數設

12、置功能；8.檔案保管：提供檔案銷毀處理、檔案丟失找回處理、檔案損壞登記等處理，并經過相關鑒定處理打印相關清單完成檔案保管工作；對保存期限滿的文件材料，重新判定檔案保管期限，對已失去保存價值的 檔案，必須編制“檔案銷毀清冊”，報請領導審批，經確認紙質文件按規(guī) 則進行銷毀，電子文件從數據庫中刪除；三.收、發(fā)文管理及文檔一體化管理我公司可根據用戶實際情況對用戶現有的oa進行改造，或完成接口程序實現文檔一體化無縫連接。根據系統(tǒng)的需求，結合現有辦公自動化系統(tǒng)的結構，對系統(tǒng)的總體結構做相關設計：檔案管理系統(tǒng)通過一定的接口與辦公自動化的無縫鏈接，從現有系統(tǒng)中獲取收、發(fā)文數據、簽報數據，并自動進行歸檔整理，存

13、到檔案系統(tǒng)數據庫中。在檔案管理系統(tǒng)中完成對檔案系統(tǒng)的日常管理工作， 并通過internet方式提供檢索瀏覽。檔案軟件具備文檔一體化功能，也可連接外單位已完成公辦公自動化系統(tǒng)（需要提供接口程序一結構表）實現從發(fā)文到歸檔文檔一體化的整個過程；四.檔案資料的web檢索查詢檔案管理軟件提供 web檢索、瀏覽功能。對于一般用戶只要賦予相應的 權限，即可通過使用ie瀏覽器，實現網上查詢、瀏覽檔案全文。目前我們的系 統(tǒng)是通過ip協(xié)議訪問數據庫，同樣適用于廣域網，文件檔案資料的檢索是通過 ie瀏覽器實現。對于一般用戶，提供一個在瀏覽器上的公共帳號，可由用戶進 行簡單的登記和查詢，查詢的范圍由總公司檔案處決定，

14、一般為公開的不帶秘級 的檔案。如果用戶想要查詢更多的檔案內容， 則需向系統(tǒng)管理員進行申請，由系 統(tǒng)管理員再分配給一個帳號進行查詢，該帳號的權限由系統(tǒng)管理員根據用戶的身 份進行設置，并可規(guī)定使用的天數，一旦超過了設置的天數，則此帳號自動無效。 系統(tǒng)管理員可隨時查看記錄上網用戶，用戶一旦經申請、審批及系統(tǒng)管理員認可 后，即可通過單項條件或多項條件自由組合查詢（目錄檢索、模糊檢索、分類檢 索等），及時對數據庫進行條目或全文的瀏覽查詢，根據需要和用戶的權限相識 或下載檔案信息，并可對下載的信息在本機上進行任意長度的摘錄和編輯（不影 響原數據庫的信息）。需要借閱或復制的有權限用戶，按照蘭臺數碼的利用管理， 根據檔案的借閱管理要求