國際合作學(xué)院檔案管理知識培訓(xùn)講義

1、國際合作學(xué)院檔案管理知識培訓(xùn)講義范文春各位老師：大家好！很榮幸今天能有機(jī)會與大家共同學(xué)習(xí)、共同探討高校案管理工作。我今天想跟大家談以下幾個問題：一、高等學(xué)校檔案的定義、分類二、檔案工作的基本內(nèi)容三、行政、外事（含黨群、教學(xué)）檔案的歸檔范圍及歸檔要求四、學(xué)生類檔案的歸檔范圍及歸檔要求五、聲像檔案的歸檔范圍及歸檔要求六、歸檔時間一、高等學(xué)校檔案的定義和分類（一）高等學(xué)校檔案的定義高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、 學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、 圖表、 聲像等不同形式、載體的歷史記錄。從這個定義可以看出以下幾點(diǎn)：1 . 檔案來源和內(nèi)容的廣泛性。招生、教學(xué)

2、、科研、管理等各方面。2 .檔案是由文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來的。轉(zhuǎn)化條件有三點(diǎn)：（ 1 ）辦理完畢的文件才能成為檔案。從這個角度來說，“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。（ 2 ）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。從這個角度來說，“文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華”。不是“有文必檔”。（ 3 ）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。從這個角度來說，“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合?！?.檔案的形式是多種多樣的：文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體。（二）高等學(xué)校檔案的分類辦法把高校檔案分成十一大類：即黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)

3、品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類。辦法還指出，歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。也就是說高校檔案是由多種載體組成的十一個大類。辦法中沒有提實物這種檔案載體。但實物又確確實實是檔案的重要的組成部分。大家都去過我校的校史博物館吧。它是以器物、著作、照片、手稿、模型、雕塑、影像等來反映學(xué)校的歷史底蘊(yùn)和現(xiàn)實活力。那里有葉利欽的筆它體現(xiàn)了我校的發(fā)繡外交史； 三元券反映了社會各界共同捐資建設(shè)溫州大學(xué)的歷史；蘇步青院士給溫州大學(xué)親筆信體現(xiàn)出蘇老對溫 州大學(xué)發(fā)展建設(shè)的殷切關(guān)懷。這些實物是溫州大學(xué)從無到有、從小到大逐步發(fā)展壯大的歷史見證。由于聲像、實物等載體需要不同的保管

4、條件，要分別存放，于是為了便于保管，人們都習(xí)慣地不太嚴(yán)格地稱為聲像檔案、實物檔案、電子檔案，并分別編號、保存。用參見號與11 大類聯(lián)系起來。二、檔案工作的基本內(nèi)容包括以下八項：檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計。每一項都包含很多的內(nèi)涵。就拿保管來說，做好防蟲、防盜、防潮、防水、防高溫、防霉等“六防”或“八防”，對破損檔案及時修補(bǔ)等，這還不是保管的全部內(nèi)容。我們說保管，不僅要保證檔案載體的完整，延長檔案的使用壽命，而且還要保證檔案內(nèi)容的安全，也就是保密工作。例如每年都有職稱評審，通過的教師，其職稱評審表肯定存檔，沒有通過的人員的職稱評審表，如何處理？盡管它不是歸檔范圍，但也不能

5、隨意亂放或丟棄，應(yīng)該用碎紙機(jī)粉碎或焚燒或送造紙廠當(dāng)場監(jiān)督制作紙漿等方法進(jìn)行銷毀。11 月末， 我剛在北京參加一個全國高校檔案管理培訓(xùn)班。 給我們講課的老師是北京市教委辦公室副主任王薇，她給我們講了這樣一件事。在北京近郊的某個教育部門的清掃工在打掃衛(wèi)生時，在一堆廢紙中無意發(fā)現(xiàn)了他當(dāng)年參加高考的成績冊，更巧合的是，在其中還找到了他本人的名字及成績。結(jié)果他發(fā)現(xiàn)他的成績已進(jìn)了當(dāng)年中專錄取線。當(dāng)時的中專生這意味著什么？國家干部。他的身份也不是農(nóng)民了，戶口也是城市戶口了。于是他就拿著這份材料上告北京市教委， 提出四點(diǎn)訴訟請求： 還我青春、 還我城市戶口、還我干部身份、 還我工作， 同時還附帶經(jīng)濟(jì)賠償。 但

6、這事不歸北京市教委管，因沒被錄取的學(xué)生檔案是沒投到北京市教委的， 歸考生所在地的教育部門管。于是就轉(zhuǎn)到當(dāng)時負(fù)責(zé)招生的地方教育主管部門。但由于事隔多年，當(dāng)時負(fù)責(zé)招生的同志已不在人世，事情的經(jīng)過也說不清楚了。為了應(yīng)訴，當(dāng)?shù)氐慕逃块T就開始查找該考生的有關(guān)資料。一天，王薇老師到該考生的教育部門辦事，見負(fù)責(zé)應(yīng)訴的老師正在一個大倉庫里翻著堆得象山一樣的廢紙堆。這位老師痛苦地說，讓我還他青春，我怎么還呀？我得找依據(jù)呀！這時王薇老師給他出個主意，說你還是換個角度想想，去檔案室，調(diào)閱一下當(dāng)時的招生文件，看能有什么線索。后來真就查出結(jié)果了。怎么回事？原來，剛恢復(fù)高考時，外語分?jǐn)?shù)不是百分制，而是折算成 50% 計

7、入總成績。這樣，這名考生成績就不夠了?？梢?，檔案的價值有多大，檔案管理工作有多么重要，而且檔案與我們每個人息息相關(guān)。三、行政、外事（含黨群、教學(xué)）檔案的歸檔范圍及歸檔要求（一）歸檔范圍1 . 本學(xué)院黨總支、院長辦公會的會議記錄、紀(jì)要。2 .本學(xué)院黨政工作的計劃、 總結(jié) （包括經(jīng)驗總結(jié)） ， 報告 （包括調(diào)查報告） ，大事記，請示、批復(fù)，統(tǒng)計報表等。3. 本學(xué)院宣傳簡報，學(xué)院網(wǎng)站新聞及社會媒體對本學(xué)院的報道等等的紙 質(zhì)及電子文件材料。4. 本學(xué)院黨代會、職代會、工代會、團(tuán)代會、學(xué)代會等有關(guān)文件材料。5. 本學(xué)院黨、政、團(tuán)、學(xué)發(fā)文。6. 本學(xué)院工作職責(zé)、崗位責(zé)任制等各項規(guī)章制度。7. 本學(xué)院與國內(nèi)

8、外單位聯(lián)合辦學(xué)或開展教學(xué)科研協(xié)作活動的協(xié)議、 合同、項目紀(jì)要、備忘錄、合作項目成果等文件材料。8. 本學(xué)院開展各種學(xué)術(shù)活動、承辦國內(nèi)外重要會議和比賽等重大活動的文件材料。9. 本學(xué)院學(xué)生社會調(diào)查、社會實踐等的計劃、總結(jié)及有關(guān)的文件材料。10. 本學(xué)院授予外籍人員名譽(yù)稱號的材料。11. 上級機(jī)關(guān)有關(guān)教學(xué)、招生、就業(yè)、學(xué)科設(shè)置、專業(yè)設(shè)置、學(xué)籍管理、學(xué)位管理等方面的計劃、規(guī)定、重要通知。12. 本學(xué)院關(guān)于教學(xué)、 招生、 就業(yè)工作的請示、 報告及上級的批復(fù)、 意見。13. 本學(xué)院學(xué)生名冊、學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計表14. 本學(xué)院關(guān)于專業(yè)設(shè)置調(diào)整的申報材料與上級批復(fù)。15. 本學(xué)院關(guān)于專業(yè)論證、評估材料。16. 本

9、學(xué)院各專業(yè)招生簡章、專業(yè)介紹及專業(yè)目錄匯編。17. 本院編報的招生計劃、重要報告與上級批復(fù)。18. 本學(xué)院本學(xué)院錄取新生名冊畢業(yè)生名冊19 .本學(xué)院學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生原始成績登記表（含補(bǔ)考成績）、學(xué)生成 績總冊20 .來本學(xué)院進(jìn)修、短期培訓(xùn)的外籍人士有關(guān)材料（含留學(xué)生錄取審批材 料、留學(xué)生錄取名冊、學(xué)籍登記表、成績卡、學(xué)習(xí)情況、評語及去向等）。21 .本學(xué)院學(xué)生英語四六級、計算機(jī)等級、英語專業(yè)四八級考試成績。22 .本學(xué)院學(xué)生獎懲材料。23 .本學(xué)院學(xué)生學(xué)籍變更材料（休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、車學(xué)、死亡、開除等）。24 .本學(xué)院各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱。25 .本學(xué)院課程目錄、課程簡介。26 .本學(xué)院

10、教學(xué)進(jìn)度與計劃表。27 .本學(xué)院各學(xué)期期末空白樣卷及標(biāo)準(zhǔn)答案。28 .其他有價值的文件材料。如在行政樓一樓看到留學(xué)生風(fēng)采、海外 華文教師培訓(xùn)活動宣傳畫冊，這些都很是很珍貴的反映學(xué)院活動的材料。同時，應(yīng)將培訓(xùn)班的安排等一系列文件材料一同歸檔。要保證歸檔的齊全完整，收集是關(guān)鍵。我們說收集工作是檔案部門積累 檔案的手段，因此它是檔案工作的起點(diǎn)及第一個環(huán)節(jié)。收集工作質(zhì)量的高低 直接影響到檔案的整理、鑒定和利用。需強(qiáng)調(diào)的幾個問題：a.零散文件的收集：（1）實物載體的檔案：這是最容易忽略的一類。象 學(xué)院獲得的獎牌、證書，來賓饋贈的紀(jì)念品，上級領(lǐng)導(dǎo)及名人對本學(xué)院的題詞，廢止的印章等等。（2）聲像材料。（3）

11、有些領(lǐng)導(dǎo)或教師開會帶回的文 件材料。（4）領(lǐng)導(dǎo)人直接收到的公務(wù)文書等。（5）由于人員調(diào)動時未交出 其手中的文件材料等。b. “帳外”文件材料的收集：“帳外”文件是指學(xué)院工作活動中未經(jīng)文秘 人員登記或用印等公文處理程序而形成的文件材料，如會議記錄、部門規(guī)章 制度、統(tǒng)計報表等。這些材料往往會忽略歸檔。要求我們在平時注意收集這部分材料。（二）歸檔要求辦法第十七條指出，歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲 像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。具體要求：1 .歸檔文件材料要齊全完整，包括文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的 頁數(shù)等，都要齊全完整，即該歸檔的文件材料一份甚至一頁也不能缺少。2 .關(guān)系密切的文

12、件材料要合并在一起歸檔，如正件與附件、印件與定稿 （有的學(xué)院發(fā)文稿紙即有會簽人、擬稿人、簽發(fā)人等沒有存）、請示與批 復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件（往往被轉(zhuǎn)發(fā)件才是要傳達(dá)的內(nèi)容）、多種文字形成 的同一份文件、電報與文稿等。3 .不同年度的文件一般要分年度歸檔，但是有些跨年度的文件材料要按 下列辦法處理：（1）請示與批復(fù)放在批復(fù)年度歸檔；（2）計劃與總結(jié)要放 在針對年度或最后一年歸檔；（3）會議文件要放在開幕年度歸檔；4 .紙張大小要采用國際標(biāo)準(zhǔn) a4型；手寫材料字跡要清楚、工整，一律 使用不褪色的碳素、藍(lán)黑墨水。需強(qiáng)調(diào)的幾個問題：a.紙張規(guī)格不規(guī)范，沒有裝訂線。比如，各種會議記錄，有的學(xué)院用日 記本，有

13、的用16開筆記本，有的用白紙，五花八門。有的筆記本上寫得滿 滿的，根本沒有裝訂的位置（要求左側(cè)要留出不少于 2.5厘米的空白位置）8 .用復(fù)印件代替原件。c.沒有成文日期，漏蓋機(jī)關(guān)印章。比如，工作計劃總結(jié)及統(tǒng)計報表有的 沒加蓋公章，有的沒有成文日期。d.字跡不符合保管要求。比如，用圓珠筆等。四、學(xué)生類檔案的歸檔范圍及歸檔要求（一）歸檔范圍1 .學(xué)生學(xué)年鑒定表2 .學(xué)生的獎懲材料3 .學(xué)生的黨、團(tuán)組織材料4 .學(xué)生在校期間的成績表及相關(guān)材料5 .學(xué)生助學(xué)貸款材料6 .學(xué)生的體檢材料7 .畢業(yè)生登記表8 .畢業(yè)生就業(yè)報到證（有一聯(lián)注明存入學(xué)生檔案）9 . 其它有必要?dú)w檔的材料（如學(xué)生干部任免表、市

14、級以上團(tuán)代會、黨代會 代表登記表等）（二）歸檔要求1 . 歸檔材料的內(nèi)容在填寫過程中必須認(rèn)真書寫，不得使用不規(guī)范用字、錯別字或同音字，字跡要清楚、工整，一律使用不褪色的碳素、藍(lán)黑墨水。涉及學(xué)生成績、處分、獎勵等重要內(nèi)容確實需要更改的，在更改處簽上經(jīng)手人的姓名并加蓋公章。2 .畢業(yè)生登記表的畢業(yè)審查和學(xué)位評定的欄目中，要填寫畢業(yè)審查和學(xué)位評定結(jié)果并蓋章。我在管理干部檔案期間，發(fā)現(xiàn)很多畢業(yè)生登記表沒有學(xué)校審查意見及漏蓋公章的現(xiàn)象。3 .凡是涉及個人姓名的，如成績單、畢業(yè)生登記表、報到證等，在署名時必須署本人戶口法定姓名且要與入學(xué)錄取名冊中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替，不經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自更

15、改。出生年月日也要填寫準(zhǔn)確，要與戶口、身份證相符。4 .學(xué)生檔案袋須使用學(xué)校統(tǒng)一印制的檔案專用袋。學(xué)生檔案的存放應(yīng)以班級為單位、以學(xué)號為順序，存放地點(diǎn)要安全可靠。5 .要有事業(yè)心和責(zé)任感。講到這里我再大家講一件真實的故事。就是我的大學(xué)同學(xué)。 她是我們黑龍江的一所中學(xué)的政治老師。 2001 年時她應(yīng)聘到深圳福田中學(xué)，我們學(xué)的是政治專業(yè)，招政治老師的機(jī)會不多。因我的同學(xué)教學(xué)非常出色，多次評為省優(yōu)秀教師，教學(xué)名師。但她到那不久，給我打來電話，說用人單位說她檔案里沒有派遣證，那是什么含義？在 80年代，大學(xué)畢 業(yè)是包分配的。有派遣證就是正規(guī)考取的大學(xué)，否則有可能是“五大”畢業(yè) 生。她問我的檔案里是否有

16、派遣證。雖然我是管檔案的，但按干部檔案管理 規(guī)定，本人是不能保管本人的檔案的。我的檔案是在組織部長手中保管的。 經(jīng)查，我的檔案中有派遣證。那就說明當(dāng)時學(xué)校在裝學(xué)生檔案時，把她的派 遣證給漏裝或者裝到別人的檔案中了。這事給她造成了很大的麻煩，她要往 返于黑龍江和廣東之間來解決這件事情，一個是祖國的最北端，一個是祖國 的最南端。所以，對于我們來說，雖然是大量工作中的一點(diǎn)點(diǎn)疏忽，但對于 具體的某個學(xué)生來說，那就有可能改變他一生的命運(yùn)。需強(qiáng)調(diào)的幾個問題：a.獎懲、任免材料，要放獎懲、任免的登記表而不應(yīng)放文件。人事檔案、文書檔案的歸檔范圍都有獎懲、任免材料。就拿任免來說，產(chǎn)生兩種材料，一個是任免文件，另

17、一個是任免登記表。如何歸檔？到底是 放任免文件，還是放任免登記表？我要告訴大家， 人事檔案中是不放文件的。 如某個學(xué)生被評為優(yōu)秀學(xué)生，那么應(yīng)把優(yōu)秀學(xué)生審批表放入學(xué)生檔案中，因 審批表體現(xiàn)了學(xué)生的自然狀況，主要事跡，各級審查意見等。而表彰優(yōu)秀學(xué) 生的文件應(yīng)歸到行政類中保存。b.所有的文件材料一定要留出裝訂線。具體說，左側(cè)要留出不少于 2.5厘 米的空白位置。如印制的學(xué)生成績單、學(xué)生鑒定表、畢業(yè)生登記表等等，在 制作表格時就留出裝訂線位置。五、聲像檔案的歸檔范圍及歸檔要求聲像檔案材料包括照片（含底片）、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。（一）歸檔范圍具體歸檔范圍可參見行政 2007 81 號文。1.

18、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重要活動（如國內(nèi)外會議、記者采訪等）聲像材料（下簡稱材料） 。2. 各類重大會議（黨代會、雙代會、婦代會等黨政方面重大會議）的材料。3. 校慶、節(jié)日及其他全校性重大活動的材料。4. 國家、部（省）級黨政領(lǐng)導(dǎo)來?；顒樱ò}詞）的材料。5. 國內(nèi)外知名學(xué)者、專家來校訪問、講學(xué)的材料。6. 省級以上代表團(tuán)、其它院校代表團(tuán)、慰問團(tuán)來學(xué)院活動的材料。7. 授予校外人員名譽(yù)職務(wù)的材料。8. 學(xué)院成立的材料（新成立的領(lǐng)導(dǎo)班子合影） 。9. 學(xué)生開學(xué)、畢業(yè)典禮活動材料；學(xué)生社團(tuán)活動、頒發(fā)獎學(xué)金材料。10. 各層次畢業(yè)生集體照。11. 學(xué)生社會調(diào)查、社會實踐等活動的材料。12. 學(xué)生參加各種重要競賽、

19、演講的材料。13. 教授、專家或在學(xué)術(shù)上造詣較深的教師授課的材料。14. 全國性及省級重大學(xué)術(shù)活動活動的材料。15. 科研成果鑒定會、樣機(jī)或樣品的材料。16. 外國領(lǐng)導(dǎo)人、外籍及港澳臺學(xué)者、著名人士、校友來學(xué)院參觀、訪問交流、簽訂合同、捐贈儀式的材料。17. 在學(xué)院召開的國際性學(xué)術(shù)會議及參加國際展覽會的材料。18. 學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、知名教授出國訪問、講學(xué)（演講）、接受國外授予名譽(yù)稱號材料。19. 學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、知名教授出國訪問、講學(xué)（演講）、接受國外授予名譽(yù)職稱材料。20. 國外知名人士來校講學(xué)、作學(xué)術(shù)報告及國際性授獎的材料。21. 外籍學(xué)生在校學(xué)習(xí)交流、活動的材料；校區(qū)建筑物、校園景色照片。22. 重大項目開工、奠基、落成（竣工）典禮、揭牌儀式的材料。23. 建造前舊址、建造中新樓及模型的照片。24. 學(xué)院運(yùn)動會開幕、閉幕及比賽的材料。25. 學(xué)院運(yùn)動隊參加國內(nèi)、外運(yùn)動會合影、獲獎的材料。26. 教職工業(yè)余文體活動、全院性文藝演出、歌詠比賽的材料。27. 學(xué)院文藝團(tuán)體劇照、演員合影、領(lǐng)導(dǎo)接見、各類藝術(shù)節(jié)活動的材料。28. 各類由學(xué)院組織或代表學(xué)院參加的展覽會版面及