國際合作學院檔案管理知識培訓講義

1、國際合作學院檔案管理知識培訓講義范文春各位老師：大家好！很榮幸今天能有機會與大家共同學習、共同探討高校案管理工作。我今天想跟大家談以下幾個問題：一、高等學校檔案的定義、分類二、檔案工作的基本內(nèi)容三、行政、外事（含黨群、教學）檔案的歸檔范圍及歸檔要求四、學生類檔案的歸檔范圍及歸檔要求五、聲像檔案的歸檔范圍及歸檔要求六、歸檔時間一、高等學校檔案的定義和分類（一）高等學校檔案的定義高等學校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、 學校和社會有保存價值的各種文字、 圖表、 聲像等不同形式、載體的歷史記錄。從這個定義可以看出以下幾點：1 . 檔案來源和內(nèi)容的廣泛性。招生、教學

2、、科研、管理等各方面。2 .檔案是由文件材料有條件地轉化而來的。轉化條件有三點：（ 1 ）辦理完畢的文件才能成為檔案。從這個角度來說，“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。（ 2 ）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。從這個角度來說，“文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華”。不是“有文必檔”。（ 3 ）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。從這個角度來說，“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。”3.檔案的形式是多種多樣的：文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體。（二）高等學校檔案的分類辦法把高校檔案分成十一大類：即黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產(chǎn)

3、品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財會類。辦法還指出，歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。也就是說高校檔案是由多種載體組成的十一個大類。辦法中沒有提實物這種檔案載體。但實物又確確實實是檔案的重要的組成部分。大家都去過我校的校史博物館吧。它是以器物、著作、照片、手稿、模型、雕塑、影像等來反映學校的歷史底蘊和現(xiàn)實活力。那里有葉利欽的筆它體現(xiàn)了我校的發(fā)繡外交史； 三元券反映了社會各界共同捐資建設溫州大學的歷史；蘇步青院士給溫州大學親筆信體現(xiàn)出蘇老對溫 州大學發(fā)展建設的殷切關懷。這些實物是溫州大學從無到有、從小到大逐步發(fā)展壯大的歷史見證。由于聲像、實物等載體需要不同的保管

4、條件，要分別存放，于是為了便于保管，人們都習慣地不太嚴格地稱為聲像檔案、實物檔案、電子檔案，并分別編號、保存。用參見號與11 大類聯(lián)系起來。二、檔案工作的基本內(nèi)容包括以下八項：檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計。每一項都包含很多的內(nèi)涵。就拿保管來說，做好防蟲、防盜、防潮、防水、防高溫、防霉等“六防”或“八防”，對破損檔案及時修補等，這還不是保管的全部內(nèi)容。我們說保管，不僅要保證檔案載體的完整，延長檔案的使用壽命，而且還要保證檔案內(nèi)容的安全，也就是保密工作。例如每年都有職稱評審，通過的教師，其職稱評審表肯定存檔，沒有通過的人員的職稱評審表，如何處理？盡管它不是歸檔范圍，但也不能

5、隨意亂放或丟棄，應該用碎紙機粉碎或焚燒或送造紙廠當場監(jiān)督制作紙漿等方法進行銷毀。11 月末， 我剛在北京參加一個全國高校檔案管理培訓班。 給我們講課的老師是北京市教委辦公室副主任王薇，她給我們講了這樣一件事。在北京近郊的某個教育部門的清掃工在打掃衛(wèi)生時，在一堆廢紙中無意發(fā)現(xiàn)了他當年參加高考的成績冊，更巧合的是，在其中還找到了他本人的名字及成績。結果他發(fā)現(xiàn)他的成績已進了當年中專錄取線。當時的中專生這意味著什么？國家干部。他的身份也不是農(nóng)民了，戶口也是城市戶口了。于是他就拿著這份材料上告北京市教委， 提出四點訴訟請求： 還我青春、 還我城市戶口、還我干部身份、 還我工作， 同時還附帶經(jīng)濟賠償。 但

6、這事不歸北京市教委管，因沒被錄取的學生檔案是沒投到北京市教委的， 歸考生所在地的教育部門管。于是就轉到當時負責招生的地方教育主管部門。但由于事隔多年，當時負責招生的同志已不在人世，事情的經(jīng)過也說不清楚了。為了應訴，當?shù)氐慕逃块T就開始查找該考生的有關資料。一天，王薇老師到該考生的教育部門辦事，見負責應訴的老師正在一個大倉庫里翻著堆得象山一樣的廢紙堆。這位老師痛苦地說，讓我還他青春，我怎么還呀？我得找依據(jù)呀！這時王薇老師給他出個主意，說你還是換個角度想想，去檔案室，調(diào)閱一下當時的招生文件，看能有什么線索。后來真就查出結果了。怎么回事？原來，剛恢復高考時，外語分數(shù)不是百分制，而是折算成 50% 計

7、入總成績。這樣，這名考生成績就不夠了?？梢?，檔案的價值有多大，檔案管理工作有多么重要，而且檔案與我們每個人息息相關。三、行政、外事（含黨群、教學）檔案的歸檔范圍及歸檔要求（一）歸檔范圍1 . 本學院黨總支、院長辦公會的會議記錄、紀要。2 .本學院黨政工作的計劃、 總結 （包括經(jīng)驗總結） ， 報告 （包括調(diào)查報告） ，大事記，請示、批復，統(tǒng)計報表等。3. 本學院宣傳簡報，學院網(wǎng)站新聞及社會媒體對本學院的報道等等的紙 質(zhì)及電子文件材料。4. 本學院黨代會、職代會、工代會、團代會、學代會等有關文件材料。5. 本學院黨、政、團、學發(fā)文。6. 本學院工作職責、崗位責任制等各項規(guī)章制度。7. 本學院與國內(nèi)

8、外單位聯(lián)合辦學或開展教學科研協(xié)作活動的協(xié)議、 合同、項目紀要、備忘錄、合作項目成果等文件材料。8. 本學院開展各種學術活動、承辦國內(nèi)外重要會議和比賽等重大活動的文件材料。9. 本學院學生社會調(diào)查、社會實踐等的計劃、總結及有關的文件材料。10. 本學院授予外籍人員名譽稱號的材料。11. 上級機關有關教學、招生、就業(yè)、學科設置、專業(yè)設置、學籍管理、學位管理等方面的計劃、規(guī)定、重要通知。12. 本學院關于教學、 招生、 就業(yè)工作的請示、 報告及上級的批復、 意見。13. 本學院學生名冊、學生人數(shù)統(tǒng)計表14. 本學院關于專業(yè)設置調(diào)整的申報材料與上級批復。15. 本學院關于專業(yè)論證、評估材料。16. 本

9、學院各專業(yè)招生簡章、專業(yè)介紹及專業(yè)目錄匯編。17. 本院編報的招生計劃、重要報告與上級批復。18. 本學院本學院錄取新生名冊畢業(yè)生名冊19 .本學院學生學籍卡片、學生原始成績登記表（含補考成績）、學生成 績總冊20 .來本學院進修、短期培訓的外籍人士有關材料（含留學生錄取審批材 料、留學生錄取名冊、學籍登記表、成績卡、學習情況、評語及去向等）。21 .本學院學生英語四六級、計算機等級、英語專業(yè)四八級考試成績。22 .本學院學生獎懲材料。23 .本學院學生學籍變更材料（休學、退學、復學、車學、死亡、開除等）。24 .本學院各專業(yè)教學計劃、教學大綱。25 .本學院課程目錄、課程簡介。26 .本學院

10、教學進度與計劃表。27 .本學院各學期期末空白樣卷及標準答案。28 .其他有價值的文件材料。如在行政樓一樓看到留學生風采、海外 華文教師培訓活動宣傳畫冊，這些都很是很珍貴的反映學院活動的材料。同時，應將培訓班的安排等一系列文件材料一同歸檔。要保證歸檔的齊全完整，收集是關鍵。我們說收集工作是檔案部門積累 檔案的手段，因此它是檔案工作的起點及第一個環(huán)節(jié)。收集工作質(zhì)量的高低 直接影響到檔案的整理、鑒定和利用。需強調(diào)的幾個問題：a.零散文件的收集：（1）實物載體的檔案：這是最容易忽略的一類。象 學院獲得的獎牌、證書，來賓饋贈的紀念品，上級領導及名人對本學院的題詞，廢止的印章等等。（2）聲像材料。（3）

11、有些領導或教師開會帶回的文 件材料。（4）領導人直接收到的公務文書等。（5）由于人員調(diào)動時未交出 其手中的文件材料等。b. “帳外”文件材料的收集：“帳外”文件是指學院工作活動中未經(jīng)文秘 人員登記或用印等公文處理程序而形成的文件材料，如會議記錄、部門規(guī)章 制度、統(tǒng)計報表等。這些材料往往會忽略歸檔。要求我們在平時注意收集這部分材料。（二）歸檔要求辦法第十七條指出，歸檔的檔案材料應當質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲 像清晰，符合有關規(guī)范和標準的要求。具體要求：1 .歸檔文件材料要齊全完整，包括文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的 頁數(shù)等，都要齊全完整，即該歸檔的文件材料一份甚至一頁也不能缺少。2 .關系密切的文

12、件材料要合并在一起歸檔，如正件與附件、印件與定稿 （有的學院發(fā)文稿紙即有會簽人、擬稿人、簽發(fā)人等沒有存）、請示與批 復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件（往往被轉發(fā)件才是要傳達的內(nèi)容）、多種文字形成 的同一份文件、電報與文稿等。3 .不同年度的文件一般要分年度歸檔，但是有些跨年度的文件材料要按 下列辦法處理：（1）請示與批復放在批復年度歸檔；（2）計劃與總結要放 在針對年度或最后一年歸檔；（3）會議文件要放在開幕年度歸檔；4 .紙張大小要采用國際標準 a4型；手寫材料字跡要清楚、工整，一律 使用不褪色的碳素、藍黑墨水。需強調(diào)的幾個問題：a.紙張規(guī)格不規(guī)范，沒有裝訂線。比如，各種會議記錄，有的學院用日 記本，有

13、的用16開筆記本，有的用白紙，五花八門。有的筆記本上寫得滿 滿的，根本沒有裝訂的位置（要求左側要留出不少于 2.5厘米的空白位置）8 .用復印件代替原件。c.沒有成文日期，漏蓋機關印章。比如，工作計劃總結及統(tǒng)計報表有的 沒加蓋公章，有的沒有成文日期。d.字跡不符合保管要求。比如，用圓珠筆等。四、學生類檔案的歸檔范圍及歸檔要求（一）歸檔范圍1 .學生學年鑒定表2 .學生的獎懲材料3 .學生的黨、團組織材料4 .學生在校期間的成績表及相關材料5 .學生助學貸款材料6 .學生的體檢材料7 .畢業(yè)生登記表8 .畢業(yè)生就業(yè)報到證（有一聯(lián)注明存入學生檔案）9 . 其它有必要歸檔的材料（如學生干部任免表、市

14、級以上團代會、黨代會 代表登記表等）（二）歸檔要求1 . 歸檔材料的內(nèi)容在填寫過程中必須認真書寫，不得使用不規(guī)范用字、錯別字或同音字，字跡要清楚、工整，一律使用不褪色的碳素、藍黑墨水。涉及學生成績、處分、獎勵等重要內(nèi)容確實需要更改的，在更改處簽上經(jīng)手人的姓名并加蓋公章。2 .畢業(yè)生登記表的畢業(yè)審查和學位評定的欄目中，要填寫畢業(yè)審查和學位評定結果并蓋章。我在管理干部檔案期間，發(fā)現(xiàn)很多畢業(yè)生登記表沒有學校審查意見及漏蓋公章的現(xiàn)象。3 .凡是涉及個人姓名的，如成績單、畢業(yè)生登記表、報到證等，在署名時必須署本人戶口法定姓名且要與入學錄取名冊中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替，不經(jīng)批準不得擅自更

15、改。出生年月日也要填寫準確，要與戶口、身份證相符。4 .學生檔案袋須使用學校統(tǒng)一印制的檔案專用袋。學生檔案的存放應以班級為單位、以學號為順序，存放地點要安全可靠。5 .要有事業(yè)心和責任感。講到這里我再大家講一件真實的故事。就是我的大學同學。 她是我們黑龍江的一所中學的政治老師。 2001 年時她應聘到深圳福田中學，我們學的是政治專業(yè)，招政治老師的機會不多。因我的同學教學非常出色，多次評為省優(yōu)秀教師，教學名師。但她到那不久，給我打來電話，說用人單位說她檔案里沒有派遣證，那是什么含義？在 80年代，大學畢 業(yè)是包分配的。有派遣證就是正規(guī)考取的大學，否則有可能是“五大”畢業(yè) 生。她問我的檔案里是否有

16、派遣證。雖然我是管檔案的，但按干部檔案管理 規(guī)定，本人是不能保管本人的檔案的。我的檔案是在組織部長手中保管的。 經(jīng)查，我的檔案中有派遣證。那就說明當時學校在裝學生檔案時，把她的派 遣證給漏裝或者裝到別人的檔案中了。這事給她造成了很大的麻煩，她要往 返于黑龍江和廣東之間來解決這件事情，一個是祖國的最北端，一個是祖國 的最南端。所以，對于我們來說，雖然是大量工作中的一點點疏忽，但對于 具體的某個學生來說，那就有可能改變他一生的命運。需強調(diào)的幾個問題：a.獎懲、任免材料，要放獎懲、任免的登記表而不應放文件。人事檔案、文書檔案的歸檔范圍都有獎懲、任免材料。就拿任免來說，產(chǎn)生兩種材料，一個是任免文件，另

17、一個是任免登記表。如何歸檔？到底是 放任免文件，還是放任免登記表？我要告訴大家， 人事檔案中是不放文件的。 如某個學生被評為優(yōu)秀學生，那么應把優(yōu)秀學生審批表放入學生檔案中，因 審批表體現(xiàn)了學生的自然狀況，主要事跡，各級審查意見等。而表彰優(yōu)秀學 生的文件應歸到行政類中保存。b.所有的文件材料一定要留出裝訂線。具體說，左側要留出不少于 2.5厘 米的空白位置。如印制的學生成績單、學生鑒定表、畢業(yè)生登記表等等，在 制作表格時就留出裝訂線位置。五、聲像檔案的歸檔范圍及歸檔要求聲像檔案材料包括照片（含底片）、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。（一）歸檔范圍具體歸檔范圍可參見行政 2007 81 號文。1.

18、學院領導重要活動（如國內(nèi)外會議、記者采訪等）聲像材料（下簡稱材料） 。2. 各類重大會議（黨代會、雙代會、婦代會等黨政方面重大會議）的材料。3. 校慶、節(jié)日及其他全校性重大活動的材料。4. 國家、部（?。┘夵h政領導來?；顒樱ò}詞）的材料。5. 國內(nèi)外知名學者、專家來校訪問、講學的材料。6. 省級以上代表團、其它院校代表團、慰問團來學院活動的材料。7. 授予校外人員名譽職務的材料。8. 學院成立的材料（新成立的領導班子合影） 。9. 學生開學、畢業(yè)典禮活動材料；學生社團活動、頒發(fā)獎學金材料。10. 各層次畢業(yè)生集體照。11. 學生社會調(diào)查、社會實踐等活動的材料。12. 學生參加各種重要競賽、

19、演講的材料。13. 教授、專家或在學術上造詣較深的教師授課的材料。14. 全國性及省級重大學術活動活動的材料。15. 科研成果鑒定會、樣機或樣品的材料。16. 外國領導人、外籍及港澳臺學者、著名人士、校友來學院參觀、訪問交流、簽訂合同、捐贈儀式的材料。17. 在學院召開的國際性學術會議及參加國際展覽會的材料。18. 學院領導、知名教授出國訪問、講學（演講）、接受國外授予名譽稱號材料。19. 學院領導、知名教授出國訪問、講學（演講）、接受國外授予名譽職稱材料。20. 國外知名人士來校講學、作學術報告及國際性授獎的材料。21. 外籍學生在校學習交流、活動的材料；校區(qū)建筑物、校園景色照片。22. 重大項目開工、奠基、落成（竣工）典禮、揭牌儀式的材料。23. 建造前舊址、建造中新樓及模型的照片。24. 學院運動會開幕、閉幕及比賽的材料。25. 學院運動隊參加國內(nèi)、外運動會合影、獲獎的材料。26. 教職工業(yè)余文體活動、全院性文藝演出、歌詠比賽的材料。27. 學院文藝團體劇照、演員合影、領導接見、各類藝術節(jié)活動的材料。28. 各類由學院組織或代表學院參加的展覽會版面及