展覽組織與現(xiàn)場管理 教案

1、會展概論教案課程名稱會展概論課次7日期星期授課教師徐成里執(zhí)教班級 級 專業(yè) 班課時3授課方式理論課 討論課 實驗課 習題課 其他授課手段PPT課件授課題目（教學章、節(jié)或主題）：第五章 展覽組織教學目的知識1.掌握展覽組織的概念2.掌握招展與組團工作的基本要求以及招徠參展商的主要方式和手段能力掌握以上知識并嘗試根據(jù)所學虛擬進行招展活動情感培養(yǎng)學生組織展覽的內在興趣教學重點及難點：重點：掌握展覽組織的概念、內容和階段劃分；掌握招展與組團工作的基本要求以及招徠參展商的主要方式和手段。難點：掌握招展與組團工作的基本要求以及招徠參展商的主要方式和手段。教 學 過 程 及 基 本 內 容技巧【上講回顧】會

2、議迎送與引導服務、食宿服務、宴會服務、安全和保密服務、醫(yī)療衛(wèi)生服務【問題導入】【案例導入】一種來自展覽王國的招展方式（內容詳見教科書）【新 授】 第一節(jié) 展覽組織概述 展覽組織：指展覽的組織者（解釋：主、承辦者）根據(jù)需要或要求，在調研的基礎上，確定展覽項目，并按一定程序和手段對展覽項目實施管理的行為過程。（強調：展覽組織的動詞性與名詞性。）一、展覽組織的內容（一）參展商的組織：招展。參展商參加展覽并租用展位的組織或個人。（依我國專業(yè)性展覽會等級的劃分及評定SB/T10358-2002）（二）觀眾的組織：招商（強調：組織者、參展商、觀眾的鏈式關系，圖5-1）（三）展覽配套活動組織：許多大型展覽，

3、除了展覽本身外，還有許多配套活動。如：開幕活動；學術會議；新產品發(fā)布會、情況介紹會、對接會；頒獎活動；簽約活動；文藝演出；館日活動等（對館日簡要介紹）?？陬^提問，學生回答開幕式（組照）、新品發(fā)布、簽約活動、文藝演出、館日活動等錄像、照片。邀請參展商會展項目參觀參展組織實施邀請、宣傳應用批復、指導媒體等宏觀管理主辦者承辦者展會組織者觀眾圖5-1 展覽市場主體關系圖主辦者、承辦者、參展商、觀展者、場所提供者（場館、展覽中心）、社會化合作者（包括部分展覽服務商）等，圍繞會展項目的實施，成為推動會展業(yè)發(fā)展的主體。（四）展覽服務商的組織：如：酒店、餐飲、旅游、交通、電信、廣告、裝修、搬運、保潔、公安、海

4、關、法律等企業(yè)或職能部門。（強調：組織者、參展商、觀眾與展覽服務商的關系）二、展覽組織的階段劃分（一）展前階段：主要是項目的策劃、報批、展出場地的落實、招展、招商等。（二）展中階段：以圍繞參展商進入場館開始布展、展出、觀眾參觀和展覽結束的撤展為主。（三）展后階段：主要是完成一些后續(xù)的總結、統(tǒng)計、聯(lián)絡等工作。對于一個連續(xù)舉辦的展覽，上一次展覽的展后階段與下一次展覽的展前階段是相連的，即上一次展覽的結束，意味著下一次展覽籌備的開始。展中階段展后階段調 研創(chuàng) 意策 劃實 施人 員費 用配套活動現(xiàn)場調查臨時問題處理撤 展財務決算總 結下屆前期準備展前階段圖5-2 展覽組織的階段劃分示意圖教師提問，學生

5、回顧以上內容，教師幫助小結。 第二節(jié) 招展與組團 招展就是招攬參展者，組團就是組織展覽團。招展決定參展商的數(shù)量和質量，組團的好壞對展覽工作的效率有直接影響。他們很大程度決定某項展覽的成敗。結合某展覽實例分步講解。強調其循環(huán)與提高一、招展的準備工作（一）收集、建立潛在客戶檔案1收集渠道（1）過去的參展商（可通過參展名錄或直接收集展商相關資料）；（2）與參展商有業(yè)務關系的公司等；（3）常在媒體上刊登廣告的廠商；（4）網(wǎng)上黃頁中的廠商；（5）在商店銷售商品的廠商；（6）專門從事行銷研究的公司收集的各行業(yè)的參展商名單；（7）展覽組織者到的希望參展的廠商；2建立檔案：根據(jù)所搜集名單將潛在參展商的資料建成

6、客戶檔案，以便管理和利用，同時要注意檔案的更新。（二）制定往屆展覽的分析圖表1用于對外宣傳的分析圖表：內容包括：歷屆展覽展出規(guī)模、參展商數(shù)量、觀眾情況、成交情況、與同類展覽對比的情況等。2組織者用于招展的分析圖表：內容包括：潛在參展商的實力和經營狀況、產品類型、所在地區(qū)、參展次數(shù)、是否參加其他展覽、主要決策者情況、舉辦地經濟和自然等環(huán)境對他們吸引力等。（三）制作參展邀請函1用途：邀請函是廠商了解展會并判斷展覽是否符合自身需求的依據(jù)之一，關系廠商是否參展。2內容：展覽名稱、辦展目的、組織機構、舉辦時間、地點、展出內容、規(guī)模、參展資格、攤位分布、布撤展要求、攤位價格、付款方式、展品運輸、配套活動內

7、容和時間、組織者提供的配套服務、聯(lián)系方式、參展回執(zhí)，及舉辦地基本情況等。二、招展的宣傳宣傳（單向）和聯(lián)絡（雙向），是將展覽各種信息傳達給潛在參展者的工作。（一）招展宣傳對象要根據(jù)展出目標決定招展對象：1以貿易為主：一般企業(yè)，包括邊遠地區(qū)企業(yè)以及新獲外貿經營權的企業(yè)。2以宣傳為主：所有企業(yè)，包括知名公司。（二）招展宣傳內容1新聞資料：主要提供給媒體和制作廣告。內容包括：時間、地點、內容、性質、市場規(guī)模、特點、潛力，組織者聯(lián)系方式等。2情況介紹資料：內容要比新聞資料更詳盡。還要包括參展申請者參展的基本要求和參展手續(xù)等資料。（三）招展的宣傳方式1新聞報道；2直接發(fā)函；3、媒體廣告；4網(wǎng)絡宣傳；5舉辦

8、推介會、新聞發(fā)布會等；6對重要、可能參展企業(yè)，可與有關行業(yè)協(xié)會聯(lián)合舉辦會議，邀請其到會；7電話聯(lián)系；8登門拜訪；展示某一展覽的相關圖表展示實際展覽的邀請函。學生判斷是否都包含這些要素。有關展覽的電視錄像、報刊報道，廣告，鏈接有關網(wǎng)站。9其他。三、參展商的選擇（一）含義：選擇與確定合適的申請者，拒絕與淘汰不合適的申請者。（二）標準：依展出目的、展覽性質和內容等而定，在招展宣傳時予以公布。（三）技巧：注意業(yè)內品牌廠商的組織。他們參展是吸引專業(yè)觀眾的主要因素，也是展會檔次、展會水平的評價重要依據(jù)。能組織一大批名家、名品參展商，更是會展組織者實力的體現(xiàn)。（四）確定關系：參展商確定參展后，組織者應與其簽

9、訂書面合同，明確各自的義務、責任。（合同內容：攤位位置、面積安、配套展具類型和數(shù)量；攤位設計施工要求；展品的運輸；展品處理安排和要求；費用、稅務和保險；宣傳、廣告要求；展臺人員要求和食宿行安排；參展者應提供的信息和資料；退展、退款和其它說明。）四、組團管理（一）組團的概念：展覽組織者出于某種考慮或需要，委托相關機構以代理的方式進行招展；或政府主導的展覽會，組織者通過政府或相關部門通過發(fā)文等方式，由下級組織企業(yè)或相關單位參展。而這些代理單位組織的參展商，一般是以一個團體的形式（如：省團、市團）參加展覽。（二）組織者與代理機構的關系把握：1組織者要慎重選擇代理機構；2組織者應真實、全面告知代理機構

10、所代理的展覽各方面的情況；3組織者與代理者的責權利等關系。啟發(fā)學生思考還有什么其他方式？真實合同原件。學生進行評價?！拘〗Y】教師提問，學生回答。歸納以上所授主要知識點：展覽組織、展覽組織的內容和階段劃分；招展與組團：招展的準備工作、招展的宣傳、參展商的選擇、組團管理提問【作業(yè)、討論題、思考題】作業(yè)：1、招展的準備工作包括哪些？2、如何進行招展？3、如何做好組團管理？思考：1、作為一名展覽組織者，在招展方面你認為還應注意哪些方面？2、組團的利弊？如何揚長避短？會展概論教案課程名稱會展概論課次8日期星期授課教師徐成里執(zhí)教班級 級 專業(yè) 班課時3授課方式理論課 討論課 實驗課 習題課 其他授課手段P

11、PT課件授課題目（教學章、節(jié)或主題）：第五章 展覽組織教學目的知識1.掌握招徠觀眾的主要方式和手段2.了解現(xiàn)場管理的基本常識能力掌握以上知識并嘗試根據(jù)所學虛擬進行招商活動情感培養(yǎng)學生組織展覽的內在興趣，感受展覽現(xiàn)場管理的挑戰(zhàn)性。教學重點及難點：重點：掌握招徠觀眾的主要方式和手段、了解現(xiàn)場管理的基本常識。難點：掌握招徠觀眾的主要方式和手段教 學 過 程 及 基 本 內 容技巧【上講回顧】展覽組織、展覽組織的內容和階段劃分。招展與組團：招展的準備工作、招展的宣傳、參展商的選擇、組團管理【問題導入】【案例導入】【新授】 第三節(jié) 觀眾的選擇和吸引 教師提問學生，你們去參觀展覽，是以什么身份出現(xiàn)？觀眾概

12、念：分專業(yè)觀眾和普通觀眾。1專業(yè)觀眾：直接與參展商利益相關的需求方（組織者宣傳和吸引的主要對象。專業(yè)觀眾是構成對參展商吸引力的主要因素）。2普通觀眾：出于愛好和興趣來參觀展會的觀眾。一、潛在觀眾的選擇（一）展會與觀眾：展會成功與否取決專業(yè)觀眾數(shù)量和質量。他們是參展商的潛在客戶。組織者要選擇和吸引符合要求的目標觀眾。專業(yè)觀眾占觀眾總量的比例，是參展商衡量會展服務質量的首要參數(shù)。專業(yè)目標觀眾中的決策者的比例至關重要。缺少決策者，洽談多為意向性，影響參展效果。（二）選擇確定潛在觀眾的主要標準：1行業(yè)：主要根據(jù)展覽的性質和內容而定。2地區(qū)：主要受此行業(yè)在各地區(qū)的發(fā)展狀況、市場分布、參展商業(yè)務范圍的影響

13、。3企業(yè)規(guī)模：取決于展覽的檔次、參展企業(yè)規(guī)模和交易要求等。二、觀眾的吸引（一）人員推廣一種直接的宣傳方式，通過與目標觀眾直接聯(lián)絡，介紹相關展出情況，邀請其參觀展覽。方式主要有：發(fā)函、電話、登門拜訪?？陬^提問學生回答1發(fā)函：將各種資料直接寄給潛在的參觀者，并發(fā)出邀請。2直接聯(lián)系：這是雙向的宣傳方式。主要形式有電話聯(lián)系和登門拜訪。（二）廣告可覆蓋所有目標觀眾，但成本高。要合理選擇媒體、控制廣告數(shù)量。1媒體選擇標準：（1）媒體對象和參展者的目標觀眾是否相符。（2）對宣傳費用的承受力。2媒體的使用：（1）對綜合性質或消費性質展覽：大眾傳媒（包括大眾報刊、電視、電臺、戶外廣告等）。（2）對專業(yè)性質的展覽

14、：針對目標觀眾的專業(yè)媒體（例如專業(yè)報刊、內部刊物等）。3投放時間：一般在開展前34個月開始持續(xù)刊登，要注意安排好時間間隔。在展前、展中、展后都可根據(jù)情況安排。（三）新聞媒體宣傳可信度高，效果可能優(yōu)于廣告，是一種低成本、高效益的宣傳方式。1媒體選擇（1）從展出地新聞名錄中查找適合媒體。（2）調查當?shù)乜蛻舻拿襟w偏好，從中選擇新聞媒體。與媒體保持良好的關系是新聞報道成功的基本條件。2程序：在展前、展中、展后有計劃、分步驟開展。3方式（1）記者招待會。由此將展覽情況廣泛深入介紹給新聞界。（2）編發(fā)系列新聞稿并提供新聞資料。給提供媒體主要和基本的新聞資料。要把握媒體出版頻率以及截稿期。新聞稿數(shù)量視參展規(guī)

15、模及需要定。（3）安排采訪等。（四）網(wǎng)絡宣傳即在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布展覽信息，引起目標觀眾注意，激發(fā)觀展興趣，實現(xiàn)觀展乃至消費。優(yōu)點：費用低，信息量大，發(fā)布范圍廣，目標受眾可不受瀏覽時間限制，可對話和聯(lián)絡。教師提問，學生回顧以上內容，教師幫助小結。 第四節(jié) 展覽的現(xiàn)場管理 一、開幕式的舉行（一）開幕式的籌備工作1前期準備包括：事項、規(guī)模、程序、人員（后臺籌辦人員、前臺司儀、發(fā)言人、剪彩人等）、時間（常安排在展覽會第一天，也可據(jù)具體情況安排）、場地、設備、預算等。補充：開幕活動演變，開館式、無開幕式的開幕。2邀請出席人3布置現(xiàn)場：圍繞開幕式方案，從硬件和軟件著手。（1）場地氣氛布置：包括開幕式的橫幅、開

16、幕舞臺及背景板和周圍環(huán)境氣氛。橫幅或背景板的尺寸、顏色、用語、標志等。（2）設備安排：擴音設備、照明設備、空調設備等。正面與負面影響案例。記者招待會照片鏈接相關大型展覽網(wǎng)站相關圖片或錄像（3）剪彩儀式：用具、人員安排。（4）登臺貴賓：貴賓位置要事先在開幕舞臺上設置標志或專人引導就位。（5）記者席：在適當位置設置記者拍攝位，方便拍攝或采訪。（二）開幕式的程序1司儀宣布開幕儀式開始2主賓按順序發(fā)言致辭3剪彩4參觀展臺（線路、時間安排，通知相關展臺。安排引路、解說、陪同）。隆重的開幕式還會有表演、放煙花等節(jié)目，一般由專業(yè)組織進行，展覽組織者負責各方面的協(xié)調。二、開展后的現(xiàn)場管理（一）概念：開展是指布

17、展結束、開幕式后正式展出的開始。（二）職責：1組織者的主要職責是對參展商、觀眾之間以及他們與場館和其他相關工作人員的總體協(xié)調、控制。2場館和其他相關工作人員則負責具體的現(xiàn)場和后續(xù)配套服務和管理。（三）硬件準備：現(xiàn)場應設立咨詢服務中心、客商報道中心、消費者投訴中心等，幫助參展商和觀眾解決不時之需，隨時處理各種問題、投訴和突發(fā)事件。（四）事宜：1日常主要工作：（1）維持展場秩序。（2）加強保安工作，消除隱患。（3）做好入場、清場、疏散工作。（4）維護展館內外交通秩序。（5）提供餐飲、酒店并協(xié)調做好衛(wèi)生監(jiān)督。（6）廁所衛(wèi)生。2突發(fā)事件（1）緊急醫(yī)療。（2）火災防范。做好展前和展中的消防檢查，重點檢查場館消