物料編碼指南

1、說明：以物料編碼為主線講解編碼原則，但所講編碼原則同樣適用于系統(tǒng)客 戶編碼、供貨商編碼、職員編碼、部門編碼、單位編碼、倉庫編碼、各種類別編 碼和其它需要編碼任何項目等。第一節(jié)物料編碼意義物料編碼是以簡短文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類 別及其它有關(guān)事項一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少工廠或 許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上 工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、 盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種 物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：增強物料資料正確性物料領(lǐng)發(fā)

2、、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有 物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或 物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。提高物料管理工作效率物料既有系統(tǒng)排列，以物料編碼代替文字記述，物料管理簡便省事，效率 因此提咼。利于電腦管理物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效處理， 以達到物料管理之效果。降低物料庫存、降低成本物料編碼利于物料庫存量控制，同時利于呆料防止，并提高物料管理工作 效率，因此可減輕資金積壓，降低成本。防止物料舞弊事件之發(fā)生物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞 弊事件之發(fā)生。便于物料之領(lǐng)用庫存物料均有正

3、確統(tǒng)一名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門領(lǐng)用以及物料倉 庫發(fā)料都十分方便。便于壓縮物料品種、規(guī)格對物料進行編碼時，可以對某些性能相近或者相同物料進行統(tǒng)一、合并和 簡化，壓縮物料品種、規(guī)格。第二節(jié)物料編碼原則物料編碼必須合乎物料編碼原則，合理物料編碼，必須具備下列基本原則:簡單性分類展開性 完整性單一性 一貫性可伸縮性組織性適應(yīng)電腦管理充足性易記性一、簡單性編碼目在于將物料化繁為簡，便于物料管理，如果編碼過于繁雜，則違反 了編碼之目。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了， 這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄時間和手續(xù)，并可減少其中錯誤機會。物料相當(dāng)單純時，只要將物料簡單分類為兒項即可，物料分類

4、項目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時，就要將大分類再加以細分，這種分 類展開也稱為多級分類。二、分類展開性物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進制, 則每段最多只能由十個細分項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開 太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進制， 有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。需要分類項目第一種分類方法第二類分類方法第三類分類方法111010121200202311303034141104515210561622206721230782233089223

5、4109102444210112543111226551213331661131432621415336315163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料編碼時，所有物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。 若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料產(chǎn)生容易破壞物料編碼完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即 應(yīng)賦予新物料編碼，并規(guī)定新物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即 使沒物料編碼新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺 少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。 這樣才能確保物料編碼完整性。四、單

6、一性物料編碼單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找 到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù) 項物料，一般地，只要物料物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中 存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、 噴漆三道工序才能完成。如果該物料三道工序都在同一車間完成，不更換 加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、 出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料三道工序不在同一個車間 完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則 在庫存管理中為了區(qū)分該物料三種狀態(tài)，必須取不同物料編碼。例： 3

7、000A, 3000B, 3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)物料。五、一貫性物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時，就應(yīng)一直沿用下去, 在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進 行。六、伸縮性物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格變更而發(fā)生物料擴展 或變動情形。預(yù)留物料伸縮余地，并不能僅就目前物料現(xiàn)狀加以物料編碼 安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編情況。七、組織性物料編碼依其編碼系統(tǒng)，作井然有序組織和排列，以便隨時可從物料編碼 查知某項物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼組織性，對物料管理可以省掉不必要 麻煩。八、適應(yīng)電腦管理 電腦應(yīng)用已經(jīng)比較普及

8、，因此在編碼時一定要考慮錄入方便性，如編碼盡可能短、少使用其它符號，如等。九、充足性物料編碼所采用文字、記號或數(shù)字，必須有足夠數(shù)量，以便所組成個別物 料編碼，足以代表所有個別物料，以及應(yīng)付將來物料擴展時實際需要，以 免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。十、易記性在不影響上述九項原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶文字、符號或數(shù)字, 或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而 獨缺乏此項原則物料編碼，仍不失為優(yōu)秀物料編碼。第三節(jié)物料編碼方法目前工商企業(yè)所采用物科編碼方法，主要有下列兒種：1. 阿拉伯?dāng)?shù)字法2. 英文字母法3. 暗示法4. 混合法一、阿拉伯?dāng)?shù)字

9、法阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼工具，釆用以一個或數(shù)個阿 拉伯?dāng)?shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項目和 數(shù)字對照表，乂要記憶對照項目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間訓(xùn)練和 適應(yīng)才能運用自如。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼，較常見有下列兒種：連續(xù)數(shù)字編碼法分級式數(shù)字編碼法區(qū)段數(shù)字編碼法國際十進制分類法1. 連續(xù)數(shù)字編碼法連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后白1號起依順 序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示 編碼時間先后，往往和所代表項目屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法插入 原有排列順序料號內(nèi)，例如：1078為3/8 “ X3/4”之六

10、角鐵制帶帽螺栓, 而新購六角鐵制帶帽螺栓為3/8 “ XI”，其物料編碼無法插入（因過去沒 有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974o兩 種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管 理上很不方便。2. 分級式數(shù)字編碼法 分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將 各大類根據(jù)次要屬性細分為較次級類別并編定其號碼，如此已繼續(xù)進行下 去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3X4X3）編碼，這 種方法優(yōu)點一方面顯示編碼規(guī)律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼目 標(biāo)，其缺點

11、是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導(dǎo)致物料 編碼位數(shù)不夠用。來源（大類）材料（中類）用途（小類）1 =自制1 =非鐵金屬1 =零部件2 =外購2 =鋼鐵2 =包裝用料3 =委外加工3 =木材3 =辦公用品4 =化學(xué)品（表二）3. 區(qū)段數(shù)字編碼法區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法和分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達到物料編碼目。例如有64項，分為5 大類，其情形如下:A類12項B類10項C類17項D類15項E類10項合計64項（表三）上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形如下：類別分配編碼剩余備用編碼A類12

12、項(01-20)8項B類10 項(21-37)7項C類17 項(38-61)7項D類15 項(62-83)7項E類10 項(84-99)6項（表四）4. 國際十進分類（UD. C.）這種方法于1876年美國杜威M. DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨到，可以無 限制展開，頗受歐洲大陸各國重視。1895年國際圖書館學(xué)會決定杜威十進 法為基礎(chǔ)，作更進一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專家確究和發(fā)展，最后完成 所謂國際十進制分類法（Universal Decimal Classification）,目前己 有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進制分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之?dāng)?shù)字 代表之，然后每大

13、類物料再劃分為十個中類，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表， 如此進行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情形如下：6應(yīng)用科學(xué)62.工業(yè)技術(shù)621.機械工業(yè)技術(shù)621. 8動力傳動621. 88挾具621. 882-螺絲、螺帽621. 882. 2各種小螺絲621. 882. 21金屬用小螺絲621. 882- 215丸螺絲621. 682. 215.3平螺絲采用國際十進分類物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時 時，即應(yīng)加以符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何 新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系 統(tǒng)，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9）,故使編碼

14、趨長而 又無暗示作用，實在美中不足。二、英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具物料編碼法。英文字母中I、0、Q、Z 等字和阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外， 尚有23個字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。 以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬，英文字母在我國已經(jīng)相當(dāng)普遍，是可用物料編碼方法。三、暗示法喑示編碼法是指物料編碼代表物料意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編 碼法又可分為：字母暗示法數(shù)字暗示法1.英文字母暗示法：從物料英文字母當(dāng)中，擇取重要且有代表性一個或數(shù)個英文字母（通常取 主要文字第一個字母）做為編碼號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到

15、英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。例如：VC=Variable Capaciter （可變電容器）IC=Integrated Circuit （集成電路）SW二 Switch （開關(guān)）ST二Steel Tube （鋼管）BT二BRASS Tuber （黃鋼管）EP=Ear Phone （耳機）2.數(shù)字暗示法: 直接以物料數(shù)字為物料編碼號碼，或?qū)⑽锪蠑?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物 料編碼號碼，物料編碼閱讀者可從物料編碼數(shù)字暗示中得悉該物料為何 物。物料編碼代表意義：例1:X XXXXXX XX X小類形式長度厚度例2：電阻值編碼編碼電阻值0050. 5Q0505Q10010Q101100 Q

16、1021000 Q10310, 000 Q104100, 000 Q1051, 000, 000 Q（表五）例3：鋼筋直徑編碼編號鋼筋直徑1212mm1616mm1919mm2525mm（表六）例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)邙艮于軸經(jīng)20mm至200mm） mm數(shù)五分之一。編碼軸徑0525mm0630mm0735mm（表七）四、混合法混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進制元或其它方式編阿拉伯?dāng)?shù)字號碼。這種物料編碼方法較十進制元采用符號較多，故有不少企業(yè)樂 于采用此種方法。例如：M二金屬物料MB二螺栓、螺絲及帽MBI二

17、帶帽螺栓MBI-100二六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-6二3/8” x 3/4”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-8二3/8” x 1”六角鐵制螺栓帶帽MBI-106-9二1/2” x 1”六角鐵制螺栓帶帽第四節(jié)物料編碼舉例例一：某企業(yè)冰箱材料分類和編碼1.代碼基本形式XXXXXXXXX12345678910大分類中分類小分類整個代碼由十位數(shù)字組成，同樣規(guī)格和材質(zhì)物料編碼相同。3.2.大分類是由前兩位數(shù)字代表，31表示冰箱中分類由第3、4、5位三位數(shù)字表示1板金類2金屬類3塑料橡膠類01外箱組件01鐵01擠壓弄（射出）02內(nèi)箱組件02銅02成型（真空和沖床成型）03門組件03鋁03吹氣盛開04

18、蒸發(fā)器組件04鋅合金04剪型05底座組件05其它金屬05模內(nèi)加熱加壓成型屑06凝結(jié)器組件06橡膠07其它零件07管棒類08其它4電工器材5絕熱材料6雜類01電裝品部分01玻璃纖維01紙類02電線02保利龍02膠帶類03其它03玻璃類04海綿類05木類（表八）4. 小分類為5位數(shù)（6、7、8、9、10）,前4位是流水號碼,最后一位表板金類表面處理編碼。0表示未電鍍、未噴漆、及表面不需要處理之零件1 表示噴漆2 表示電鍍3 表示研磨5. 分類編碼實例3110700012表示板裝飾條用夾板例二：某機械加工廠物料編碼原則該企業(yè)考慮目前物料總數(shù)有4000種左右，考慮到將來發(fā)展，制定以下物料編碼原則：XX

19、XXXX12345前5位為順序號，以分段方式將物料分為20大類，最后一位表示零件特 征碼,A表示沖壓工序已完成，B表示零件加工車間己完成、C表示電鍍車 間已完成、D表示噴漆車間以完成。如：00012A十字架上托（已沖壓成型）00012B十字架上托（己鉆孔）00012C十字架上托（已電鍍） 例三：某柴油機生產(chǎn)廠物料編碼原則所有物料編碼分四段，先后順序為“物料類別、物料特征碼、順序號、后XXXXXX X物料類別物料特征碼順序號后綴（可選）1. 物料類別物料類別用一位數(shù)字或字母表示，用來區(qū)分產(chǎn)品、零部件、原材料、輔助材料2. 物料待征碼物料特征碼用3-8位數(shù)字或字母表示，用來表示識別該類物料特征代碼

20、。每一類物料可取不同寬度特征代碼，如：產(chǎn)品特征碼可取3位，用來表示 產(chǎn)品系列號及其它特征，而零部件特征碼可取8位，用來表示零部件所屬 產(chǎn)品號及其圖號。一旦確定了某類特征代碼使用位數(shù)，則所有該類物料特 征碼必須按照指定位數(shù)編碼。代碼不足指定位數(shù)可用其它字母或數(shù)字補充（用字母補充時一般用字母“N” ,）,代碼超過指定位數(shù)可進行簡寫。對特征碼，也可進行細分，如特征碼總長度為6位，則可用前兩位表示一 種信息，中間兩位表示一種信息，后兩位表示一種信息。3. 順序號順序號用來表示某一物料在該類物料中編碼順序，是為了區(qū)別同一類物料 中不同物料而設(shè)計。順斥號長度可根據(jù)該類物料多少確定，但要考慮編碼 將來擴展，

21、保留一定余地。不同類別物料可以取不同長度順序號，如：用 三位就可表示從000到999共1000種物料。順序號長度一旦指定, 則該類物料所有順序號位必須按指定長度編寫，不足長度前面用0補 充。如:001, 002, 003, 090, 445等是正確，不能用10表示第10種物料, 而應(yīng)用010來表示。4. 后綴后綴用一位字母表示，可以用來區(qū)分相同名稱、規(guī)格或圖號而材質(zhì)、加工 工序或顏色不同零部件或產(chǎn)品、原材料。這樣，可以用相同特征代碼和順 序號表示出同一圖號零部件或產(chǎn)品不同狀態(tài)。如：C325002R,表示產(chǎn)品325002紅色C325002G,表示產(chǎn)品325002綠色L3421007A,表示零部件

22、3421007已沖壓成型L3421007B,表示零部件3421007已零件加工L3421007C,表示零部件3421007已電鍍后綴是可以選擇，可以使用，也可以不用，根據(jù)具體情況而定。5. 舉例：如h產(chǎn)品編碼原則定為：一位字母四位特征碼兩位順序號則產(chǎn)品內(nèi)銷機-S195-S195長單機代碼可編為:CS19501內(nèi)銷機-S195-S195方單機代碼可編為:CS19502內(nèi)銷機-S195-S19545W代碼可編為：CS19503零部件編碼原則為:xxxxxxxxXXXX一位字母八位特征碼三位順序號一位后綴用特征碼表示產(chǎn)品及圖號縮寫，后綴表示零部件加工狀態(tài)。例，專用件或借用件編碼：內(nèi)銷機-S195-S

23、19545W缸套圖號為0101,零件順序號為03則其代碼為可編為:LS195010103 L S195 0101 03,后綴不用。通用件產(chǎn)品編碼: 通用件因為不專于任何一個產(chǎn)品序號，其產(chǎn)品特征碼可定義為：TTTT或其 它有代表性字符。如果上例中內(nèi)銷機-S195-S19545W缸套屬于通用件，則其編碼為：LTTTT010103o注意事項：1. 如果使用字母和數(shù)字混和編碼時，應(yīng)避免使用字母0、I、Z等字母，以 免書寫時和0、1、2相混淆；2. 編碼中盡可能不用-、段*等這些無意義符號（只是為了區(qū)分編碼段， 而沒有任何含義），因為這些符號不便于電腦輸入，而且會使編碼太長；3. 確定編碼方案時一定要保

24、留足夠空間以方便以后擴充；為了使編碼便于 書寫和錄入電腦，編碼在滿足一定要求下應(yīng)盡可能簡短；4. 凡是庫存中可能出現(xiàn)物料都必須予以編碼；5. 每種物料只能有一個編碼，同樣，一個編碼只能在庫存中找到一種物料, 一一對應(yīng)。第五節(jié)系統(tǒng)物料編碼處理特點一、靈活地解決物料編碼修改問題物料編碼原則上不允許修改，但由于各種原因，如：制定物料編碼原則時 預(yù)留范圍不夠，需要擴充；新物料編碼時物料類別分配錯誤；隨著企業(yè)發(fā) 展，使用物料類型變化，原來編碼原則需要更改或細分等。當(dāng)這些事情發(fā) 生時都需要對現(xiàn)有物料編碼進行修改，否則物料編碼原則將失效。綜上所 述，物料編碼修改在很多情況下是因為物料類別變化引起，物料編碼中所 攜帶物料類別信息越多，則物料編碼越需要頻繁地修改，以下舉例說明。例：某企業(yè)零件編碼由5位數(shù)字組成，第一位是產(chǎn)品類型碼，用“1”表示“單 面臺秤”，用“2”表示“雙面臺秤”，第二位表示“組件”，用“1”表 示“齒輪組件”，用“2”表示外殼組件，后三位為順序號，起初企業(yè)只 有一個類型產(chǎn)品叫“單面臺秤”，用“01”表示“單面臺秤齒輪組件”，“02”表示“單面臺秤外殼組件”，單面臺秤齒輪組件中零件“大齒輪” 編碼是“11006”。后來企業(yè)又陸續(xù)開發(fā)了一系列新產(chǎn)品，如“雙面臺 秤”、“健康稱”、“廚房稱”，其中都用到了 “單面臺秤”中一些 部件，企業(yè)希望將這些組件重新