XX公司采購供應工作管理制度

1、金自天正公司采購供應工作管理制度 總則 采購供應工作是公司經(jīng)營管理的重要組成部分。 采購供應工作必須遵守國家頒布的各項政策、 法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。 采購供應工 作人員要嚴格自律，遵紀守法，廉潔奉公。 為了加強對采購供應工作的管理， 保證工程、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)等方面所需物 資的供應，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。 機構(gòu)與職責 采購供應工作涉及公司以下部門，其職責分述如下： 1、采購供應部 負責公司采購供應及外協(xié)加工的組織實施；推薦分承包方，簽訂供需合同； 負責所有對外付款和財務報銷手續(xù)； 解決采購材料和設備在采購和使用中的有關(guān) 糾紛；負責建立健全比價采購臺帳并及時更新。 2、管理規(guī)劃部 負

2、責編制和下達工程、 生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)所需設備、物料采購計劃和外協(xié)加工 計劃；負責采購報銷的審批并履行對采購價格的監(jiān)督； 負責公司物料的庫存與存 量控制；組織對分承包方的資格審查和評價； 協(xié)調(diào)采購部與各事業(yè)部之間的工作； 協(xié)助采購部建立健全比價采購臺帳。 3、公司辦公室 負責編制和下達普通辦公用品、 勞保用品、辦公家具采購計劃；負責上述采 購報銷的審批并履行對采購價格的監(jiān)督。 4、質(zhì)量辦公室 負責組織采購物資及外協(xié)加工件的檢驗、 驗證；參加對分承包方的資格審查 和確認工作； 負責對廠商供貨的產(chǎn)品質(zhì)量進行監(jiān)督， 并將有關(guān)信息及時反饋給采 購供應部與管理規(guī)劃部。 5、各事業(yè)部 負責提出采購及外協(xié)申請計

3、劃并提供準確的采購要求； 將采購產(chǎn)品在使用過 程中發(fā)生的問題及有關(guān)信息及時反饋給管理規(guī)劃部。 采購實施辦法 （一）采購計劃 采購計劃內(nèi)容應包含設備或材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量； 特殊情況時應包含 技術(shù)要求、安裝尺寸、生產(chǎn)廠家、參考價格、交貨期等；若需從供應商處直接發(fā) 運到用戶現(xiàn)場，應注明收貨單位、聯(lián)系人、到站（地址） 、郵編、電話及傳真等。 1、工程、產(chǎn)品項目需要的材料、設備（包括外協(xié)加工）等，由事業(yè)部根據(jù) 合同及設計任務書或生產(chǎn)任務單編制材料、設備需求計劃（又稱“材料表” ）， 經(jīng)管理規(guī)劃部（綜合計劃室） 根據(jù)合同內(nèi)容并結(jié)合庫存情況編制采購計劃下達給 采購供應部。 2、產(chǎn)品研發(fā)項目需要的材料、

4、 設備，由研發(fā)部門編制材料、設備需求計劃， 經(jīng)管理規(guī)劃部（綜合計劃室）審核后編制采購計劃下達給采購供應部進行采購； 少量的規(guī)格、型號不確定的材料、設備（限 2000 元以下）可以由研發(fā)人員自行 采購，但事后必須補辦申購計劃。 3、生產(chǎn)、基建項目（含設備改造和設備維修） 、設計開發(fā)、辦公等需要的設 備和工具， 由使用部門按照公司設備管理制度編制設備需求計劃， 經(jīng)管理規(guī)劃部 （物產(chǎn)資源室）審核并報公司主管領(lǐng)導 （重大項目和設備報董事會） 批準后編制 設備采購計劃，下達給采購供應部。 4、普通辦公用品、勞保用品、辦公家具由使用部門根據(jù)有關(guān)標準和規(guī)定編 制需求計劃，經(jīng)公司辦公室審批后下達給采購供應部。

5、 （二）采購方式 采購供應部按照采購計劃組織實施采購。采購應按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近” 的原則并選擇最有利的方式進行。 采購方式一般有如下幾種： 定點供應商長期報 價采購、議標采購和一般采購。 1、定點供應商長期報價采購 凡經(jīng)常使用且使用量較大的材料， 應事先選定廠商，議定長期供應價格， 采 購供應部根據(jù)議定價格進行采購。 （常用材料與設備見附件） 確定定點供應商的原則： （1）由采購供應部提供擬定為定點供貨廠商名單（每類設備或材料原則上 應有三家以上供貨商，且必須是本公司的合格分承包方） ，以及供貨產(chǎn)品樣本和 報價等資料。管理規(guī)劃部負責組織相關(guān)事業(yè)部、市場營銷部、采購供應部、質(zhì)量 辦公室等部門

6、， 共同對定點供貨廠商進行綜合評價， 篩選出符合條件的供貨廠商 并確定該廠商的供貨資格與供貨范圍。 采購供應部分別與被確定資格的廠商協(xié)商 優(yōu)惠供貨價格、 簽訂供貨協(xié)議。 采購供應部應及時將協(xié)議價格提交管理規(guī)劃部備 案。 （2）采購供應部負責編制包含供貨內(nèi)容及價格的定點供貨廠商名錄，經(jīng)上 述部門認可后分別存管理規(guī)劃部、 采購供應部和質(zhì)量辦公室。 采購供應部與管理 規(guī)劃部依據(jù)此名錄進行采購和審核。 （3）定點供貨廠商名錄每年評審一次，質(zhì)量辦公室、使用產(chǎn)品的相關(guān)事業(yè) 部負責對廠商供貨的產(chǎn)品質(zhì)量進行評價， 管理規(guī)劃部和采購供應部對廠商的交貨 及價格等情況進行評價； 對出現(xiàn)兩次以上嚴重質(zhì)量問題的供貨商要

7、取消其供貨資 格。 （4）生產(chǎn)外協(xié)加工定點廠的確定參照上述辦法進行。新增加的外協(xié)廠商必 須進行實地考察對其生產(chǎn)條件、質(zhì)量保證能力等有關(guān)方面綜合評價后再行確定。 2、議標采購 對于一次采購金額超過界定值的大宗材料與設備， 或重點工程項目中的一些 關(guān)鍵材料與設備，采取議標方式進行采購。步驟如下： （1）采購供應部負責組織相關(guān)事業(yè)部、市場營銷部、管理規(guī)劃部、質(zhì)量辦 公室等部門組成議標小組， 確定參加投標供貨廠商名單 （應優(yōu)先選擇定點供貨廠 商）； （2）由采購供應部向供貨廠商發(fā)出詢價標書并回收標書； （3）議標小組負責對收集到的供貨廠商提供的投標資料進行綜合評審，采 取投票或其他方式確定供貨廠家。

8、議標結(jié)果要形成文件， 經(jīng)議標小組成員簽字后 分別存管理規(guī)劃部和采購供應部； （4）采購供應部據(jù)此與中標的供貨廠家簽訂商務合同。 采取議標方式一次性采購金額的界定值： ?進口材料和設備5萬元 ?國產(chǎn)檢測儀表3萬元 ?計算機、工控機、顯示器以及附件5萬元 ?二類機電產(chǎn)品2萬元 ?變壓器、電抗器3萬元 ?電子類產(chǎn)品 1萬元 ? 生產(chǎn)制造用原材料（包括硅片、鉬片、管殼、鋼板、銅帶、散熱器、 絕緣材料 等）5萬元 ? 外協(xié)加工（包括硬件制造、軟件調(diào)試、噴漆噴塑、電鍍、包裝、運輸 等） 2 萬元 ?常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 1萬元 3、一般采購 不屬于以上兩種情況的采購方式為一般采購。 一般采

9、購要參考市場行情、 過 去的采購記錄或供應商提供的報價，選擇三家以上進行價格對比 , 并以各種方式 向供應商議價， 在保證質(zhì)量和工期的前提下以最低的價格采購。 如果詢到的最低 價格或規(guī)格、型號、 性能參數(shù)與采購計劃提出的要求不相符時， 采購供應部應及 時通知管理規(guī)劃部協(xié)調(diào)處理；若仍有爭議，可采取議標方法處理。 4、比價采購臺帳 采購供應部負責建立健全比價采購臺帳。 比價采購臺帳要有三家以上供應商 的價格對比，臺帳內(nèi)容要包括：材料名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、供應商 的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運雜費用等。 比價采購臺帳要抄報管理規(guī)劃部。 管理規(guī)劃部要協(xié)助并督促采購供應部及時 修

10、改、更新比價采購臺帳。 （三）采購作業(yè)實施 1、采購供應部接到采購計劃以后，要根據(jù)采購事項的輕重緩急確定采購的 先后順 序；符合招標、議標條件的要及時組織議標小組進行招標工作；屬于定 點供應商供貨范圍的及時與供應商聯(lián)系； 屬于一般情況的，按一般采購方式進行。 2、詢價完成后采購經(jīng)辦人員應詳細記錄詢價和議價結(jié)果， 擬定訂購供應商， 與供應商確定交貨日期并簽訂采購合同， 經(jīng)采購部負責人審核 （特殊情況需事業(yè) 部主管領(lǐng)導審核簽字）并報管理規(guī)劃部核準后，方可蓋章生效。經(jīng)招標、議標確 定的采購合同可直接蓋章生效。 采購合同應交給管理規(guī)劃部和財務金融部各一份 備案。 3、采購員要按計劃規(guī)定時間完成采購任務

11、。當采購員、外協(xié)員認為不能按 時按計劃完成某項采購任務時，應及時向管理規(guī)劃部通報并以文字說明原因。 4、采購員、外協(xié)員采購的材料、設備按質(zhì)量辦公室有關(guān)規(guī)定進行檢驗或驗 證后辦理入庫。 在執(zhí)行有直發(fā)現(xiàn)場的采購計劃單時， 應及時將供貨商發(fā)往現(xiàn)場的 發(fā)貨證明返回到管理規(guī)劃部備案，并及時辦理入庫手續(xù)。 5、采購員、外協(xié)員采購的材料在使用中出現(xiàn)問題，采購員要負責與供貨商 聯(lián)系，處理有關(guān)事宜。 如（質(zhì)量和規(guī)格、 型號或技術(shù)性能） 不合格， 要負責退換、 退貨以至索賠。 6、按計劃采購及外協(xié)加工的付款，由管理規(guī)劃部計劃員審核后，再經(jīng)采購 部門負責人簽字，方可辦理付款手續(xù)。 （10 萬元以下由采購部門負責人審

12、批； 10 萬元以上由公司主管領(lǐng)導審批。 ） 7、采購經(jīng)辦人員取得購貨發(fā)票后應及時辦理報銷手續(xù)。報銷單據(jù)由采購部 門負責人簽字（計入事業(yè)部采購附加費用的，由事業(yè)部領(lǐng)導審批） ，經(jīng)管理規(guī)劃 部審核后，方可辦理報銷手續(xù)。管理規(guī)劃部計劃員在審核時應對所購材料的型號、 數(shù)量、價格進行核對，并逐項記錄備案。 特殊情況處理辦法 1、特殊情況下，采購供應部可委托事業(yè)部進行采購及外協(xié)加工，但必須嚴 格按本制度有關(guān)原則執(zhí)行。 2、事業(yè)部調(diào)試人員在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料 （ 價格低于 500 元）可自行采 購，回單位后由事業(yè)部領(lǐng)導審核簽字并向管理規(guī)劃部補交采購計劃單及填寫領(lǐng)料 單。（在現(xiàn)場自行采購的材料累計金額高于 500 元，低于 5000元，經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導 批準；累計金額高于 5000元，由公司主管領(lǐng)導批準。 ） 3、特殊情況下，經(jīng)公司主管領(lǐng)導同意后，可依據(jù)市場營銷部的合同供貨清 單先行采購，事后由事業(yè)部補辦采購計劃申請單。 附件：常用材料與設備 ? 進口控制裝置與檢測儀表 ? 國產(chǎn)普通與特殊檢測儀表 ? 計算機、工控機