電子檔案管理系統(tǒng)解決方案

1、電子文檔信息管理系統(tǒng)解決方案山東東旳電子科技有限公司1. 系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設(shè)計(jì) 11.1總體功能設(shè)計(jì)11.2信息管理41.2.1 數(shù)據(jù)錄入51.2.2文件上傳、下載61.3日常管理71.3.1 檢索查詢(xún)71.3.3統(tǒng)計(jì)報(bào)表81.4視頻資料管理 101.4.3 媒體文件資料管理 101.5系統(tǒng)設(shè)置 111.5.1建立符合用戶要求的文檔管理結(jié)構(gòu) 111.5.2對(duì)現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的其他設(shè)置 121.6系統(tǒng)安全131.6.1 用戶管理141.6.2角色管理141.6.3權(quán)限管理141.7日志管理171.8數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份 181.8.1 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)181.8.2數(shù)據(jù)備份201.系統(tǒng)功能模塊的劃

2、分和各模塊的設(shè)計(jì)1.1總體功能設(shè)計(jì)如圖所示:外就好潤(rùn)忡薪逼彌常曲時(shí)整體系統(tǒng)繪構(gòu)示迢團(tuán)0i1ftriijj系企業(yè)網(wǎng)，:IIIPIIII II9III紙介伍四奏噸妁戡據(jù)打訊輔出光盤(pán)蒂分臉h爵艾檢賤電子文檔信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)如上面的系統(tǒng)邏輯架構(gòu)，根據(jù)文檔管理工作的分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)設(shè)置、軟件接口六個(gè)部分。其中信息采集、日常管理和信息服務(wù)三部分包括了用戶文檔信息管理的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)了文檔信息的收集整理、日常管理和利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。信息采集主要負(fù)責(zé)文檔信息的整理、編目與電子文件的自動(dòng)掛接， 完成文檔信息的收集、錄入和數(shù)字化工作。日常管理部分主要

3、完成電子文檔的鑒定、銷(xiāo)毀、移交、編研、征集等工作，同時(shí)可以輔助實(shí)體管理、形成文檔的目錄、進(jìn)行借閱、利用、統(tǒng)計(jì)等管理工作。信息服務(wù)主要通過(guò)簡(jiǎn)單方便的方式，為用戶提供快捷的文檔信息服務(wù)。系統(tǒng)安全則充分保證了文檔系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性，使對(duì)電子文檔信息的安全管理能夠控制到每一具體功能操作和每一具體文件。系統(tǒng)設(shè)置部分為用戶搭建符合自身文檔信息管理需要的文檔管理結(jié)構(gòu)提供了定制工具,可以讓用戶自己量身定制本單位的文檔管理結(jié)構(gòu)，無(wú)論是從眼前，還是從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，都將比廣分槪管理祝限設(shè)章散禍繪護(hù) 數(shù)字化工作管理數(shù)據(jù)錄入老系統(tǒng)中電子文庫(kù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換其它收集整編編目文件待歸檔庫(kù)目錄信息米集0/接口電子原文信息采集部分功能示意

4、圖1.2.1 數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入功能示意圖數(shù)據(jù)錄入的功能和流程如上圖所示，用戶在進(jìn)行項(xiàng)目、案卷和文件的錄入工作時(shí)， 系統(tǒng)提供了添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，錄入時(shí)能夠按照用戶需要自動(dòng)生成文檔 管理所需的流水號(hào)、文檔號(hào)等各種序號(hào)，支持自動(dòng)校驗(yàn)、修改和重新排序功能，并可任意指 定某一記錄進(jìn)行復(fù)制。數(shù)據(jù)錄入提供雙人同時(shí)錄入相同條目，系統(tǒng)自動(dòng)判斷錄入的正確性（二人錄入的信息是否一致），給出錯(cuò)誤提示，由第三人校對(duì)修正的校對(duì)功能。修改后重歸檔功能可以使被修改后的電子文檔替換掉舊文檔，使用戶能夠在檢索查詢(xún)時(shí)直接瀏覽到修改后的新電子文件。 同時(shí)，記錄了修改信息和舊文檔，以備用戶對(duì)文檔修改情 況的跟蹤。

5、電子文件的批量掛接功能可以將用戶已錄入的文檔記錄和電子文檔原件根據(jù)某種規(guī)則 自動(dòng)對(duì)應(yīng)，以使查詢(xún)用戶能夠在檢索到文檔條目的同時(shí)瀏覽電子原件，并減輕了文檔人員的錄入工作量。分類(lèi)表管理則可以讓文檔管理人員隨時(shí)可以建立、編輯和修改文檔的分類(lèi)表， 為數(shù)據(jù)錄入創(chuàng)造條件。系統(tǒng)支持分散整理的需要，可以滿足不同部門(mén)分布式立卷要求。兼容新老立卷方式。文件傳輸設(shè)置可以控制電子文件的各種掛接方式，滿足用戶電子文件來(lái)源復(fù)雜的需求。另外，系統(tǒng)還提供批量修改等簡(jiǎn)單方便的數(shù)據(jù)操作功能122 文件上傳、下載對(duì)不同用戶身分對(duì)文檔的可操作權(quán)限不同。對(duì)管理員而言，對(duì)上傳文檔（上傳的文檔可以分為共享文檔和不共享文檔 ）、下載共享文檔、

6、刪除共享文檔和管理員自己上傳的文檔、 瀏覽共享文檔、修改用戶上傳的共享文檔的相關(guān)信息。對(duì)普通用戶而言，瀏覽共享文檔、上 傳文檔（上傳的文檔可以分為共享和非共享）、下載共享文檔和刪除自己上傳的文檔。N用戶流程圖1.3日常管理1.3.1 檢索查詢(xún)查詢(xún)?yōu)g覽界面在用戶權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利 用。系統(tǒng)可以瀏覽200多種文件格式（象常見(jiàn)的文本、表格、各類(lèi)圖形圖象和數(shù)據(jù)庫(kù)文件） 并可外掛瀏覽器以適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新文件格式，同時(shí)支持多媒體文檔的在線播放。條件檢素 檢素結(jié)果文檔檢索功能圖如上圖所示，文檔檢索子系統(tǒng)由條件檢索和文件瀏覽器設(shè)置等功能模塊組成。條件組合檢索

7、 使用戶能夠根據(jù)項(xiàng)目、案卷和文件信息中的所有字段進(jìn)行各種條件的組 合，形成條件表達(dá)式進(jìn)行檢索。上述網(wǎng)上的檢索查詢(xún)均受到權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中用戶和文檔權(quán)限的限制。133統(tǒng)計(jì)報(bào)表新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)報(bào)表設(shè)計(jì)提供各模塊使用復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)模板管理修改屬性統(tǒng)計(jì)報(bào)表統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能示意圖案卷庫(kù)和文件庫(kù)中的統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)可以對(duì)電子文檔庫(kù)所有文檔類(lèi)型下的工程項(xiàng)目庫(kù)、 所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出。 可以打印所有文檔管理所需的信息， 例如：卷內(nèi)目 錄、案卷目錄、背考表等。該子系統(tǒng)由新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、 修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、 修改屬性、報(bào)表設(shè)計(jì)和報(bào)表模板管理等功能模塊組成。提供給用戶充分的自定義空間，

8、 能夠根據(jù)用戶的需要進(jìn)行各種形式的自定義統(tǒng)計(jì)并生成 相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印輸出。新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)可以建立電子文檔庫(kù)中所有字段的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，即從庫(kù)中選出那些字段需要統(tǒng)計(jì)和打印。由以下步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)：建立統(tǒng)計(jì)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立示意圖選統(tǒng)計(jì)表：使得用戶可以從庫(kù)中選擇要統(tǒng)計(jì)和打印的子庫(kù)。例如：黨群關(guān)系案卷庫(kù)、文件庫(kù)。定義關(guān)聯(lián)關(guān)系：由于可以選多個(gè)庫(kù)， 所以要定義庫(kù)與庫(kù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。例如：案卷庫(kù)中的檔號(hào)字段應(yīng)對(duì)應(yīng)文件庫(kù)中的所屬卷號(hào)。選統(tǒng)計(jì)字段：在所選庫(kù)中確定要統(tǒng)計(jì)和打印的字段。排列順序：可確定統(tǒng)計(jì)報(bào)表中記錄的排序。修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改屬性：可以方便用戶生成新的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，只要對(duì)已有統(tǒng)計(jì)項(xiàng)做較小的改動(dòng)，無(wú)須從頭

9、開(kāi)始。報(bào)表設(shè)計(jì)使用戶可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立和設(shè)計(jì)各種形式的報(bào)表，以滿足用戶的各種需求。該功能模塊結(jié)合了 WOR的排版功能和EXECL勺統(tǒng)計(jì)功能，可以輸出圖文并貌的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔號(hào) # F 編制R朗12M1-6121 .SfX-1翰雷苗木桿庫(kù)工程丈事討梢片圖舐gE嗆爾淇屯力工1訴囂0552電覇工區(qū)打醬稷工晉審1ft攻件捷幵旌工&2S199T. 0T. 05fei22201-1 a電斶工區(qū)抄舍樸工器阻更及龍二記錄TS4137. 0T. 05翹主42201-1 ni-S； -3電焼：LIZ力桜工IS決算書(shū)3辭197. 0T. 05&2201-1電霜工呂力検工器玻算書(shū)114址苗工出住襯193TuOT. 05

10、沁G2203-1制拓工國(guó)辦總機(jī)工秤罄談註曲電粵茸曲 虹閱釘3T霍試工程住祠199T.0T. 057電編H兇辦泊槎工轉(zhuǎn)牟衛(wèi)郁芳鍍工圖1建圖工程企司19307.05雄密S2303-1111-W定簡(jiǎn)工區(qū)打泊梅工裡耦歩質(zhì)證明皿思6兀建站工程2詞199L0L05核9SSOJ-llS-l-iKifi-l送齟工區(qū)衿必輕工程戰(zhàn)工醫(yī)519建場(chǎng)工程沏100.051Q2203-1151-1壬墓幽電弄圈城養(yǎng)料枝獰書(shū)144五泉供電祈19899.101Jn*卩址亡i ot 3DJT-nd tar Tindcs!j HM逅TTStist77F * 已叢1W悴:,.孑Itii權(quán)黑干至It.5 ? -t .* mb io=La

11、 |統(tǒng)計(jì)報(bào)表實(shí)例總之，通過(guò)報(bào)表設(shè)計(jì)功能可以實(shí)現(xiàn)任何復(fù)雜報(bào)表的打印和統(tǒng)計(jì)，滿足各種用戶對(duì)報(bào)表的不同要求。1.4視頻資料管理采用B/S的軟件架構(gòu)對(duì)視頻資料管理進(jìn)行管理。1.4.3視頻資料管理是業(yè)務(wù)管理員對(duì)已有權(quán)限媒體文件資料庫(kù)媒體文件編目屬性著錄的工作模塊。媒體文件資料管理模塊，可以管理已知的所有格式的電子數(shù)據(jù)文件，包括多媒體：MPEG1MPEG2MPEG4AVI、DAT VOB MOV RM RMVB FLV、MXF MP3 WM4 ASF4 SWF RT SMI （字幕）、ASX（元文件）等，管理員權(quán)限執(zhí)行添加文件、刪除文件、替換文件的操作。提供媒體文件資料 的發(fā)布、下載和密級(jí)管理的工作流程。

12、媒體文件資料工作模塊也采用樹(shù)形目錄方式，類(lèi)似 Windows的資源管理器，簡(jiǎn)單明了的顯示上載到媒體庫(kù)的媒體文件（我的文件夾）。用戶選 擇編目的媒體文件后，做簡(jiǎn)單的正題名、分類(lèi)、選擇資料庫(kù)的著錄操作，就可完成媒體資料 文件的編目屬性著錄。發(fā)布完成后，不用切換工作模塊，就可以實(shí)現(xiàn)媒體資料的檢索。在這 個(gè)功能模塊中，業(yè)務(wù)管理員只能對(duì)自己上載的媒體文件和由他自己創(chuàng)建的組的用戶上載的媒 體文件，做編目屬性著錄和發(fā)布。發(fā)布操作受系統(tǒng)后臺(tái)參數(shù)控制，默認(rèn)是編目完成后直接發(fā)布。1.5系統(tǒng)設(shè)置該部分為文檔用戶提供了一個(gè)功能豐富的自我設(shè)計(jì)平臺(tái)，用戶可以根據(jù)本單位文檔管理的規(guī)范和需求，對(duì)文檔系統(tǒng)進(jìn)行自由的定義（其中包

13、括各種文檔類(lèi)型，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，用戶錄入的界面，分類(lèi)方法等），使文檔系統(tǒng)在用戶手中變成一套為用戶所在單位量身定制的數(shù) 字文檔管理系統(tǒng)。如下圖所示:jOttiSlFTJfitt(sTjnlI峯 ft*Aira if耳常啊遇 j&電W EiirtMl口 巒立迓: 呼 KLAJIRFftB .：爐曲絆曲. 環(huán)手晳對(duì)吐視. r tl岳SM畳辱 iHif# 二善毆口晉I文書(shū)首窮s*E + 囲1 r E 性；* 疋 X 陽(yáng)用名於卷赳言守克朱#S=t科1$甘霜是量 量國(guó)Oinr計(jì)兗書(shū)楚霽尙矢合計(jì)若整 企襯存計(jì)芍囂皆wtSS 克立書(shū)M主酣 軒踐莒誓宅趙年 畜文書(shū)檔舞齊歸堀 .文書(shū)時(shí)苗聲E111 i -1!八 7

14、. II無(wú)無(wú)疋花無(wú)無(wú)無(wú)afiUll? F3j=CT!5a1.5.1 建立符合用戶要求的文檔管理結(jié)構(gòu)用戶一般需建立以下文檔管理的結(jié)構(gòu):文檔類(lèi)型項(xiàng)目分類(lèi)表案卷J文件電子原件上述工作可以通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)中：自定義文檔類(lèi)型、選擇文檔類(lèi)型、自定義數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、查看庫(kù)結(jié)構(gòu)和分類(lèi)表管理五個(gè)功能模塊實(shí)現(xiàn)。自定義文檔類(lèi)型用戶可根據(jù)本單位文檔管理的要求，建立所需的文檔類(lèi)型，例如：黨群關(guān)系、行政管理、基本建設(shè)等，并可以隨著工作的發(fā)展任意添加新的文檔類(lèi)型，例如：圖書(shū)資料、聲像文檔等。提供用戶自定義文檔類(lèi)型的主要功能如下：添加：添加文檔類(lèi)型并定義其屬性。包括：文檔名稱(chēng)以及該當(dāng)案類(lèi)型是否包含項(xiàng)目、案卷和分類(lèi)表等屬性。刪除

15、：刪除已建立的文檔類(lèi)型復(fù)制：可以復(fù)制已有文檔類(lèi)型的屬性、庫(kù)結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)，形成新的文檔類(lèi)型。恢復(fù)：恢復(fù)已刪除的文檔類(lèi)型。屬性：可以更改任一文檔類(lèi)型的現(xiàn)有屬性，即:是否包含項(xiàng)目、案卷和分類(lèi)表。選擇文檔類(lèi)型選擇文檔類(lèi)型就是指定以后要操作的文檔類(lèi)型。如果您的系統(tǒng)中有兩種或兩種以上的文檔類(lèi)型，在進(jìn)行各種功能操作之前， 必須指定文檔類(lèi)型， 以確定后續(xù)的操 作是針對(duì)哪一個(gè)文檔類(lèi)型進(jìn)行的。自定義數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)根據(jù)用戶選定的文檔類(lèi)型及其屬性建立相應(yīng)的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)。提供用戶的主要功能如下：插入、添加和刪除：用戶可對(duì)系統(tǒng)默認(rèn)的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)字段進(jìn)行任意的編輯，以滿足用戶文檔管理的需求。建庫(kù)：對(duì)已定義好的

16、上述數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行確認(rèn)和正式建立。定義錄入界面：用戶可分別對(duì)已建立好的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)結(jié)構(gòu)定義其錄入和查詢(xún)界面。系統(tǒng)提供給用戶的自定義功能十分的豐富：用戶不僅可以自定義字段的排列位置和顯示大小，而且可以定義字段的輸入方式、下拉選擇框、初始值、 字段組合、字體等等一系列功能，使得用戶可以充分發(fā)揮自己的天賦，設(shè)計(jì)出任意美觀和實(shí)用方便的用戶界面來(lái)。查看庫(kù)結(jié)構(gòu)用來(lái)察看建立好的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)分類(lèi)表管理用戶可根據(jù)本行業(yè)的文檔分類(lèi)規(guī)范建立相應(yīng)的樹(shù)型分類(lèi)結(jié)構(gòu)（分類(lèi)表）。任意添加、添加子項(xiàng)、刪除、刪除子項(xiàng)分類(lèi)字及其內(nèi)容（含義），并可任意選擇分類(lèi)字 的連接符，還可以從參數(shù)表中掛接分類(lèi)項(xiàng)，

17、使用起來(lái)十分的靈活。1.5.2 對(duì)現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的其他設(shè)置代碼表設(shè)置代碼表就是系統(tǒng)中公用的表， 如密級(jí)、專(zhuān)業(yè)、部門(mén)等，這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多次使用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時(shí)，需要多次重復(fù)性輸入。為此把它們?cè)O(shè)置為代 碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項(xiàng)而不必手工錄入。系統(tǒng)提供用戶對(duì)代碼表設(shè)置的主要功能有：新建、修改、錄入、刪除和屬性設(shè)置。用戶根據(jù)使用情況可建立越來(lái)越多的代碼表供用戶選用， 可以為用戶使用文檔管理系統(tǒng)提供極大的方便。1.6系統(tǒng)安全文檔系統(tǒng)的安全主要包括三部分：與文檔系統(tǒng)訪問(wèn)安全設(shè)計(jì)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設(shè)計(jì)和日志管理。其中：與文檔系統(tǒng)訪問(wèn)安全設(shè)計(jì)包括文檔管理軟件中的權(quán)限管理；數(shù)據(jù)庫(kù)訪

18、問(wèn)密鑰；防擴(kuò)散措施（IP和MAC地址綁定）。系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設(shè)計(jì)包括文檔數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和備份；電子文件的安全利用。日志管理包括系統(tǒng)日志、借閱日志和鑒定銷(xiāo)毀日志三部分，提供了完整的日志管理。如下圖所示，在電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、 安全方面我們由權(quán)限管理和存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)安全兩部分 共五個(gè)功能模塊組成。其中權(quán)限管理主要完成電子文檔管理系統(tǒng)對(duì)用戶和文檔權(quán)限的控制功 能，包括了權(quán)限管理和臨時(shí)賦權(quán)兩個(gè)功能模塊；存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)安全部分主要保證電子文檔數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期、安全的存儲(chǔ)以及災(zāi)難的預(yù)防和恢復(fù)，包括：數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)壓縮和數(shù)據(jù)加（解）密 三個(gè)功能模塊。下面就分別介紹上述內(nèi)容的各部分設(shè)計(jì)。權(quán)限和數(shù)據(jù)安全部分的設(shè)計(jì)特色如下：軟件中對(duì)

19、文檔的權(quán)限可以控制到每一份文件是否可以瀏覽、下載和借閱。針對(duì)越權(quán)查詢(xún)的情況，提供方便的臨時(shí)賦權(quán)功能。與中辦機(jī)要局的加密系統(tǒng)完美集成，充分保證了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、權(quán)限、傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題，并已經(jīng)有成功案例?？刹捎昧骷夹g(shù)對(duì)電子文件原文進(jìn)行瀏覽和下載，不會(huì)形成臨時(shí)文件、最大限度地保障了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。用戶?quán)限和數(shù)據(jù)安全示意圖備份存儲(chǔ) 設(shè)備1.6.1 用戶管理對(duì)不同用戶身份登錄，對(duì)用戶管理功能的操作權(quán)限不同。若為管理員身份，能對(duì)用戶的進(jìn)行添加、刪除、修改管理員個(gè)人的密碼、修改管理員自身及其它用戶的相關(guān)信息的操作。若為普通用戶登錄，就只能對(duì)用戶自已的密碼及個(gè)人信息進(jìn)行修改。162 角色管理對(duì)角色進(jìn)行添加，

20、修改，刪除等操作，并且同用戶管理相關(guān)聯(lián)。在對(duì)角色進(jìn)行操作時(shí), 用戶管理中用戶的角色信息將進(jìn)行相應(yīng)的操作。163 權(quán)限管理電子文檔管理的主要目的之一，就是能夠使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的用戶可以根據(jù)需要隨時(shí)在本 機(jī)上就可以檢索、查詢(xún)、瀏覽和下載所需的文檔資料。但是眾所周知，文檔是帶有保密性質(zhì)的。權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)使文檔管理人員在網(wǎng)上既可保證有權(quán)用戶對(duì)文檔的有效利用，又可限制用戶對(duì)文檔的使用權(quán)限， 更可以保障文檔的安全與可靠。文檔管理人員可通過(guò)該模塊對(duì)網(wǎng)上的每一個(gè)用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門(mén)或?qū)I(yè)對(duì)文檔的權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè)置， 并可細(xì)化到某一案卷和文件的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為

21、某 一用戶臨時(shí)賦權(quán)。權(quán)限設(shè)置好后，除臨時(shí)賦權(quán)外，不需要再進(jìn)行日常繁瑣的檢索、 借閱、歸還等工作， 而只需要定時(shí)的對(duì)文檔利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)即可，對(duì)文檔的查詢(xún)和瀏覽可由用戶自己在網(wǎng)絡(luò)上通過(guò)我們提供的信息服務(wù)方式完成。權(quán)限管理流程示意圖上圖為用戶進(jìn)行文檔利用時(shí)的權(quán)限管理流程。如果一個(gè)部門(mén)的用戶要查詢(xún)文檔，需先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行常規(guī)審批，通過(guò)后再根據(jù)自身的權(quán)限，在允許的范圍內(nèi)享受文檔的信息服務(wù)。如果因工作需要而需越權(quán)查詢(xún)文檔，則需進(jìn)行臨時(shí)賦權(quán)， 確定審批流程，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上賦權(quán)后進(jìn)行利用。 賦權(quán)流程設(shè)計(jì)為用戶直接提交主管領(lǐng)導(dǎo)，主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)所要查詢(xún)文檔的性質(zhì)，確定由哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批，就這樣完成審批流程。瀏覽權(quán)限管

22、理下載借閱權(quán)限管理權(quán)限管理示意圖如上圖所示，權(quán)限管理子系統(tǒng)主要由用戶管理和權(quán)限管理二個(gè)模塊組成。通過(guò)對(duì)部門(mén)和具體用戶的控制、對(duì)具體文檔可那些部門(mén)瀏覽、下載和借閱的控制，充分保障電子文檔管理 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。用戶管理本系統(tǒng)的用戶共分為四類(lèi)， 分別是：文檔管理員、兼職文檔管理員、普通用戶和賦權(quán)人。 只有在用戶管理中登記過(guò)用戶才能進(jìn)入本文檔管理系統(tǒng)中。文檔管理員、兼職文檔管理員、 賦權(quán)人和普通用戶根據(jù)自身權(quán)限，可以進(jìn)入不同的子系統(tǒng)。 用戶管理包括用戶維護(hù)、 系統(tǒng)使用許可設(shè)置、文檔使用許可設(shè)置。用戶設(shè)置包括用戶列表、添加、修改、刪除某個(gè)用戶。用戶列表中反映出用戶的信息和 使用權(quán)限。系統(tǒng)管理員可以隨時(shí)添

23、加和刪除某個(gè)用戶，也可以修改用戶的權(quán)限。組設(shè)置可以讓用戶根據(jù)實(shí)際需要來(lái)定義，可以是單位的部門(mén)，也可以是設(shè)計(jì)院的專(zhuān)業(yè)。同時(shí)也可以定義部門(mén)之間的從屬關(guān)系或?qū)I(yè)之間的借閱關(guān)系。包括添加、修改、刪除某個(gè)組和定義子組/父組關(guān)系。系統(tǒng)使用許可可以設(shè)置不同用戶對(duì)TH-AMS98軟件中十個(gè)子系統(tǒng)的使用權(quán)限。這樣，即使用戶在任何機(jī)器上，也可以限制他的使用權(quán)限。文檔使用許可可以設(shè)置不同用戶對(duì)不同文檔類(lèi)型的操作權(quán)限。這樣，有些安全要求較高的文檔類(lèi)型（如會(huì)計(jì)文檔）可以對(duì)用戶的操作進(jìn)行有效的限制。+遛瞬0 M 口u.i 工具ij:t,i 訕HO| “潘加|用戸優(yōu)網(wǎng) 用戶習(xí) 密 眾密 碼確認(rèn)密碼苑 述用戶舄敎FIT* -

24、 BL 理1t dr w借聞胃理|檔案侵用許可|系坑使用許可t扯處ib部 A舍奔棄m習(xí) 初辦叮檔人艷 所o&dcj耳t檔秦類(lèi)您是扌?nn?-ntAMS弼尸客|用戶代碼I根瞞a別密圾用戶管理界面權(quán)限管理用于文檔管理人員設(shè)置文檔的利用權(quán)限。可以針對(duì)某一案卷和文件，也可以針對(duì)一批文件?？煽刂莆募芊癖荒骋挥脩?.7日志管理文檔提供了全面的日志管理，包括：系統(tǒng)日志、借閱日志和鑒定日志三部分。如圖:玄于 JUHalG 訓(xùn)in tagrEMm 仆* 生|Q轉(zhuǎn)船；展筑購(gòu)平來(lái)鐵rtiwaZ陽(yáng)4豪0 WW1S I WHi1ft乍邑爭(zhēng)屈占12D06-OKLROOTZOW-Q6h01中口基找電檔狂加勺ETK.SMf

25、t-OeHai檔真夷31陸舛來(lái)ZW35-O&-LZBKT尢書(shū)aw :m 1廠iSW申.1Z空司2W5-09-L2mor伽M件丈書(shū)旦2廣西區(qū)電廓舍可:2&B-Q&-L2臥畢m冗丼艾書(shū)整事：怦4廠25區(qū)電情曲可.2PW-09-L2ro&t滙!M工祥空椚檔第，：坤）1廠百世電時(shí)總R:2S-flD-L2pfioE文書(shū)雋實(shí)用）1便:于曲耳本繩盤(pán)IZUM-09i7but丈書(shū)23M5rOW?rwt訊尉片目女*時(shí)栄:坤，2EDK-OM?KOTm&.nis:) 22OQ&-0W?fiwrwBUAflB3fe 22KB-09-.12:ROOT卅量2遷墅福文1文書(shū)*T6!WP11ZKS=Q9-C(ZROOT應(yīng)SI丈

26、i丈書(shū)出*：#疥吐，并卻motJit量肝氐si曲文i文書(shū)特勒:件:戎于啟潭等向志qZWK-aMEBOOT琨量磴曲勢(shì)文$丈書(shū)總書(shū)；-；畫(huà)于再丟中耳同:2M6rO&-ROOT扯直皿忠”丈1文+旦整:悴:戎于 KifitflAs2&0er0&-G2ROOT楓量1?住燮抽文1文書(shū)撈熹杵）關(guān)干?E#t tfl=Z0CB-U9-GSKOT扯俺奩St丈詼15H1E，:由y.+Rfl.-Kwnq2tK6-OS-EfbQOfr卅量膿我曽文1文書(shū)特#：眸）便:于號(hào)艮.警LZD05-OSHEioarMLif刊群丈（丈書(shū)ransw-fl-iFra?2M6-0&-4EKBT惟量肝出曲立1立書(shū)檔寒BOOT去干晏文融耳罔:

27、fcKT扯萱妙去丈I空*采:甘咬于齊巖赫同2MS-0&-OC2:ROOT卅置能世聲1文I文書(shū)筒案州）任 |I1FZKS-Q9-OEBMT丈（丈書(shū)ran:常=于i-WFrasIBQT北置績(jī)氐曲 文1文書(shū)檔築:申犬于烝僦圧帆Fzm-as-ozSKT川量話中聲丈i丈柚3離：-；關(guān)于玄建圧識(shí)ROOT山苣啟氐0苗丈認(rèn):*出累:悴、氏子J1廣拒仕氓2iXBrflBHS=:ROOT推矍證4嘗斜文1文書(shū)整和:常至干*妙揮冏:ZKS-09-CEBOOTilltllf9fli: ft-：倉(cāng)于林 H晉團(tuán)日 JJf朮應(yīng)插忙日走苗單I阡耳的時(shí) 辛LOTHO棗睛息系統(tǒng)日志系統(tǒng)日志提供了完備的系統(tǒng)操作記錄，女口：登陸系統(tǒng)、

28、錄入數(shù)據(jù)、系統(tǒng)日志還可以記錄操作人的詳細(xì)信息。日志庫(kù)記錄了文檔系統(tǒng)的全部操作，并提供日志打印、判別提供了依據(jù)備份等功能,瀏覽電子文件等。為事故診斷和責(zé)任1.8數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份1.8.1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式企業(yè)文檔管理系統(tǒng)在充分考慮了大數(shù)據(jù)量的存儲(chǔ)和文檔檢索速度的基礎(chǔ)上,采用了目錄和原文分別存儲(chǔ)、文檔和待歸檔文件分庫(kù)存儲(chǔ)的方式。檔案目錄庫(kù)歸檔電子文件待歸檔庫(kù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式示意圖如上圖所示，電子文檔目錄存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中，而電子原文則存放在文件服務(wù)器上，這樣，使得數(shù)據(jù)庫(kù)占用空間小、數(shù)據(jù)備份方便、檢索查詢(xún)速度很快。與電子文檔庫(kù)結(jié)構(gòu)相同的待歸檔庫(kù)用于存放整理前的文件，例如：0A歸檔的、其它部門(mén)移交

29、的文件目錄， 可以由文檔人員進(jìn)行隨意整理， 而不會(huì)影響正式文檔庫(kù)， 整理完 畢后編目歸入正式文檔庫(kù)。待歸檔庫(kù)和電子文檔庫(kù)通過(guò)系統(tǒng)提供的掛接功能與電子原文相連接，當(dāng)用戶檢索到目錄需要瀏覽原文時(shí)，可馬上找到對(duì)應(yīng)原文進(jìn)行顯示。數(shù)據(jù)壓縮存儲(chǔ)格式數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄不存在壓縮問(wèn)題，因?yàn)樗伎臻g及小， 一般只需幾百兆就行。 而電子文檔原文的存儲(chǔ)量巨大，一般采用壓縮格式存儲(chǔ)。隨著硬件設(shè)備的發(fā)展，大容量高速存儲(chǔ)設(shè)備的層出不窮，存儲(chǔ)空間的矛盾已經(jīng)得到徹底解決。目前一塊硬盤(pán)的容量已經(jīng)達(dá)到70G 140G可以存儲(chǔ)約14萬(wàn)張、28萬(wàn)張A0幅面的工程圖紙，如果是A4的文件，將會(huì)是A0的16倍，而一臺(tái)服務(wù)器就可支持 6到12塊硬盤(pán)甚至 更多。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)總量可以達(dá)到TB級(jí)以上。而文檔是需要長(zhǎng)期保存的，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件的存儲(chǔ)格式也在產(chǎn)生著快速的變化，可能 5到10年后，我們所存儲(chǔ)的電子文件格式已經(jīng)無(wú)法打開(kāi)，更談不上再 利用的問(wèn)題了。因此將各種電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)應(yīng)該和電子文件的長(zhǎng)期有效保管結(jié)合 起來(lái)綜合考慮，應(yīng)盡量采用國(guó)際通用的數(shù)據(jù)交