銷售訂單處理流程及操作步驟-全

1、頁眉銷售訂單處理流程及操作步驟接受銷售訂單在接到客戶傳真或 e-mail 發(fā)出的訂單后， 首先區(qū)分是南區(qū)客戶還是北區(qū)客 戶，然后分別由負(fù)責(zé)南、北區(qū)訂單處理的銷售助理進(jìn)行后續(xù)處理； 銷售助理的職責(zé)銷售助理拿到訂單后，需要檢查如下事宜：1、查看訂購的產(chǎn)品名稱、 型號(hào)、 數(shù)量等是否清楚， 對(duì)于看不清楚的信息及時(shí)與客戶聯(lián)系確認(rèn)并標(biāo)注在訂單上；2、根據(jù)客戶的原始訂單， 將客戶名稱和訂貨數(shù)量錄入到電子版的標(biāo)準(zhǔn)訂單上（標(biāo)準(zhǔn)的銷售訂單請(qǐng)見附件 1，上面已經(jīng)有產(chǎn)品目錄和對(duì)應(yīng)單價(jià)，只需錄 入數(shù)量即可， ）將標(biāo)準(zhǔn)訂單上自動(dòng)計(jì)算的訂貨金額與客戶的原始訂單金額 核對(duì)，如有問題，需要及時(shí)查明原因并進(jìn)行改正。如果客戶有特殊

2、要求， 如發(fā)貨地址變更等， 也需要在此表的備注上注明。 核對(duì)無誤后， 銷售助理 保存該訂單并退出。 該標(biāo)準(zhǔn)訂單需要設(shè)置成共享格式， 以便于銷售會(huì)計(jì)訪 問。此 Excel 表同時(shí)用于與銷售審核錄入員每日末的核對(duì)。3、對(duì)于非月結(jié)客戶，查看該訂單是否已有對(duì)應(yīng)的銀行匯款水單。（ 1） 如果有水單，再將匯款水單上的金額與訂貨金額比較。（ a）如果水單金額大于等于本次訂貨金額，則銷售訂單審核通過。（b） 如果水單金額小于本次訂貨金額，則向客戶聯(lián)系查明原因，視金額 大小分別進(jìn)行如下處理： 對(duì)于有信用額度的客戶，如果欠款金額小于信用額度，可以現(xiàn)行審批通過， 同時(shí)要求客戶承諾于下次訂貨時(shí)一起打款并獲取客戶的承諾

3、函；如果欠款金 額大于信用額度，對(duì)于差額部分則可以先讓負(fù)責(zé)的銷售人員進(jìn)行擔(dān)保，若銷 售人員擔(dān)保額度不夠則要求客戶補(bǔ)齊貨款，銷售助理在獲取擔(dān)保函或補(bǔ)款的 水單后方可審核通過。（在正式的信用額度制定出來之前，所有客戶的信用額度是1000 元）（2）如果沒有收到客戶回款的水單，則需要與客戶溝通查明原因。分情況 分別獲取銷售人員的擔(dān)保、營(yíng)銷總監(jiān)簽署的延期付款協(xié)議或打款水單后方能 通過審核。4、對(duì)于月結(jié)客戶， 接到訂單后先查看該客戶是否尚未結(jié)清上月的款項(xiàng)， 如果上月款項(xiàng)尚未結(jié)清， 則銷售助理需要與客戶溝通說明情況要求先結(jié)清拖欠 款項(xiàng)。經(jīng)溝通，如果客戶確有困難暫時(shí)無法付款的，可分情況分別對(duì)待： 對(duì)于與我公

4、司有較長(zhǎng)時(shí)間合作且一貫信用良好的企業(yè)， 可以給予一定額度 的信用，對(duì)于可用信用余額內(nèi)的訂貨在取得客戶承諾付款函以后可以允許 通過審核（可用信用余額指我公司給予該客戶的信用額度扣除尚未付清的 應(yīng)收賬款后的余額） ，對(duì)于沒有信用額度或者信用額度不夠的客戶，可以 通過銷售人員的擔(dān)保（擔(dān)保金額不能超過該銷售人員本身的擔(dān)保額度） 、 營(yíng)銷總監(jiān)簽署的簽署延期付款協(xié)議等方式給予通過審核。 對(duì)于既無信用額 度，又未獲得銷售人員擔(dān)保， 也未取得延期付款協(xié)議的客戶， 而前期尚有 拖欠的貨款的情況下， 禁止發(fā)貨。 如果上月款項(xiàng)已經(jīng)結(jié)清， 則對(duì)于月結(jié)客 戶一律通過審核。5、由于銷售人員不在辦公室而無法及時(shí)出具書面擔(dān)保

5、， 為了減少可能導(dǎo)致的頁眉擔(dān)保延遲，對(duì)于出差在外的銷售人員，擔(dān)?？梢韵纫?email 或短信的方式 同時(shí)發(fā)給銷售助理和銷售審核銷售審核錄入員， 在返回辦公室的當(dāng)天補(bǔ)充 辦理正式書面擔(dān)保手續(xù)。 銷售助理要督促并協(xié)助銷售人員及時(shí)辦理書面擔(dān) 保手續(xù)，銷售助理需要把短信或 email 形式的擔(dān)保準(zhǔn)備成紙面形式，督促 銷售人員返回辦公室時(shí)簽字確認(rèn)。 補(bǔ)辦完成的擔(dān)保手續(xù)需要遞交給銷售審 核錄入員。 如果銷售人員未及時(shí)按照要求補(bǔ)辦擔(dān)保手續(xù)， 則下一次可以拒 絕通過 email 或短信等便捷方式辦理。6、銷售助理對(duì)于每筆訂單的審核情況均需填寫一份標(biāo)準(zhǔn)格式的審核單 （審核單樣本請(qǐng)見附件 1），保存在共享文件夾里

6、，并打印一份簽字確認(rèn)（包括 簽名和時(shí)間）。審核單也需要設(shè)置成共享，以便于銷售會(huì)計(jì)和銷售訂單審 核錄入員訪問。7、經(jīng)過銷售助理初步審核的訂單，可以分兩種情況遞交給銷售審核錄入員：對(duì)于已經(jīng)通過審核的訂單， 銷售助理將訂單及其相關(guān)附件 （包括匯款水單、 銷售人員的書面擔(dān)保協(xié)議、 經(jīng)銷售總監(jiān)審批的延期付款協(xié)議） 均交銷售審 核銷售審核錄入員進(jìn)行復(fù)審。 對(duì)于原因已經(jīng)查明、 解決方案已經(jīng)確定但相 關(guān)手續(xù)尚未齊備的銷售訂單 （如尚未取得銷售人員的書面擔(dān)?；蜓悠诟犊?協(xié)議），為了避免單據(jù)擠壓影響錄入，可以先行交給銷售審核銷售審核錄 入員錄入速達(dá)系統(tǒng)做銷售訂單。 交銷售訂單時(shí)， 銷售助理需要同時(shí)簽字的 銷售訂單

7、審核單打印一起交給銷售審核錄入員。8、每月月 1 號(hào)（如遇節(jié)假日順延） ，銷售助理會(huì)從銷售助理會(huì)計(jì)處取得對(duì)賬單，及時(shí)與客戶進(jìn)行對(duì)賬， 督促客戶在 3 天內(nèi)反饋對(duì)賬結(jié)果， 并將對(duì)賬結(jié) 果交財(cái)務(wù)部存檔。 對(duì)于對(duì)賬有差異的， 銷售助理可向銷售助理會(huì)計(jì)所要應(yīng) 收賬款明細(xì)，與客戶進(jìn)行核對(duì)，并在對(duì)賬單上注明差異的原因。9、對(duì)于出現(xiàn)異常情況的， 如常規(guī)發(fā)貨地址變更， 客戶改貨、 需要反審等各種情況在均需要及時(shí)通知到銷售審核錄入員。 反審時(shí)， 銷售助理需要同時(shí)修 改上述提到的標(biāo)準(zhǔn)的銷售訂單并保存，并通知銷售審核錄入員。10、對(duì)于銷售會(huì)計(jì)在核對(duì) excel 表的標(biāo)準(zhǔn)銷售訂單匯總和速達(dá)的銷售開單情況 時(shí)發(fā)現(xiàn)的不一

8、致， 銷售助理應(yīng)協(xié)助銷售審核錄入員進(jìn)行調(diào)查。 看是哪邊的 輸入錯(cuò)誤，分別進(jìn)行相應(yīng)的改正。三、銷售審核錄入員（原錄單員）的職責(zé)1、銷售審核銷售審核錄入員在取得經(jīng)銷售助理初步審核的銷售訂單后， 將銷售訂單信息錄入到速達(dá)系統(tǒng) ,即錄入生成銷售訂單；一般情況下發(fā)貨地址 用系統(tǒng)自帶的即可， 對(duì)于注明要改變發(fā)貨地址的， 請(qǐng)直接在銷售訂單的地 址欄上進(jìn)行修改，不要通過備注的形式。2、把速達(dá)系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算的產(chǎn)品價(jià)格與銷售訂單上的金額進(jìn)行比較， 如有差異及時(shí)與銷售助理溝通解決；3、結(jié)合銷售訂單審核單，按照上述二、 3、 4 的要求對(duì)銷售訂單進(jìn)行復(fù)審，結(jié)合銷售訂單審核單檢查相關(guān)的文件是否齊全， 包括水單、 客戶的承

9、諾付 款函、 銷售人員擔(dān)保， 銷售總監(jiān)簽批的延期付款協(xié)議等。 審核無誤后在銷 售訂單審核單上簽字確認(rèn)。 對(duì)于審核無誤的訂單， 銷售審核錄入員在速達(dá) 系統(tǒng)中銷售開單界面引入銷售訂單后保存。 對(duì)于審核有問題的， 視情況或 要求銷售助理更新審核單， 或等相關(guān)單據(jù)齊備了再通過審核。 訂單審核有 問題不能生成銷售開單，待問題解決后生成銷售開4、銷售審核錄入員每天從銷售會(huì)計(jì)處獲得前一天的應(yīng)收賬款余額明細(xì)， 以該頁眉明細(xì)作為判斷依據(jù)。 由于銷售會(huì)計(jì)維護(hù)的應(yīng)收賬款按實(shí)際收款更新， 而銷 售助理維護(hù)的應(yīng)收賬款表按匯款水單更新， 兩者有時(shí)會(huì)產(chǎn)生時(shí)間差。 對(duì)于 這種情況，可以允許先發(fā)貨。5、銷售審核錄入員具有速達(dá)系

10、統(tǒng)中的審核中心的查詢權(quán)限和業(yè)務(wù)查找權(quán)限，銷售審核錄入員每日末將當(dāng)日發(fā)貨從速達(dá)系統(tǒng)中導(dǎo)出， 與銷售助理進(jìn)行核 對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整，并通知銷售會(huì)計(jì)和物流。6、銷售審核錄入員是財(cái)務(wù)部與營(yíng)銷中心的接口， 負(fù)責(zé)銷售訂單的把關(guān)和與財(cái)務(wù)部的溝通。 對(duì)于銷售訂單手續(xù)不全的情況要及時(shí)與銷售助理溝通， 督促 銷售助理收集相關(guān)資料、辦理相關(guān)手續(xù)。7、銷售審核錄入員把收集整理的標(biāo)準(zhǔn)銷售訂單及其他支持性文件（包括水單、銷售訂單審核單、但保單、延期付款單、付款承諾函等）每日及時(shí)備 份到財(cái)務(wù)部。如果當(dāng)日無通勤車，則順延。8、對(duì)于出現(xiàn)異常情況的， 如常規(guī)發(fā)貨地址變更， 客戶改貨、 需要反審等各種情況在修改速達(dá)系統(tǒng)中的記錄的

11、 之前 均需要及時(shí)通知到銷售會(huì)計(jì)及物流；9、及時(shí)解答銷售會(huì)計(jì)在單據(jù)審核中的疑問， 對(duì)確有問題的， 進(jìn)行相應(yīng)的修改。四、銷售會(huì)計(jì)的職責(zé)1、銷售會(huì)計(jì)是與銷售審核錄入員的對(duì)接人員；2、銷售會(huì)計(jì)每審核一單， 均需訪問銷售助理維護(hù)在 excel 里的標(biāo)準(zhǔn)銷售訂單，與已錄入到速達(dá)系統(tǒng)的銷售開單進(jìn)行復(fù)核， 看兩者是否一致。 核對(duì)內(nèi)容包 括客戶名稱、客戶地址、銷售產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額等。只 要有任何不符， 務(wù)必通知銷售審核錄入員， 要求其與銷售助理核對(duì)， 看是 哪邊的問題。在問題解決之前，銷售開單不允許通過審核。3、按照上述二、 3、 4 的要求對(duì)已錄入到速達(dá)系統(tǒng)的銷售開單進(jìn)行復(fù)核。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與

12、銷售審核錄入員溝通； 由于相關(guān)單據(jù)不能第一時(shí)間送達(dá)銷售 會(huì)計(jì)，因此銷售會(huì)計(jì)主要依據(jù)應(yīng)收賬款余額表和銷售助理維護(hù)的銷售訂單 審核單進(jìn)行審核， 對(duì)于類似水單已到實(shí)際貨款未到賬， 或者需要擔(dān)保等各 種手續(xù)的情況，只要審核單里注明，符合上述要求，即可通過審核。4、對(duì)于已取得水單， 但是實(shí)際款項(xiàng)尚未到賬的訂貨， 可以先發(fā)貨。 與此同時(shí)，銷售會(huì)計(jì)要跟蹤款項(xiàng)的到賬情況。 對(duì)于超過 3 個(gè)工作日仍未到賬的款項(xiàng)要 提示銷售助理與客戶溝通進(jìn)行催收，并抄送銷售審核錄入員。對(duì)于超過 3 個(gè)工作日款項(xiàng)仍未到賬， 且客戶無法提供合理的解釋的情況下， 要暫停之 后的發(fā)貨， 等款項(xiàng)抵達(dá)后方可進(jìn)行之后的訂貨處理。 銷售會(huì)計(jì)需要

13、每日跟 蹤上述未盡事項(xiàng)的進(jìn)展， 如款項(xiàng)是否到賬、 擔(dān)保手續(xù)是否補(bǔ)齊等， 確保最 后財(cái)務(wù)有留存一份全的銷售記錄，并整理存檔5、銷售會(huì)計(jì)每天根據(jù)實(shí)際發(fā)貨和到款情況更新應(yīng)收賬款余額表， 并與每天末及時(shí)把更新的應(yīng)收賬款余額表發(fā)給銷售審核錄入員6、銷售會(huì)計(jì)根據(jù)審批同意的發(fā)貨在用友系統(tǒng)中記賬。7、銷售會(huì)計(jì)同時(shí)負(fù)責(zé)核對(duì)并審核銷售助理統(tǒng)計(jì)的代理商業(yè)績(jī)、 計(jì)算代理商獎(jiǎng)勵(lì)、業(yè)務(wù)員獎(jiǎng)勵(lì)和回款情況。五、銷售助理會(huì)計(jì)的職責(zé)1、銷售助理每日把揉完獎(jiǎng)勵(lì)的出庫情況錄入到速達(dá)系統(tǒng)；2、銷售助理每日將揉完獎(jiǎng)勵(lì)的出庫生成出口單并打印裝訂成冊(cè)；頁眉3、銷售助理同時(shí)負(fù)責(zé)銷售發(fā)票的開具和打??；4、應(yīng)收賬款實(shí)行兩月一次的對(duì)賬政策，南區(qū)客戶

14、在雙月對(duì)賬，北區(qū)客戶在單月對(duì)賬。 銷售助理會(huì)計(jì)每個(gè)月月初從系統(tǒng)中導(dǎo)出上月末應(yīng)收賬款余額， 銷售助理將有余額的應(yīng)收 賬款金額、 客戶等信息填入標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)賬模板， 于每月 1 號(hào)（如遇節(jié)假日順延）準(zhǔn)時(shí)將該 模板發(fā)給對(duì)應(yīng)的銷售助理讓其與客戶對(duì)賬。 注意該模板只有應(yīng)收賬款的余額， 沒有明細(xì)， 對(duì)于余額不同意的客戶， 可再發(fā)明細(xì)進(jìn)行進(jìn)一步核對(duì)。 相關(guān)解釋則由銷售會(huì)計(jì)主導(dǎo)進(jìn)行。5、對(duì)于臨時(shí)有對(duì)賬需求的客戶， 根據(jù)銷售助理的通知， 于得到通知當(dāng)日由銷售助理準(zhǔn) 備，并將對(duì)賬單交銷售助理對(duì)賬。 ；六、成本會(huì)計(jì)助理的職責(zé)： 成本會(huì)計(jì)助理在做好本職工作的同時(shí)，每日根據(jù)庫房的通知，檢查準(zhǔn)備發(fā)貨的產(chǎn) 品出入庫單， 核對(duì)明細(xì)上的客戶名稱和地址與抬頭上的名稱和地址是否一致。