低值易耗品管理手冊

1、低值易耗品管理手冊 低值易耗品的管理是行政人事專員的一項重要工作內(nèi)容，關于低值易耗品的管理分為：低值易耗品的采購及付款、低值易耗品的領用及審批、低值易耗品的盤存。一、低值易耗品的采購及付款 不定期采購不定期采購主要針對SAP系統(tǒng)中沒有的物料，且在實際辦公中不經(jīng)常用到，面對這樣的采購需要自己去尋找供應商，并與其洽談價格。在這類采購中要做到，首先，了解部門需求；其次，對采購對象的功能及特征做充分了解；最后，準確定位所在消費檔次并找到相關檔次的三家以上供應商進行詢價議價之后得出的報價進行采購。 定期采購定期采購主要針對SAP系統(tǒng)中已生成的物料，或者在實際辦公中經(jīng)常用到，定期采購的物料往往已經(jīng)有固定的

2、供應商，只需在每月低值易耗品盤存后，對庫存量低的物料進行采購，采購的過程相對簡單。）采購入庫由于定期采購物料在SAP中都有生成，所以定期采購的動作需要在SAP中操作完成。SAP中采購入庫的大致流程是：采購報價單采購訂單收貨采購訂單應付發(fā)票付款。a、采購報價單打開SAP系統(tǒng)，點擊“采購-應付賬款”模塊，在點擊“采購報價單”，生成采購報價單 點擊，查找名稱，彈出清單業(yè)務伙伴，尋找供應商。注：圖中選擇“寧波市江東區(qū)宏心動力文體商行”來做一次采購入庫當輸入供應商名字時，供應商的代碼和聯(lián)系人自動會生成供應商的選擇就完成了。在選擇完供應商后，在采購報價單中還要完成的內(nèi)容有：“要求日期”、“物料編號”、“報

3、價日期”、“所需數(shù)量”、“報價數(shù)量”。注：（在下面的演示中，將以采購10包A4紙為例，要求日期為：2013-8-17）輸入倉庫代碼：NB-Z03，輸入要查找的物料名稱：如A4紙如果清楚物料編號，可直接輸入；如不清楚物料編號，可以點擊“”生成右邊的菜單，查找物料。物料查找完后，在表單中輸入“報價日期”、“所需數(shù)量”、“報價數(shù)量”填完以上內(nèi)容后，在自定義字段里選擇：“采購訂單類型”、“非常備非Z06審批”、“采購超限審批”都選擇“是”選擇“長期采購合同”梳理一下采購報價單的制作流程：選擇供應商填要求日期選擇采購物料填報價日期、所需數(shù)量、報價數(shù)量完成自定義段內(nèi)容。填完以上內(nèi)容，一張采購報價單就完成了

4、，最后點擊表單左下角的“添加”按鈕，添加采購報價單。b、采購訂單采購報價單添加完成后，點擊“”查找到完成的采購報價單，將采購報價單復制到“采購訂單”，并添加。采購訂單添加完后需要經(jīng)過部門經(jīng)理審批，才能生成。查找到完成的采購報價單，點擊表單又下角的“復制到”，選擇“采購訂單”，復制完生成“采購訂單草稿”，并添加“采購訂單草稿”添加完后，會觸發(fā)審批，點擊“確定”，表單就到部門經(jīng)理處進行審批。C、收貨采購訂單“采購訂單草稿”審批通過后，生成“采購訂單”，將“采購訂單”復制到“收貨采購訂單”（如圖），并添加，生成“收貨采購訂單”d、應付發(fā)票將“收貨采購訂單”復制到“應付發(fā)票”，并添加。）付款 點擊SA

5、P主菜單中的“收付款業(yè)務”，再點擊其目錄下面的“付款-付款”。點擊查找客戶名稱，圖中以“寧波市江東區(qū)宏心動力文體商行”為例選擇確定付款對象后，生成如下表格，在需要付款的單據(jù)前，進行選擇，選擇完后，會在單據(jù)的右下角出現(xiàn)應付的金額在單據(jù)的自定義段，選擇收款人為：寧波出納，收款方式為：現(xiàn)金在單據(jù)的上方，點擊如圖標致，選擇付款方式點擊此圖標，選擇NB現(xiàn)金1-人民幣右擊表格處，“復制到余額”填完付款方式后，點確定，然后點單據(jù)左上角的“文件”“另存為草稿”，這時在單據(jù)的左下方會出現(xiàn)此張單據(jù)的編碼，記住這個編碼。 點擊單據(jù)上方的“查詢管理器”，選擇“采購部業(yè)務”“ZHD付款申請單打印” ，然后點單據(jù)左上方的

6、預覽， 點擊完預覽后，會出現(xiàn)下圖，填如之前的編碼，點擊確定，就會生成付款申請單。填入之前的編碼。點擊打印就可以了。點擊打印付款申請單打印出來后，附上相關的收據(jù)，給部門經(jīng)理簽字。二、低值易耗品的領用和審批辦公用品的領用須在SAP系統(tǒng)中發(fā)起申請，由行政人事專員審批。）低值易耗品的領用打開SAP的主菜單，選擇“庫存庫存交易發(fā)貨”，生成發(fā)貨單。 點放大鏡，查詢物料，在庫存發(fā)貨類型中，選擇“低值易耗品領用”查找到物料后，會生成如下表格：填寫，領用的數(shù)量，確定倉庫：NB-Z03選擇“分配規(guī)則”，根據(jù)領用人的實際情況來填。在選擇好發(fā)貨類型后，科目代碼會自動選擇。選擇“低值易耗品領用”根據(jù)領用人的實際情況填寫

7、在單據(jù)左下角的備注欄里填入領用人信息，如下圖，最后點擊“添加”按鈕。點擊添加后，發(fā)貨單會出發(fā)審批流程，點擊“確定”：注：做一張發(fā)貨單的步驟梳理：在主菜單中點開發(fā)貨單選擇物料選擇倉庫和領用的數(shù)量選擇發(fā)貨類型選擇分配規(guī)則自定義字段填寫備注添加。）低值易耗品的審批各部門人員在系統(tǒng)中發(fā)低值易耗品領用時，會出發(fā)審批，只用通過了審批，才可以領用。點擊SAP主菜單中“管理審批流程批準決定報表”，點擊確定， 查找到?jīng)]有審批的表單：若單據(jù)填寫完整且正確，選擇“已批準”，若不正確，選擇“不批準”，選擇完后，點擊單據(jù)左下角的“更新”按鈕點擊黃色箭頭，打開表單。打開單據(jù)，查看單據(jù)是否按要求填寫完整。單據(jù)審批通過后，點擊黃色按鈕，生成如下圖：點擊“添加”按鈕，庫存將自動在系統(tǒng)中減少注：審查一張單據(jù)是否合格時，需要查看：科目代碼是否正確，分配規(guī)則是否有填，自定義字段是否填寫完整。三、低值易耗品的盤存對地址易耗品的倉庫，要求每個月盤存一次，從系統(tǒng)中導出數(shù)據(jù)，與倉庫中的實際貨物進行核對。在SAP系