收入循環(huán)內(nèi)部控制

1、內(nèi)部控制的收入循環(huán)分析 收入循環(huán)的概念 收入循環(huán)是指向客戶提供商品或勞務(wù) 以及向客戶收取款項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，這 些經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與企業(yè)收入的獲取有關(guān)， 并且周而復(fù)始、不斷發(fā)生。 收入循環(huán)包含的業(yè)務(wù)流程 收入循環(huán)主要包括四項(xiàng)基本的業(yè)務(wù)活動(dòng)：收入循環(huán)主要包括四項(xiàng)基本的業(yè)務(wù)活動(dòng)： 訂單錄入訂單錄入 配送貨物配送貨物 開發(fā)票開發(fā)票 收款收款 訂單錄入是指所有與客戶訂單的獲得與處理相關(guān)的各項(xiàng) 作業(yè)，包括應(yīng)答客戶問訊、審批賒銷業(yè)務(wù)、檢查可供存貨 等活動(dòng)。 訂單錄入階段產(chǎn)生的揀貨單觸發(fā)了貨物配送工作。 開發(fā)票包括向客戶開單和登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬、總賬等 處理。 收入循環(huán)的第四項(xiàng)工作是收款 收入循環(huán)中的內(nèi)部控制 銷售環(huán)節(jié)

2、 與收入及應(yīng)收賬款的產(chǎn)生有關(guān) 收款環(huán)節(jié) 與應(yīng)收賬款的收款有關(guān) 銷售活動(dòng)的目標(biāo) 銷售利潤 最大化 收款風(fēng)險(xiǎn) 最小化 銷售活動(dòng)中可能的風(fēng)險(xiǎn) 產(chǎn)品 滯銷 可能的 虧損 貨款無法回收 客戶流失 有損企業(yè)形象 不準(zhǔn)確的信息 如何降低風(fēng)險(xiǎn)？ 目標(biāo)目標(biāo) 有效的有效的 內(nèi)部控制內(nèi)部控制 收入循環(huán)主要涉及的部門 財(cái)務(wù)部門 銷售部門 信用管理部門 倉儲(chǔ)保管部門 會(huì)計(jì)部門 組織銷售與收款組織銷售與收款 （1）財(cái)務(wù)部根據(jù)銷售合同和銷售實(shí)施方案/銷售訂單， 查詢核實(shí)客戶預(yù)留資金和客戶預(yù)付款的到帳情況或客戶信 用額度使用情況，向銷售部門傳送核實(shí)信息或據(jù)實(shí)開具收 款通知單。 （2）銷售部門根據(jù)已簽銷售合同、銷售訂單向財(cái)務(wù)部

3、 核實(shí)收款情況，確認(rèn)無誤后向倉儲(chǔ)部門傳送發(fā)貨通知單， 或銷售部門根據(jù)已簽銷售合同和財(cái)務(wù)部收款單，開具銷售 發(fā)貨通知單（連續(xù)編號(hào)）送倉儲(chǔ)部門，并逐筆錄入系統(tǒng)。 （3）倉儲(chǔ)部門依據(jù)銷售發(fā)貨通知單和銷售合同、銷售訂單等組織 發(fā)貨。 驗(yàn)貨人員清點(diǎn)裝貨數(shù)量并與有效銷售發(fā)貨通知單核實(shí)一致。 發(fā)貨人員依據(jù)核準(zhǔn)的發(fā)貨單（實(shí)際發(fā)貨量）對銷售訂單發(fā)貨，系統(tǒng) 自動(dòng)生成相應(yīng)會(huì)計(jì)憑證，將核準(zhǔn)的發(fā)貨單財(cái)務(wù)聯(lián)傳送給財(cái)務(wù)部，經(jīng)會(huì) 計(jì)主管復(fù)核后過帳，或發(fā)貨人員依據(jù)核準(zhǔn)的發(fā)貨單（實(shí)際發(fā)貨量）錄 入系統(tǒng)，并將核準(zhǔn)的發(fā)貨單財(cái)務(wù)聯(lián)傳送到財(cái)務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理。 門衛(wèi)核實(shí)發(fā)貨單準(zhǔn)予出廠。 客戶應(yīng)按合同指定地點(diǎn)指定發(fā)貨簽收人員簽收貨物，貨運(yùn)人

4、員對簽 收人員身體進(jìn)行核對。 采用賒銷方式的，銷售部門及主管人員應(yīng)負(fù)責(zé)貨款的按期回收，并 對銷售人員建立“誰銷售，誰負(fù)責(zé)貨款回籠”的責(zé)任考核機(jī)制。 銷售與收款內(nèi)控流程銷售與收款內(nèi)控流程客戶信用管理控制客戶信用管理控制 對多數(shù)企業(yè)來講，給予客戶一定的折扣是相當(dāng)普遍的銷售行為，因此 企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定較為詳細(xì)的折扣政策或規(guī)定。 折扣政策必須得到有關(guān)授權(quán)人員的批準(zhǔn)，一般為銷售部門的經(jīng)理。辦 理現(xiàn)金收入或記錄應(yīng)收賬款明細(xì)業(yè)務(wù)的人員不能同時(shí)辦理客戶折扣的 業(yè)務(wù)。 銷售折讓屬偶然經(jīng)濟(jì)行為，一般不具有共性特征，往往需要具體問題 具體分析，因此，當(dāng)客戶提出折讓要求時(shí)，企業(yè)應(yīng)對其提出的理由加 以記錄，并派專人核實(shí)理由

5、，最后由授權(quán)人員復(fù)核客戶提出的理由和 企業(yè)調(diào)查結(jié)果，并決定在特定情況下給予客戶的特定折讓金額。 銷售的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 銷售預(yù)測 及計(jì)劃 接受 定單 信用 控制 結(jié)算 記賬 開單 發(fā)貨 收款 銷售與收款內(nèi)控流程銷售與收款內(nèi)控流程訂單處理控制訂單處理控制 管理目標(biāo)：管理目標(biāo)：使訂單的接受效率和處理效率提高，保證訂單的有效性和完整性 關(guān)鍵控制點(diǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)： 接受訂單核章手續(xù)必須齊全 訂單涂改是否有蓋章或注記 核準(zhǔn)售價(jià)不能超過權(quán)限 在接受或裝運(yùn)新客戶訂貨之前必須對其資信加以審查 區(qū)域銷售經(jīng)理與客戶談妥交易是否經(jīng)客戶確認(rèn)，交期進(jìn)度應(yīng)列入控制 單位售價(jià)、總價(jià)等計(jì)算是否正確 優(yōu)惠條件與公司規(guī)定應(yīng)符合 注釋注釋：

6、區(qū)域銷售經(jīng)理接獲客戶訂單后，首先檢查訂單之各項(xiàng)條件齊全與否，訂購內(nèi)容是否清楚， 若有涂改應(yīng)蓋章確認(rèn) 新客戶需由業(yè)務(wù)部進(jìn)行信用分析后報(bào)管理層審批確定定價(jià)和信用政策 常規(guī)訂單由業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批，其余的需報(bào)管理層審批 銷售與收款內(nèi)控流程銷售與收款內(nèi)控流程銷售合同簽訂與復(fù)核的控制銷售合同簽訂與復(fù)核的控制 管理目標(biāo)：管理目標(biāo)：強(qiáng)化客戶資信管理，防范銷售中的信用風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)范賒銷管理，提高公司市場競爭力 關(guān)鍵控制點(diǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)： 合同必須經(jīng)過法務(wù)部的審核 合同的最終審批權(quán)在公司管理層 合同應(yīng)該遞交各個(gè)相關(guān)部門備案 注釋注釋： 業(yè)務(wù)部內(nèi)勤根據(jù)訂單和談判情況草擬合同 業(yè)務(wù)部內(nèi)勤月末應(yīng)該編制合同明細(xì)表、合同臺(tái)帳。 銷售

7、與收款內(nèi)控流程銷售與收款內(nèi)控流程發(fā)運(yùn)貨物及開具發(fā)票的控制發(fā)運(yùn)貨物及開具發(fā)票的控制 管理目標(biāo)：管理目標(biāo)：發(fā)貨及時(shí)，賬務(wù)記錄準(zhǔn)確，開票控制嚴(yán)格 關(guān)鍵控制點(diǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)： 受訂交貨應(yīng)列進(jìn)度表控制，必須準(zhǔn)時(shí)交貨，如有逾期，應(yīng)檢討未交貨原因，并提出改善對策 生產(chǎn)車間對于客戶要求之交貨日期，如無法于預(yù)定日期完成，或無法依排程制造時(shí)，必須實(shí)時(shí)反映 生產(chǎn)部處理 交貨之規(guī)格、種類、數(shù)量應(yīng)與客戶訂單、出庫單上之內(nèi)容一致 發(fā)票內(nèi)容與送貨內(nèi)容須相符，并確認(rèn)發(fā)票上的數(shù)量、金額與出庫單、訂單上的金額一致 注意有無跳開發(fā)票情形，空白及作廢發(fā)票應(yīng)適當(dāng)保存，以便連號(hào)控制、勾稽 注釋注釋： 以業(yè)務(wù)部與客戶協(xié)調(diào)之交貨日，為交期管理之

8、管制基準(zhǔn) 業(yè)務(wù)部通知倉庫各批貨品之交期、交貨地點(diǎn)、貨品種類等，并聯(lián)系運(yùn)送工具及貨運(yùn)單位 倉庫在預(yù)定出貨日期后，將準(zhǔn)備交運(yùn)貨品打包好，預(yù)備裝車工具，倉庫依出貨單出庫，成品出 庫時(shí)依品名、規(guī)格不同登錄庫存明細(xì)賬并及時(shí)更新 貨到客戶簽收后，回執(zhí)由業(yè)務(wù)部取回，交與財(cái)務(wù)部 銷售與收款內(nèi)控流程銷售與收款內(nèi)控流程退退/換貨的控制換貨的控制 管理目標(biāo)：管理目標(biāo)：盡量減少公司損失，賬務(wù)記錄準(zhǔn)確，退貨貨品及時(shí)足額入庫 關(guān)鍵控制點(diǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)： 退回貨品須經(jīng)檢驗(yàn)合格后才能入庫，并及時(shí)更新庫存記錄 客戶投訴單必須經(jīng)過相應(yīng)權(quán)限的審批 退貨之原發(fā)票應(yīng)及時(shí)收回，每筆退貨均交由財(cái)務(wù)部及倉儲(chǔ)單位入賬，對退換之貨品應(yīng)依規(guī)定調(diào)整內(nèi)

9、容 退貨必須扣抵應(yīng)收賬款 內(nèi)銷銷貨折讓必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。 內(nèi)銷銷貨折讓應(yīng)取得客戶簽章的折讓證明單，并辦理稅務(wù)扣抵 所有退貨必須先經(jīng)質(zhì)檢部出具意見，最終審批權(quán)在公司管理層 注釋注釋： 未開票業(yè)務(wù)倉庫出具紅字銷售出庫單，折讓業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部出具紅字銷售發(fā)票，并依此調(diào)整賬務(wù) 在外銷退貨時(shí)，財(cái)務(wù)部需辦理出口退稅已補(bǔ)稅證明，單證員在海關(guān)辦理核銷證明，以便退回貨品及 時(shí)入關(guān) 外銷退貨時(shí)單證員指定貨代告知客戶，以便客戶及時(shí)退回貨品 應(yīng)收賬款的管理 賒銷賒銷 及時(shí)入賬及時(shí)入賬 定期對賬定期對賬 賬齡分析賬齡分析 及時(shí)催收及時(shí)催收 注銷壞賬注銷壞賬 銷售與收款內(nèi)控流程銷售與收款內(nèi)控流程應(yīng)收款及收款入賬的控制應(yīng)

10、收款及收款入賬的控制 管理目標(biāo)：管理目標(biāo)：控制應(yīng)收賬款，加快資金周轉(zhuǎn)，提高公司財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。加強(qiáng)欠款追收，減少呆賬、壞賬損 失，提高公司經(jīng)營利潤。 關(guān)鍵控制點(diǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)： 負(fù)責(zé)應(yīng)收款賬目的人員不得兼負(fù)賬單處理或匯款責(zé)任 應(yīng)收賬款明細(xì)賬必須根據(jù)經(jīng)核對的給客戶的賬單和匯款為依據(jù)予以記錄 應(yīng)收賬款明細(xì)賬必須按月與總分類賬調(diào)節(jié)。應(yīng)妥善處理任何差額。該項(xiàng)調(diào)節(jié)應(yīng)經(jīng)上一級(jí)會(huì)計(jì)主管人 員批準(zhǔn) 應(yīng)收款賬齡分析必須由財(cái)務(wù)部審查，以查清有無異?；驀?yán)重的拖欠賬款項(xiàng)目。賬齡分析必須準(zhǔn)確無 誤，不得歪曲客戶債務(wù)種類 逾齡賬款是否查明原因，逾期賬款如需核銷必須經(jīng)公司管理層審批 注釋注釋： 會(huì)計(jì)人員根據(jù)出貨單財(cái)務(wù)聯(lián)以及發(fā)票，

11、分別登入客戶應(yīng)收賬款明細(xì)賬 出貨單客戶聯(lián)經(jīng)客戶簽收后，交由區(qū)域銷售經(jīng)理按時(shí)收款。 月末與區(qū)域銷售經(jīng)理就應(yīng)收賬款與發(fā)出商品項(xiàng)目進(jìn)行對賬，每年與客戶函證對賬不少于兩次，如果 不符應(yīng)即追查原因。 經(jīng)出納人員簽收無誤后交由會(huì)計(jì)人員沖賬。 每月編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，并將超過一般周轉(zhuǎn)期或規(guī)定期限尚未收現(xiàn)者，列表注明債務(wù)人、金 額及原因督促區(qū)域銷售經(jīng)理催收，盡量降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。 核對應(yīng)收賬款明細(xì)各戶與明細(xì)表、總分類賬、暨有關(guān)憑證是否相符。 銷售部門倉管部門財(cái)務(wù)部門信用部門 處理訂單 簽訂合同 催收貨款 審批銷售退回、 折讓 具體執(zhí)行信用 政策 審核出入庫手 續(xù)是否完備 審核單據(jù)是否 齊全 辦理出、入庫 具體

12、事宜 記錄銷售業(yè)務(wù) 核查出、入庫 商品 督促銷售部門 對應(yīng)收賬款的 催收 對回款情況進(jìn) 行分析匯報(bào) 制訂單位信用 政策 監(jiān)督各部門信 用政策執(zhí)行情 況 不同部門之間：不同部門之間： 銷售與收款內(nèi)部控制銷售與收款內(nèi)部控制不相容職責(zé)相互分離不相容職責(zé)相互分離 同一部門不同崗位之間：同一部門不同崗位之間： 銷售 部門 財(cái)務(wù) 部門 銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)辦，審核，發(fā)貨通知單的開立 三個(gè)崗位必須要有不同人員擔(dān)任。 開票、出納、記賬的崗位要分離； 收款員、應(yīng)收賬款的管理人員、向欠款客戶 寄發(fā)對賬單職責(zé)應(yīng)相互分離； 應(yīng)收票據(jù)及票據(jù)抵押物或質(zhì)押物的保管與應(yīng) 收票據(jù)記錄應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離。 銷售與收款內(nèi)部控制銷售與收款內(nèi)部控制不相容職責(zé)相互分離不相容職責(zé)相互分離 銷售與收款內(nèi)部控制銷售與收款內(nèi)部控制人員素質(zhì)控制人員素質(zhì)控制 配備合格的人員辦理銷售和收款業(yè)