研討會(huì)籌備流程

1、研討會(huì)策劃一前期準(zhǔn)備1、 市場調(diào)研（客戶資料收集）（1） 目標(biāo)客戶查找（2） 電話拜訪（3） 上門拜訪2、 會(huì)議分工會(huì)議應(yīng)視情況明確設(shè)定秘書組、會(huì)務(wù)組。（1） 秘書組 其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會(huì)議講話稿、會(huì)議議程、會(huì)議指南等材料的準(zhǔn)備及準(zhǔn)備會(huì)議上需要的調(diào)查問卷，并協(xié)助會(huì)務(wù)組做好相應(yīng)工作。（2） 會(huì)務(wù)組其主要任務(wù)是負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)務(wù)工作，包括：a、 發(fā)放會(huì)議請(qǐng)柬；b、 負(fù)責(zé)簽到等級(jí)，發(fā)放入場證件、紀(jì)念品和會(huì)議相關(guān)材料等；c、 迎送、接待主持人，負(fù)責(zé)食宿安排；d、 支付各類費(fèi)用；e、 財(cái)務(wù)結(jié)算3、 會(huì)議通知a、 請(qǐng)柬發(fā)放，會(huì)議流程單需注意說明會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人范圍、會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、乘車路線及會(huì)務(wù)組聯(lián)系人電話。b、

2、 通知發(fā)出后及時(shí)確定相關(guān)人員是否收到并統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)、姓名、植物、性別等。c、 提前一周邀約客戶，并將邀請(qǐng)結(jié)果報(bào)至客戶管理部處，提前兩天再次提醒，確保到會(huì)率。4、 會(huì)議材料準(zhǔn)備a、 領(lǐng)導(dǎo)開幕詞b、 會(huì)議議程c、 主持詞d、 公司宣傳材料e、 會(huì)后調(diào)查問卷5、 會(huì)場布置根據(jù)報(bào)送的到場人數(shù)確定會(huì)場布置（會(huì)場椅數(shù)小于到場參會(huì)人數(shù)）。會(huì)場布置應(yīng)提前完成，懸掛條幅，試調(diào)燈光、音響、會(huì)議全部所需用品：電腦、投影儀、無線麥克、實(shí)驗(yàn)用品等。會(huì)前簽到臺(tái)，簽到本（筆記本），指示臺(tái)、胸牌，確認(rèn)并于會(huì)議前一小時(shí)進(jìn)場迎賓。準(zhǔn)備活動(dòng)現(xiàn)場所需的所有碟片，開場前音樂不間斷播放?；顒?dòng)參與人提前彩排，熟悉會(huì)議流程。a、會(huì)場布置形式

3、 會(huì)場布置形式可根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、發(fā)言人及參會(huì)人員數(shù)量而定。b、座次排列 除嘉賓位置以外，其他位置按照先來后到的順序排列，如果需要分組，就在各組俺先來后到的順序排位。c、桌簽、胸牌桌簽、胸牌是與會(huì)人員身份的標(biāo)志。既充分體現(xiàn)對(duì)該座人員的尊重，同時(shí)有清點(diǎn)人數(shù)的作用。桌簽、胸牌應(yīng)為空白，上面主要內(nèi)容可在與會(huì)者簽到后現(xiàn)場填寫，以保證姓名、職位的準(zhǔn)確性。d、會(huì)場環(huán)境根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容酌情布置會(huì)標(biāo)、條幅、鮮花等物品，營造莊嚴(yán)、肅穆、熱烈等不同風(fēng)格的會(huì)場氣氛。還應(yīng)留意會(huì)場是否具有安全出入之通道。e 、燈光音響須由專人腐惡、燈光需柔和，影響及話筒須在會(huì)前調(diào)試正常，話筒數(shù)量應(yīng)根據(jù)會(huì)場座位擺放及發(fā)言人束的多少而定。f

4、、桌上擺放物品主席臺(tái)需擺放會(huì)議材料，（必要時(shí)準(zhǔn)備了記錄用筆及筆記本等）。準(zhǔn)備好茶水、礦泉水等物品。在桌上防止筆記本、筆以及企業(yè)宣傳材料。在擺放時(shí)應(yīng)排列整齊，擺放沒關(guān)。會(huì)場外設(shè)置休息區(qū)，休息區(qū)要放置水果，茶水，咖啡等物品。g 、應(yīng)提前聯(lián)系好攝影及攝影人員，全程記錄會(huì)議過程。6、其他注意事項(xiàng)a、會(huì)務(wù)人員要做好會(huì)議幾率宣讀及其他事項(xiàng)的咨詢、提醒等工作；b、會(huì)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)簽到情況掌握到會(huì)人數(shù)，并及時(shí)聯(lián)系未到會(huì)人員，查明遲到或缺席的原因，并做記錄；開課前20分鐘、5分鐘向會(huì)務(wù)組報(bào)告未到人員情況。c、會(huì)務(wù)人員應(yīng)引導(dǎo)主席臺(tái)人員或重要嘉賓就座。d、應(yīng)注意參會(huì)人員的就做情況，會(huì)場前排盡量不要空座。e、統(tǒng)一會(huì)務(wù)人

5、員服裝。二、會(huì)間組織與服務(wù)階段1、會(huì)務(wù)人員提前一小時(shí)到達(dá)會(huì)場，反復(fù)檢查會(huì)場準(zhǔn)備情況。2、搞好會(huì)議簽到、材料奮發(fā)。3、按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。4、維持好會(huì)場秩序。會(huì)議前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場大門，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān)人員離開會(huì)場：提醒參會(huì)人員在會(huì)間關(guān)閉手機(jī)或靜音。5、安排專人做好話筒的擺放、倒水等服務(wù)工作。6、會(huì)務(wù)人員須隨時(shí)觀察并領(lǐng)會(huì)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)的示意，做好臨時(shí)安排的各項(xiàng)工作。7、秘書組做好攝影、攝像及會(huì)議記錄等工作。三、會(huì)后1、會(huì)議結(jié)束后，要檢查會(huì)場，帶回剩余材料、席簽等物品2、組織人員送參會(huì)者離開3、會(huì)后進(jìn)行會(huì)議總結(jié)，進(jìn)行效果評(píng)估，把實(shí)際的活動(dòng)效果與計(jì)劃預(yù)期的活動(dòng)效果進(jìn)行對(duì)照，從到

6、訪客戶數(shù)量、現(xiàn)場秩序、品牌提升、可請(qǐng)改善等方面進(jìn)行分析。通過把效果量化進(jìn)行分析評(píng)估對(duì)活動(dòng)計(jì)劃和執(zhí)行進(jìn)行檢討，以便更好地策劃和執(zhí)行下一場客戶活動(dòng)。會(huì)務(wù)人員安排： 會(huì)務(wù)總指揮：（1名）負(fù)責(zé)整體調(diào)整各部工作 主持人：（1名）負(fù)責(zé)會(huì)議主持。 會(huì)議接待：（3名）負(fù)責(zé)顧客參會(huì)接待、簽到、獎(jiǎng)品發(fā)放及會(huì)后簽章、咨詢。 會(huì)場布置組長：（1名）會(huì)場整體氛圍及音響、茶水等。 會(huì)中道具配合人員：（1名）負(fù)責(zé)各節(jié)目的所需物品。 會(huì)場紀(jì)律維持人員：（23名）負(fù)責(zé)會(huì)議期間會(huì)場紀(jì)律的維護(hù)。 （會(huì)議開始后，會(huì)務(wù)接待人員轉(zhuǎn)為會(huì)場服務(wù)人員。）會(huì)務(wù)人員崗位職責(zé)：一、迎賓工作職責(zé)與規(guī)范 設(shè)門口迎賓2人男女各一名：電梯入口一名，電梯出口

7、一名，共計(jì)4名。 統(tǒng)一問候語：請(qǐng)問您是來參加xxxxxxxx會(huì)的么？這邊請(qǐng)！1、 確保在客戶還未進(jìn)入會(huì)場前感受到公司的朝氣和規(guī)范，以及溫暖。2、 確保沒一個(gè)客戶都能夠在我公司員工的問候中順利到達(dá)會(huì)場。二、簽到處工作職責(zé)與規(guī)范 兩到三人負(fù)責(zé)簽到工作，一人負(fù)責(zé)胸牌及桌簽的書寫及發(fā)放。統(tǒng)一問候語：早上好！請(qǐng)到這邊簽到！ 您好，您在這里簽上貴公司名稱及您的姓名。 您好，這是你的參會(huì)證，請(qǐng)您帶好，祝您愉快。1、 確保胸牌、桌簽及時(shí)準(zhǔn)去的書寫和發(fā)放；2、 確保每一位客戶帶好胸牌；3、 確?？蛻糍Y料的準(zhǔn)確搜集與保管；三、場內(nèi)引導(dǎo)的工作職責(zé)與規(guī)范 三人負(fù)責(zé)場內(nèi)作為的引導(dǎo)（從簽到處到座位處） 統(tǒng)一問候語：您好，這邊請(qǐng)！1、 確保將同類客戶安排至一桌；