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文檔簡介
1、重慶市庚子棠建筑工程管理有限公司 建筑材料采購與管理規(guī)章制度 根據(jù)公司“五集中一加強”管理工作實施意見及公司相關規(guī) 定,切實可行的做好工程工程和工程成本管理工作。強化材料成本 管理,準確、及時地核算工程材料成本,規(guī)范工程部材料采購,協(xié) 同管理好材料的收、發(fā)、存及規(guī)范材料核算,加強對材料供應商的 管理,確實有效控制好工程材料成本,實現(xiàn)公司效益最大化,特制 定以下辦法: 總則 工程材料采購貨比三家,以質優(yōu)價低為原則。 工程部材料現(xiàn)場管理,以計劃為指導,材料供給及時不影響工 程進度,工完料盡,做到材料不積壓。 工程管理部嚴格執(zhí)行公司“五集中一加強”制度,對材料采購 計劃、詢價、采購、供給、調(diào)配進行統(tǒng)
2、一管理。加強工程部之間互 通有無,降低工程成本,提高材料使用效率。 材料計劃分為總計劃及分部計劃:1、總計劃:工程工程投標預 算出來20天內(nèi)(正常投標工程)或開工50天內(nèi)(無投標情況下,分 節(jié)點、分階段報),工程部須向工程管理部提交本工程所需材料的 總計劃用量(依據(jù)為施工組織設計、預算等相關資料),此計劃需 經(jīng)現(xiàn)場工程預算員計算t成本核算員審核t材料員編制t工程經(jīng)理 簽字認可后上報。計劃應及時準確,計劃表中標明計量單位、數(shù) 量、規(guī)格、型號和材料計劃預期進場時間,有特殊要求的需做備 注。2、分部計劃:在施工過程中,工程部根據(jù)工程進度,以總計劃 數(shù)量為基礎,按月分批提出工程分項的材料采購計劃表。此
3、計劃表 需提前7天由工程預算員,按設計圖紙計算施工消耗量,交工程部 材料員制定計劃表并報工程部成本核算員核定,交工程經(jīng)理審批后 報工程管理部并注明進場時間(上報時間為每月 28日前)在施工過 程中,如因投標工程量清單不準確或者設計變更等原因造成的材料 計劃總用量變化,工程部應及時對原報計劃進行調(diào)整,并注明原因 后報工程管理部備案。 材料詢價:根據(jù)工地材料所需計劃,做好市場調(diào)查,了解價格 信息,所有材料均需詢價(詢價表)后經(jīng)評審組評審決定(詢價評 審表)方可采購。工程管理部全體人員均負有對材料詢價及降低材 料成本的責任(人人均可詢價,確實做到人人有責、人人有權。同 品牌同質量的材料價低者優(yōu)先選用
4、,如提供信息一經(jīng)選用,將視降 低成本多少給予提供材料詢價信息人相應獎勵)。詢價人提供信息 必須真實可靠,不能道聽途說,如因詢價人主觀原因提供信息不真 實,引起工程施工進度延誤,將取消他的詢價資格。材料詢價必須 提交書面詢價報告表(普通材料詢價廠家或供貨商不得少于5家, 特殊材料根據(jù)市場情況確定詢價家數(shù))。主材(鋼材、水泥、商品 砼)實行三級管理制度。為保證采購不被延期,按公司規(guī)定三級詢 價需在2個工作日內(nèi)完成(其中工程部、工程管理部詢價需在1個 工作日完成,公司企管辦詢價在1個工作日內(nèi)完成)。工程部、工 程管理部、公司企業(yè)辦進行詢價后做好三級填報,交公司職能部門 審批。其它材料實行二級管理,工
5、程部(需詢價至少3家)、工程 管理部材料部門分別組織詢價,同期由工程管理部領導隨機選取1- 5名臨時詢價員進行詢價,經(jīng)綜合比較后報工程管理部主管領導審 批。如工程部沒有及時填報詢價表,則材料由工程管理部門材料組 負責詢價報領導審批后采購,該材料單價視同最低價,工程部必須 按有關程序辦理驗收及支付材料款手續(xù)。 材料合同管理:由公司統(tǒng)一采購的材料經(jīng)詢價后報送公司總經(jīng) 辦審批后簽訂合同,合同簽訂后,材料進入現(xiàn)場。由工程管理部采 購的材料,合同由工程部先擬定初稿,工程管理部材料部門會同成 本員與供貨商(生產(chǎn)廠家)協(xié)商擬定,經(jīng)工程經(jīng)理簽字后報工程管 理部領導批示,并報送公司總經(jīng)辦審批(審批時需附合同審查
6、備案 表、招標、議標相關資料或詢價表),審批合格后合同成立,材料 才可以進入現(xiàn)場。所簽訂的供貨合同,材料部、財務部、工程經(jīng)理 部各執(zhí)一份。做好合同的收發(fā)和登記,以便公司的審查。并于首次 付款前交財務部門原件一份,否則,財務部按公司規(guī)定不予付款。 材料采購:工程部無采購權,只有詢價權。未經(jīng)工程管理部審 核同意的私自采購行為,財務部將不予付款,原則是誰采購誰負 責。根據(jù)工程部所提交的材料計劃,凡屬公司集中采購的主要材 料,嚴格按公司的具體實施辦法執(zhí)行,其它材料則由工程管理部組 織詢價采購(采購金額為10000元以上的采購計劃需提前7天上 報,采購金額為10000以下的須提前在5天上報)。一切材料均
7、需 工程管理部審核批準后方可采購,特殊情況下,臨時增加的采購材 料或在工程施工中急等用的零星采購材料(金額為1000元以下), 由工程部向財務部門匯報并請示工程管理部領導批準后方可采購, 同期需補齊手續(xù)(臨時采購計劃、零星采購材料放行報批表、采購 材料詢價報批表)報工程管理部核實備案后,財務部給予付款。 備注:凡是未提出或是未經(jīng)批準的材料采購計劃,如工程部擅 自采購(包括施工機具設備、辦公用品、食堂用具、工程部需用物 品等)財務部一律不給予付款或是報銷,誰采購誰承擔。 材料驗收:大宗材料,由工程部及工程管理部,實行二級驗 收,其它材料由工程部自行驗收須有材料員(必須正式在冊職工) 會同工程經(jīng)理
8、或書面委托人、成本員三人共同驗收并簽字認可), 工程管理部成員將進行不定期抽檢。 材料付款:根據(jù)材料采購合同中的具體付款方法執(zhí)行。材料供 應商提供收料單、發(fā)票到工程部經(jīng)對單合格后由材料員、成本員、 工程經(jīng)理、工程管理部材料負責人、工程管理部經(jīng)理逐級簽字后交 財務部支付材料款。同一供應商前期后期名稱應當統(tǒng)一,便于財務 掛賬及結賬。 材料計劃用量與實際用量的對比分析:工程部及材料部門必須 分別對材料計劃用量與實際耗用量每月進行對比分析,如發(fā)現(xiàn)計劃 用量超出實際用量,則雙方均需與書面形式進行超計劃用量分析, 找出原因,如屬工程部管理原因,則將對工程經(jīng)理進行處罰。 材料人員職業(yè)操守:現(xiàn)場材料員應嚴格執(zhí)
9、行本規(guī)章制度,端正工作態(tài)度, 遵紀守法。本著對工作負責、對自己負責的原則,對材料管理工作嚴格把關, 實事求是,以降低材料成本為目標,提高經(jīng)濟效益,確實管好用好自己的職 責。嚴禁弄虛作假,不虛開收、領料單、簽空白單據(jù)等,如發(fā)生上述情況,一 經(jīng)查實,則視情結嚴重情況給予相應處罰(調(diào)離崗位移交公司并在全公司通 報),如涉及金額巨大的將移交司法機關處理,同時解除勞動合同,并賠償同 等經(jīng)濟損失。 材料采購流程圖: 工程部預算員協(xié)同材料員 制定物資采購計劃 工程部成本核算員對米購計劃進行 核算后交工程經(jīng)理審核 后上報工程管理部 工程部詢價(3 材料部門詢價 家) 工程經(jīng)理評價 綜合比較 提出1-3家備選
10、主管領導詢價 工程管理部評審組評審 原則是質優(yōu)價低者入選 領導終審價格 并批示米購事宜 工程部 擬定合同 材料主管會同成本員合同 初審 公司企業(yè)管理辦及法律辦 合同審定 實施米購業(yè)務、工程部組織驗收 工程管理部對 供應商 進行后評價 工程管理部對 工程材料成本 進行后評價 各工程材料員管理操作細則 工程材料員負責做好工程工程各種材料的供應、使用、保管及 驗收工作。協(xié)助施工員搞好現(xiàn)場文明施工;嚴格控制進場材料的質 量,積極配合相關各方(質量部門、安全部門、實驗部門等)提供 各種材料的檢驗、實驗和出廠合格證明、質保書、出廠吊牌等相關 資料。每進一批材料均應及時通知驗收部門對其進行檢查,復檢合 格后
11、方能使用,并做好各種進場材料復檢報告等書面資料收集保管 工作,以備工程管理部及公司的檢查。負責登記清楚進出場材料的 流水賬,并做好消耗臺賬。積極收集整理材料的供貨渠道,并填報 臨時供方備案資料,以便準確把握市場信息,為工程部詢價工作打 好基礎。 1、負責協(xié)助工程部編制工程現(xiàn)場材料計劃并上報,組織材料分 批分期有秩序地進入施工現(xiàn)場,保證生產(chǎn)需要,但需防止大批材料 積壓。 2、加強材料進場的檢查和驗收管理,材料進場時,材料員必須 對材料進行驗質過磅,檢尺、點數(shù)驗收,做到保質保量(在驗收中 發(fā)現(xiàn)質量不符合要求或者其它問題時,應及時與材料部門聯(lián)系)。 同期每進一批材料均需配齊質保書等相關資料,杜絕后補
12、資料。 3、合理存放。嚴格按現(xiàn)場施工平面布置圖堆放材料,做到現(xiàn)場 材料分類、分規(guī)格堆碼整齊,決不允許卸貨時亂堆亂放,合理使用 場地,減少二次搬運費。標識、標牌齊全,確保文明施工,規(guī)范管 理。并針對各種材料特性做好材料防潮防火工作。易燃易爆物資必 須嚴格按規(guī)定隔離存放,做好標識及防火工作。對安全防護用品應 加強管理,確保質量合格,達不到標準的安全防護的用品堅決不進 場。 備注:所有進場的鋼材必須嚴格執(zhí)行現(xiàn)場過磅驗收,并做鋼材 進場過磅登記表(備查)。 4、現(xiàn)場材料員要做好節(jié)超數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析,并需注明節(jié)超原 因,超用材料時須有書面情況說明及報告,經(jīng)施工員及工程經(jīng)理審 批后方可供料。做好限額領料工作
13、,根據(jù)工程施工預算量控制發(fā) 料,原則上不得突破施工預算量,如發(fā)現(xiàn)超量應及時上報工程經(jīng)理 及材料部門。每月未及工程竣工后,編制主要材料節(jié)超對比分析表 (同預、決算進行對比)并上報材料部門。并做到余料退回,避免 損失。 5、監(jiān)督使用?,F(xiàn)場材料員應每日對工地進行二次巡檢,并做好 巡檢登記表,以便及時發(fā)現(xiàn)問題,及時處理。一旦發(fā)現(xiàn)民工班組在 材料使用過程中浪費應馬上制止,并上報工程部及工程管理部給予 浪費材料人相應處罰(罰款金額將做為獎金發(fā)放給舉報人)。以保 證班組合理使用。 6、各工程材料員填報收領料單時必須載明供貨單位名稱(要與 發(fā)票章上載明名稱一致,收料單品名規(guī)格不得簡寫,數(shù)量、單價為 必填工程且
14、單據(jù)不能涂改(如供貨商供貨時送貨單上不注明單價可 以拒收,特殊情況必須備注),做到材料有量有價,以便為成本核 算提供依據(jù)。 7、材料領用嚴禁采取“整進、整出的財務處理方式(如發(fā)現(xiàn)采 用此種處理方式,將對材料員進行經(jīng)濟處罰,誰簽字誰負連帶責 任)。必須按實際耗用量開具領料單。領料單填寫品名規(guī)格、單價 必須與收料單一致,數(shù)量根據(jù)實際領用情況填寫。領料單上須注明 被領用材料的使用部位。收領料單須由工程經(jīng)理審核簽字,不得代 簽。材料內(nèi)部移轉單品名規(guī)格、數(shù)量、出料庫、收料庫、轉移單價 必須明確,若無單價則視為無價轉移,收料方無償使用。 &為保證材料進場的可追溯性,現(xiàn)場材料員必須建立現(xiàn)場材料 進場日臺帳,
15、根據(jù)臺帳格式要求,每天對進入現(xiàn)場的每批材料的名 稱、規(guī)格、數(shù)量、運輸車號等相關信息進行記錄,收、領料單及內(nèi) 部移轉單等均須當日發(fā)生當日填寫并做臺賬登記表。填寫完畢后電 子檔于當日下午五點前通過網(wǎng)絡上報當日材料發(fā)生的流水賬,如屬 五點后收到或是發(fā)出的材料,需第二天早晨九點前上報。紙質的資 料按月整理裝訂成冊報直管部備案。 9、各工程部材料員填報報表時必須按收料單領料單當月發(fā)生當 月填報。杜絕出現(xiàn)無收料領用情況。因未上報當月收料單導致不能 付款將由工程部相關人員自行承擔責任。 10、每月24日對工地材料進行盤點,并做好物資收發(fā)存臺賬。 根據(jù)結存材料,做好下月的物資采購計劃。 11、每月25日至28
16、日現(xiàn)場材料員必須將材料收、領料單及移 轉單報送材料部門,紅色聯(lián)不得擅自交給供應商,統(tǒng)一到材料部門 對單辦理手續(xù)。各工程工程材料收料單(一聯(lián)、二聯(lián)、三聯(lián))、紅 色、綠色領料單及藍色移轉單及主要材料消耗月度報表(如有結存 則含物資收發(fā)結存報表)上報工程部材料部門截止日期每月28日 現(xiàn)場材料員根據(jù)收領料單、移轉單填寫重慶市庚子棠建筑工程管 理有限公司*工程建筑材料收發(fā)結存表,并在備注欄里填寫每項 單據(jù)份數(shù),各工程上報材料報表必須報表和單據(jù)一致,嚴禁出現(xiàn)有 單不報或無單亂報。 12、如進入現(xiàn)場的材料,其供應商不屬于公司質量體系合格 供方名冊范圍內(nèi)的,現(xiàn)場材料員必須按照公司ISO 9001 : 2000
17、 質量管理體系文件4.1.1.6之規(guī)定對其進行臨時評定,并收集 臨時供方的相關資質證書,以證明其產(chǎn)品的質量、商業(yè)信譽、經(jīng)營 能力等,收集內(nèi)容包括:有效的供應商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn) 品檢驗報告、企業(yè)資質證書后,初評為合格商后方可進行材料采 購。 13、收、領料單的遺失處理。不得隨意以遺失為借口開任何單 據(jù)。如供貨商提出則首先到財務部會計處落實是否已結過賬,如確 屬未結帳的,應找原材料員落實具體情況,確認無誤的,應將原交 各部門的該收料單各聯(lián)收到材料部門統(tǒng)一蓋作廢章后存檔管理,新 開的收料單應注明原單據(jù)編號,并注明原單據(jù)作廢及原單據(jù)號碼。 重開的收料單上,應有參與查核此事項的會計、收料員、重開
18、單據(jù) 人員、工程經(jīng)理、材料主管的簽字認可。 14、現(xiàn)場材料員須監(jiān)督好值班人員對各種出場的材料嚴格盤 查,決不允許在無材料出門條的情況下放任何車輛拉材料出工程 部,材料出門條須有材料員、工程經(jīng)理、值班人員共同簽字生效方 可放行。如無出門條私自放行,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將扣除值班人員全月工資 以示處罰,情節(jié)嚴重者將移交公司。手續(xù)不全時放行,簽字者及值 班人員承擔連帶責任,損失共擔。每月 30日將所有出門記錄及出門 條報工程管理部。 15、成本核算節(jié)點和工程竣工驗收之日起 5天內(nèi),現(xiàn)場材料員 須及時將工程上所有材料單據(jù)報送材料管理部,如因未及時上交的 材料單據(jù)而引起的一切賬目,誰延誤誰負責。確有特殊情況可請示
19、工程管理部材料負責人并上報工程管理部領導指示。 16、成本核算節(jié)點或工程竣工 5天,現(xiàn)場材料員必須統(tǒng)計出 材料預算總量、材料收入總量、材料耗用總量臺賬,并報現(xiàn)場成本 核算員及直管工程部管理人員三方進行對賬,以便進行工程成本后 評價。 周轉材料管理流程圖: 工程部提供周轉料需求計劃 (此計劃應由勞務班組提 出,經(jīng)成本核算員、技術負 責人、工程經(jīng)理審核同意) 工程部周轉材料管理人員 辦理租賃合同等手續(xù) 工程管理部材料組審核 工程管理部成本員審核 工程管理部經(jīng)理批示 工程管理部周轉料材料員及基地地材 員 對周轉料數(shù)量的清點、質量的確認 工程材料員記錄、登帳 工程周轉材料 保管、使用 材料員發(fā)料 組織
20、裝車退賠 工程材料員及基 地材料員對退料 數(shù)量的清點 現(xiàn)場材料員記錄、下帳 周轉材料員管理操作細則 嚴格按公司下達的對周轉材料管理的文件執(zhí)行。根據(jù)工程進 度,填報計劃到公司輔料中心,再根據(jù)工地需要調(diào)配周轉材料,收 進發(fā)出的材料,要及時辦理手續(xù),發(fā)現(xiàn)帳物不符,認真查對清楚, 搞好租憑的核算,促進效益的提高。 (1)建立自有周轉材料電子文檔臺帳,并每日及時上報工程管 理部材料部門,做到對每日發(fā)生的周轉材料租金有帳可查。于每月 28日報送租賃費用單給財務部,并辦理簽字移交手續(xù)。(2)外租 周轉材料,租賃費用單須由工程經(jīng)理和現(xiàn)場材料員簽字后,由材料 部門核實,并于每月28日報送租賃費用單給財務部。并辦
21、理簽字移 交手續(xù)。(3)周轉材料損失部分由工程部寫書面報告,經(jīng)公司批準 后于每月28日交財務部財務,并辦理簽字移交手續(xù)。(4)周轉材 料進出場時,必須由現(xiàn)場材料人員親自到場清點數(shù)量,確認質量, 押運并辦理退賠手續(xù)。做好日進出流水賬和臺帳。貫徹和落實周轉 材料月報表,要求各工地于每月25日報送周轉料月報表給材料部 門。 周轉材料具體實施辦法 1、工程部周轉材料需求計劃。 (1)、周轉材料需求量由工程施工員提供,現(xiàn)場材料員填寫 周轉材料需用計劃表,工程經(jīng)理(第一責任人)審核簽字,提 前五個工作日報送直管部材料部門。(??h工程可傳真) (2)、工程管理部材料部門在三個工作日內(nèi)完成工程管理部及 公司相
22、關領導的批示。 (3)、計劃審批完畢后,工程管理部材料部門在一個工作日內(nèi) 報送輔料中心組織發(fā)貨。 (4)、特殊情況,由公司領導協(xié)調(diào)。 2、周轉材料的發(fā)料、運輸與驗收。 (1)、在公司周轉材料庫發(fā)料時,必須由現(xiàn)場周轉料材料員和 輔料中心周轉料管理員共同清點數(shù)量,確認質量?,F(xiàn)場周轉料材料 員簽字認可。 (2)、周轉材料在運輸過程中,由工程經(jīng)理部派人全程押運, 負責材料安全到達目的地。 (3) 、周轉材料在到達現(xiàn)場時,工程部應核對實物是否與租用 單據(jù)相符。 3、周轉材料的退賠。 (1) 、在裝車時,現(xiàn)場周轉料材料員必須清點數(shù)量,并做詳細 的流水帳備查。 (2) 、押運同 2、( 2)。 (3) 、退
23、賠時,現(xiàn)場周轉料材料員和輔料中心周轉料管理員共 同清點數(shù)量,核對流水帳記錄,確認無誤?,F(xiàn)場周轉料材料員簽字 認可。 4、為了減少損失,條件允許及經(jīng)濟合理的情況下,工程部應對 周轉料進行加工、處理再退賠。 (1) 、工程部把非標管切割成定尺管進行退賠,所剩余的鋼管 頭應盡量利用。如不能利用的(須0.5M以上)工程管理部按市場價的 45%攵購,進入直管部周轉庫。工程管理部材料專管員根據(jù)各工程需 求進行調(diào)配。 (2) 、由于施工方案及技術等原因需對鋼模吹洞的應盡可能租 用補洞鋼模。使用后進行修復再退賠。 (3) 、壞的架子扣件應修配再退賠。 (4) 、不能使用、修復的周轉料應做好記錄。材料專管員報告
24、 公司處理。 (5)、工程部如果未能對非標鋼管進行加工的,現(xiàn)場周轉料材 料員在退賠時應做好記錄,在退賠單據(jù)上注明并得到輔料中心管理 員的認可,以便報告公司處理。 5、周轉料的臺帳管理。 (1)、做好當日進、出場材料的流水帳及臺帳并用電子文檔上 傳至工程管理部材料部門。 (2)、工程部應隨機檢查是否及時做帳。材料部門月底對其進 行檢查。 (3)、現(xiàn)場周轉料材料員應每月與材料部門對帳,發(fā)現(xiàn)問題, 解決問題。 6、工程管理部對工程部配備專管周轉料材料員。 7、工程部在施工過程中,每日需求、退賠量大時工程管理部材 料部門人員應積極到現(xiàn)場辦公,協(xié)調(diào)材料的供應及退賠。搞好現(xiàn)場 服務。 &交給勞務班組使用的
25、周轉材料必須有工程經(jīng)理、班組負責 人、材料員簽字的書面交接單據(jù),在工程完工后 5日結清。工程施 工過程中應注重對勞務班組的動態(tài)控制,現(xiàn)場周轉料材料員必須對 周轉料的具體使用部位及用量實時控制(周轉料也需由勞務班組開 具領料單,并注明此批材料的使用部位,每一層為一個時間段,一 層完后,立即清理賬物,如發(fā)現(xiàn)不符,應及時查對,找出原因。 9、周轉材料不用時,材料員應主動退還并結清賬目。若工程部 不及時清退積壓的周轉料,由工程經(jīng)理及現(xiàn)場材料員承擔50%勺租 金。 10、現(xiàn)場日常管理中要及時發(fā)現(xiàn)問題及時處理,做好周轉材料 的護養(yǎng)和維修工作。(1)鋼管、扣件、U型卡等周轉材料要按規(guī) 格、型號擺放整齊,在每
26、一次使用后均要及時進行除銹、上油等維 護工作,扣件還要檢查上面的螺絲是否還能使用,不能使用的要及 時更換螺絲以不影響下次的使用。方木、模板等周轉材料要在使用 后要按其大小、長短堆放整齊成型,從而便于統(tǒng)計數(shù)量。 2)、在使用時,相應的負責人員要認真盤點數(shù)量,現(xiàn)場材料員辦理 相應的出庫手續(xù),并由勞務班組負責人員在出庫手續(xù)上簽字確認。 保管責任隨之轉移至勞務班級,工程部人員起指導監(jiān)督責任。當工 程結算后,應要求勞務把周轉材料堆放整齊便于統(tǒng)計數(shù)量。用勞務 班組領取數(shù)量減去合理損耗后(具體損耗標準由公司管理者根據(jù)具 體施工內(nèi)容參照定額及以往施工經(jīng)驗制定)與其歸還數(shù)量相比較, 如果歸還數(shù)量小于應歸還數(shù)量,
27、則相應損失均由勞務班組賠償。 11、現(xiàn)場周轉材料員須監(jiān)督好值班人員對各種出場的材料嚴格盤 查,決不允許在無材料出門條的情況下放任何車輛拉材料出工程 部,材料出門條須有材料員、工程經(jīng)理、值班人員、勞務班組 (周轉 材料使用班組)負責人共同簽字生效方可放行。如無出門條私自放 行,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將扣除值班人員全月工資以示處罰,情節(jié)嚴重者將移 交公司。手續(xù)不全時放行,簽字者及值班人員承擔連帶責任,損失 共擔。每月30日將所有出門記錄及出門條報工程管理部。 財務與材料往來資料管理 1 、每月二十八日以前材料內(nèi)業(yè)人員將各工地材料員承報的手 續(xù)齊全的綠色收料單、紅色領料單及藍色移轉單整理匯總交于財務 部財務,并辦理
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