某某公司集團辦公室職能管理方案

1、某某公司集團辦公室職能管理方案集團辦公室作為公司重要的職能管理部門，承擔著企業(yè)的行政 管理、人事管理、企業(yè)文化、后勤管理以及接待管理等各項內外管理 工作，2018年，按照辦公室管理職能定位的“監(jiān)督、指導、服務” 三大定向，圍繞“簡化流程，提升效率”的總體思路，著力使各項職 能運作更加規(guī)范化、有效化。根據集團辦公室現(xiàn)行工作，對辦公室的主要職能深化方案如下:一、簡化各項制度，服務幫助各子公司運行管理；制度的目的是完善企業(yè)的管理機制，杜絕危害企業(yè)生存的漏洞, 防范隱患。企業(yè)制度經過長期的積累，己經較為全而，年度或階段性 的修改都是結合企業(yè)管理體系進行了微調。因此，辦公室作為制度的 制訂和修改的主要承

2、辦部門應在年初組織完成對制度的修訂工作，以 此作為總體依據進行各子公司制度執(zhí)行的監(jiān)督、指導工作。同時，為了更好地服務于各子公司，結合當前制度繁多，操作 困難，效率不高的實際情況，擬用服務角度和效率角度出發(fā)，組織對 企業(yè)通用性及適用性的條款的歸納匯總，使得制度的主動約束變?yōu)樽?動約束，員工識記困難，領導把關難度增大，以致執(zhí)行落地存在不足。針對上述情況，集團辦公室將2018年制度修訂的職能定位為 “簡化”，即通過梳理形成一套通用性強的制度簡化稿，供員工實操 中使用，著重于對管理過程中極易發(fā)生且頻次較高的問題進行明確, 而各單位有針對性地地對本單位生產經營中的具體行為建議制訂規(guī) 范或規(guī)定，集團辦將協(xié)

3、助進行簡化，在相應的范圍內適用和執(zhí)行，從 而幫助各子公司在實操層而簡化流程，提升效率。二、強化行政后勤管理，服務幫助各子公司成本管理；公司管理體系是維系公司正常穩(wěn)定運營的前提，行政后勤管理 的有序化、優(yōu)質化，是企業(yè)運營的有力保障。2018年的行政管理職能的深化擬從幾個方而落實：一是指導 各子公司根據企業(yè)需求或經營目標的要求，對不合時宜的組織、部門、 崗位進行諸如增設、刪減、創(chuàng)建等調整，力求達到預期成本無大幅增 加的情況下，創(chuàng)造利益最大化的目標。二是指導各子公司加強控制預 算及日常行政費用支出？：開源節(jié)流，壓縮成木、提高效率是實現(xiàn)潛 在收益最行之有效，又迅速便捷的方法之一。2018年行政管理職能

4、 應當在預算的使用上強化嚴格的管控能力和平衡能力，最大限度避免 因預算不足和無法調劑而使既定工作計劃擱淺。三是指導各子公司做 好后勤保障與資產管理工作：古人云兵馬未動，糧草先行，作為企業(yè) 經營重要保障的后勤保障工作包羅萬象，從辦公環(huán)境的維護到基礎設 施設備辦公硬件及網絡的維護、從辦公用品及固定資產的采買添加到 物料出入庫的管理以及車輛的管理和使用等等，都是后勤保障工作的 具體內容，如在辦公用品和固定資產的采購如何指導和幫助各單位以 合理的價格和質量進行采購，有助于費用支出成本控制，符合預算限 制。如：車輛的使用管理上如何合理調度，確保車輛利用率和工作效 率最大化等等，都是深化后勤保障職能可攻克

5、的課題。三、加強人事指導，服務幫助各子公司構建人力資源工作體系根據人力資源管理體系理論，企業(yè)人事管理工作可分為六大模 塊，目前，集團的人事管理工作具有一定的基礎，在相應的招聘、培 訓、績效、薪酬、福利及員工關系管理中構建了相應的內容。各子公 司基木都是按照集團的模塊化要求，在集團統(tǒng)一資源調劑下，進行相 應的招聘、培訓、績效等相應的人事工作。當前，企業(yè)集團下屬各子公司的行業(yè)特性并不相同，運用集團 統(tǒng)一的管控模式在具體的實操過程中，難免會有反饋速度不快，運作 僵化等具體情況，2018年人事管理工作職能管理深化點，在于圍繞 各司的實際情況，協(xié)助各司搭建各自較為完善的人力資源管理體系, 側重于人才機制

6、及激勵機制兩個方面的構建。一是指導各子公司因企 業(yè)制宜地科學有效開展人力資源工作，重點深化其為企業(yè)招賢納士、 減少人才流失、人才科學配備、補充新鮮血液、設計員工職業(yè)規(guī)劃等 重要職責，提前做好人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，建立人才庫，儲備未來所需 人才。如：在招聘方面，要進一步拓寬渠道，多元化地為各類企業(yè)尋 訪適合的人才；二是強化激勵機制，帶活和推動企業(yè)。沒有激勵機制 的企業(yè)是沒有活力的企業(yè)，缺乏活力的企業(yè)沒有生命力的。2018年 人事職能深化的重點可以落實在根據企業(yè)的特點指導幫助各子公司 制訂實施不同的激勵機制，通過物質激勵與形象激勵的有機結合，激 發(fā)出員工的積極性和創(chuàng)造性，使企業(yè)得到進一步的發(fā)展。四、加

7、強企業(yè)文化建設，服務幫助各子公司認識與倡導工作不同的企業(yè)都有著形式各異的企業(yè)文化。企業(yè)文化是企業(yè)歷程 中濃縮的精華，是企業(yè)的發(fā)展理念核心部分，也是企業(yè)的靈魂。企業(yè) 文化體現(xiàn)在外在形象、做事風格、甚至產品風格上。企業(yè)文化的建立 之后，難點工作在于如何持續(xù)將企業(yè)的核心文化融入在具體的工作、 事務、風格中。針對當前存在的企業(yè)文化淡化和弱化的不良態(tài)勢，2018 年企業(yè)文化建設職能的重點落實在重塑和強調企業(yè)文化，通過對企業(yè) 文化形象化的內容的修改和編輯，通過組織深化企業(yè)文化深化的系列 活動，從而切實提升文化，提升廣大員工對文化的認同和歸屬感，使 廣大員工自覺向企業(yè)文化靠攏，自覺踐行企業(yè)文化。五、強化法務

8、意識，強化預見意識做好危機防范當前辦公室法務工作職能停留于日常合同管理和企業(yè)法律事務 的辦理，預見性和防范意識明顯不足，對企業(yè)運營的幫助作用不很明 顯。2018年法務職能的深化，著重于對企業(yè)存在的重大隱患及可能 發(fā)生危機的預見，并從法律層面建立危機防范預警機制，并制訂突發(fā) 事件的應急措施以便防患未然和迅速解決。六、弱化督查職能，強化各子公司督查工作職能；集團公司的工作督查由于地域及工作職責繁雜等多方面因素 限制，往往時效性不強，容易停于表而。2018年集團督查督辦職能 落實的重點應當是集團木部督查職能的弱化，強調重大事項的抽查, 強調對子公司督查情況的檢查，督查督辦的主要職能應當強調于如何 指

9、導幫助各子公司牢固樹立督查督辦意識，加強本單位重點重要工作 的督辦，并對落實不力、督辦不力的行為予以獎懲，加大對督辦工作 的重視度，切實幫助各單位執(zhí)行到位，提升效率。七、強化數據信息管理，做好信息采集及相關分析；辦公室管理工作作為企業(yè)的整體運營體系的重要組成，對于運 營中反饋出的問題，要及時采集統(tǒng)計，且經過各項指標與計劃指標比 對后，向決策層提供各項數據分析，并逐項加以說明，提供相關意見， 對決策層及時調整運營思路，重新修正計劃方向等具有重要意義。 2018年，辦公室工作此項工作職能應當作為突破的重點方向，集中 時間和精力形成較為有效的實際成果，從而形成信息收集分析的長效 機制，切實起到辦公室

10、參謀、助手的重要作用。八、強化接待管理，做好內外部協(xié)調銜接工作從企業(yè)管理來說，內外協(xié)調，通過部門之間、部門與子公司間 以及企業(yè)與外界單位的關系是辦公室的重要職能之一。2018年，辦 公室將此職能深化將重點強調接待管理，來做好內外部協(xié)調銜接工作。 一是在內部人員及事項的接待管理上，辦公室將建立部門信息通暢聯(lián) 絡機制，定期開辦內部問題協(xié)調接待信箱及接待日活動，通暢各部門 的信息反饋。對權限范圍內的部門銜接問題辦公室予以及時處理，并 將部門之間的主要問題通過分析呈報公司董事長、總裁，并提供解決 方案積極尋求解決途徑。二是加強來訪接待，積極維護外部相關單位 的良好關系。2018年，將對行政管理中的外部來訪接待工作進行流 程化管理，針對不同形式和不同的單位來訪建立接待標準和流程，接 待工作依據相關規(guī)定和來訪重要程度進行接待。三是代表企業(yè)參加、 參與外部各類組織、機構活動、會議、學習時等各類外事活動中，要 切實起到企業(yè)發(fā)展重要窗口的作用o在活動中除獲取相關對企業(yè)有益 有利的政策導向信