勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理現(xiàn)狀及對策

1、勘察設(shè)計(jì)企業(yè)合同管理現(xiàn)狀及對策 1歷史根源與現(xiàn)狀分析 1.1操作上不當(dāng) 1.1.1僅口頭約定，無文字依據(jù) 作為企業(yè)，合同當(dāng)事人雙方權(quán)利與義務(wù)關(guān)系到各自企業(yè)的利益，若沒有書面協(xié)議，一方一旦毀“約”，將給相對方造成損失或不必要的麻煩。但實(shí)際工作中，人們總有一種習(xí)慣性思維方式，認(rèn)為“都是系統(tǒng)內(nèi)部的，問題不大”，往往以口頭約定，無文字依據(jù)，甚至是先干活，后談合同，有些項(xiàng)目往往竣工多年遲遲未簽訂合同，一旦人事變動或機(jī)構(gòu)調(diào)整，合同無法兌現(xiàn)，造成爛帳、壞帳。 1.1.2合同主體不當(dāng)，授權(quán)不清楚 合同當(dāng)事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一，而合格主體的首要條件是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的

2、合同當(dāng)事人，常常會出現(xiàn)當(dāng)事人錯位現(xiàn)象。如某市公路局受市政府指令負(fù)責(zé)某某項(xiàng)目的實(shí)施管理，但公路局不是真正的“業(yè)主”，就會出現(xiàn)推萎扯皮現(xiàn)象。 1.1.2內(nèi)容不夠準(zhǔn)確，文字不嚴(yán)謹(jǐn) 業(yè)主對設(shè)計(jì)產(chǎn)品的具體要求不準(zhǔn)確，或約定不明確，導(dǎo)致返工現(xiàn)象嚴(yán)重，設(shè)計(jì)方往往又不能及時變更合同內(nèi)容，可謂“雪上加霜”。合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，也容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。 1.1.4合同條款遺漏，責(zé)任不明確 合同中遺漏的往往是違約責(zé)任，主要是礙于面子造成的，作為勘察設(shè)計(jì)企業(yè)處于被動或“弱勢”地位，怕得罪業(yè)主。我們強(qiáng)調(diào)違約責(zé)任，并不是非要追究委托方的責(zé)任，往往只是強(qiáng)化委托方責(zé)任意識，更好地有效實(shí)施項(xiàng)目，至少在溝通

3、協(xié)調(diào)方面能爭取主動權(quán)。 1.1.5缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識和防范措施 在市場如戰(zhàn)場的激烈競爭中，知己知彼顯得尤為重要，因此，對委托方的資信和項(xiàng)目能否及時上馬，必須有清醒的認(rèn)識，不然合同簽訂之日就是風(fēng)險(xiǎn)降臨之時。作為設(shè)計(jì)方往往為了拿項(xiàng)目，忽視基本建設(shè)程序問題，項(xiàng)目一旦擱置，合個同無法履約，設(shè)計(jì)費(fèi)也就不了了之。 1.1.6法律意識淡薄，違規(guī)簽約 根據(jù)招投標(biāo)法等有關(guān)文件規(guī)定，勘察設(shè)計(jì)費(fèi)超過50萬元以上就必須招標(biāo)，若不嚴(yán)格履行招投標(biāo)程序，即使簽訂了合同，也屬無效合同，無效合同不受法律保護(hù)。業(yè)主為了盡快上報(bào)設(shè)計(jì)文件，僅憑一紙委托書或承諾函，勘察設(shè)計(jì)單位就去開展工作，設(shè)計(jì)文件交付后，又要履行招標(biāo)手續(xù)，勘察設(shè)計(jì)單位勞命

4、傷財(cái)。 1.1.7過分遷讓委托方 勘察設(shè)計(jì)企業(yè)為了爭取項(xiàng)目，將業(yè)主的要求當(dāng)成圣旨，按業(yè)主意圖工作，無論是合理的、不合理的都盡量滿足，結(jié)果是不盡如人意，甚至在設(shè)計(jì)文件的評審后，大量返工，反而被業(yè)主指責(zé)未盡合同義務(wù)。 1.1.8投標(biāo)文件中過度承諾 在投標(biāo)文件中，承諾很多額外工作，自認(rèn)為是增值服務(wù)，而被業(yè)主視為理應(yīng)為之，結(jié)果是吃力不討好，長久以往，很多不屬設(shè)計(jì)單位的事，也就順其自然被業(yè)主視為設(shè)計(jì)單位的份內(nèi)事，這部分經(jīng)濟(jì)損失也是相當(dāng)大的。 1.2管理上不規(guī)范 1.2.1合同管理脫節(jié) 在履約過程中往往由于客觀條件的改變、現(xiàn)場條件的變化等，業(yè)主提出超出合同條件的要求，設(shè)計(jì)人員一味地滿足業(yè)主提出的要求，而沒

5、意識到合同條件已經(jīng)發(fā)生變化，又不能及時將情況反映到經(jīng)營部門，待事后發(fā)現(xiàn)時，已處于十分被動的地位，很難爭取到這部分利益。 1.2.2該變更的合同沒有變更 合同變更包括合同內(nèi)容變更和合同主體的變更，作為承包方的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，為了維護(hù)自身的合法權(quán)益，合同變更要及時。 1.2.3應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書函沒有發(fā) 在履約過程中及時發(fā)出必要的書函（會議紀(jì)要、供圖協(xié)議、索要資料清單等），是合同動態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是勘察設(shè)計(jì)企業(yè)自我保護(hù)的方式。 1.2.4應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有辦理簽證確認(rèn) 未履行簽證確認(rèn)手續(xù)，發(fā)生糾紛時，無法舉證。 1.2.5應(yīng)當(dāng)追究的合同權(quán)利過了訴訟時效 勘察設(shè)計(jì)行業(yè)被拖欠設(shè)計(jì)費(fèi)的情況相當(dāng)嚴(yán)

6、重，有些拖欠沒有及時訴諸法律，當(dāng)起訴時才發(fā)現(xiàn)已超過訴訟時效，無法挽回?fù)p失。 1.2.6應(yīng)當(dāng)行使的權(quán)力沒有行使 發(fā)包方不按合同約定支付勘察設(shè)計(jì)進(jìn)度款，勘察設(shè)計(jì)單位可以行使抗辯權(quán)停止工作，但由于多種原因而沒有行使，問題也愈來愈難解決。此外，合同管理相關(guān)制度有待完善，人員不到位、合同評審流于形式均不同程度存在。 2解決問題的主要對策 企業(yè)特別是大型企業(yè)，職能部門、分院、子公司眾多，合同的類別、種類繁雜，年度合同量巨大，僅靠一兩個部門或人員，難以勝任。特別是隨著形勢的發(fā)展，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)走設(shè)計(jì)施工一體化發(fā)展道路，拓展外向型經(jīng)濟(jì)渠道，開展投融資活動，必將涉及境外合作合同，bt、bot等項(xiàng)目管理合同，這些都

7、有待于經(jīng)營人員不斷探索、總結(jié)?，F(xiàn)就勘察設(shè)計(jì)企業(yè)目前所遇到合同管理方面的癥結(jié)和問題提出應(yīng)對策略。 2.1領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與 領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好合同管理的重要保證，勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立牢固的法律意識，建立以合同為核心的生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)作體系，落實(shí)各級責(zé)任，并使之法制化、制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。全員參與是合同得以順利履約的基礎(chǔ)，全員參與是指員工在工作過程中應(yīng)強(qiáng)化合同意識，使合同洽談到終止全過程的管理都有相關(guān)崗位人員履行職責(zé)，每一環(huán)節(jié)都有責(zé)任人去實(shí)施，才能保證合同的正常履行。 2.2提高合同管理人員素質(zhì) 提高合同管理人員素質(zhì)是企業(yè)合同管理的首要任務(wù)，又是當(dāng)前的迫切需要，可以從以下4個方面著手。選好人員。

8、依照合同管理崗位、任職條件，從本企業(yè)員工中選拔合適人選擔(dān)任合同管理人員。組織好在職學(xué)習(xí)。根據(jù)企業(yè)與市場的實(shí)際，有針對性的組織合同管理人員參加在職學(xué)習(xí)，采取“請進(jìn)來，走出去”短期培訓(xùn)等靈活多樣的方法培訓(xùn)人才。到有關(guān)院校深造。選擇有一定專業(yè)技術(shù)水平的骨干人員到有關(guān)院校深造，提高綜合能力，培養(yǎng)高素質(zhì)的合同管理人員。鼓勵在職自學(xué)。鼓勵員工參加經(jīng)濟(jì)師、企業(yè)法律顧問資格考試，給予獎勵。通過以上途徑，全面提升企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的素質(zhì)，包括思想水平、法制水平、文字水平和業(yè)務(wù)能力。 2.3建立和健全企業(yè)的合同管理體系 建立和健全企業(yè)合同管理的組織網(wǎng)絡(luò)和制度網(wǎng)絡(luò)。組織網(wǎng)絡(luò)是指企業(yè)要由上而下地建立和健全合同管理機(jī)

9、構(gòu)（包括專職機(jī)構(gòu)、兼職機(jī)構(gòu)）和管理人員（專職、兼職），使企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到每個角落。作為大型勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，總院應(yīng)當(dāng)設(shè)合同管理專職部門，分院、子公司、駐外分院設(shè)專職部門（人員）或兼職部門（人員）。制度網(wǎng)絡(luò)就是企業(yè)就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循；對合同的洽談、草擬、評審、簽訂、交底、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等各種環(huán)節(jié)，都應(yīng)落實(shí)責(zé)任部門或責(zé)任人；總院要建立和健全合同管理制度，分院或子公司根據(jù)自身的需要補(bǔ)充合同管理制度；重點(diǎn)是要強(qiáng)化合同評審和合同審查機(jī)制，本著安全與效率并舉的原則，實(shí)行“分級管理、歸口審查”。 2.4借助外力，提高企業(yè)合同管理水平 企業(yè)合同管理僅靠內(nèi)部措施還不夠，還需借用外部影響，來推動內(nèi)部的合同管理。一是積極參加工商行政管理部門組織開展的“重合同，守信用”活動，營造“重合同，守信用”的氛圍，通過定期檢查活動，促進(jìn)管理。二是依據(jù)上級主管部門組織的活動，推動合同管理工作。三是請外部專家把脈，針對合同管理現(xiàn)狀，提出解決問題的渠道和方法，尤其請法律專家、合同專家審核合同文本，作為本企業(yè)的合同規(guī)范文本，提高合同文本的質(zhì)量。合同管理工作是多學(xué)科的融合，對合同管理人員要求較高，需具備較強(qiáng)的專業(yè)業(yè)務(wù)知識，同時要具備一定的法學(xué)