信息時(shí)代電子會(huì)計(jì)檔案管理探討

1、信息時(shí)代電子會(huì)計(jì)檔案管理探討 一、會(huì)計(jì)信息化工作在電子會(huì)計(jì)檔案管理方面存在諸多問(wèn)題 一是檔案管理人員的知識(shí)水平不夠全面。由于很多單位開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化時(shí)間不長(zhǎng)，沒(méi)有意識(shí)到電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，沒(méi)有采取措施加大會(huì)計(jì)檔案保管人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，很多單位負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理的人員沒(méi)有電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，缺少電子檔案管理和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面知識(shí)。 二是會(huì)計(jì)檔案管理安全隱患突出。雖然計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)先進(jìn)，功能強(qiáng)大，但也存在著不少缺陷：由于電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被記錄在磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)上，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)容易不留痕跡被非法修改，而且磁盤(pán)、光盤(pán)容易損壞，如果不及時(shí)備份，一有突發(fā)事件可能損失極大；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容

2、易受到計(jì)算機(jī)病毒的危害，計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件易被破壞，電子會(huì)計(jì)信息易被非法增刪改、竊取或泄露，不僅很難發(fā)現(xiàn)，而且破壞性極大。 二、要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度 要保證會(huì)計(jì)資料準(zhǔn)確、可靠，必須首先建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)內(nèi)控制度并嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)格的會(huì)計(jì)內(nèi)控制度能保證電子會(huì)計(jì)檔案材料全面及時(shí)歸檔、運(yùn)行安全可靠。如建立會(huì)計(jì)歸檔登記簿、借閱登記簿等防止檔案丟失、泄密和毀損。建立嚴(yán)格的電子檔案管理認(rèn)證制度，引進(jìn)電子檔案加密技術(shù)可有效保證電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性，防止外人非法進(jìn)入電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，認(rèn)證技術(shù)包括指紋認(rèn)證、口令認(rèn)證、全息認(rèn)證等。建立授權(quán)操作制度，可設(shè)立系統(tǒng)管理員、操作員、主管等崗位，專人專職避免越權(quán)操作，不同

3、崗位的職責(zé)和權(quán)限不同，相互牽制和監(jiān)督。 三、要加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)防范 計(jì)算機(jī)取代傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算后，電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要存儲(chǔ)于光盤(pán)、磁盤(pán)等磁性介質(zhì)，一旦發(fā)生盜竊、火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)丟失和毀損。因此，要高度重視加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，一方面，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的日常安全，養(yǎng)成及時(shí)備份電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的習(xí)慣，注明備份時(shí)間和操作員的編號(hào)，備份文件最好用質(zhì)地優(yōu)良的光盤(pán)刻錄確保數(shù)據(jù)安全。年終要將本年度所有會(huì)計(jì)檔案整理歸類，標(biāo)明內(nèi)容目錄、日期、備份人姓名等內(nèi)容。另一方面，要做好會(huì)計(jì)檔案保管工作。會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)滿足防塵、防蟲(chóng)、防磁、防火、防潮、防變形、防磨損、防強(qiáng)震等要求，有條件的單位應(yīng)安裝監(jiān)控和報(bào)警防

4、盜設(shè)備，一旦有火災(zāi)發(fā)生，可及時(shí)報(bào)警。 四、提高會(huì)計(jì)檔案保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) 由于會(huì)計(jì)信息化條件下，保管電子會(huì)計(jì)檔案需要保管人員有更高的素質(zhì)，因?yàn)楸９苋藛T要定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢測(cè)，及時(shí)做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。保管人員應(yīng)掌握檔案學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的基本知識(shí)和技能，定期對(duì)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行優(yōu)化和備份，及時(shí)對(duì)已經(jīng)存檔備份的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對(duì)，以便及時(shí)解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，還要定期進(jìn)行病毒查殺和人工檢查，防止財(cái)務(wù)系統(tǒng)專用計(jì)算機(jī)感染病毒。因此，要采取措施提高電子會(huì)計(jì)檔案保管人員的素質(zhì)，比如加大對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案保管人員培訓(xùn)力度、選拔招聘符合條件的保管人員等等。 五、總結(jié) 總之，電子會(huì)計(jì)檔案有很多優(yōu)點(diǎn)，但也有不足的一面。做好電子會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)工作，才能充分發(fā)揮電子會(huì)計(jì)檔案的強(qiáng)大功能