事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設探究

1、 事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設探究 摘 要：當前是信息化時代，在事業(yè)單位的人事檔案管理過程中，也要進一步與時俱進，切實有效地推進信息化建設，針對各項檔案管理形式和內(nèi)容進行不斷的改進和完善，使其充分體現(xiàn)出信息化管理特征，以此使整體的人事檔案管理質量和效率得到充分地提升，從而有效推進事業(yè)單位人事檔案管理工作成效得到切實呈現(xiàn)。基于此，該文重點探討和分析事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的作用、存在的問題以及具體的實施策略等相關內(nèi)容。關鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案管理 信息化建設 實施策略當前，在我國事業(yè)單位人事檔案管理工作中，其至關重要的發(fā)展和改革目標就是充分實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設。在具體的檔案管

2、理中所包括的內(nèi)容特別廣泛，相關情況比較復雜，因此，在信息化時代背景下，要結合事業(yè)單位人事檔案管理工作的實際情況，有針對性地引用先進的信息化技術，以此為檔案管理人員提供極大的便利，從而真正意義上提升事業(yè)單位人事檔案管理質量。1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的重要作用1.1 使管理成本得到充分節(jié)約在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，必須針對人事檔案進行切實有效的保管，具備單獨的房間進行存放，房間要有防火、防潮、防破壞等相關功能，并著重做好定期清點和整理等工作，而一系列相關環(huán)節(jié)中如果某一個方面出現(xiàn)問題，就有可能對人事檔案的管理造成破壞，使其面臨丟失或者損壞的風險。對此，充分實現(xiàn)信息化管理，使人事檔案充

3、分實現(xiàn)電子化，這樣可以使管理成本得到充分節(jié)省，降低各方面的成本支出，進一步提高檔案信息的保管質量和效率，利用互聯(lián)網(wǎng)技術使其有效存儲在網(wǎng)絡上面，可以確保其安全性和穩(wěn)定性。1.2 使相應的管理漏洞得到充分彌補在人事檔案管理信息化建設過程中，相關的人事檔案通過電腦軟件和人工的方式聯(lián)合作用，共同控制，利用更科學合理的軟件，確保人事檔案的管理更加嚴謹周密，使相應的審批程序更加嚴格科學，規(guī)避相對應的漏洞或者不足。充分實現(xiàn)人事檔案管理信息化，這樣能夠避免人員操作的弊端，使管理更加規(guī)范化，起到切實的制約作用。除此之外，電腦日志針對每一個操作人員的修改或者更新情況進行記錄，如果存在不法事件，相關責任人可以被有效

4、追究，使管理漏洞有效降低，進一步確保人事檔案管理質量得到充分完善。1.3 更利于人事檔案的查找，提升其利用率在人事檔案管理信息化建設過程中，相應的軟件和電腦等具備十分便捷的查詢功能，操作的過程中查詢速度特別快，而且相應的查詢信息更全面細致，充分降低遺漏問題。針對具體的操作人員而言，可以充分利用搜索功能進行相對應的精準查找，通過身份證號、職位、工作單位等關鍵詞進行精準定位，明確查詢、智能查找可以使工作速度和質量得到顯著提升，從而進一步提升人事檔案管理的工作效率，使人事檔案的利用率得到充分提升。1.4 充分確保各單位之間的人事檔案資源實現(xiàn)有效共享、快速傳遞隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，各個事業(yè)單位之

5、間的交流更加頻繁，人員流動越來越多，在這樣的情況下，使人事檔案的轉移和變更工作等有效實現(xiàn)信息化管理，能夠充分確保人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化查詢，傳輸更加方便，有效實現(xiàn)人事檔案資源信息共享，這樣可以確保不同單位之間的人事檔案資源快速傳遞，使檔案資源的利用率充分提升。2 目前我國事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設過程中存在的主要問題2.1 人事檔案管理信息化理念相對比較保守落后在事業(yè)單位的人事檔案管理過程中缺乏應有的創(chuàng)新意識，信息化管理理念不強，缺乏應有的認知和接受程度，相關領導并沒有高度重視信息化建設，各個部門之間缺乏應有的信息溝通和交流，人事檔案資源信息共享程度不高，這對于人事檔案管理信息化建設各項工作的

6、推進造成嚴重阻礙。另外，并沒有及時更新管理理念和管理方法，信息化的應用程度不高，很多人員缺乏應有的信息化建設理念和意識，往往不求更新，未能有效創(chuàng)新人事檔案的管理方式和方法，由此導致信息化建設沒有呈現(xiàn)出應有的效益。2.2 人事檔案利用質量偏弱在實踐中可以看出，很多事業(yè)單位對于人事檔案的利用效果并沒有充分重視，人事檔案的利用質量比較弱，存在比較典型的重保管、輕利用的問題，通過信息化的方式設置了重重的阻礙和權限，由此使得人事檔案的實用性和高效性大打折扣。相關人事檔案的利用往往以被動的形式呈現(xiàn)，往往只有具備權限的人員才能針對個人信息進行查詢，盡管這體現(xiàn)出保密性，但是其作用和現(xiàn)實意義無法呈現(xiàn)，由此導致人

7、事檔案利用率無法提升。3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的實施策略3.1 結合實際情況，更科學合理地制定出系統(tǒng)完善的信息化管理系統(tǒng)在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設中，其信息化建設的基本前提就是通過更科學合理的管理方式，使人事檔案管理信息化標準和管理系統(tǒng)得到真正意義上的確立，并在實踐的過程中對其進行不斷的完善和優(yōu)化。在相關人事檔案管理工作推進之前，要針對傳統(tǒng)的工作管理理念進行有效突破，進一步貫徹落實相應的規(guī)章制度和管理標準，從而充分確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設的各項工作平穩(wěn)有序地推進，并呈現(xiàn)出應有的效益。3.2 針對人事檔案管理，信息化基礎設施建設進行不斷的加強在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設

8、過程中，必須配備與之相對應的更健全、更優(yōu)化的硬件設施和軟件設備，進一步結合當前事業(yè)單位的管理條件，經(jīng)濟條件和信息化數(shù)據(jù)規(guī)模等，針對計算機設備和文件進行不斷的優(yōu)化和完善。除此之外，要建立相對應的管理制度和設施管理流程，如果環(huán)境允許，要針對計算機服務器和相應的硬件軟件設施進行轉型升級，使其實現(xiàn)創(chuàng)新和優(yōu)化，以此充分確保人事檔案信息能夠在傳輸和存儲的過程中更安全、更穩(wěn)定，充分體現(xiàn)其應用價值，同時要針對人事檔案的存儲方法進行信息化升級。例如，可以在人事檔案室計算機裝備上安裝新型的信息刻錄儀，這樣能夠針對信息資源和文件進行及時有效的存儲和管理。同時，要對其進行切實有效的檢修維護工作，確保軟硬件設備能夠得到

9、及時有效的檢查和管理，不斷更新升級修補遺漏的信息，確保防火墻能夠保持在時刻開啟的狀態(tài)，不斷升級殺毒軟件定期查殺，確保信息的絕對安全。3.3 進一步加強對人事檔案信息化管理人才的引進和培養(yǎng)在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設過程中，必須具備相應的專業(yè)化人才，對人事檔案管理人才進行不斷的引進和培養(yǎng)，以此為事業(yè)單位當管理工作提供相應的人力資源，這樣才能使工作成效得到更大程度的提升。在信息化建設過程中，要著重做好管理人才的專業(yè)化培養(yǎng)力度，使其信息化操作技能得到全面提升，確保管理技能顯著增強。與此同時，進一步加大管理人員的專業(yè)技能培訓力度，使從業(yè)人員的年齡結構進一步優(yōu)化，吸引更多、更高質量的人才從事人事檔案

10、信息化建設管理，以此確保人事檔案的信息化建設能夠得到有效實行。4 結語在新時代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作要與時俱進，充分實現(xiàn)信息化建設，針對管理方法和管理模式等進行不斷的優(yōu)化，體現(xiàn)出信息化管理的優(yōu)勢和價值，針對各項實施策略進行有效執(zhí)行，著重加大落實的力度，以此充分確保事業(yè)單位人事檔案管理工作效率和質量全面提升。參考文獻1 何赟.探討加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑j.才智，2016（9）：253.2 田結合.做好事業(yè)單位人事檔案信息化建設的對策思考j.人才資源開發(fā)，2016（24）：127.3 鄭曉慶.信息化建設中事業(yè)單位人事檔案管理研究j.四川檔案，2018（3）：41-43.4 柯元錦.人事檔案管理信息數(shù)字化建設的路徑分析j.企業(yè)改革與管理，2017（8）：53.5 趙純.新公共服務理論視角下高校人事檔案管理探究j.科技資訊，2020，18（7）：24