高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)

1、高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù) 高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的突飛猛進，高校檔案信息化建設(shè)已成為高校檔案管理的主要內(nèi)容。為切實加強我校高校檔案信息化建設(shè)，加快推進檔案信息資源的數(shù)字化、管理利用一體化、服務(wù)在線網(wǎng)絡(luò)化步伐，更好地為學(xué)校的改革與建設(shè)發(fā)展服務(wù)，學(xué)校檔案館近期在檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施、軟件平臺、網(wǎng)站建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面情況，進行了全方位的自查整改建設(shè)，內(nèi)容包括： 1搭建平臺，為推動檔案工作科學(xué)發(fā)展奠定基礎(chǔ) 近幾年，我校檔案信息化建設(shè)引起了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，檔案建設(shè)步伐明顯加快，取得了明顯的成績，得到了社會各界認可，主要體現(xiàn)在

2、以下幾方面：（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，責(zé)任落實到位。按照云南省檔案局及云南省教育廳的工作要求，我館召開專題會議，制定檔案管理工作的各項措施，責(zé)任落實到各科室，將各部門、各學(xué)院歸檔管理納入到年終績效考核中，建立獎懲激勵機制，為我館以后的檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。 （2）建立檔案信息平臺。目前檔案數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)有10余萬條檔案目錄，經(jīng)過篩選之后開通了部分文件目錄的查詢權(quán)限，并且建立了檔案室局域網(wǎng)，實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)資源共享。我室在省內(nèi)也是較早計算機管理檔案的單位，我校經(jīng)常安排檔案工作人員到省內(nèi)部分高校和地州檔案館參觀學(xué)習(xí)和經(jīng)驗交流。 （3）加大資金投入力度，軟硬件設(shè)施逐漸加強。近幾年來，學(xué)校對檔案館投入的經(jīng)費逐步增

3、多，檔案館目前有計算機3余臺，服務(wù)器1臺，掃描儀1臺。自2006年，檔案館與計算機專業(yè)公司合作開發(fā)了綜合檔案管理系統(tǒng)，對全校的專兼職檔案人員集中培訓(xùn)，并與學(xué)校的OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，提高了檔案信息著錄、檔案查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計的效率，加大了電子文件歸檔力度，并將原來的不同格式數(shù)據(jù)庫文件導(dǎo)入的新開發(fā)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，豐富了數(shù)據(jù)庫信息。 （4）加強人才隊伍建設(shè)。2000年專職檔案人員只有1人，沒有兼職檔案人員，隨著檔案信息化建設(shè)的要求越來越高，對檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高，目前我室有專職檔案工作人員3人，副研究館員有1人，檔案專業(yè)和計算機專業(yè)人員均占較高比例，專業(yè)知識結(jié)構(gòu)合理。每個部門都配備兼職檔案

4、人員，目前有兼職檔案管理人員有70多人。 2查找問題，明確努力方向 （1）檔案利用服務(wù)手段滯后。我校建校早，館內(nèi)資源全面，涉及到多個檔案門類?，F(xiàn)今是一個信息時代，在此背景下我校也順應(yīng)時代的潮流，使用網(wǎng)絡(luò)文檔一體化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)歸檔，檔案查詢更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服務(wù)工作的作用并沒有被充分的發(fā)揮出。另外，檔案（如學(xué)籍檔案）的利用率是很高的，所以導(dǎo)致提供檔案利用服務(wù)的需求量也十分大，因工作效率低，在檔案館時常會出現(xiàn)排隊查閱檔案的情況，上述現(xiàn)象的產(chǎn)生是基于以下三方面的原因：沒有完善好檔案信息資源基礎(chǔ)建設(shè)，檔案館內(nèi)雖藏儲著巨大的資源，但因沒做好前期的檔案管理，如數(shù)據(jù)著錄有缺失

5、，導(dǎo)致檔案歸檔管理沒能夠良好的和利用服務(wù)進行，進而使服務(wù)質(zhì)量難以得到保證。利用服務(wù)的手段缺乏多樣性，現(xiàn)今大部分的檔案館只是將館藏原件提供給檔案利用者閱覽，很少采用為利用者提供更多樣化的服務(wù)，如：文獻匯編、網(wǎng)上遠程文件查詢等。沒有較強的檔案服務(wù)意識，相關(guān)的工作人員只是進行查詢借閱，并不會思考這過程中出現(xiàn)的問題借，那就更別提什么解決措施了，主動服務(wù)意識較為缺乏。 （2）專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)急需完善。自成立檔案室起就開始對館藏資源實現(xiàn)計算機目錄管理，2006年啟用綜合檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了文檔一體化，但是隨著檔案信息的豐富，人們的要求也在不斷提高，更注重檔案的個性化和精品化，為了滿足人們對檔案信息的需求

6、，需要建立各種門類的專題數(shù)據(jù)庫。例如學(xué)生出國需要英文成績單，這就需要建立成績翻譯專題數(shù)據(jù)庫；教師每年都要進行職稱評定和人事任免，需要建立職稱專題檔案數(shù)據(jù)庫和人事檔案專題數(shù)據(jù)庫等。但是，在前期的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)還有不盡如人意之處，如：專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)目的不明確。其主要的目的是便于利用，對館藏資源進行深層次的開發(fā)，借此來更好的滿足用戶的需求，但是實際上的建設(shè)過程中卻出現(xiàn)了較多的負面狀況，如過于重視數(shù)量指標(biāo)、忽視數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及服務(wù)效能等。沒有明確好專題檔案數(shù)據(jù)庫的利用需求。選題是其建立的核心，而選題又依賴于對檔案用戶需求的深入分析。檔案用戶需求分析的缺失必然會為檔案專題數(shù)據(jù)庫之后的利用埋下隱患。而目

7、前的檔案系統(tǒng)在未建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫前，在幾乎很少去分析用戶需求，進而無法保證數(shù)據(jù)庫利用率。沒有統(tǒng)一好專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫的最大難題就是怎樣將其標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。從現(xiàn)今而言，還未對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)引體系、數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)、軟件開發(fā)技術(shù)等方面制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這勢必會給檔案數(shù)據(jù)庫之后的一系列工作（如檔案數(shù)據(jù)交換等）造成嚴(yán)重的影響。 3檔案信息化建設(shè)的思考 （1）改變檔案管理理念。檔案事業(yè)隨著檔案信息化得到了巨大的機遇以及挑著，為了能夠更好的適應(yīng)時代的發(fā)展，加強建設(shè)檔案信息化是必然的，只有這樣才能夠有效的提高檔案信息的服務(wù)水平。想要做到檔案信息化，第一步需改變管理理念，樹立更重的新

8、意識，如效益、服務(wù)以及信息意識，借此來提升檔案工作水平。建立完善的檔案管理制度。在此方面須遵循下列要求：a.規(guī)章制度要科學(xué)合理且緊貼單位實際以及檔案管理要求。b.制度要簡明實用，具有較強的可操作性，便于發(fā)揮出制度的規(guī)范以及指導(dǎo)作用。c.在始終保持嚴(yán)格的執(zhí)行制度。檔案部門有著雙重身份，它同時肩負檔案規(guī)章制度的制定者以及執(zhí)行者兩種身份。在落實規(guī)章制度的時候，一定要做到獎罰分明，將制度的權(quán)威性給充分的體現(xiàn)出來。加強對檔案工作宣傳力度。a.每年都要定期對學(xué)校各歸檔部門兼職檔案人員進行培訓(xùn)，保證檔案歸檔的完整性。b.將檔案工作和校史展覽工作良好的結(jié)合在一起，將校史展覽作為引子，進一步的提升師生員工的檔案

9、意識，帶動檔案資源的建設(shè)，實現(xiàn)史志和檔案工作的聯(lián)動，較好的發(fā)揮出校史展覽在育人方面的作用，使檔案工作能夠進一步的走進學(xué)校中心的工作，為學(xué)校中心的工作提供更好的服務(wù)。 （2）檔案管理手段和服務(wù)要創(chuàng)新。在我校的“十二五”規(guī)劃中，學(xué)校在信息化建設(shè)中明確提出“推進數(shù)字化檔案館建設(shè)，提高檔案管理、利用的科學(xué)化水平”，檔建設(shè)案信息化的主要目的就是實現(xiàn)應(yīng)用信息技術(shù)、檔案信息資源共享，借此來進一步的提升檔案利用服務(wù)水平。當(dāng)前檔案館通過提高檔案管理水平和計算機技術(shù)，可以用更快捷的方式為我校師生提供服務(wù)，一改之前被動服務(wù)，利用擁有的檔案信息優(yōu)勢，挖掘檔案數(shù)據(jù)，積極主動地為學(xué)校的改革和發(fā)展盡一份力量。完善專題檔案數(shù)

10、據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源的整合。開展檔案信息資源整合和專題數(shù)據(jù)庫的研究應(yīng)用工作，建立高等學(xué)校檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺，以檔案館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫中不同全宗、不同類別、不同校區(qū)的重要的、利用價值高的檔案信息資源（如研究生論文、學(xué)籍檔案、職稱職務(wù)、精品課程檔案、照片檔案、實物檔案、人物檔案、重點建設(shè)工程項目檔案等）為主要來源，經(jīng)過廣泛收集、數(shù)據(jù)分析、加工整合、篩選整理，進行信息的二次開發(fā)，之后再將整合后的信息交換至專題檔案數(shù)據(jù)庫中，借此來填補通用檔案管理系統(tǒng)缺失部分，可以提供給利用者另外一種的視覺感受，不但更好的滿足了利用需求，還進一步的優(yōu)化了利用模式，實現(xiàn)了真正意義上的信息資源共享。建立多層次、全方位的檔

11、案利用新模式。a.建立健全內(nèi)部借閱管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)是高效的檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)，不無論用戶是到檔案館查詢利用檔案還是在網(wǎng)絡(luò)提交利用申請，用戶都都必須到計算機上提交查詢申請，檔案工作人員在按照用戶所提供的申請，相應(yīng)的提供服務(wù)工作，在借閱工作完成之后，檔案管理系統(tǒng)會自動把利用者的身份信息以及檔案工作人員查詢利用信息添加到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，這對于檔案館后期的利用登記和統(tǒng)計工作是十分有利的。b.增強網(wǎng)絡(luò)編研，現(xiàn)代信息技術(shù)對于新時期的檔案編研工作而言是十分有利的，因此在進行此方面的工作時，一定要對其進行充分的利用?，F(xiàn)今人們的要求隨著信息化在不斷的提高，需求也呈現(xiàn)多樣化，因此需要檔案館的信息資源進行開發(fā)以

12、及深度的挖掘，借此來使得檔案信息能夠提供增值服務(wù)，如高校檔案編研工作能夠通過整理以及優(yōu)化組合分散的檔案信息，將其進一步的編輯成系統(tǒng)化的檔案史料，使得其能夠更好的為學(xué)校的科研、教學(xué)提供服務(wù)，同時還能夠在一定程度上為各部門管理提供決策方面的依據(jù)。開展檔案編研工作是高校開發(fā)、優(yōu)化檔案信息資源最有效的方式。開展檔案編研工作可以為檔案利用者提供主動的、系統(tǒng)的和有針對性的服務(wù)，從而提高檔案利用工作的效率和檔案管理整體水平的提高。 （3）全面提高檔案工作者的素質(zhì)。檔案事業(yè)之前發(fā)展緩慢是不爭事實，要從根本上改變這種面貌，不是通過購買幾臺計算機和管理軟件就能改變的，而是培養(yǎng)出一批信息化建設(shè)的技術(shù)型、管理型以及復(fù)

13、合型的人才，讓其具備較強的檔案信息意識和檔案信息獲取能力、分析問題的能力、開發(fā)利用能力等，有效地開展檔案咨詢和信息服務(wù)。加強培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作有著較強的業(yè)務(wù)性，同時檔案管理工作的質(zhì)量極大程度上受限于檔案工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)。就現(xiàn)階段而言，檔案管理方面的專業(yè)人員較少，大部分現(xiàn)有的檔案管理人員都不是科班出身，所以導(dǎo)致檔案學(xué)、檔案管理方面的知識較為分散，缺乏一定的系統(tǒng)性，專業(yè)程度不夠。正因此如，相關(guān)的檔案工作人員更應(yīng)該積極注定的加強業(yè)務(wù)方面的學(xué)習(xí)，進一步的增強檔案意識，提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，借此來更好的完成相關(guān)的工作，替高校的規(guī)范管理和長期發(fā)展打好基礎(chǔ)。加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高分析問題和解決問題的能力。信息技術(shù)的出現(xiàn)同時改變了原先檔案管理模式以及思維方式，我們在要做好檔案的歸檔同時，也要做好檔案歸檔的后續(xù)工作，例如各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、檔案高效利用、檔案信息開發(fā)以及參加檔案文獻的研究工作等，這些工作的開展除了需要檔案方面的知識外，還需要計算機技術(shù)、統(tǒng)計學(xué)技術(shù)等多方面的知識，因此檔案工作者要