1252.電子商務(wù)環(huán)境下的外貿(mào)函電格式探討

1、電子商務(wù)環(huán)境下的外貿(mào)函電格式探討內(nèi)容提要 外貿(mào)函電作為商務(wù)英語課程體系中的一項重要內(nèi)容，有其獨特的課程特點，而其固有函電寫作格式更是鮮明的代表性。本文針對當前國際貿(mào)易電子商務(wù)化的趨勢, 通過將傳統(tǒng)的外貿(mào)函電格式與電子商務(wù)環(huán)境下的外貿(mào)函電格式進行對比，目的在于分析目前傳統(tǒng)外貿(mào)函電格式的主要問題，將教學(xué)和實踐有機地結(jié)合起來，從而達到理論與實踐相結(jié)合的學(xué)習(xí)效果，進而為企業(yè)培養(yǎng)實踐性應(yīng)用型人才打下基礎(chǔ)。關(guān)鍵詞 外貿(mào)函電 寫作格式 電子商務(wù) 國際貿(mào)易電子化 abstract as one of important parts in business english course, business le

2、tter boasts of its particular characteristics, in which the writing layout stands representatively. basis on the commercialized trend of international trade, this thesis focuses on comparing the traditional business letter layout with that under e-commerce environment, aiming at analyzing the major

3、layout problems lie in current traditional business letters, thus bring practical application requirements into teaching and cultivate graduates with practical application abilities for enterprises. key words business letter writing layout e-commerce commercialized international trade 1 引言進人21世紀，網(wǎng)絡(luò)通

4、訊技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的國際化、全球化已成為一種不可阻擋的趨勢。國際貿(mào)易中的電子商務(wù),又稱國際電子商務(wù),簡而言之就是指企業(yè)通過利用電子商務(wù)運作的各種手段所從事的國際貿(mào)易活動，它所反映的是現(xiàn)代信息技術(shù)所帶來的國際貿(mào)易過程的電子化。中國自加入wto以來，外向型經(jīng)濟特征日益彰顯，隨著經(jīng)濟市場化、全球化趨勢的日益深入，與對外經(jīng)濟貿(mào)易有關(guān)的業(yè)務(wù)往來也日趨頻繁。外貿(mào)函電是開展對外經(jīng)濟貿(mào)易業(yè)務(wù)和有關(guān)商務(wù)活動的重要手段，同時也是從事國際貿(mào)易業(yè)務(wù)的工作人員必須具備的基本業(yè)務(wù)技能。而國際貿(mào)易電子化的發(fā)展趨勢，則對外貿(mào)函電這種基本業(yè)務(wù)技能提出了更高、更新的要求。2 外貿(mào)函電概述及課程特點“函”是“封套”的意思，即是指

5、信件，而“電”即是包括電報、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件等在內(nèi)的數(shù)據(jù)電文的統(tǒng)稱。在國際貿(mào)易中，買賣雙方通過洽商，就各項交易條件取得一致協(xié)議后，交易即告達成，買賣雙方當事人即存在合同關(guān)系。國際買賣合同的商訂是整個交易過程中最重要的一個環(huán)節(jié)，雖然可以通過口頭的方式進行，但實踐中，主要是通過函電的方式進行。外貿(mào)英語函電作為開展對外經(jīng)濟貿(mào)易業(yè)務(wù)和有關(guān)活動的重要工具，其課程的開設(shè)目的主要是為了讓學(xué)生能系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、掌握外貿(mào)英語函電，主要是書信體的行文結(jié)構(gòu)、專業(yè)詞匯及語言文體等特點，提高在日常對外經(jīng)貿(mào)工作中正確地使用英語語言和進行對外各項業(yè)務(wù)聯(lián)系和通訊活動的能力，以適應(yīng)對外經(jīng)濟貿(mào)易發(fā)展的需要。3 外貿(mào)函電的

6、格式和組成3.1 常見外貿(mào)函電書信體格式和主要組成部分如上所述，外貿(mào)函電的主要特點之一即是書信格式的專業(yè)性和獨特性。常見外貿(mào)函電書信體各部分的安排，就整體形式而言，可分為3類：齊頭式、縮進式和綜合式（折中式）。如下圖所示（縮進的線條表示段落縮進，平行線條表示對齊）：圖1 三種常見書信體格式對比而外貿(mào)函電書信體格式的組成部分大致如下所示：圖2 外貿(mào)函電正文的主要組成部分及分布位置（縮進式）3.2 傳統(tǒng)外貿(mào)函電書信體各組成部分概述1) letterhead (信頭)一般放在整封信的首頁最上面中央，有些公司為方便直接將信頭印在信箋上端。若無印刷的letterhead時，要在打字紙右上方打上sende

7、rs add。letterhead印有公司名稱、地址、電報案號、營業(yè)項目、密碼、電話及telex號碼、創(chuàng)立年份等。如： ping an insurance company of china add: no.48 zhonghua road, nanning, guangxi, china tel: 5899900 cable address: xxx fax: 2438999 telex no: 2) date（日期）有l(wèi)etterhead的信紙，日期寫在右上方，沒有l(wèi)etterhead時就寫在senders add正下方。美式 英式j(luò)une 3, 1986 3rd june, 19863)

8、inside name and address (封內(nèi)名稱和地址)此名稱和地址由于寫在信內(nèi)而被稱為封內(nèi)名稱地址，目的是為了確保信封與信件的一致性以免裝錯信封寄錯信。封內(nèi)名稱地址的寫法與信頭寫法一致。 此內(nèi)容放在日期之下，齊左邊。其書寫順序是小單位到大單位，再到國名。如： xxx, china national chemical imp.& exp. corp., nanning branch, 65# qixing road, nanning, guangxi, china.4) salutation (稱呼)信的開頭招呼語，相當于中文的敬啟者。稱呼放在封內(nèi)名稱地址之下，齊左邊。 如： 國別對

9、象美式英式個人dear sirdear mr.- dear sirdear mr.-公司gentlemen dear sirs收信人尊稱實例salutation男性單數(shù)mr. dr. mr. hemingway dr. r. p. watsondear sirdear mr.-復(fù)數(shù)messrs.(messieurs)messrs. wilson & co. dear sirsgentlemen 女性未婚單數(shù)miss miss janet parker dear madam 未婚復(fù)數(shù)misses misses lucy & bessy smith dear ladiesdear mesdames

10、 已婚單數(shù)mrs. (mistress)mrs. lucy wooddear madam 已婚復(fù)數(shù)mmes. (mesdames)mmes. lucy cole & jane bannetdear ladiesdear mesdames5) message/body (正文)正文的內(nèi)容一般都包括開頭、正文、結(jié)束三部分。正文內(nèi)容會根據(jù)具體的交易環(huán)節(jié)而有所改變。正文格式根據(jù)信件格式不同有區(qū)別，齊頭式下正文全部齊左邊，縮進式下正文每一段首行往里縮進。 6) complimentary close (結(jié)束語)最后的祝詞，相當于中文的“敬上”，需加逗號。此內(nèi)容根據(jù)信件格式不同位置有區(qū)別，齊頭式下結(jié)束語放

11、在左邊，縮進式下結(jié)束語放在右邊。 如： 國別程度英式美式普通yours faithfullyfaithfully yoursyours very truly very truly yours yours trulytruly yours親密cordially yourssincerely yoursyours sincerely特別尊敬yours respectfully respectfully yours7) signature (簽名)簽名緊跟在結(jié)束語之下，手寫表示尊敬，所以有時信函是打印的，也要在打印簽名之下手簽。如果是以公司的名義簽署，則應(yīng)打上大寫的公司的名稱，再由公司授權(quán)簽署的人簽

12、名，然后打上簽署者姓名，其下再打上職務(wù)名稱。簽名根據(jù)信件格式不同位置有區(qū)別，齊頭式下簽名放在左邊，縮進式下簽名放在右邊。如： yours truly, yours faithfully, (signature) mitsubishi corporation (miss) lucy steinbeck (signature) thomas c. sutton general manager, sales department8) reference notation (參考案號)貿(mào)易往來函件繁多，有時為了歸檔、查找方便、參照處理，或明確讓雙方明白此封信函的內(nèi)容與什么有關(guān)，會在信頭之下，日期之上添

13、上這一內(nèi)容，后面多跟合同號、信用證號等?？梢园凑詹块T、產(chǎn)品、地區(qū)或客戶加以分類。9) attention (送交)想讓公司某部門全體職員看這封信，或希望某人注意收看此信時，應(yīng)使用特定稱呼。有時也叫attention line或 attention notation. 通常寫在inside add下方。不論信件格式為齊頭式還是縮進式，此內(nèi)容均齊左邊。如： messrs. wilson & co. bracken house, cannon street attention: mr. h. lees dear sirs, 10) subject line (標題)在本文中央的上方簡單地寫出提要，并

14、在提要下劃線，以引起對方注意，使收信人一眼便看出信的主旨，以利業(yè)務(wù)處理。位置根據(jù)信函格式有所不同，齊頭式下標題放在左邊，縮進式下標題放在中間。標題不必是完整的句子，只要簡單扼要地寫出主旨即可。如：re: your order 2045: portable tv11) enclosure (附錄)寄送附帶文件時，要加以標明，以提醒發(fā)信部門，避免遺漏，又可引起收信人的注意。一般放在簽名之下，不論信件格式如何，均齊左邊。當附件只有一件時，標注enc.即可，一件以上則要標注enclos.,右側(cè)接附件的名稱及數(shù)量。如： 1. enc. catalogue 1 2. enclos. catalogue 3

15、 price list 312) carbon copy (副本抄送)顯示該信被抄送給其他（主管）的人。不論信件格式如何，齊左邊。如，c.c. manager.13) postscript (附言)若寫完信后還須附加任何項目時，就得寫上補述，類似中文的附筆。有時并非把忘了寫的事情補上，而是故意特別引起對方的注意。p.s.的位置在enclosure direction的下方，縮略為：p.s.。 14)identification marks (識別記號) 于信末附上執(zhí)筆人及打字員姓名的第一個字母，以示負責(zé)或便于必要時查找。通常寫在左下方。執(zhí)筆人寫左側(cè)，打字員寫右側(cè)，這是雖寫名字的簡寫，但不必加縮

16、寫符號(句點)。如：ek/sk ek:sk ek-sk ek/sk 4 電子商務(wù)環(huán)境下的外貿(mào)函電格式李琪教授在電子商務(wù)概論中給電子商務(wù)下的定義如下：“電子商務(wù)是在技術(shù)、經(jīng)濟高度發(fā)達的現(xiàn)代社會里，掌握信息技術(shù)和商務(wù)規(guī)則的人，系統(tǒng)化地運用電子工具，高效率、低成本地從事以商品交換為中心的各種活動的總稱。”從上述定義可以看出，當前國際貿(mào)易電子化的發(fā)展趨勢，對外貿(mào)函電這種基本業(yè)務(wù)技能提出了更高、更新的要求；相應(yīng)的，基于電子商務(wù)環(huán)境下、應(yīng)用internet和各種電子工具所開展的國際貿(mào)易活動，則對外貿(mào)函電的書寫格式業(yè)提出了新的要求和規(guī)范。下面以常見的電子郵件（outlook express模版）為例，簡述利

17、用電子工具書寫外貿(mào)函電的新格式和要求。外貿(mào)函電電子件，從整體而言，仍然可以分成三類：縮進式、齊頭式和綜合式（折中式）。但是與傳統(tǒng)書信體相比，有些部分開始省略或簡化。如下圖：附件添加位置發(fā)生變化，且添加后的附件位置更加明顯突出?？梢宰孕性O(shè)計特色簽名；沒有手簽，但可使用手簽的掃描圖形。 “收信人姓名地址”變成簡單的收件人電子郵件地址?！俺汀弊兊煤唵巍Ｖ恍柙诖颂幪砑訉Ψ诫娮余]件地址即可，且增加“密送”功能?！靶诺闹黝}”位置更加突出，提起收件人注意。 稱呼語、正文、結(jié)尾謙稱、附件說明、補述等基本內(nèi)容不變。圖3 電子件函電書信體格式（齊頭式，outlook express模版）依據(jù)上圖，我們可以歸納出

18、外貿(mào)函電電子件的主要構(gòu)成部分，如下：2 收件人地址-receivers email address 電子商務(wù)環(huán)境下的外貿(mào)函電，由于利用了互聯(lián)網(wǎng)，因此收件人地址變得簡化，僅需收件人的一個電子郵件地址，就可將信息發(fā)送至對方，方便快捷。3 抄送/密送-c.c. 由于辦公自動化的應(yīng)用，采用電子郵件書寫外貿(mào)函電，如需抄送件給其他人等，只需將上述人等的電子郵件地址填入“抄送”欄目，即可將此信件同時抄送給這所有人，不再需要手寫或復(fù)印很多份同時寄給需要的人等。另外，比起傳統(tǒng)郵路或傳真途徑，電子郵件可以提供“密送”功能。4 主題-subject 電子郵件中信件主題的位置變的更加突出和醒目，出現(xiàn)在收件人地址區(qū)域（

19、非正文區(qū)域），該主題以及發(fā)件人信息在電子郵件到達對方郵箱時，將會出現(xiàn)在對方郵箱的郵件列表中，這使得收件人能夠第一時間知曉來信來自何人以及大致內(nèi)容。在內(nèi)容上，電子郵件的主題和傳統(tǒng)主題的寫法一樣，即使用簡單的概述性語言，描述出信的主要內(nèi)容。 5 附件-attachment/enclosure 如圖所示，電子郵件有附件添加功能，且添加后將會顯示在收件人地址區(qū)域（非正文區(qū)域），有無附件變得更加醒目和突出，提起收件人注意。6 開頭稱呼語salutation 與傳統(tǒng)寫法及格式一致，參詳上文，不再贅述。7 本文body of the letter 與傳統(tǒng)寫法及格式一致，參詳上文，不再贅述。8 結(jié)尾謙稱com

20、plimentary close與傳統(tǒng)寫法及格式一致，參詳上文，不再贅述。11 簽名signature 由于使用電子工具，所以手簽變得不再可能，但可使用手簽的掃描。簽名可以自行進行特色設(shè)計。根據(jù)我國有關(guān)電子商務(wù)的法律，電子簽名與手簽具有同等的法律效力。12 附帶文件說明-enc. directions由于電子郵件的附件添加在顯著的位置，因此附件說明可以在正文部分予以說明，也可在簽名后進行說明。13 補述postscript (p.s.)與傳統(tǒng)寫法及格式一致，參詳上文，不再贅述。5 傳統(tǒng)函電格式與電子商務(wù)環(huán)境下函電格式的對比 折疊線圖4 傳統(tǒng)函電格式與電子商務(wù)環(huán)境下函電格式的對比（縮進式） 參照

21、上圖，我們可以發(fā)現(xiàn)，比起傳統(tǒng)格式，電子商務(wù)環(huán)境下的外貿(mào)函電格式發(fā)生了較大的改變，為適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的信息傳遞要求，外貿(mào)函電的書寫格式越來越趨向精簡化和趨同化。主要異同如下所列：1 信頭的內(nèi)容大大簡化如上圖所示，上述兩種函電格式的信頭（此處的信頭統(tǒng)稱非正文區(qū)域所有信息）已有重大的不同，后者比前者無論從格式排列還是內(nèi)容，都大大簡化了。傳統(tǒng)格式的信頭包括headline、參照號碼、日期、收信人姓名地址（也有將特定稱呼列入此部分的），傳統(tǒng)的授課過程中，教師往往教導(dǎo)學(xué)生可將此部分內(nèi)容填寫完畢后，將紙張進行折疊（見上圖折疊線），以此區(qū)分信頭和正文的位置；而電子商務(wù)環(huán)境下的格式，此部分包含收件人email地址

22、、抄送、密送、主題和附件，此部分也可視為信頭部分，與正文部分折疊開來。傳統(tǒng)格式中的收件人詳細姓名和地址不復(fù)存在，演變成簡單的電子郵件地址；由于電子工具和網(wǎng)絡(luò)信息傳遞即時性的特點，除非特殊需要，后者已不再需要將寫信日期單獨標出；參考號碼在電子信件上不再出現(xiàn)（除非將電子信息打印出來進行編號）。2 附帶文件及抄送的操作簡化如上所述，電子商務(wù)環(huán)境下的外貿(mào)函電的附件以及抄送只需要添加多個收件人電子郵件地址，即可將同一封信發(fā)往所需的多個對象，而不再需要象傳統(tǒng)的操作方式，即復(fù)印或抄寫數(shù)份寄送不同的人等，操作過程大大簡化。4 部分老舊部分刪減或廢棄不用如，attention line（特別稱呼）在后者格式中不再出現(xiàn)，或者出現(xiàn)在主題部分（有的在此部分標注何人接收此信）。又如，傳統(tǒng)函電中的“識別記號”已廢棄不用，彼時需要打字、校正人員簽字以示責(zé)任承擔；現(xiàn)在的電子函電基本屬于個人操作（或者由人代筆），已不再需要相關(guān)人員簽字進行內(nèi)容確認。6 正文排版趨同化隨著辦公自動化的廣泛應(yīng)用，外貿(mào)函電書信體的整