【doc】科研院所管理信息系統(tǒng)運行維護

1、科研院所管理信息系統(tǒng)運行維護科研院所管理信息系統(tǒng)運行維護冰胡毅楊海亮李震馬天丁(南京水利科學研究院南京210029)摘要管理信息系統(tǒng)已成為科研院所日常管理不可缺少的組成部分,本文從用戶支持,程序,數(shù)據(jù),文檔,設(shè)備等各個層面,描述了在管理制度規(guī)范下,系統(tǒng)運行維護實踐中的主要工作內(nèi)容,碰到的問題及解決方法.關(guān)鍵詞管理信息系統(tǒng)運行維護典型問題中圖分類號tp307文獻標識碼a文章編號1201076013operationandmaintenanceofamanagementinformationsysteminresearchinstituteshuyiyanghailianglizhenmatian

2、ding(nanjinghydraulicresearchinstitutenanjing210029)abstractmanagementinformationsystemhasbecomeimportantforthemanagementofresearchinstitutes.thispapersummarisethetasksandfocusoftheoperationandmaintenanceofsuchamanagementinformationsystem,andgivessomeexamplesoftypicalproblemsandsolutions.keywordsman

3、agementinformationsystem一,概述operationandmaintenancetypicalproblems隨著信息化的深入,許多科研院所建立起管理信息系統(tǒng)(managementinformationsystem,mis).一個理想的綜合管理信息系統(tǒng),包括了綜合辦公,科研管理,質(zhì)量管理,人力資源管理,財務(wù)管理,物資設(shè)備管理,檔案管理等子系統(tǒng),這些子系統(tǒng)之間資源共享,互相調(diào)用,涵蓋了科研機構(gòu)幾乎所有的日常管理工作,將各部門的職能有機地組織起來,為科研人員提供了一個便捷的科研服務(wù)平臺,是管理人員先進的管理工具,為高層領(lǐng)導提供決策支持,成為科研院管理不可缺少的部分.綜合管理信

4、息系統(tǒng)應用平臺采用j2ee,b/s技術(shù)構(gòu)架體系,是分層式平臺系統(tǒng),包括工作流引擎以及成熟的,多種通用服務(wù)組件的基礎(chǔ)構(gòu)件作為應用支撐層,之上建立應用層和用戶層,下面則是數(shù)據(jù)資源層以及提供基本運行環(huán)境的基礎(chǔ)設(shè)施層口.圖1例舉南京水利科學研究院綜合管理系統(tǒng)架構(gòu)示意圖.綜合管理信息系統(tǒng)的運行維護,即是在管理制度的規(guī)范下,從用戶,程序,數(shù)據(jù),文檔,設(shè)備等各個層面對系統(tǒng)進行支持維護,在過程中注重安全保障,以期系統(tǒng)能有效地運行,更好地為管理服務(wù).在整個系統(tǒng)生命周期中所占比重大于60%的運行維護工作_lj,決定了管理系統(tǒng)的運行質(zhì)量.二,管理組織及制度1,管理組織管理組織可以延續(xù)系統(tǒng)建設(shè)時的管理模式.早期的管理

5、信息系統(tǒng)常常是各個部門單獨建設(shè),管理人員由各部門擔當,跟實際業(yè)務(wù)結(jié)合較好,但需要和別的系統(tǒng)通信時則顯示出不足.另一種方式將所有系統(tǒng)集中在信息中心管理,便于信息共享,但與實際業(yè)務(wù)可能脫節(jié).更優(yōu)的策略是將兩種方式結(jié)合起來,由高級別的圖1南京水利科學研究院綜合管理系統(tǒng)架構(gòu)示意圖管理者組織信息系統(tǒng)領(lǐng)導小組,具體工作由信息中心牽頭,負責系統(tǒng)程序維護,數(shù)據(jù)備份,設(shè)備管理等,各職能部門設(shè)置子系統(tǒng)管理員,負責各子系統(tǒng)權(quán)限管理,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護,業(yè)務(wù)流程解釋.有高級別的管理者領(lǐng)導信息系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)勢非常明顯,管理信息系統(tǒng)跟管理工作密切相關(guān),尤其是在各子系統(tǒng)之間業(yè)務(wù)有交叉,數(shù)據(jù)需要交換時,有高級別領(lǐng)導協(xié)調(diào)決策,往往能使

6、工基金項目:水利部交通運輸部國家能源局南京水利科學研究院中央級公益性科研院所基本科研業(yè)務(wù)費專項資金項目(y911001).10.辦公自動化雜志作快速有效地推進.下圖為南京水科院綜合管理系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)示意圖:l院misl高領(lǐng)導i(院長擔任)l院s建領(lǐng)導小組i(副院長及各管理部門負責人)i院s管理辦公室ls技術(shù)支持i(院長辦公,下屬網(wǎng)絡(luò)中心)(mis開發(fā)公司)院mis應用部門人院黨科事財設(shè)長委研勞務(wù)備檔辦辦管動與物案公公理教資資室室室處育產(chǎn)處處處圖2南京水科院科研院綜合管理系統(tǒng)組織機構(gòu)示意圖2,管理制度管理制度在系統(tǒng)正式實施前就應該制訂,運行過程中再補充修訂.規(guī)章制度包括:管理組織及職責,安全管理

7、及安全保密制度,應急方案,系統(tǒng)修改流程,用戶使用規(guī)范等.這些管理制度和辦法,應該公開發(fā)布并進行宣貫,為解決運行過程中碰到的一系列問題提供規(guī)范.三,系統(tǒng)運行維護1,用戶支持用戶支持是管理系統(tǒng)日常維護中很重要的一項工作,系統(tǒng)真正起到作用依賴于用戶高效地使用系統(tǒng).用戶支持包括提供幫助文檔,開展培訓工作,整理常見問題,更新功能說明,日常應提供技術(shù)支持電話,郵箱,需求變更申請流程等支持途徑.對每個功能詳細說明的幫助文檔不可缺少,但開始時用戶一般不會有耐心仔細閱讀,一個簡單的使用入門對新用戶是一個很好的引導.培訓工作應該分范圍,分層次進行,系統(tǒng)開發(fā)人員培訓管理部門各子系統(tǒng)管理員,首先熟悉系統(tǒng)使用,部門管理

8、員再培訓基層使用的科研人員,因為所有的業(yè)務(wù)流程均由管理部門提出,管理部門做培訓可以根據(jù)業(yè)務(wù)流程來講解系統(tǒng)的使用,而不僅僅由程序開發(fā)人員培訓系統(tǒng)每一個功能怎么操作.管理信息系統(tǒng)的實施,本來就是優(yōu)化和規(guī)范業(yè)務(wù)流程的一個過程,管理部門參與系統(tǒng)培訓,也是規(guī)范業(yè)務(wù)流程的一個宣貫過程.在系統(tǒng)日常運行中,維護人員通過支持電話和郵箱等途徑對用戶使用進行技術(shù)支持,并搜集整理用戶問題和需求,這些問題和需求,一部分需要修改程序,更改數(shù)據(jù)才能解決,這部分問題應該通過評估審核后對程序進行修改;一部分屬于使用問題,跟用戶計算機環(huán)境,使用方式,對功能的熟練程度等有關(guān),應及時給出解決方法,這些常見問題需要整理成文檔,提供給用

9、戶,并及時更新.對于b/s模式的管理信息系統(tǒng),從瀏覽器第一次進入系統(tǒng)時,需要從服務(wù)器下載安裝一些插件,以支持頁面正常打開,支持一些功能正常使用,在以后的使用過程中,可能會更新插件;使用u盾的管理信息系統(tǒng),還需要用戶安裝u盾驅(qū)動.在以項目組為基本管理單位的科研院所,對計算機用戶桌面管理相對比較寬松,用戶的計算機環(huán)境復雜,安裝驅(qū)動,插件的環(huán)節(jié)往往受阻,使得系統(tǒng)第一次進入就碰到困難;在系統(tǒng)使用過程中,插件,驅(qū)動也常常被360等桌面管理軟件或防火墻等隔離,導致用戶無法打開管理系統(tǒng).需要用戶對桌面管理軟件或防火墻做一些設(shè)置,將管理系統(tǒng)插件放行,或者在安裝時直接關(guān)閉這類軟件.采用代理機制進行用戶身份認證的

10、系統(tǒng),有時會碰到端口占用問題,用戶開啟了pp視頻加速器等軟件,占用1080端口,導致身份認證程序不能打開.需要關(guān)閉這類軟件,或在系統(tǒng)啟動項中禁止這類軟件自動開啟.用戶支持也是了解系統(tǒng)使用狀況,搜集新需求最直接的途徑,在用戶支持過程中接收到的大量用戶反饋信息通過整理,為將來的系統(tǒng)可用性改善提供參考.2,程序維護系統(tǒng)的功能是通過程序?qū)崿F(xiàn)的,因此解決系統(tǒng)出現(xiàn)的問題,完善系統(tǒng)功能等都需要維護程序得以實現(xiàn),程序的維護可分為糾錯性,適應性,完善性,預防性等類型【l_.運行初期,程序的維護著重為糾錯性維護.系統(tǒng)雖然經(jīng)過大量測試和試運行,不可能發(fā)現(xiàn)程序中的所有漏洞.在運行中間,真實數(shù)據(jù)大量錄入或產(chǎn)生,各類用戶

11、開始頻繁使用各種功能,有些問題才暴露出來.比如提供給用戶的輸入框,因字段長度限制過小或特殊字符問題而造成輸入錯誤.這一階段,維護人員應集中投入精力,快速有效地解決這類問題.適應性維護貫穿在運行維護各個階段,為了適應不斷變化的系統(tǒng)外部環(huán)境,如軟,硬件的迅速發(fā)展,數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)存儲方式的變化,管理制度,管理流程發(fā)生變化等等,系統(tǒng)必須做出相應調(diào)整.信息管理系統(tǒng)常采用的b/s模式,對用戶的系統(tǒng)環(huán)境有較大依賴性,當用戶操作系統(tǒng)和瀏覽器升級時,系統(tǒng)應隨之修改,系統(tǒng)顯示頁面應該根據(jù)w3c的標準進行修改開發(fā),否則對于ie8以上的用戶web功能將無法正常使用.根據(jù)實際工作情況,某些流程設(shè)置不合理,任務(wù)不能順暢地流

12、轉(zhuǎn),需要重新調(diào)整;或者根據(jù)新的科研管理制度需要重新設(shè)計審批流程等等.經(jīng)過初期使用,用戶對業(yè)務(wù)處理方式,使用功能等會提出進一步的需求,完善性維護開始增加.如需要增加實驗廳室的管理模塊,提供增刪改和統(tǒng)計功能;需要增加短信平臺功能,在系統(tǒng)中能編輯短信發(fā)送到選定用戶的手機上;為管理員提供更完善的系統(tǒng)管理界面,對于異常流程處理,流程信息修改等,避免直接進入數(shù)據(jù)庫操作等等.這些功能的拓展和完善工作量較大,有些相當于一個小型系統(tǒng)的開發(fā),我們可以累積一定數(shù)量的需求,作為一次升級開發(fā),按照系統(tǒng)開發(fā)的流程來進行.系統(tǒng)運行相對穩(wěn)定的階段,應該開始做預防性維護,一方面關(guān)注管理新理念新辦法,一方面了解最新的信息系統(tǒng)技術(shù)

13、發(fā)展,將兩者結(jié)合起來,尋找系統(tǒng)應用創(chuàng)新點,以延長系統(tǒng)的使用壽命.成熟期的mis系統(tǒng)向決策支持方向發(fā)展,通過對大量管理信息的處理,分析,在知識庫和模型庫的基礎(chǔ)上,為管理者的決策行為提供多種可供選擇的解決方案.如研究數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與科研管理的有機結(jié)合,在科技發(fā)展規(guī)劃制訂,立項評估,項目管理等方面都有廣闊的應用前景.辦公自動化雜志113,數(shù)據(jù)維護數(shù)據(jù)維護既包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入和修改,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)修改,也包括數(shù)據(jù)的備份恢復.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護應該有明確的制度,每一類數(shù)據(jù)以唯一的輸入點為準,及時更新維護,比如人員機構(gòu)的基本信息由人事部門維護,科研項目信息由科研部門維護,設(shè)備物資信息由設(shè)備物資管理部門維護,用戶的賬號

14、,基本權(quán)限賦予以及權(quán)限改變,由信息部門統(tǒng)一維護.數(shù)據(jù)備份恢復工作集中在信息中心,以備份服務(wù)器形成備份中心,選擇高性能備份軟件對系統(tǒng)的應用程序,文件,數(shù)據(jù)庫等信息數(shù)據(jù)進行集中備份,預先規(guī)劃備份介質(zhì)空間,設(shè)定科學的全備及差備策略,例如系統(tǒng)每周做一次全備份,并一直保留兩個最新的全備份,每天各做一次增量備份,一直保留兩周的最新增量備份.應隨時監(jiān)控自動備份情況,并定期做好災備演練.4,文檔維護系統(tǒng)文檔包括管理文檔,軟件文檔,幫助文檔等,文檔維護是不能忽略的重要工作.管理文檔包括前期制定的管理制度,系統(tǒng)運行情況記錄,系統(tǒng)維護內(nèi)容記錄,常見問題等.系統(tǒng)運行情況記錄包括定期監(jiān)控的情況描述,系統(tǒng)故障時采取的措施

15、,系統(tǒng)維護內(nèi)容記錄包括維護工作的內(nèi)容,維護時間,完成情況,這些文檔能反映出系統(tǒng)大多數(shù)情況下的狀態(tài)和工作情況,對今后的維護工作和系統(tǒng)改進具有重要的參考價值.系統(tǒng)在使用過程中會經(jīng)過多次修改,應該及時修改和補充涉及的所有文檔,使其與維護后的系統(tǒng)一致,保證系統(tǒng)資料的完整性2.為用戶編寫的幫助文檔應該及時更新,并為用戶提供持續(xù)更新的新增功能和常見問題文檔.如在系統(tǒng)中加入了任務(wù)取消流程后,沒有及時更新新增功能文檔,在功能使用處也沒有提示,導致用戶長時間不會使用該功能.5,設(shè)備維護設(shè)備平臺包括服務(wù)器,存儲,備份設(shè)備,外圍的設(shè)備還包括網(wǎng)絡(luò),安全網(wǎng)關(guān),防火墻等.硬件設(shè)備除了需要定期進行保養(yǎng),檢查,維護者應該理清

16、硬件設(shè)備和應用之間的邏輯對應關(guān)系,在出現(xiàn)問題時才能快速找出原因,及時修復處理.例如系統(tǒng)使用過程中,發(fā)現(xiàn)流程正常流轉(zhuǎn),但附件卻不能上傳下載,應立即判斷問題出在文件服務(wù)器上,再進_步判斷是網(wǎng)絡(luò)通訊還是服務(wù)器本身的問題.服務(wù)器可以隨著應用和數(shù)據(jù)量的增加以及信息化資金投入情況實施升級,存儲和備份的數(shù)據(jù)量持續(xù)增加,應定期查看存儲和備份空間,及早規(guī)劃擴容.四,小結(jié)綜合信息管理信息系統(tǒng)的運行維護工作環(huán)節(jié)多,涉及的范圍廣,需要抓住重點,理清思路,落實每項工作,并在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗,才能保障系統(tǒng)的平穩(wěn)運行,持續(xù)改進,充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用.6,f參考文獻1杜娟,趙春艷.信息系統(tǒng)分析與設(shè)計【m.北京:清華大學出

17、版社,2007.2馬秀麟,王燕.管理信息系統(tǒng)原理及開發(fā)m.北京:人民郵電出版社,2009.3南京水利科學研究院.南京水利科學研究院綜合管理信息系統(tǒng)總體方案,2010.4j葉鋼,鐘成誠.信息系統(tǒng)的運行管理與維護fj.硅谷,2011年,第7期.5程軍.管理信息系統(tǒng)的維護嘰journalofanhuiv0cat10nalcollegeofelectr0nics&informationtechnology,2006年,第5卷第3期.6李波,柳園園.一體化科研管理信息系統(tǒng)初探j(luò).指揮信息系統(tǒng)與技術(shù),2010年,第1卷第3期.7徐守軍,高波,甄蓓,彭奕,王東根,玉民,吳樂山.數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在科研管理

18、中應用前景初探j(luò).中華醫(yī)學科研管理雜志,2005年,第4期.作者簡介胡毅(1971),女,四川省宜賓人,工程師,主要研究方向為系統(tǒng)集成,運行維護;楊海亮(1981),碩士研究生,主要研究方向為系統(tǒng)集成,網(wǎng)絡(luò)安全;李震(1978),高級工程師,主要研究方向為系統(tǒng)集成,軟件工程,科研管理;馬天丁(1976),工程師,主要研究方向為網(wǎng)絡(luò)工程,系統(tǒng)集成.(上接第5頁)技術(shù)攻關(guān),重點工程項目方案評審和建設(shè)成果鑒定等工作.其次,加大教育,培訓力度.通過市內(nèi)培養(yǎng)和國內(nèi)外聯(lián)合培養(yǎng)相結(jié)合,形成不同層次,結(jié)構(gòu)合理的信息技術(shù)人才培養(yǎng)教育體系;鼓勵高等院校,企業(yè)等合作辦學或建立職業(yè)培訓機構(gòu),為社區(qū)信息化建設(shè)培養(yǎng)大批信息技術(shù)應用人才,同時加強對現(xiàn)有信息化建設(shè)人員的繼續(xù)教育和崗位培訓.五,結(jié)束語城市社區(qū)信息化作為社會信息化最基本的組成單元之一,在國家信息化建設(shè)進程中占有重要地位.它不僅是一個國家社會信息化水平的標志之一,也是切實提高一個國家國民信息素質(zhì)的有效平臺.在國家信息化戰(zhàn)略指導下,我國的城市社區(qū)信息