企業(yè)檔案工作與知識管理環(huán)境協(xié)同的策略分析

1、企業(yè)檔案工作與知識管理環(huán)境協(xié)同的策略分析摘要隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的發(fā)展，企業(yè)信息管理已轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理。企業(yè)檔案是一種重要的知識資源，是企業(yè)各項(xiàng)決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏得信譽(yù)的基礎(chǔ)，是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)。因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作，良好的企業(yè)檔案管理對一個組織的有序運(yùn)作和健康發(fā)展有著重要影響。筆者引入?yún)f(xié)同理論，提出企業(yè)檔案工作與企業(yè)知識管理在思維、管理、體制、技術(shù)層面的協(xié)同策略。關(guān)鍵詞：企業(yè)知識管理、知識經(jīng)濟(jì)、檔案管理、協(xié)同1、知識經(jīng)濟(jì)與知識管理內(nèi)涵及主要特征1.1知識管理的內(nèi)涵知識管理就是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對知識資源（包括顯性知識資源和隱性知識資源）進(jìn)行管理，以促進(jìn)知識創(chuàng)新

2、的活動。具體而言，知識管理包括三方面的內(nèi)容，即知識資源管理、知識技術(shù)管理以及知識思維管理。知識資源管理就是管理知識信息或與知識有關(guān)的信息以及記錄知識和信息的載體，其目標(biāo)主要是管理企業(yè)內(nèi)的顯性知識資源。知識技術(shù)管理指知識管理的實(shí)踐活動，如設(shè)計(jì)知識管理的整體方案、規(guī)劃知識管理業(yè)務(wù)流程、建立企業(yè)知識系統(tǒng)、知識安全管理、建立知識用戶權(quán)限系統(tǒng)及用戶訪問控制系統(tǒng)等，其目標(biāo)是建構(gòu)一套保障知識管理活動順利進(jìn)行的技術(shù)平臺。知識思維管理是管理企業(yè)內(nèi)的人力資本，包括建立協(xié)同的企業(yè)文化、協(xié)同的工作環(huán)境、協(xié)同的思維模式等，其目標(biāo)是通過思想文化滲透實(shí)現(xiàn)對組織內(nèi)隱性知識的管理。1.2知識經(jīng)濟(jì)的主要特征一是知識已成為企業(yè)生產(chǎn)

3、力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時隨地可以取得和應(yīng)用。過去知識主要以書報(bào)、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過去靠面對面培訓(xùn)，靠電視、廠播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識已共享，但作為企業(yè)競爭的核心知識正在產(chǎn)權(quán)化，以保護(hù)創(chuàng)新知識的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識獲取企業(yè)的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識經(jīng)

4、濟(jì)時代的管理重點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識管理上，因?yàn)槠髽I(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識(產(chǎn)品技術(shù)知識、商業(yè)推廣知識、高效工藝知識、商業(yè)模知識等)，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。2、企業(yè)檔案部門參與企業(yè)知識管理的不利因素21企業(yè)檔案中顯性知識多，而隱性知識少.企業(yè)檔案是企業(yè)現(xiàn)有知識水平和管理經(jīng)驗(yàn)的積累，是企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的可用資源，蘊(yùn)藏著新的生產(chǎn)力和重要的商業(yè)秘密，對企業(yè)生存和發(fā)展都有重要意義。這部分知識資源中也蘊(yùn)藏著一個企業(yè)的歷史，是企業(yè)記憶的一部分，是企業(yè)精神和文化的體現(xiàn)。在重視知識經(jīng)濟(jì)和知識管理的今天，企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)受到應(yīng)有重視，發(fā)揮其應(yīng)有作用。但是，企

5、業(yè)文檔幾乎完全體現(xiàn)為顯性知識，對于企業(yè)知識管理來說，它只是其管理內(nèi)容的一個部分，更何況企業(yè)檔案對顯性知識的記載并不完全，企業(yè)顯性知識另有一部分存在于圖書、期刊、資料等其它形式的知識載體中。而企業(yè)知識管理的核心在于開發(fā)企業(yè)隱性知識，企業(yè)檔案管理工作對此很少涉及，其管理理念、方式方法還需要重新審視、定位和改進(jìn)。2.2企業(yè)檔案資源是靜態(tài)的、被動的，而知識是一種動態(tài)的、能動的資源檔案管理的核心工作有兩個方面：一是檔案安全保管，另一個是檔案內(nèi)容信息的開發(fā)與利用。我們一直在強(qiáng)調(diào)：“安全保管”是“有效利用”的前提和基礎(chǔ)。實(shí)踐中的企業(yè)檔案管理工作部門也是以此為宗旨，在檔案管理中，重視收集、整理、分類、排架等基

6、礎(chǔ)性工作，“有效利用”的方式過于簡單，效果也不盡如人意。檔案資源多表現(xiàn)為一種靜態(tài)的、被動的資源，成為一種高積累，但低附加值產(chǎn)出的知識資源。知識卻是一種活的、能動的資源，它有時會以信息、數(shù)據(jù)的形式存在于語言中、書本中或軟盤里，如文檔中的知識。但知識的本質(zhì)往往是人或組織的一種能力、經(jīng)驗(yàn)，或是人腦中的一個創(chuàng)意，它不會被動地等著開發(fā)利用，而是會與其它知識資源重新組合，在知識共享過程中，實(shí)現(xiàn)知識的新或知識增值。2.3企業(yè)檔案管理對象具有單純性，而知識管理對象具有復(fù)雜性隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案內(nèi)容和種類發(fā)生了巨大變化，檔案載體形式也在不斷發(fā)展變化。當(dāng)然檔案管理更為重要的內(nèi)容不僅僅是對檔案載體管理，

7、而更是對蘊(yùn)涵于載體之上信息內(nèi)容的開發(fā)利用。知識管理在大多數(shù)時候也表現(xiàn)為對物質(zhì)對象的管理，如對圖書、文檔、光盤、網(wǎng)絡(luò)等的管理。但有一點(diǎn)值得注意的是：作為知識管理中很重要的一部分隱性知識，在很多情況下實(shí)際上是在企業(yè)中人身上積累的過程。這種情況下，人就不僅僅是簡單勞動力的提供者，更為重要的是知識載體與知識處理主體。企業(yè)的大部分知識都是以個人經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)訣竅等隱性知識的形態(tài)存在于員工頭腦中，知識創(chuàng)新和知識增值與隱性知識和人密不可分?？梢哉f，人也是企業(yè)知識管理的重要對象。由于人力資源的介入，企業(yè)知識管理變得更為豐富和復(fù)雜。上述種種問題無疑向我們反饋了這樣一個道理：無論從資源構(gòu)成、資源特點(diǎn)還是管理對象哪一方

8、面進(jìn)行比較，企業(yè)檔案管理與企業(yè)知識管理都有較大的差別，直接對企業(yè)檔案管理采取知識管理的一套方法必然不妥，而企業(yè)檔案知識資源是參與企業(yè)知識管理的資源基礎(chǔ)，企業(yè)知識管理又撇不下企業(yè)檔案部門。鑒于此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作與企業(yè)知識管理環(huán)境協(xié)同是解決上述矛盾的必然選擇。3、企業(yè)檔案工作與知識管理環(huán)境協(xié)同的策略3.1協(xié)同理論的定義協(xié)同理論在上世紀(jì)60年代首先由美國著名管理學(xué)家h伊戈?duì)柊菜鞣蛱岢觯J(rèn)為協(xié)同理念的戰(zhàn)略可以把公司多元化的業(yè)務(wù)聯(lián)結(jié)起來，從而使公司得以更充分地利用現(xiàn)有優(yōu)勢開拓新的發(fā)展空間。安索夫確立了協(xié)同的經(jīng)濟(jì)學(xué)含義，即協(xié)同模式的有效性部分地源于規(guī)模經(jīng)濟(jì)帶來的好處。安索夫把協(xié)同效應(yīng)形象的通過“1+1

9、2”這一簡練的公式表達(dá)出來，協(xié)同的概念因其“簡單”而被人們廣為接受，協(xié)同理論也得到迅猛發(fā)展。具體說來，協(xié)同是指系統(tǒng)中諸多子系統(tǒng)的相互協(xié)調(diào)、合作或同步的聯(lián)合作用，是系統(tǒng)整體性、相關(guān)性的內(nèi)在表現(xiàn)。協(xié)同理論并不是各個子系統(tǒng)的簡單相加，它的實(shí)質(zhì)在于各子系統(tǒng)的相互協(xié)調(diào)從而產(chǎn)生整體效應(yīng)，企業(yè)知識管理也需要對各知識資源管理部門協(xié)同管理。檔案部門掌握著大量企業(yè)知識資源，企業(yè)檔案部門從理念與實(shí)踐上實(shí)現(xiàn)與企業(yè)知識管理環(huán)境的協(xié)同是知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案部門的必然選擇。3.2企業(yè)檔案工作與知識管理的協(xié)同內(nèi)容企業(yè)內(nèi)的各個信息部門就是企業(yè)知識系統(tǒng)這個開放系統(tǒng)的子系統(tǒng)，各個子系統(tǒng)相互連接、合作，不斷進(jìn)行物質(zhì)、能量與信息交換

10、，能夠發(fā)揮各子系統(tǒng)之間的協(xié)同效應(yīng)，使企業(yè)整個知識系統(tǒng)的功能更加強(qiáng)大。在知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案部門若想發(fā)揮與時代和角色相符的功能和作用，在做好本職業(yè)務(wù)以外，也應(yīng)該更多的思考如何與企業(yè)整個知識系統(tǒng)的協(xié)同。協(xié)同的內(nèi)容包括：（一）目標(biāo)協(xié)同案部門在參與企業(yè)知識管理過程中，分目標(biāo)應(yīng)與知識系統(tǒng)的總體目標(biāo)基本保持一致。目標(biāo)是行動的指南，目標(biāo)不相符，最可能導(dǎo)致的結(jié)果是實(shí)現(xiàn)了局部效益,但總體效益不一定有增加。通過協(xié)同機(jī)制將企業(yè)檔案部門與企業(yè)知識管理目標(biāo)統(tǒng)一起來,在協(xié)同環(huán)境中建立趨同的價(jià)值追求,明確知識管理環(huán)境下的企業(yè)檔案工作的發(fā)展方向。（二）技術(shù)協(xié)同檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部其他知識系統(tǒng)之間應(yīng)具有較好的兼容性和通用性

11、。企業(yè)各個部門會由于自身實(shí)際情況所限而對知識系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求不一,標(biāo)準(zhǔn)上的差異會在部門之間的合作中形成“技術(shù)壁壘”。企業(yè)知識主管部門首先要花費(fèi)時間和精力在各類系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換與協(xié)調(diào)上,這樣才能保證知識存儲和利用的一致性。高度兼容的系統(tǒng)不僅能夠發(fā)揮若干子系統(tǒng)本身的整體功能優(yōu)勢,同時也能夠放大系統(tǒng)內(nèi)聚后的功能創(chuàng)新效應(yīng)。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)該征求知識主管部門的建議和指導(dǎo)。（三）資源協(xié)同重新整合知識資源,優(yōu)化知識資源的配置,提高知識的利用效率。知識經(jīng)濟(jì)時代,知識的交叉性、集成性和復(fù)合性使企業(yè)各信息部門必須和諧地聯(lián)系起來,檔案知識必須與其他部門的知識資源整合才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。對于一部分很少使用或具有潛在價(jià)

12、值的檔案知識或圖書、情報(bào)知識,企業(yè)應(yīng)建立一個整合知識資源的平臺,將知識單元或其線索以結(jié)構(gòu)化的方式記錄在指定數(shù)據(jù)庫或知識庫中,并由專人負(fù)責(zé)管理,使得適當(dāng)?shù)闹R能在適當(dāng)?shù)臅r候發(fā)揮應(yīng)有的效用。3.3企業(yè)檔案工作與知識管理的協(xié)同策略3.3.1在思維層面上利用協(xié)同思維，引領(lǐng)企業(yè)檔案分類模式改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則的設(shè)定都與一定的社會管理環(huán)境密切相連，工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則在設(shè)定之初，并沒有預(yù)測到知識管理的到來，更無法預(yù)知知識管理給企業(yè)檔案類別帶來的巨大沖擊。自規(guī)則頒布至今，企業(yè)管理環(huán)境發(fā)生了很大變化，而規(guī)則并沒有新的修訂，適應(yīng)新的管理環(huán)境的企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的探討應(yīng)該被提上議事日程。對規(guī)則劃分的黨群工作類、行政管

13、理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、干部職工檔案類十個工業(yè)企業(yè)檔案類別，筆者認(rèn)為需要作“兩個補(bǔ)充、一個調(diào)整”，宗旨是妥善安置知識管理環(huán)境下出現(xiàn)的新生檔案類別，包括客戶檔案、競爭情報(bào)與知識產(chǎn)權(quán)檔案等。我們可以在原來十個工業(yè)企業(yè)檔案類別中增加一個知識產(chǎn)權(quán)管理類和一個市場管理類，客戶檔案類與競爭情報(bào)類作為市場管理類的二級類目，這是“兩個補(bǔ)充”；為避免市場管理類與經(jīng)營管理類檔案歸類劃分的重疊現(xiàn)象，有必要將經(jīng)營管理類調(diào)整為經(jīng)營類，具體涵蓋采購、銷售等活動過程中形成的檔案，這是“一個調(diào)整”。這樣，工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則的類目可以調(diào)整為十二個大類，

14、即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、干部職工檔案類、知識產(chǎn)權(quán)管理類、市場管理類。3.3.2在管理層面上文檔系統(tǒng)與其他信息子系統(tǒng)的協(xié)同企業(yè)內(nèi)各個子系統(tǒng)相互開放，通過與其他子系統(tǒng)的協(xié)調(diào)與配合，從而實(shí)現(xiàn)整體績效的最優(yōu)，如企業(yè)檔案部門與企業(yè)情報(bào)、圖書、資料等部門通力合作、實(shí)現(xiàn)協(xié)同。從只整理保管本企業(yè)形成的紙質(zhì)檔案、科技圖書、標(biāo)準(zhǔn)、期刊、法律法規(guī)中解脫出來，實(shí)現(xiàn)由封閉的以實(shí)體管理為主向開放的電子信息網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，由重管輕用向重用促管轉(zhuǎn)變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉(zhuǎn)變，形成輻射企業(yè)檔案、標(biāo)準(zhǔn)、圖書、期刊、情報(bào)知識

15、綜合管理的知識處理中心和中轉(zhuǎn)站。管理人員在分工合作的基礎(chǔ)上負(fù)責(zé)企業(yè)檔案、圖書、情報(bào)的收集、整理、加工、處理、傳遞、交流等，建立結(jié)構(gòu)合理、種類齊全、質(zhì)量優(yōu)化的知識體系，為領(lǐng)導(dǎo)決策、為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程需要做新的設(shè)計(jì)，以彌補(bǔ)環(huán)節(jié)操作缺少滲透和融合的缺陷。知識資源。3.3.3硬環(huán)境建設(shè)與企業(yè)商務(wù)平臺系統(tǒng)建設(shè)協(xié)同協(xié)同商務(wù)平臺對知識的集成管理為協(xié)同知識管理提供了條件。企業(yè)協(xié)同電子商務(wù)平臺是在充分理解電子商務(wù)(e-b)、客戶關(guān)系管理(crm)、企業(yè)資源計(jì)劃(erp)的設(shè)計(jì)思想基礎(chǔ)上，把企業(yè)的各種核心業(yè)務(wù)，通過web有機(jī)的集成在一起，實(shí)現(xiàn)erp、e-b、erm三者的整合

16、系統(tǒng)。企業(yè)用這個系統(tǒng)讓供應(yīng)商、采購商、客戶合作伙伴以及員工、管理者、決策者能夠從各種方式，通過接口訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)在高速互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)經(jīng)營的整體協(xié)同管理，同時又實(shí)現(xiàn)工作流和工作協(xié)調(diào)應(yīng)用。在協(xié)同商務(wù)平臺中知識處于一個立體的、多維的知識獲取、共享和使用的環(huán)境，無論知識的來源、結(jié)構(gòu)是什么，都可以得到統(tǒng)一的管理；同時協(xié)同平臺為這些知識節(jié)點(diǎn)之間提供了立體化的“網(wǎng)狀”關(guān)聯(lián)通道，從任何一個知識節(jié)點(diǎn)都可以到達(dá)任意的相關(guān)知識節(jié)點(diǎn)，極大的方便企業(yè)獲取完整的、真實(shí)的知識。協(xié)同商務(wù)平臺站在比“系統(tǒng)集成”、“應(yīng)用集成”更高的“信息集成”的層次上，為協(xié)同知識管理提供了有效手段。協(xié)同商務(wù)平臺將企業(yè)的所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成到

17、一個知識管理平臺之上，并以統(tǒng)一的用戶界面提供給用戶，使企業(yè)可以快速地建立企業(yè)對企業(yè)和企業(yè)對內(nèi)部雇員的知識平臺。在這個平臺上，數(shù)據(jù)經(jīng)過處理、分析后，可以變成有用的信息，而信息經(jīng)過審核、分類后,則變成能協(xié)助個人、企業(yè)或團(tuán)體創(chuàng)造智能與價(jià)值的知識。3.3.4軟環(huán)境建設(shè)與企業(yè)管理環(huán)境協(xié)同企業(yè)進(jìn)行知識管理，要求企業(yè)建立學(xué)習(xí)型組織、建立共享的企業(yè)文化等，這些都是屬于知識管理環(huán)境對企業(yè)軟環(huán)境的要求。企業(yè)檔案部門也有很多亟待加強(qiáng)的軟環(huán)境建設(shè)，比較突出的有制度建設(shè)、文化建設(shè)、及建立知識管理的評估機(jī)制等。（1）制度建設(shè)。企業(yè)知識管理的制度建設(shè)主要是制定企業(yè)合理的獎懲機(jī)制和激勵制度，建立系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)制度，建立有效

18、的企業(yè)知識傳播制度，建立企業(yè)跨行業(yè)、跨部門的信息和技術(shù)交流機(jī)制和相關(guān)制度等。企業(yè)檔案部門內(nèi)部也需要建立獎勵激勵機(jī)制、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)制，在知識管理環(huán)境下還要積極建立知識共享的考評機(jī)制，以督促企業(yè)檔案部門員工之間以及與其他部門員工的知識交流與共享。（2）文化建設(shè)。企業(yè)文化建設(shè)非常重要，包括企業(yè)經(jīng)營哲學(xué)、價(jià)值觀、管理思維等，主要是創(chuàng)建企業(yè)共享的團(tuán)隊(duì)文化和學(xué)習(xí)文化，建立知識共享的激勵機(jī)制，培養(yǎng)員工良好的職業(yè)道德、企業(yè)榮譽(yù)感和團(tuán)隊(duì)精神等。知識管理中的最大障礙就是不信任和隱藏知識問題。通過制度創(chuàng)新、文化創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)員工的自我激勵，積極參與知識交流與共享，為提高組織效率創(chuàng)造機(jī)會，這需要高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。因?yàn)榻M織文化的變革涉及個人價(jià)值觀念以及個人行為的變化，要比任何其他的改革都要困難。因此要從根本上突破企業(yè)已經(jīng)形成的固有的文化傳統(tǒng)，必須在高層領(lǐng)導(dǎo)的支持下進(jìn)行