某上市公司行政管理制度之會議管理制度

1、會議管理制度一、總則（一）為使有限公司的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議質(zhì)量和行政決策效率，特制訂本制度。（二）本制度規(guī)定了會議管理內(nèi)容、要求、檢查與考核。本制度適用于有限公司。（三）會議應本著精簡、高效的原則進行，會議內(nèi)容應簡明扼要、切中主題、注重效果，切忌空洞無物，漫無邊際，泛泛而談。二、會議類別a類（按公司章程和制度定期召開的公司級會議）。如：a.1 公司董事會會議a.2 公司計劃工作會議（如：年度計劃工作會議、季度述職會議）a.3 公司總經(jīng)理辦公會議a.4 公司行政人事工作會議a.5 公司財經(jīng)工作會議a.6 公司工程建設工作會議a.7 公司工作會議a.8 公司投資工作會議a.9 公司科

2、學技術工作會議b類（公司工作會議）。如：b.1 公司工作例會b.2 部門工作例會 b.3 部門專題會議（如運行經(jīng)濟分析會議、工作推進會、招聘會、處理突發(fā)性事件等）b.4 公司各委員會專題會議（如項目評審會議、招標會、考核會議等）c類（臨時召開的各種會議）。如：c.1 政府部門召開的有關會議c.2 企業(yè)大型公關活動d類（各種非正式會議）。如：d.1 公司員工聯(lián)歡會d.2 公司內(nèi)部座談交流會三、 會議內(nèi)容及要求（一）公司董事會會議1、董事會年度例會出席人員：董事會成員、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、董事會秘書及會議有關列席人員。會議主持：董事長或董事長授權委托的董事會議時間：董事長定會議地點：待定會議議題：（

3、1）審議公司上年度經(jīng)營計劃工作執(zhí)行情況報告；（2）審議公司下一年度經(jīng)營目標與計劃；（下年度生產(chǎn)發(fā)電計劃、財務預算報告；投資與基建計劃；綜合工作計劃）（3）審議公司利潤分配方案；（4）審議公司重大獎懲事項；（5）審議公司經(jīng)營班子提交的有關重大事項的提案。召開次數(shù)：一次/年會議記錄：董事會秘書形成文件：董事會會議紀要、董事會決議督辦部門：董事會秘書處文件密級：機密（二） 公司計劃工作會議1、公司年度計劃工作會議出席人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各職能部門負責人，各子公司總經(jīng)理/常務副總經(jīng)理、總工程師、財務負責人，各項目籌建處負責人、總工程師、財務負責人，優(yōu)秀員工代表以及會議有關列席代表。董事會成員可自主

4、決定與會。會議主持：總經(jīng)理或總經(jīng)理授權委托的副總經(jīng)理會議時間：每年一、二月份會議地點：待定主要議題：（1）聽取并審議各下屬公司年度經(jīng)營計劃執(zhí)行情況述職報告；（2）總結公司年度經(jīng)營目標計劃執(zhí)行情況與各項管理工作開展情況；（3）制訂下一年經(jīng)營目標計劃；（生產(chǎn)發(fā)電計劃、投資基建計劃、綜合工作計劃、財務計劃及年度預算）（4）表彰年度各項先進；（5）其他重大事項。召開次數(shù)：一次/年會議記錄：辦公室機要秘書形成文件：會議紀要，下發(fā)公司各部門，各下屬獨資、控股、參股公司 督辦部門：公司綜合管理部文件密級：秘密2、公司季度經(jīng)營計劃執(zhí)行述職工作會議出席人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各分管領導、各職能部門負責人，各子公

5、司總經(jīng)理/常務副總經(jīng)理、總工程師、財務負責人，各項目籌建處負責人、總工程師、財務負責人以及會議有關列席代表。董事會成員可自主決定與會。 會議主持：總經(jīng)理或總經(jīng)理授權委托的副總經(jīng)理會議時間：一、四、七、十月份中旬會議地點：公司會議室或下屬子公司所在地會議議題：（1）總結公司上季度經(jīng)營計劃執(zhí)行情況，制訂下季度經(jīng)營目標計劃方案；（2）聽取并審議各下屬公司季度經(jīng)營計劃執(zhí)行情況述職報告，由考核委進行考評；（3）審議其他重大事項。召開次數(shù)：一次/季會議記錄：公司辦公室機要秘書形成文件：會議紀要，報公司董事會，下發(fā)公司各部門督辦部門：公司綜合管理部文件密級：秘密（三）公司總經(jīng)理辦公會議1、總經(jīng)理辦公例會出席

6、人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各分管領導（董事長等董事會成員可列席參加或必要時可擴大至各職能部門負責人參加）。會議主持：總經(jīng)理或由總經(jīng)理授權的副總經(jīng)理會議時間：每月五日會議地點：公司會議室會議議題： （1）審定公司過去一個月月度經(jīng)營報告（報表），報公司董事會；（2）審定公司月度工作計劃與財務預算計劃，報公司董事會；（3）按職責權限審議各部門提交的提案。召開次數(shù)：一次/月會議記錄：公司辦公室機要秘書形成文件：會議紀要，報公司董事會，下發(fā)公司各部門督辦部門：公司綜合管理部文件密級：秘密2、總經(jīng)理專題辦公會議出席人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各分管領導、有關公司專業(yè)委員會代表、有關部門負責人及人員、特別邀請的人

7、員。會議主持：總經(jīng)理或由總經(jīng)理授權的副總經(jīng)理會議時間：每周一召開或臨時召集會議地點：公司會議室會議議題：專題討論決定有關事宜召開次數(shù)：不定會議紀要：公司辦公室機要秘書、總經(jīng)理秘書形成文件：會議紀要督辦部門：相關部門文件密級：視內(nèi)容而定（四）公司行政人事工作會議1、公司行政人事工作例會出席人員：行政人事分管領導、公司以及各下屬公司行政人事部門的負責人以及會議有關的列席人員。視會議內(nèi)容要求各下屬公司總經(jīng)理、財務負責人參加。會議主持：行政人事分管領導或由公司綜合管理部負責人 會議時間：每季度最后一周會議地點：公司會議室或下屬公司所在地會議議題：（1）總結季度公司行政人事工作計劃執(zhí)行情況；（2）安排下

8、季度公司行政人事重點工作事項；（3）有關行政人事重要政策與制度及工作模式；（4）交流行政人事工作信息與經(jīng)驗；（5）其他臨時安排的事項。召開次數(shù)：一次/季會議記錄：公司綜合管理部形成文件：會議紀要督辦部門：公司綜合管理部文件密級：視內(nèi)容而定（五）公司財經(jīng)工作會議1、財經(jīng)工作例會 出席人員：公司財經(jīng)副總經(jīng)理、公司相關人員、各下屬公司財務負責人、財務部經(jīng)理或相關人員，必要時可擴大至有關人員。 會議主持：公司財經(jīng)副總經(jīng)理 會議時間：每年一、四、六、九月份會議地點：待定會議議題：（1）檢查和總結上階段財務工作情況，布置下階段工作；（2）處理本階段需要集中研究解決的問題；（3）其它事項。會議次數(shù)：一次/季

9、會議記錄：財務管理部形成文件：會議紀要督辦部門：財務管理部文件密級：秘密2、財經(jīng)專題會議出席人員：指定人員 會議主持：公司財經(jīng)副總經(jīng)理 會議時間：臨時會議地點：待定會議議題：相關專題會議次數(shù)：不定會議記錄：財務管理部形成文件：會議紀要督辦部門：財務管理部文件密級：秘密（六）公司安全生產(chǎn)工作會議1、公司安全生產(chǎn)工作例會出席人員：分管領導、公司部、公司各相關職部門的負責人、各項目公司負責人、總工程師、相關生產(chǎn)管理人員。公司其他分管領導可自主決定與會。會議主持：安全生產(chǎn)部經(jīng)理會議地點：不定會議時間：每季度第一個月主要議題：（1）總結上季度生產(chǎn)營運計劃執(zhí)行與生產(chǎn)安全管理等情況和布置下季度相關工作； （

10、2）處理上一季度生產(chǎn)營運中需要集中研究解決的問題； （3）其他事項。召開次數(shù)：四次/年會議記錄：公司安全生產(chǎn)部形成文件：會議紀要督辦部門：公司安全生產(chǎn)部文件秘級：視內(nèi)容而定2、公司安全生產(chǎn)專題會議出席人員：分管副總經(jīng)理、公司安全生產(chǎn)部、公司各相關職能部門的負責人、各子公司總經(jīng)理/常務副總經(jīng)理、總工程師、相關生產(chǎn)管理人員。公司其他分管領導可自主決定與會。會議主持：安全生產(chǎn)部經(jīng)理會議地點：不定會議時間：不定會議議題：相關專題召開次數(shù)：不定會議記錄：公司安全生產(chǎn)部形成文件：會議紀要督辦部門：公司安全生產(chǎn)部文件秘級：視內(nèi)容而定（七）公司工程建設工作會議1、公司工程建設工作例會出席人員：分管領導、公司工

11、程建設部、各相關職能部門的負責人、各項目公司負責人、總工程師等。公司其他分管領導可自主決定與會。會議主持：工程建設部經(jīng)理會議地點：不定會議時間：不定 主要議題：（1）總結上季度工程建設工作情況和布置下季度工作；（2）處理上季度中需要集中研究解決的問題； （3）其他事項。召開次數(shù)：一次/季會議記錄：公司工程建設部形成文件：會議紀要督辦部門：公司工程建設部文件秘級：視內(nèi)容而定2、公司工程建設專題會議出席人員：分管領導、公司工程建設部、各相關職能部門的負責人、各項目公司負責人、總工程師等。公司其他分管領導可自主決定與會。會議主持：工程建設部經(jīng)理會議地點：不定會議時間：不定 主要議題：相關專題召開次數(shù)

12、：不定會議記錄：公司工程建設部形成文件：會議紀要督辦部門：公司工程建設部文件秘級：視內(nèi)容而定（八）公司投資工作會議1、公司投資工作例會出席人員：分管領導、公司投資發(fā)展部、各相關職能部門的負責人、各項目工作組負責人、各辦事處負責人等。公司其他分管領導可自主決定與會。會議主持：分管領導或投資發(fā)展部經(jīng)理會議地點：不定會議時間：不定 主要議題：（1）總結上季度投資工作開展情況和布置下季度工作；（2）處理上季度中需要集中研究解決的問題； （3）其他事項。召開次數(shù)：一次/季會議記錄：公司形成文件：會議紀要督辦部門：公司投資發(fā)展部文件秘級：視內(nèi)容而定2、公司投資工作專題會議出席人員：總經(jīng)理、常務副總經(jīng)理、分

13、管領導、公司投資發(fā)展部、各相關職能部門的負責人、各項目工作組負責人、各辦事處負責人等。公司其他分管領導視會議內(nèi)容與會。會議主持：分管領導或投資發(fā)展部經(jīng)理會議地點：不定會議時間：不定 主要議題：相關專題召開次數(shù)：不定會議記錄：公司投資發(fā)展部形成文件：會議紀要督辦部門：公司投資發(fā)展部文件秘級：視內(nèi)容而定（九）公司科學技術工作會議1、公司科技工作例會出席人員：總工程師、公司總工程師辦公室、公司各相關職能部門的負責人、各項目公司負責人、總工程師等。公司其他分管領導視會議內(nèi)容與會。會議主持：總工程師會議地點：不定會議時間：不定 主要議題：（1）總結上季度科技工作情況和布置下季度工作；（2）處理上季度中需

14、要集中研究解決的問題； （3）其他事項。召開次數(shù)：一次/季會議記錄：公司總工程師辦公室形成文件：會議紀要督辦部門：公司總工程師辦公室文件秘級：視內(nèi)容而定3.7.2 公司科技工作專題會議出席人員：總工程師、公司總工程師辦公室、各相關職能部門的負責人、各項目公司負責人、總工程師等。公司其他分管領導可視會議內(nèi)容與會。會議主持：總工程師辦公室負責人會議地點：不定會議時間：不定 主要議題：相關專題召開次數(shù)：不定會議記錄：公司總工程師辦公室形成文件：會議紀要督辦部門：公司總工程師辦公室文件秘級：視內(nèi)容而定（十）公司工作例會出席人員：常務副總經(jīng)理、公司分管領導、公司各相關職能部門的負責人。會議主持：常務副總

15、經(jīng)理或相關分管領導會議地點：公司會議室會議時間：每周五下午主要議題：（1）總結上一周工作情況和布置下一周工作； （2）處理上周工作中需要集中研究解決的問題； （3）其他事項。召開次數(shù)：一次/周 會議記錄：公司辦公室機要秘書形成文件：會議紀要督辦部門：公司綜合管理部文件秘級：視內(nèi)容而定（十一）項目評審會議出席人員：總經(jīng)理、常務副總經(jīng)理、財經(jīng)管理分管領導、投資拓展部經(jīng)理、工程建設部經(jīng)理及相關人員。會議主持：投資分管領導會議地點：公司會議室會議時間：不定主要議題：相關專題召開次數(shù)：不定會議記錄：投資發(fā)展部形成文件：會議紀要督辦部門：投資發(fā)展部文件秘級：視內(nèi)容而定四、會務管理（一）所有會議的會務工作均

16、由公司綜合管理部統(tǒng)一管理。（二）會務管理細則1、安排與聯(lián)系例會在正常情況下不再變動，特殊情況另行通知。其他重大臨時性會議，如由政府召開的各種會議、投資洽談會等應提前三至四天通知與會人員。通知時應講明如下內(nèi)容：會議名稱、參加人員、召開時間與地點、主要議題、被通知人應準備的與會材料等。無特殊情況會議應以書面形式予以通知。2、紀律管理被通知參加會議的人員應準時出席，因故不能參加會議者應提前二天向公司綜合管理部請假。3、會場管理（1）公司會議室由公司綜合管理部負責管理，各部門需用會議室時，需提前一天向公司綜合管理部聯(lián)系，由公司綜合管理部統(tǒng)一安排。會議室應保持衛(wèi)生清潔，桌椅擺放整齊。（2） 因會議重要或

17、參加人數(shù)多而需要外借會議室時，應提前七至十天聯(lián)系。包括場地大小、費用、提供何種服務、聯(lián)系方式等。需要安排食宿的，應按公司有關接待管理辦法，提前安排好賓館、酒店。對于vip客人，還要安排好車輛。（3）由政府部門召開的重要會議，領導座次要安排合理并備有名牌。另外會議室要安排水果、小毛巾、茶水、鮮花，歡迎牌、橫幅視情況而定，提供攝影。由集團召開的公司工作會議，會議室要求有水果、餐巾紙、茶水、鮮花、橫幅，門口有歡迎牌。（4）會議開始前，會務人員要詳細檢查會場的燈光、音響、投影設備是否運行正常。4、 材料準備凡是需要發(fā)給與會人員發(fā)放的材料，應提前一天做好打印、裝訂、分裝工作，并在與會人員簽到時予以發(fā)放。5、費用管理 對于重要的會議，應提前十天做好會務預算工作，并報分管領導批準。會后要及時結算，報帳。a類會議除董事會會議費用由公司董事會費中列支，其他會議費用由各參會單位分攤。b類會議費用由會議召集部門負責預算，結算。c、d類會議費用根據(jù)會議具體內(nèi)容由相應召集部門負責預算，結算。6、接待管理 （1）會議用餐 a類會議用餐由會務組安排統(tǒng)一的會務用餐，并計入會議費用預算。 b類會議原則上不安排會議用餐，如有外地人士與會，按公司客飯標準接待。 c、d類會議根據(jù)具體情況按公司招待審批程序辦