公司人事檔案管理辦法

1、 公司人事檔案管理辦法一、目的 為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容 1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。 2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。 3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。 4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系

2、，死亡等情形。三、檔案相關(guān)規(guī)定 1、基礎(chǔ)管理1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時登記于入職員工人事檔案登記（見附件一）離職員工人事檔案登記（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。 1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。1.5調(diào)動和錄用入公

3、司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應(yīng)分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 2、檔案的查、借閱2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在

4、檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案單（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。2.3公司級領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2.4所有經(jīng)過批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在人事檔案借閱登記本簽字登記（附件三）。 3、查、借閱檔案注意事項 3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。 3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。 3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。4、檔案的銷毀 4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。 4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫公司員工人事檔案銷毀審批登記（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。 4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的公司員工人事檔案銷毀登記和