秘書禮儀與形象設(shè)計(jì)項(xiàng)目四公務(wù)禮儀篇1

1、 （一） ( ) 第四篇第四篇 公務(wù)禮儀公務(wù)禮儀 2 第一章第一章 會(huì)議禮儀會(huì)議禮儀 3 會(huì)議的重要性會(huì)議的重要性 大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向大多數(shù)企業(yè)在會(huì)議中決定其基本走向 90%以上的重大決策是通過會(huì)議制定的以上的重大決策是通過會(huì)議制定的 企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多企業(yè)花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多 開會(huì)的頻率越來越高開會(huì)的頻率越來越高 4 第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議的籌備會(huì)議的籌備 一、一、擬擬定定會(huì)議會(huì)議的主的主題題： 擬擬定定會(huì)議會(huì)議主主題題。會(huì)議會(huì)議的主的主題題，即，即會(huì)議會(huì)議的指的指 導(dǎo)導(dǎo)思想。思想。會(huì)議會(huì)議的形式、的形式、內(nèi)內(nèi)容、任容、任務(wù)務(wù)、議議程、期程、期 限、出席人限、出席人員

2、員等，都只有在等，都只有在會(huì)議會(huì)議的主的主題題確定下確定下 來來之后，才可以據(jù)此一一加以確定。之后，才可以據(jù)此一一加以確定。 5 二、會(huì)議通知的發(fā)送二、會(huì)議通知的發(fā)送 1、發(fā)送形式、發(fā)送形式 正式通知正式通知 非正式通知非正式通知 6 2 2、發(fā)送內(nèi)容：、發(fā)送內(nèi)容： 一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會(huì)議名稱。一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會(huì)議名稱。 二是主題與內(nèi)容，這是對(duì)會(huì)議宗旨的介紹。二是主題與內(nèi)容，這是對(duì)會(huì)議宗旨的介紹。 三是會(huì)期，應(yīng)明確會(huì)議的起止時(shí)間。三是會(huì)期，應(yīng)明確會(huì)議的起止時(shí)間。 四是報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對(duì)交通路線，特別要交待清楚。四是報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對(duì)交通路線，特別要交待清楚。 五是會(huì)議的出席對(duì)象，如對(duì)

3、象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。五是會(huì)議的出席對(duì)象，如對(duì)象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。 六是會(huì)議要求，它指的是與會(huì)者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn)六是會(huì)議要求，它指的是與會(huì)者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn) 備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷和其他費(fèi)用問題。備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷和其他費(fèi)用問題。 7 3、會(huì)議通知和委托書的樣式、會(huì)議通知和委托書的樣式 見P244、245 4、注意事項(xiàng)、注意事項(xiàng) 見P245-246 8 三、了解會(huì)議的與形式性質(zhì)三、了解會(huì)議的與形式性質(zhì) 按參會(huì)人員可分成公司外部會(huì)議和公司按參會(huì)人員可分成公司外部會(huì)議和公司 內(nèi)部會(huì)議。公司外部會(huì)議有產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、內(nèi)部會(huì)議。公司外部會(huì)議有產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、 研討會(huì)、座談會(huì)等；公司內(nèi)

4、部會(huì)議包括研討會(huì)、座談會(huì)等；公司內(nèi)部會(huì)議包括 工作定期的周例會(huì)、月例會(huì)、年終總結(jié)工作定期的周例會(huì)、月例會(huì)、年終總結(jié) 會(huì)以及表彰會(huì)、計(jì)劃會(huì)等等。會(huì)以及表彰會(huì)、計(jì)劃會(huì)等等。 9 10 三、制發(fā)會(huì)議的姓名卡和會(huì)議證件三、制發(fā)會(huì)議的姓名卡和會(huì)議證件 四、會(huì)議資料的準(zhǔn)備及發(fā)放四、會(huì)議資料的準(zhǔn)備及發(fā)放 五、準(zhǔn)備會(huì)議所需要的用品和設(shè)備五、準(zhǔn)備會(huì)議所需要的用品和設(shè)備 11 六、會(huì)議議題、議程和日程的擬定六、會(huì)議議題、議程和日程的擬定 議題的收集和篩選議題的收集和篩選 議程議程 12 委員會(huì)會(huì)議議程委員會(huì)會(huì)議議程 7月月6日上午日上午11點(diǎn)點(diǎn) 格林格林德雷戈飯店德雷戈飯店 1、（、（11：00）任命一位會(huì)議主）

5、任命一位會(huì)議主 席席 2、（、（11：10）為缺席致歉）為缺席致歉 3、（、（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備）批準(zhǔn)上次會(huì)議備 忘錄忘錄 4、（、（11：30）上次會(huì)議提出的）上次會(huì)議提出的 事項(xiàng)事項(xiàng) 5、（、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （12：00）會(huì)間休息）會(huì)間休息 6、（、（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)）財(cái)務(wù)事項(xiàng) 7、（、（12：45）特別事宜）特別事宜 8、（、（13：00）其他動(dòng)議）其他動(dòng)議 9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜 10、（、（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)）下次會(huì)議細(xì)節(jié) 議程的開頭為會(huì)議程的開頭為會(huì) 議的日期、時(shí)間議的日期、時(shí)間 和地點(diǎn)和地點(diǎn) 每項(xiàng)均有一個(gè)起每項(xiàng)均有一個(gè)

6、起 始時(shí)間始時(shí)間 下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫 在議程的末尾在議程的末尾 13 第二第二節(jié)節(jié) 會(huì)議組織會(huì)議組織 一、一、熱熱情情歡歡迎迎與會(huì)與會(huì)者者 會(huì)議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會(huì)場(chǎng)內(nèi)會(huì)議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會(huì)場(chǎng)內(nèi) 外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì) 的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民 族人士、宗教界人士、港澳臺(tái)同胞、海外華族人士、宗教界人士、港澳臺(tái)同胞、海外華 人和外國(guó)人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對(duì)于人和外國(guó)人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。對(duì)于 與會(huì)者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求必應(yīng)。與會(huì)者的正當(dāng)要求，應(yīng)有求必應(yīng)。 1

7、4 二、會(huì)議簽到二、會(huì)議簽到 為掌握到會(huì)人數(shù)，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，凡大型會(huì)議或 重要會(huì)議，通常要求與會(huì)者在入場(chǎng)時(shí)簽名報(bào)到。 會(huì)議簽到的通行方式有三： 一是簽名報(bào)到， 二是交券報(bào)到， 三是刷卡報(bào)到。 負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的人員，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議的負(fù)責(zé)人進(jìn) 行通報(bào)。 15 三、會(huì)場(chǎng)的布置三、會(huì)場(chǎng)的布置 （一）、會(huì)址的選擇（一）、會(huì)址的選擇 必須制作一個(gè)會(huì)議場(chǎng)所清單表，清單表上需 注明會(huì)議要求的所有重要條件。 選擇適合的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁?的會(huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人 數(shù)、與會(huì)人員的背景情況，以及最重要的會(huì)議目 的、目標(biāo)和與會(huì)者的偏好等因素綜合考慮。 16 .場(chǎng)地大小場(chǎng)地大小 .附屬設(shè)施齊全附

8、屬設(shè)施齊全 .適當(dāng)?shù)拈_會(huì)設(shè)備適當(dāng)?shù)拈_會(huì)設(shè)備 .會(huì)場(chǎng)氛圍會(huì)場(chǎng)氛圍 .場(chǎng)地不受外界干擾場(chǎng)地不受外界干擾 .附屬設(shè)施附屬設(shè)施 . 準(zhǔn)備會(huì)議文件準(zhǔn)備會(huì)議文件 選擇會(huì)場(chǎng)選擇會(huì)場(chǎng) 布置會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng) 17 會(huì)議類型與場(chǎng)所的搭配會(huì)議類型與場(chǎng)所的搭配 # 舉辦舉辦培訓(xùn)訓(xùn)活動(dòng)動(dòng)的最佳環(huán)環(huán)境是能提供專門專門工作 人員員和專門設(shè)專門設(shè)施的成人教教育場(chǎng)場(chǎng)所（公司的專業(yè)專業(yè) 培訓(xùn)訓(xùn)中心或旅游勝勝地的培訓(xùn)訓(xùn)點(diǎn)）。 # 研研究和開發(fā)會(huì)議開發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈靈感 涌現(xiàn)現(xiàn)的環(huán)環(huán)境（培訓(xùn)訓(xùn)中心或其他寧靜場(chǎng)靜場(chǎng)所最為為適 合）。 18 # 重大的獎(jiǎng)利、表彰型會(huì)議一定要有檔重大的獎(jiǎng)利、表彰型會(huì)議一定要有檔 次，要引人入勝，會(huì)

9、議的目的是對(duì)杰出表現(xiàn)次，要引人入勝，會(huì)議的目的是對(duì)杰出表現(xiàn) 予以獎(jiǎng)勵(lì)。予以獎(jiǎng)勵(lì)。 # 對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選 擇有展廳的場(chǎng)所，還要求到達(dá)會(huì)場(chǎng)幾所在城擇有展廳的場(chǎng)所，還要求到達(dá)會(huì)場(chǎng)幾所在城 市的交通必須便利。市的交通必須便利。 19 討論：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊討論：各種會(huì)場(chǎng)的利與弊 會(huì)場(chǎng)類會(huì)場(chǎng)類型型優(yōu)優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn) 圓桌圓桌型型 橢圓橢圓型型 口字型口字型 U U型型 教教室型室型 20 u字形會(huì)場(chǎng)，比較適應(yīng)非大型會(huì)議，參會(huì)者距離較近。字形會(huì)場(chǎng)，比較適應(yīng)非大型會(huì)議，參會(huì)者距離較近。 21 圍桌式會(huì)場(chǎng)，一般適宜討論或參會(huì)人數(shù)不多的會(huì)議。圍桌式會(huì)場(chǎng)，一般適宜討論

10、或參會(huì)人數(shù)不多的會(huì)議。 22 課桌式會(huì)場(chǎng)效果，適合人數(shù)較多的會(huì)議課桌式會(huì)場(chǎng)效果，適合人數(shù)較多的會(huì)議 23 課桌式會(huì)場(chǎng)，會(huì)議室課桌式擺放也有所不同，有的從中課桌式會(huì)場(chǎng)，會(huì)議室課桌式擺放也有所不同，有的從中 間設(shè)通道，有的從兩面設(shè)通道，此照片為通道在兩側(cè)。間設(shè)通道，有的從兩面設(shè)通道，此照片為通道在兩側(cè)。 24 會(huì)場(chǎng)氣氛布置會(huì)場(chǎng)氣氛布置 會(huì)場(chǎng)氣氛直接影響到 與會(huì)者的情緒，這關(guān) 系到會(huì)議的效果。營(yíng) 造良好的會(huì)場(chǎng)氣氛， 是秘書人員創(chuàng)造力和 想像力的重要表現(xiàn)。 25 會(huì)標(biāo) 將會(huì)議的 全稱以醒目的標(biāo) 語形式懸掛于主 席臺(tái)前上方，即 為會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)能 體現(xiàn)會(huì)議的莊嚴(yán) 性，激發(fā)與會(huì)者 的積極參與感。 26 會(huì)徽

11、即能體現(xiàn)或象 征會(huì)議精神的圖案標(biāo) 志，一般懸掛于會(huì)場(chǎng) 前上方中央位置。會(huì) 徽可以是組織已定徽 標(biāo)，如黨徽、國(guó)徽、 團(tuán)徽、警徽等，也可 以向社會(huì)公開征集， 如北京2008奧運(yùn)會(huì)會(huì) 徽“中國(guó)印”。 27 其他其他 燈光，要注意燈光，要注意 燈光的亮度，一般主燈光的亮度，一般主 席臺(tái)上的燈光要比臺(tái)席臺(tái)上的燈光要比臺(tái) 下代表席燈光要亮；下代表席燈光要亮； 色調(diào)，要注意不同色色調(diào)，要注意不同色 調(diào)會(huì)給與會(huì)者不同的調(diào)會(huì)給與會(huì)者不同的 感官刺激，如紅、粉、感官刺激，如紅、粉、 黃、橙亮麗明快，給黃、橙亮麗明快，給 人感覺熱烈輝煌，適人感覺熱烈輝煌，適 合慶典類會(huì)議，藍(lán)、合慶典類會(huì)議，藍(lán)、 綠、紫莊重典雅，給

12、綠、紫莊重典雅，給 人感覺嚴(yán)肅端正，適人感覺嚴(yán)肅端正，適 合一般工作會(huì)議；合一般工作會(huì)議； 28 旗幟，重要的會(huì)議宜 在會(huì)場(chǎng)內(nèi)外插一些旗 幟以烘托氣氛；標(biāo)語， 簡(jiǎn)潔明快的標(biāo)語口號(hào) 能振奮與會(huì)者精神， 強(qiáng)化會(huì)議主題；花卉， 適當(dāng)?shù)幕ɑ苣芙o人清 新活潑之感，既能點(diǎn) 綴會(huì)議氛圍，又能減 輕與會(huì)者長(zhǎng)時(shí)間的疲 勞。 29 便便 條（一）條（一） 鐘苗： 最近，在公司新址搬遷過程中出現(xiàn)了財(cái)務(wù)部與研發(fā)部之間因辦 公用房發(fā)生矛盾的情形，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會(huì)議協(xié)調(diào)解決。 請(qǐng)你就選擇會(huì)議地點(diǎn)和布局以及會(huì)議議程的安排提出相應(yīng)建議，供 會(huì)議籌備過程參考。 請(qǐng)于明天下班前將建議交給我。謝謝！ 行政經(jīng)理 蘇明 20

13、04年3月25日 30 （二）、會(huì)議座位安排原則（二）、會(huì)議座位安排原則 1、大型會(huì)議的排座原則有哪些大型會(huì)議的排座原則有哪些 大型會(huì)議一般是指與會(huì)者眾多、規(guī)模大型會(huì)議一般是指與會(huì)者眾多、規(guī)模 較大的會(huì)議。最大特點(diǎn)是應(yīng)分設(shè)主席臺(tái)與較大的會(huì)議。最大特點(diǎn)是應(yīng)分設(shè)主席臺(tái)與 觀眾席。觀眾席。 31 主席臺(tái)排座主席臺(tái)排座 大型會(huì)議主席臺(tái),一般應(yīng)面對(duì) 會(huì)場(chǎng)主入口,與群眾席面對(duì)面.每一個(gè)成員面 前的桌上,均應(yīng)擺放雙向桌簽。 主席團(tuán)排座原則主席團(tuán)排座原則 前排高于后排，中央高 于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)。 主持人坐席主持人坐席 一是居于前排正中央；二是 居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座， 但應(yīng)就座于前排。 32

14、 群眾席排座群眾席排座 主席臺(tái)之下的一切坐席均稱 為群眾席。 自由式擇座自由式擇座 即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，自由擇 席而定。 按單位就座按單位就座 可依參加單位的筆畫、拼音 順序，也可按平時(shí)約定俗成的序列?？勺郧?往后進(jìn)行橫排，也可自左而右進(jìn)行豎排。同 一樓層，應(yīng)以前排為高，或以左排為高，樓 層不同，則樓層越高，排序越低。 33 （單數(shù)） （雙數(shù)） 34 35 2、小型會(huì)議中座位如何安排、小型會(huì)議中座位如何安排 小型會(huì)議，一般參加者較少、規(guī) 模不大的會(huì)議。主要特點(diǎn)是全體與 會(huì)者均應(yīng)安排座位，不設(shè)立專用主 席臺(tái)。小型會(huì)議的排座可采取三種 形式。 36 自由擇座自由擇座 即不排定固定的具體位置，而由 全

15、體與會(huì)者完全自由地選擇座位就座。 面門設(shè)座面門設(shè)座 一般以面對(duì)會(huì)議室正門之外為會(huì) 議主席的位置，其他與會(huì)者可在兩側(cè)自由而 又依次就座。 依景設(shè)座依景設(shè)座 即會(huì)議主席的位置不必面對(duì)會(huì)議 室正門，而是應(yīng)背依會(huì)議室之內(nèi)的主要景致 之所在，如字畫、講臺(tái)等等，其他與會(huì)者的 排座，略同于前者。 37 38 面對(duì)面就座面對(duì)面就座 當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時(shí)，安排 持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長(zhǎng)桌的相對(duì)的 兩邊兩邊 主席坐在 團(tuán)隊(duì)成員 之間 39 40 主席坐在長(zhǎng)桌主席坐在長(zhǎng)桌 的頂端的頂端 資歷最淺者資歷最淺者 坐在離主席坐在離主席 最

16、遠(yuǎn)處最遠(yuǎn)處 希望顯示等級(jí)：希望顯示等級(jí)： 讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì)讓主席坐在長(zhǎng)方桌子的頂端，其他與會(huì) 者座位按資歷遞降順序就坐者座位按資歷遞降順序就坐 41 42 主席可坐主席可坐 在任何一在任何一 個(gè)位置上個(gè)位置上 自由討論自由討論 如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更如果坦誠(chéng)的討論比與會(huì)者的地位更 值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌值得關(guān)注，在會(huì)議中用一張圓桌 43 安排食宿和茶水安排食宿和茶水 食宿食宿 a.用膳用膳 b.住宿住宿 茶水茶水 44 角色練習(xí)角色練習(xí) 表演會(huì)議期間奉茶的禮儀表演會(huì)議期間奉茶的禮儀 45 給客人斟茶的注意事項(xiàng)給客人斟茶的注意事項(xiàng): 當(dāng)當(dāng)桌子上放有資料文件時(shí)，不要

17、勉強(qiáng)客人收桌子上放有資料文件時(shí)，不要勉強(qiáng)客人收 拾整理，而應(yīng)說：拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？茶放這兒行嗎？”并等并等 待客人的回答，按客人意愿行事。待客人的回答，按客人意愿行事。 開會(huì)時(shí)，如果出席者眾多，可請(qǐng)同事幫忙，開會(huì)時(shí)，如果出席者眾多，可請(qǐng)同事幫忙， 一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。 46 茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先茶溢出來了！這時(shí)不要驚慌，不忙亂，先 道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上道歉，后擦拭。切記：斟茶時(shí)，務(wù)必帶上 干凈毛巾。干凈毛巾。 有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手有茶和糕點(diǎn)時(shí)，要先將糕點(diǎn)放在客人左手 邊，再將茶置于客人

18、正中略偏右手側(cè)。邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。 洽談時(shí)間較長(zhǎng)，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng)洽談時(shí)間較長(zhǎng)，在一至一個(gè)半小時(shí)內(nèi)，應(yīng) 更換茶葉。更換茶葉。 47 上茶時(shí)的七上茶時(shí)的七個(gè)程序個(gè)程序: 兩手端茶盤，盤子高度位于胸部?jī)墒侄瞬璞P，盤子高度位于胸部 敲門，并說：敲門，并說：“對(duì)不起！對(duì)不起！”進(jìn)入接待室進(jìn)入接待室 止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意 將茶盤的一端置于桌子側(cè)面將茶盤的一端置于桌子側(cè)面 48 桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺桌上不能放盤時(shí)，則左手拿盤，右手取茶壺 用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾 上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠

19、左腋下；上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下； 走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接走到門口時(shí)，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接 待室。待室。 49 四、四、 會(huì)場(chǎng)服務(wù)、值班及保衛(wèi)會(huì)場(chǎng)服務(wù)、值班及保衛(wèi) 會(huì)議要有嚴(yán)密的值班 和保衛(wèi)工作，中大型 會(huì)議，秘書要有24小 時(shí)值守，以保證會(huì)議 順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng) 付各種突發(fā)事件。 奧運(yùn)會(huì)安保16億美元 50 值班工作 堅(jiān)守崗位；會(huì)中協(xié)助 搜集有關(guān)信息和資料； 控制與會(huì)無關(guān)人員隨 便出入會(huì)場(chǎng)；督導(dǎo)專 職服務(wù)人員的具體服 務(wù)工作；備有公司及 各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤服 務(wù)主管人員的電話通 訊錄；協(xié)調(diào)會(huì)中各種 矛盾等。 波茨坦會(huì)議 51 保衛(wèi)工作 重要人員的人身安全；

20、重要文件； 會(huì)場(chǎng)和駐地； 會(huì)議設(shè)備； 與會(huì)者私人貴重物品 等。 52 第三節(jié)第三節(jié) 會(huì)議記錄及善后處理會(huì)議記錄及善后處理 一、會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄 (一一)、會(huì)議記錄可能出現(xiàn)的問、會(huì)議記錄可能出現(xiàn)的問 題：題： 1、會(huì)議記錄本內(nèi)無目錄。特別 是不填寫會(huì)議議題時(shí)，在利用時(shí)就 要逐頁查閱，不僅效率很低，而且 人為地增加了對(duì)案卷的磨損，不利 于檔案的保護(hù)和保密。 53 2、記錄不完整。有些會(huì)議記錄未、記錄不完整。有些會(huì)議記錄未 記載會(huì)議日期、地點(diǎn)、主持人、記記載會(huì)議日期、地點(diǎn)、主持人、記 錄人；有些會(huì)議記錄只記了參加人、錄人；有些會(huì)議記錄只記了參加人、 發(fā)言人的姓而沒有記全名；有些會(huì)發(fā)言人的姓而沒有

21、記全名；有些會(huì) 議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人 而無會(huì)議內(nèi)容；有些會(huì)議記錄雖有而無會(huì)議內(nèi)容；有些會(huì)議記錄雖有 會(huì)議內(nèi)容卻沒有記錄會(huì)議的議題等，會(huì)議內(nèi)容卻沒有記錄會(huì)議的議題等， 使人很難了解會(huì)議的全貌。使人很難了解會(huì)議的全貌。 54 3、會(huì)議記錄本沒有按工作性質(zhì) 分開。如有的系黨總支同系行政共 用一個(gè)會(huì)議記錄本（聯(lián)席會(huì)議例 外），給保管和利用帶來不便。 4、會(huì)議記錄本不固定。有些單 位是兩三個(gè)記錄本交叉使用，有的 本子只記錄了幾頁就再也不用了； 更有甚者，每次開會(huì)時(shí)臨時(shí)找?guī)讖?稿低記錄，過后就不知去向了。 55 5、記錄字跡潦草、書寫材料不 符合歸檔要求。有的會(huì)議記

22、錄人經(jīng) 常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久 字跡材料，而且書寫潦草，不利于 會(huì)議記錄的日后查考和歸檔后的長(zhǎng) 久保存。 56 （二）、?。ǘ?、印發(fā)會(huì)議記錄發(fā)會(huì)議記錄 完善完善會(huì)議記錄會(huì)議記錄 起草起草會(huì)議紀(jì)會(huì)議紀(jì)要要 確定印確定印發(fā)發(fā)范范圍圍 接收者確接收者確認(rèn)認(rèn) 簽發(fā)會(huì)議執(zhí)簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行文件行文件 57 會(huì)議記錄格式（一）會(huì)議記錄格式（一） 會(huì)議名稱：會(huì)議時(shí)間：會(huì)議名稱：會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議地點(diǎn)：記錄人：會(huì)議地點(diǎn)：記錄人： 出席與列席會(huì)議人員：出席與列席會(huì)議人員： 缺席人員：缺席人員： 會(huì)議主持人：會(huì)議主持人： 審閱：審閱： 簽字：簽字： 主要議題：主要議題： 發(fā)言記錄：發(fā)言記錄： 58 會(huì)議記錄格式

23、（二）會(huì)議記錄格式（二） 公司辦公會(huì)議記錄公司辦公會(huì)議記錄 時(shí)間：一九時(shí)間：一九年年月月日日時(shí)時(shí) 地點(diǎn)：公司辦公樓五樓大會(huì)議室地點(diǎn)：公司辦公樓五樓大會(huì)議室 出席人：出席人： 缺席人：缺席人： 主持人：公司總經(jīng)理主持人：公司總經(jīng)理 記錄人：辦公室主任劉記錄人：辦公室主任劉 主持人發(fā)言：主持人發(fā)言：(略略) 與會(huì)者發(fā)言：與會(huì)者發(fā)言： 散會(huì)散會(huì) 主持人：主持人：(簽名簽名) 記錄人：記錄人：(簽名簽名) (本會(huì)議記錄共本會(huì)議記錄共頁頁) 59 會(huì)議名稱會(huì)議名稱 時(shí)間時(shí)間 主席主席 會(huì)議目的會(huì)議目的 出席人數(shù)出席人數(shù) 缺席人數(shù)缺席人數(shù) 缺席理由缺席理由 會(huì)議內(nèi)容會(huì)議內(nèi)容 和決議事項(xiàng)和決議事項(xiàng) 決議事項(xiàng)

24、決議事項(xiàng) 的實(shí)施的實(shí)施 實(shí)施項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目 負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人 或部門或部門 完成期限完成期限 出席人出席人 蓋蓋 章章 特別事項(xiàng)特別事項(xiàng) 60 二、會(huì)議善后處理工作二、會(huì)議善后處理工作 1、會(huì)場(chǎng)清理：、會(huì)場(chǎng)清理： 安排與會(huì)人員的離會(huì)安排與會(huì)人員的離會(huì) 會(huì)議文件的回收、立卷、會(huì)議文件的回收、立卷、歸檔歸檔 2、印發(fā)會(huì)議記錄、印發(fā)會(huì)議記錄 3、資金、資金 4、會(huì)議的總結(jié)工作、會(huì)議的總結(jié)工作 61 第四第四節(jié)節(jié) 參參加加會(huì)議禮儀會(huì)議禮儀 一、一、與會(huì)與會(huì)者者禮儀禮儀 規(guī)范著裝規(guī)范著裝 嚴(yán)守時(shí)間嚴(yán)守時(shí)間 維護(hù)秩序維護(hù)秩序 專心聽講（學(xué)會(huì)記錄）專心聽講（學(xué)會(huì)記錄） 不要中途離席不要中途離席 62 與會(huì)者發(fā)言應(yīng)

25、注意避免的問題與會(huì)者發(fā)言應(yīng)注意避免的問題 .發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔 滔不絕； .不可取用不正確的資料； .不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)； .不可做人身攻擊； .不可打斷他人的發(fā)言； .不可不懂裝懂，胡言亂 語； .不要談到抽象論或觀念 論； .不可對(duì)其他發(fā)言者吹毛 求疵； 63 2 2、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言禮儀（報(bào)告）、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言禮儀（報(bào)告） 正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺(tái)應(yīng)步態(tài)自 然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度 與氣質(zhì)。 口齒清晰，講究邏輯，簡(jiǎn)明扼要。如果是書面發(fā) 言，要時(shí)常抬頭掃視一下會(huì)場(chǎng)，不能低頭讀稿。旁若 無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對(duì)聽眾的傾聽表示謝意。 禮貌作答，對(duì)不能回答的問題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地 說明理由，對(duì)提問人的批評(píng)和意見應(yīng)認(rèn)真聽取，即使 提問者的批評(píng)是錯(cuò)誤的，也不應(yīng)失態(tài)。 64 二、會(huì)議主持人禮儀二、會(huì)議主持人禮儀 首先，主持的性質(zhì)是根據(jù)會(huì)議活動(dòng)或活動(dòng)的 性質(zhì)、目的及要求，按照議程規(guī)定的內(nèi)容，承 擔(dān)起組織參加者完成任務(wù)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)的責(zé)任。 其次，主持人的權(quán)限應(yīng)由上司確定并明確委 托，例如參加者的資格認(rèn)定、