ExcelXP的八則快速輸入技巧.doc

1、Excel XP 的八則快速輸入技巧如果我們在用 Excel XP 處理龐大的數(shù)據(jù)信息時，不注意講究技巧和方法的話，很可能會花費很大的精力。因此如何巧用Excel XP ，來快速輸入信息就成為各個Excel XP 用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數(shù)點的數(shù)字如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)在要在單元格中輸入0.05 這個數(shù)字時，我們會把“ 0.05 ”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個帶有小數(shù)點的數(shù)字時，我們再按照上面的方法輸入的話，每次輸入數(shù)字時都需要

2、重復(fù)輸入小數(shù)點，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。其實，我們可以使用Excel XP中的小數(shù)點自動定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點自動定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點自動定位功能時，我們可以先在 Excel XP的編輯界面中，用鼠標依次單擊“工具”/ “選項” / “編輯”標簽，在彈出的對話框中選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)就可以了。以后我們再輸入帶有小數(shù)點的數(shù)字時，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點將在回車鍵后自動進行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，

3、該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.06 ”，怎么樣簡單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此時您需要將這些數(shù)據(jù)制作成Excel XP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個個復(fù)制/ 粘貼到工作表中，也需花很多時間。沒關(guān)系！您只要在 Excel XP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時，您只要在Excel XP編輯區(qū)中，依次用鼠標單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/ 獲取外部數(shù)據(jù) / 導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再

4、按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會彈出一個文本導(dǎo)入向?qū)υ捒颍?您只要按照向?qū)У奶崾具M行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個單元格一個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。你可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住 Ctrl 鍵的同時，點擊鼠標左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數(shù)據(jù)。按住Ctrl 鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。4、快速進行中英文輸入法切

5、換一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實現(xiàn)自動切換：首先用鼠標選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對話框，選中“IME模式”標簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“ IME模式”選項卡， 在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行

6、刪除 Excel XP工作表中的空行， 一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進行刪除：首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標單擊菜單欄中的“插 入”菜單項，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列，在列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中列的數(shù)據(jù)，以列重新排序， 然后刪去列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對不同單元格中字號進行調(diào)整在使用 Excel XP編輯文件時，常

7、常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數(shù)目不等， 致使有的單元格中的內(nèi)容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數(shù)據(jù)都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調(diào)整的話，工作量將會變得很大。其實，您可以采用下面的方法來減輕字號調(diào)整的工作量：首先新建或打開一個工作簿，并選中需要Excel XP根據(jù)單元格的寬度調(diào)整字號的單元格區(qū)域；其次單擊用鼠標依次單擊菜單欄中的“格式”/ “單元格” / “對齊”標簽， 在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當你在這些單元格中輸入數(shù)據(jù)時，如果輸入的數(shù)據(jù)長度超過了單元格的寬度，

8、 Excel XP能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與列寬一致，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進行了更改，則字符可自動增大或縮小字號，以適應(yīng)新的單元格列寬，但是對這些單元格原設(shè)置的字體字號大小則保持不變。7、快速輸入多個重復(fù)數(shù)據(jù)在使用 Excel XP 工作表的過程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)的數(shù)據(jù) , 如果依次輸入，無疑工作量是巨大的?，F(xiàn)在我們可以借助 Excel XP 的“宏”功能 , 來記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過程 , 然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上 , 當按下組合鍵時 , 計算機就會重復(fù)所記錄的操作。使用宏功能時，我們可以按照以下

9、步驟進行操作 : 首先打開工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格；接著再用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項， 并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令； 設(shè)定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程序?qū)⒆詣訉λM行的各方面操作記錄復(fù)制。8、快速處理多個工作表有時我們需要在 Excel XP 中打開多個工作表來進行編輯，但無論打開多少工作表，在某一時刻我們只能對一個工作表進行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個必要同時打開多個工作表了，因為我們同時打開多個工作表的目的就是要減輕處理多個工作表的工作量

10、的，那么我們該如何實現(xiàn)這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift鍵或“ Ctrl 鍵并配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，然后就可以對其實行多方面的批量處理； 接著在選中的工作表標簽上按右鍵彈出快捷菜單，進行插入和刪除多個工作表的操作； 然后在“文件”菜單中選擇“頁面設(shè)置 ”，將選中的多個工作表設(shè)成相同的頁面模式； 再通過“編輯”菜單中的有關(guān)選項，在多個工作表范圍內(nèi)進行查找、替換、定位操作；通過“格式”菜單中的有關(guān)選項，將選中的多個工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項 ”，在彈出的菜單中選擇“視窗”

11、和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格。高效辦公 Excel 排序方法 集中營 排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel 排序有序數(shù)計算（類似成績統(tǒng)計中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類。本文以幾個車間的產(chǎn)值和名稱為例，介紹Excel 2000/XP 的數(shù)據(jù)排序方法。一、數(shù)值排序1.RANK函數(shù)RANK函數(shù)是 Excel 計算序數(shù)的主要工具，它的語法為 :RANK（ number，ref ，order ），其中 number為參與計算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元

12、格，域的絕對引用， order 是用來說明排序方式的數(shù)字（如果式給出結(jié)果，反之按升序方式）。ref是對參與計算的數(shù)字單元格區(qū)order 為零或省略，則以降序方例如圖 1中 E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計算各車間產(chǎn)值排名的方法是:在 F2單元格內(nèi)輸入公式“ =RANK（ E2， $E$2: $E$4 ）”，敲回車即可計算出鑄造車間的產(chǎn)值排名是 2。再將 F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、 F4 單元格按 Ctrl+V ，就能計算出其余兩個車間的產(chǎn)值排名為3和 1。如果 B1單元格中輸入的公式為“ =RANK（ E2，$E$2:$E$4 ，1）”，則計算出的序數(shù)按升序方式排列，即2

13、、 1和3。需要注意的是 : 相同數(shù)值用 RANK函數(shù)計算得到的序數(shù)（名次）相同，但會導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與F3 相同，則按本法計算出的排名分別是 3、 3和 1（降序時）。2.COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為COUNTIF（ range ， criteria）。其中 range 為參與統(tǒng)計的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。仍以圖 1為例， F2單元格內(nèi)輸入的公式為“ =COUNTIF（ $E$2:$E$4， &E2 ）+1”。

14、計算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、 1 和3。此公式的計算過程是這樣的: 首先根據(jù) E2單元格內(nèi)的數(shù)值， 在連接符 &的作用下產(chǎn)生一個邏輯表達式，即“ 176.7 ”、“ 167.3 ”等。COUNTIF函數(shù)計算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重復(fù)數(shù)據(jù)計算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同。3.IF 函數(shù)Excel 自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF 函數(shù)結(jié)合，可以計算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、 E4 單元格的產(chǎn)值排序為例，具體做法是 : 選中 E2單元格，根據(jù)

15、排序需要，單擊Excel 工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個車間從1到 n（n為自然數(shù)）的排名?？梢栽贕2單元格中輸入 1，然后在 G3單元格中輸入公式“ =IF（ E3=E2，G3,G3+1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel 提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖 1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列 （或行）的首個單元格（如圖1中的 A1），單擊 Excel “數(shù)據(jù)

16、”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對話框（圖2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標題行（如圖 1中的“單位”之類） ，則應(yīng)選中“有標題行”（反之不選），然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”， 選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求 Excel 按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)， 前面介紹的幾種

17、方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決 : 首先單擊 Excel “工具”菜單下的“選項”命令，打開“選項”對話框中的“自定義序列”選項卡（圖3）。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標就會在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動，您就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會被自動加入“輸入序列”框。 無論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用（圖 3）。使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是

18、您要打開“排序選項”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項保持不動?；氐健芭判颉睂υ捒蚝蟾鶕?jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。需要說明的是 : 顯示在“自定義序列”選項卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel 提供的自定義序列類型。談?wù)?Excel 輸入的技巧在 Excel 工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法， 為了使用戶對輸入數(shù)據(jù)有一個明確的認識，有必要來介紹一下在 Exce

19、l 中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。一、輸入文本Excel 單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個單元格中最多可容納32000個字符數(shù)。雖然在 Excel 中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint 的表格中，當在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個段落的結(jié)束，光標會自動移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel 的單元格中輸入文本時，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當前單元格的輸入，光標會自動移到當前單元格的下一個單元格，出現(xiàn)這種情況時，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Al

20、t 鍵的同時按回車鍵。二、輸入分數(shù)幾乎在所有的文檔中，分數(shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子 / 分母”，在 Excel 中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“ 1/2 ”，按回車鍵則顯示“ 1月 2日”，為了避免將輸入的分數(shù)與日期混淆，我們在單元格中輸入分數(shù)時，要在分數(shù)前輸入“ 0”（零）以示區(qū)別，并且在“ 0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入 1/2 時，則應(yīng)該輸入“ 0 1/2 ”。如果在單元格中輸入“ 8 1/2 ”，則在單元格中顯示“ 8 1/2 ”，而在編輯欄中顯示“ 8.5 ”。三、輸入負數(shù)在單元格中輸入負數(shù)時，可在負數(shù)前輸入“-

21、 ”作標識，也可將數(shù)字置在（）括號內(nèi)來標識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會自動顯示為“- 88”。四、輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當輸入帶有逗號的數(shù)字時，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示。當你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“編輯”標簽，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動添零，可指定一個負數(shù)值作為要添加的零的個數(shù)，

22、比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零，變成“ 88 000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“- 3”，相反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數(shù)，變成“ 0.088 ”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對“自動設(shè)置小數(shù)點”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動設(shè)置小數(shù)點”中設(shè)置的選項，可以在輸入數(shù)據(jù)時自帶小數(shù)點。五、輸入貨幣值Excel 幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（）等。歐元出臺以后，Excel2000 完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel

23、 會自動套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt 鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。六、輸入日期Excel 是將日期和時間視為數(shù)字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月 1日”，可以在單元各種輸入“ 2001/12/1 ”或者“ 2001 -12- 1”。如果要在單元格中插入當前日期，可以按鍵盤上的 Ctrl+; 組合鍵。七、輸入時間在 Excel 中輸入時間時，用戶可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入，這

24、兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分 38秒，用 24小時制輸入格式為：2:30:38 ，而用 12小時制輸入時間格式為：2:30:38 p，注意字母“ p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當前時間，則按Ctrl+Shift+;鍵。了解 Excel 公式的錯誤值經(jīng)常用 Excel 的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現(xiàn)這些錯誤的原因有很多種，如果公式不能計算正確結(jié)果，Excel 將顯示一個錯誤值，例如，在需要數(shù)字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結(jié)果的單元格。以下是幾種常見的

25、錯誤及其解決方法。1#！原因：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時間比單元格寬，或者單元格的日期時間公式產(chǎn)生了一個負值，就會產(chǎn)生#！錯誤。解決方法：如果單元格所含的數(shù)字、日期或時間比單元格寬，可以通過拖動列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統(tǒng)，那么Excel 中的日期和時間必須為正值，用較早的日期或者時間值減去較晚的日期或者時間值就會導(dǎo)致#！錯誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。2#VALUE!當使用錯誤的參數(shù)或運算對象類型時，或者當公式自動更正功能不能更正公式時，將產(chǎn)生錯誤值 #VALUE!。原因一： 在需要數(shù)字或邏輯值時輸入了文本，Excel

26、不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型。解決方法：確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如：如果單元格A1包含一個數(shù)字，單元格A2包含文本 學(xué)籍 ，則公式=A1+A2 將返回錯誤值 #VALUE!?？梢杂?SUM工作表函數(shù)將這兩個值相加（SUM函數(shù)忽略文本）： =SUM（A1:A2）。原因二：將單元格引用、公式或函數(shù)作為數(shù)組常量輸入。解決方法：確認數(shù)組常量不是單元格引用、公式或函數(shù)。原因三：賦予需要單一數(shù)值的運算符或函數(shù)一個數(shù)值區(qū)域。解決方法： 將數(shù)值區(qū)域改為單一數(shù)值。修改數(shù)值區(qū)域， 使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。3#DIV/O!當公式被零除時，將會產(chǎn)生錯誤值#

27、DIV/O! 。原因一：在公式中， 除數(shù)使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用中如果運算對象是空白單元格， Excel 將此空值當作零值）。（在 Excel解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。原因二：輸入的公式中包含明顯的除數(shù)零，例如：=5/0 。解決方法：將零改為非零值。4#NAME?在公式中使用了Excel 不能識別的文本時將產(chǎn)生錯誤值#NAME?。原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。解決方法：確認使用的名稱確實存在。選擇菜單 插入 | 名稱 | 定義 命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用 定義 命令添加相應(yīng)的名稱。原因二：名稱的拼

28、寫錯誤。解決方法：修改拼寫錯誤的名稱。原因三：在公式中使用標志。解決方法：選擇菜單中 工具 | 選項 命令，打開 選項 對話框，然后單擊 重新計算 標簽，在 工作薄選項 下，選中 接受公式標志 復(fù)選框。原因四：在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。解決方法： Excel 將其解釋為名稱，而不理會用戶準備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號中。例如：下面的公式將一段文本 總計： 和單元格 B50中的數(shù)值合并在一起： = 總計： &B50原因五：在區(qū)域的引用中缺少冒號。解決方法：確認公式中，使用的所有區(qū)域引用都使用冒號。例如：SUM（A2:B34）。5#N/A原因：當在函數(shù)或公式中沒有可用數(shù)值

29、時，將產(chǎn)生錯誤值#N/A。解決方法：如果工作表中某些單元格暫時沒有數(shù)值，請在這些單元格中輸入#N/A ，公式在引用這些單元格時，將不進行數(shù)值計算，而是返回#N/A。6#REF!當單元格引用無效時將產(chǎn)生錯誤值#REF！。原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或?qū)⒁苿訂卧裾迟N到由其他公式引用的單元格中。解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊 撤消 按鈕，以恢復(fù)工作表中的單元格。7#NUM！當公式或函數(shù)中某個數(shù)字有問題時將產(chǎn)生錯誤值#NUM！。原因一：在需要數(shù)字參數(shù)的函數(shù)中使用了不能接受的參數(shù)。解決方法：確認函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確無誤。原因二：使用了迭代計算的工作表函數(shù)，例如：IR

30、R或 RATE，并且函數(shù)不能產(chǎn)生有效的結(jié)果。解決方法：為工作表函數(shù)使用不同的初始值。原因三：由公式產(chǎn)生的數(shù)字太大或太小，Excel 不能表示。解決方法：修改公式，使其結(jié)果在有效數(shù)字范圍之間。8#NULL！當試圖為兩個并不相交的區(qū)域指定交叉點時將產(chǎn)生錯誤值#NULL！。原因：使用了不正確的區(qū)域運算符或不正確的單元格引用。解決方法：如果要引用兩個不相交的區(qū)域，請使用聯(lián)合運算符逗號（，）。公式要對兩個區(qū)域求和，請確認在引用這兩個區(qū)域時，使用逗號。如：SUM（ A1:A13， D12:D23）。如果沒有使用逗號，Excel 將試圖對同時屬于兩個區(qū)域的單元格求和，但是由于A1:A13和 D12:D23并

31、不相交，所以他們沒有共同的單元格。在 Excel 中快速查看所有工作表公式只需一次簡單的鍵盤點擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel 用來存放日期的序列值。要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下CTRL+（位于 TAB鍵上方）。EXCEL2000使用技巧十招1、Excel 文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的Excel 文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護，采用在保存文件時用加密的方法就可以實現(xiàn)保護目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進入。給文件加密的具體方法為：A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）

32、”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對話框中輸入文件名；、再單擊這個對話框中“工具”欄下的“常規(guī)選項”按鈕，在彈出的“保存選項”的對話框中輸入自己的密碼；這里要注意，它提供了兩層保護，如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話，那么即使文件被打開也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。、單擊“確定”按鈕， 在彈出的密碼確認窗口中重新輸入一遍密碼，再點擊“確認”，最后點“保存”完成文件的加密工作。當重新打開文件時就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開。2、對單元格進行讀寫保護單元格是 Excel 執(zhí)行其強大的計算功能最基本的元素，對單元格的讀寫保護是Excel對數(shù)據(jù)進行安全管理的基礎(chǔ)。對單元格的保

33、護分為寫保護和讀保護兩類，所謂寫保護就是對單元格中輸入信息加以限制，讀保護是對單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。對單元格的寫保護有兩種方法：、對單元格的輸入信息進行有效性檢測。首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項，通過設(shè)定有效條件、顯示信息和錯誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護存入單元格的內(nèi)容不能被改寫?？煞譃橐韵虏襟E：（ 1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（ 2）從格式菜單中選擇“單元格”選項；（ 3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護”標簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”；（ 4）從工具菜

34、單中選擇“保護”選項，設(shè)置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設(shè)置。對單元格的讀保護有三種方法：、通過對單元格顏色的設(shè)置進行讀保護。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時設(shè)為白色，這樣，從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內(nèi)容，用戶無法直接讀出單元格中所存儲的信息。、用其他畫面覆蓋在需要保護的單元格之上，遮住單元格的本來面目，以達到讀保護目的。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項，然后保護工作表，以保證矩形不能被隨意移動。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲的內(nèi)容。、通過設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后

35、保護工作表，使用戶不能直接訪問被隱藏的單元格，從而起到讀保護的作用。3、快速填充相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個單元格一個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。我們可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數(shù)據(jù)，具體方法為：、同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點擊鼠標左鍵，逐個選中；、輸入要填充的某個數(shù)據(jù)。按住Ctrl 鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。4、使用 Excel 中的“宏”功能宏的概念，相信使用過WORD的人都會知道，她可以記錄命令和過程,

36、 然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上, 當按下組合鍵時 , 計算機就會重復(fù)所記錄的操作。在實踐工作中，它可以代替經(jīng)常輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù)，具體宏的定義方法如下： :、打開工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格；、用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；、設(shè)定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程序?qū)⒆詣訉λM行的各方面操作記錄復(fù)制。5、連續(xù)兩次選定單元格我們有時需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格均默

37、認下移一個單元格，非常不便。解決此問題的一般做法是通過選擇“工具”“選項”“編輯”，取消“按回車鍵后移動”選項的選定來實現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl 鍵再次單擊鼠標選定此單元格。此時，單元格周圍將出現(xiàn)實線框。6、在工作表之間使用超級連接首先須要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)

38、的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現(xiàn)中文Excel2000 在自動打開目標工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處，這一點與WORD的使用很相似。7、快速清除單元格的內(nèi)容首先用鼠標選定該單元格, 然后按住鍵盤上的Delete 鍵，此時你會發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容 , 它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢, 請看下面的兩種操作步驟：、選定想要清除的單元格或單元格范圍；、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令, 這時顯示“清除”菜單；、選擇要清除的命令, 可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個。8、快

39、速修改單元格次序在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置的同時，按住Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：、首先用鼠標選定單元格，同時按下鍵盤上的Shift 鍵；、接著移動鼠標指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。、在 Excel 中利用公式來設(shè)置加權(quán)平均加權(quán)平均在財務(wù)核算和統(tǒng)計工作中經(jīng)常用到，并不是一項很復(fù)雜的計算，關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實就是總量值（如

40、金額）除以總數(shù)量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel 中可設(shè)置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應(yīng)的各個數(shù)量之和，它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值。10、用 Excel 繪制函數(shù)圖像函數(shù)圖像能直觀地反映函數(shù)的性質(zhì)，用手工方法來繪制函數(shù)圖像效果不太好，而用 Excel 繪制函數(shù)圖像非常簡便，所作圖像非常標準、漂亮，具體方法如下：、首先打開電子表格的操作窗口，然后用鼠標選擇菜單欄中的“新建”命令，這時屏幕上會出現(xiàn)一個空白的電子表格；、然后在 A列的 A1格輸入“ X=”，表明這是自變量，再在A列的 A2及以后的格內(nèi)逐次

41、從小到大輸入自變量的各個值；實際輸入的時候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前三個值，定出自變量中數(shù)與數(shù)的距離，然后點擊A2格，按住鼠標拖到A4格選中這三項，使這三項變成一個黑色矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當光標變成“”后，按住鼠標拖動光標到適當?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入；、接著?B列的 B1格輸入函數(shù)式 y=f （ x）的一般函數(shù)表達式，如y=1/x ；也可在點擊工具欄上的函數(shù)圖標“ fx ”后， 在出現(xiàn)的不同函數(shù)列表的選項中選擇需要的一種；輸入結(jié)束后，點擊函數(shù)輸入對話框旁的勾號，B2格內(nèi)馬上得出了計算的結(jié)果。這時，再選中 B2格，讓光標指向 B2矩形右下角的方框，當光標變

42、成“”時按住光標沿B列拖動到適當?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計算。注意一定要把該函數(shù)中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對位置A2格，這樣下面計算的時候才會對不同的自變量進行計算；、最后點擊工具欄上的“圖表向?qū)А眻D標，在出現(xiàn)的各種圖表格式圖標中選擇“X， Y散點圖”， 然后在出現(xiàn)的“ X， Y散點圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點平滑線散點圖”；這時，可按住鼠標察看即將繪好的函數(shù)圖像。另外，對于自變量僅為正值的函數(shù)，也可用“圖表向?qū)А敝械摹罢劬€圖”格式繪制。在 Excel 中自動推測出生年月日及性別的技巧大家都知道，身份證號碼已經(jīng)包含了每個人的出生年月日及性別等方面的信息（對于老式的 15位身份證而言， 7-

43、12 位即個人的出生年月日，而最后一位奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性。如某人的身份證號碼為420400700101001，它的 7-12 位為 700101，這就表示該人是 1970年元月 1日出生的，身份證的最后一位為奇數(shù)1，這就表示該人為男性；對于新式的 18位身份證而言， 7-14 位代表個人的出身年月日，而倒數(shù)第二位的奇數(shù)或偶數(shù)則分別表示男性或女性）。根據(jù)身份證號碼的這些排列規(guī)律，結(jié)合Excel 的有關(guān)函數(shù)，我們就能實現(xiàn)利用身份證號碼自動輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。Excel 中提供了一個名為MID的函數(shù)，其作用就是返回文本串中從指定位置開始特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定（另有一個名為MIDB的函數(shù)，其作用與MID完全一樣，不過 MID僅適用于單字節(jié)文字，而MIDB函數(shù)則可用于漢字等雙字節(jié)字符），利用該功能我們就能從身份證號碼中分別取出個人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當?shù)暮喜⑻幚砑纯傻贸鰝€人的出生年月日信息。提示： MID函數(shù)的格式為 MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中 Text 是包含要提取字符的文本串；Start_num