費用報銷管理系統(tǒng)規(guī)章制度(執(zhí)行版)

1、實用標(biāo)準(zhǔn)文檔四川高德投資有限公司費用報銷管理制度第一章 總則第一條：為加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司費用報銷流程，合理控制費用支出，特制定本制度。第二條：根據(jù)公司實際情況，將費用報銷分為交通費、差旅費、通訊費、培訓(xùn)費、業(yè)務(wù) 招待費、會議費、辦公費、其他費用等。第三條：本制度適用公司各部門及分子公司。第二章費用報銷制度及流程第四條：原始憑證有效性的規(guī)定1 、報銷人應(yīng)取得真實合法的原始憑證、印章：國家或地方稅務(wù)局專用章 +發(fā)票專用章，如少其中一個章，發(fā)票無效。、財政機關(guān)批準(zhǔn)并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；、郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單；2、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的單位名稱需要和網(wǎng)上注

2、冊的名稱一致，可以登錄發(fā)票上 提供的查詢網(wǎng)址進行核實，避免假票。3、發(fā)票抬頭：購貨方名稱（需提供給開票者公司全稱，不得是簡稱或有錯別字），如 果是增值稅專用發(fā)票，需提供給開票者公司的完整開票信息。4、發(fā)票版面：不允許有任何涂改的痕跡，包括（金額、購貨方名稱以及其他項目）， 即使對方手工涂改后再加蓋發(fā)票專用章也無效。5、當(dāng)報銷人獲得增值稅專用發(fā)票時，注意查看專用發(fā)票抵扣聯(lián)是否加蓋了開票單位的 發(fā)票專用章，當(dāng)場核對下發(fā)票章上的名稱以及稅號是否與專用發(fā)票上的銷貨方信息一致， 免取得不符合規(guī)定的專用發(fā)票。同時，注意專用發(fā)票抵扣聯(lián)不能折疊，不能有痕跡，避免以 后在稅務(wù)局認(rèn)證時通不過，造成不必要的損失。6

3、、當(dāng)帶回發(fā)票聯(lián)以及專用發(fā)票聯(lián)時，及時將專用發(fā)票聯(lián)提供給財務(wù)，將發(fā)票進行粘貼 報銷即可。7、營改增后需要增值稅專用發(fā)票的兩家公司：南充領(lǐng)秀置業(yè)有限公司（一期成本費用 普票、二期成本費用專用發(fā)票）；儀隴縣恒通達商貿(mào)有限公司；其余公司產(chǎn)生的費用索取普票即可。第五條：費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求：1 、報銷單據(jù)填寫應(yīng)整潔美觀，不得隨意涂改；2 、報銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單之 外（票據(jù)過大時應(yīng)按報銷單大小折疊好）；3 、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；4 、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；

4、5 、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；6、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫，特殊備注用鉛筆填寫，便于審核后擦掉；7、 報銷單據(jù)各項目應(yīng)填寫完整，大小寫金額一致；報銷單據(jù)不得涂改，票據(jù)金額小于 報銷金額的不予報銷。8 、有實物的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認(rèn)，需入庫的實物單據(jù)應(yīng)附 入庫單；第六條：費用報銷流程:經(jīng)辦人填 寫報銷單部門負(fù)責(zé) 人審核n會計審核財務(wù)負(fù)責(zé) 人審批經(jīng)辦人簽 字領(lǐng)款出納審核 付款總經(jīng)理 審批主管領(lǐng)導(dǎo) 審批若未按照流程簽字報銷，財務(wù)有權(quán)拒絕審核、報銷。第七條：報銷時間的規(guī)定1、房產(chǎn)、建筑公司 每月1日至25日的每周二、四辦理費用報銷，每周

5、三、五辦理對外付款業(yè)務(wù)。貿(mào)易、服務(wù)公司每月1日至25日的每周二、四辦理費用報銷，每周一、三、五辦理對外付款業(yè)務(wù)。25日財務(wù)結(jié)帳，26日至月底不再辦理對外支付及費用報銷 業(yè)務(wù)（經(jīng)營費用借款、出差借款除外）。報銷及對外付款的審批流程須提前辦理，待審 批無誤后交到財務(wù)部，財務(wù)根據(jù)公司制度，在規(guī)定時間內(nèi)報銷及對外付款。由于特殊情 況需要對外付款且未到付款時間，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)匯報并通知財務(wù)。2、原則上在完成審批流程后財務(wù)方予報銷，為了提高工作效率，在領(lǐng)導(dǎo)不在情況下， 允許電話請示報銷后補簽。3、超過三個月以上（含三個月）的費用將不予報銷，視自動放棄。4、營改增后，原地稅發(fā)票已停用，公司員工報銷費用提供原地

6、稅發(fā)票的，財務(wù)部有權(quán) 拒絕報銷。第八條：差旅費報銷1 、公司人員因公外出所發(fā)生的交通費、住宿費、出差補貼等按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)在限額內(nèi)實行實報實銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。 公司員工出差時提前填寫員工出差審批表， 出差期限應(yīng) 該由派遣負(fù)責(zé)人視情況而定，員工將填寫好的出差審批表交于公司行政部， 記錄考勤，若因 工作需要延長出差時間的， 應(yīng)打電話向公司請示， 若因為私事無故延長出差時間， 公司不予 報銷差旅費。2 、出差補貼及標(biāo)準(zhǔn)：出差住宿費按照不超過以下標(biāo)準(zhǔn)實報實銷，超出部分不予報銷；出差伙食費按照以下標(biāo)準(zhǔn)進行補貼，不再支付相應(yīng)的餐費報銷。到消費較高的省市出差，如北、上、廣、深、杭州等地，報領(lǐng)導(dǎo)審批后可實報

7、實銷。業(yè)務(wù)招待費報領(lǐng)導(dǎo)審批后， 可實報實銷。項目一般員工部門經(jīng)理副總以上住宿標(biāo)準(zhǔn)200250300交通費視情況批示視情況批示視情況批示岀差生活補貼501001502.1 、住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，差額不予補 償，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。2.2 、出差期間招待客戶需要事先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可報銷招待費，回來后補辦申請 手續(xù)。2.3 、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關(guān)費用。2.4 、不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。2.5 、部門經(jīng)理以下（含部門經(jīng)理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后方可乘坐飛機

8、。2.6 、到達目的地后，因特殊原因等需乘坐出租車的，應(yīng)在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。2.7 、住宿費標(biāo)準(zhǔn)為一個標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn)。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標(biāo)準(zhǔn) 間住宿標(biāo)準(zhǔn)2.8 、出差人員報銷差旅費時，需附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達時間、 報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票，費用包干部分憑發(fā)票報銷（發(fā)票金額大于 費用包干標(biāo)準(zhǔn)的按標(biāo)準(zhǔn)報銷，發(fā)票金額小于費用包干標(biāo)準(zhǔn)的按實際金額報銷）。2.9、報銷差旅費須在回公司十日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，繳還預(yù)支差旅費。3.0、出差時索取發(fā)票的要求：出差時會產(chǎn)生的費用有餐費、住宿費以及交通費。住宿費可索取專用發(fā)票，餐費、交通

9、費索取普票。第九條：辦公用費用管理1 、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等 費用。由行政人事部統(tǒng)一負(fù)責(zé)經(jīng)辦和管理，做好采購入庫工作。2 、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報部門經(jīng)理 和主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政人事部統(tǒng)一安排印制。3 、各部門所需辦公用品，統(tǒng)一到行政人事部領(lǐng)用，并做好領(lǐng)用登記。4 、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。5 、個人領(lǐng)用的辦公用品、工具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，須辦 理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。6、公司辦公費用報銷須按公司費用報銷審批程序執(zhí)行。7、行政人事部購買辦公用品時，盡

10、量選擇可以開具增值稅專用發(fā)票的銷售方。8、對于快遞費，可以與取件人采取簽單的形式，定期開票一次，索取專用發(fā)票。9、銷售公司辦公用品由房產(chǎn)公司提供，銷售公司領(lǐng)取辦公用品時行政人事部應(yīng)單獨登記，由銷售公司經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)取，其他人不得隨意領(lǐng)取。第十條：業(yè)務(wù)招待費管理1 、招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等。招待費發(fā)票統(tǒng)一索取普票，發(fā)票內(nèi)容不得出現(xiàn)“禮品、禮物”等字樣。2 、各部門因公招待須事先申請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動 的人員中（總經(jīng)理除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并 自已審批報銷。3 、招待費發(fā)票日期欄必須填寫

11、清楚并說明招待事由，應(yīng)注明招待時間、地點、對方人 員、己方陪同人員等信息（用鉛筆備注，便于審批后擦掉）。4、 其它非公招待客人一律個人承擔(dān)。5、 由于招待費即使開專票也不能抵扣，當(dāng)產(chǎn)生招待費時可以讓對方開具會議費或者住 宿費的增值稅專用發(fā)票。在這種情況下提供的會議費或者住宿費專票用鉛筆在報銷單上備注 上實際費用。6、招待費發(fā)生1個月內(nèi)報銷，報銷時按次填寫費用報銷單，每次要與批復(fù)情況相符， 不能多次累計匯總填報。7、公司煙、酒實行定點采購，由行政部專人辦理采購和領(lǐng)用審批手續(xù)，財務(wù)部指定專人按采購審批單簽單購進并保管，按審批后的領(lǐng)用單發(fā)放，行政人員根據(jù)購進回單和領(lǐng)用單做出入庫臺賬。業(yè)務(wù)需用人員申請

12、領(lǐng)用時填領(lǐng)用單交予行政人員辦理審批領(lǐng)用手續(xù)后領(lǐng)用。按月結(jié)算時，經(jīng)行政人員核對，財務(wù)審核無誤后按報銷審批程序規(guī)定予以支付貨款。實物存放于財務(wù)部，月底由行政、財務(wù)聯(lián)合盤點。第十一條：交通費1、市內(nèi)辦理業(yè)務(wù)人員 原則上應(yīng)盡量乘坐公交車，特殊情況下需要乘坐出租車的，必須事先取得部門經(jīng)理的批準(zhǔn)，報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內(nèi)容。第十二條：車輛使用費1、公司車輛統(tǒng)一在指定加油站由專人辦理加油卡，開具增值稅專用發(fā)票。除自駕出差 可以在異地加油外，均須到定點加油站憑卡加油，否則費用自理。2、因公外出或者出差時可以使用公司車輛，辦理私事不得使用公司車輛，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)后酌情考慮。公司車輛駛出

13、新政鎮(zhèn)須報總經(jīng)理批復(fù)，否則對當(dāng)事人處以其本人一個月工資的罰款。3、因公自駕車外出辦事，嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，交通罰款自行承擔(dān)。車輛使用費的報銷 時限不得超過一個月。4、車輛使用中發(fā)生的加油費，路橋費、洗車費、車險、維修保養(yǎng)等報銷時應(yīng)注明費用發(fā)生時間、車輛車牌號，不得將多輛車費用合并報銷；車輛維修保養(yǎng)時需填制報修單，批示 后方可維修（異地故障電話請示，后補手續(xù)），報銷時須附修理單位打印或蓋章的物料及工 時結(jié)算單和報修單。第十三條：通訊費1、對長期在項目部工作的員工，按工作需要在定額范圍內(nèi)執(zhí)行實報實銷，超支自付。定額如下：副總經(jīng)理以上 300元/月，部門經(jīng)理200元/月，普通員工150元/月。發(fā)票抬頭

14、 為個人的，提供普通發(fā)票。2、公司產(chǎn)生的通訊費在繳費時索取增值稅專用發(fā)票。第十四條：培訓(xùn)費1 、培訓(xùn)費用由行政人事部統(tǒng)一備案、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。2 、費用發(fā)生前受訓(xùn)部門應(yīng)向行政人事部門申報員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)時間、所需經(jīng)費，經(jīng)人事行政部門審核主管領(lǐng)導(dǎo)審批后送一份至財務(wù)部門。3、費用使用部門應(yīng)按照計劃在申請范圍內(nèi)使用費用。4、培訓(xùn)費索取增值稅專用發(fā)票。第十五條：會議費1 、各部門因工作需要參加各種會議的，應(yīng)寫申請報告，詳細注明會議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會議地點、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費， 后附會議邀請函”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核實、 主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可前往。2 、參會人員應(yīng)嚴(yán)格控制費用開支，不得無故超支

15、，厲行節(jié)約，反對鋪張浪費；3、 會議結(jié)束后十日內(nèi)按規(guī)定辦理費用報銷手續(xù)，報銷單據(jù)后附經(jīng)審批的申請報告及“會議邀請函”。4、產(chǎn)生的會議費索取增值稅專用發(fā)票，并且會議費發(fā)票上不能出現(xiàn)餐費字樣。第十六條：水電氣費、物業(yè)管理費、社保等固定費用，由經(jīng)辦人員根據(jù)真實合法單據(jù) 申請報銷。第十七條：單據(jù)類型1、經(jīng)營費用、員工借款填寫借支單，無需附件。2、差旅費報銷，填寫差旅費報銷單，后附住宿費、過路費發(fā)票等3、除上述1、2條外，其他業(yè)務(wù)報銷，均需使用費用報銷單，后附發(fā)票。4、若業(yè)務(wù)發(fā)生后，需用其他票據(jù)代替，填寫費用報銷單，報銷單內(nèi)容與代替發(fā)票內(nèi)容一致，但需用鉛筆標(biāo)注真實業(yè)務(wù)，并且將收據(jù)附在后面。若無發(fā)票，將收

16、據(jù)附在費用報銷單上即可。未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據(jù)實際情況，由經(jīng)辦部門上報主管領(lǐng)導(dǎo)酌情處理。第三章 借款標(biāo)準(zhǔn)及流程第十七條：借款標(biāo)準(zhǔn)1、 員工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超過其1個月工資總額。2、試用期員工原則上不允許借款。3 、員工因公需要借款時，應(yīng)合理預(yù)計所需金額并填寫借款單，經(jīng)批準(zhǔn)后到財務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金；在原有借款未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。4 、員工完結(jié)事務(wù)后，在報銷時扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當(dāng)時不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，在當(dāng)月發(fā)放工資時扣回。員工報賬還當(dāng)月借款時，需收回當(dāng)月借款單并銷毀，還跨月借款時要求財務(wù)出具還款收據(jù)，以免重復(fù)入賬5、單筆借支或報銷

17、金額超過 5000元的，需提前一天通知財務(wù)備款。第十八條：借款流程借款人填寫借款單部門負(fù)責(zé) 人審批財務(wù)負(fù)責(zé) 人審批主管領(lǐng)導(dǎo) 審批借款人簽 字領(lǐng)款出納審核 并付款總經(jīng)理 審批第四章 費用審批管理文案大全實用標(biāo)準(zhǔn)文檔第二十條：費用審批管理、公司所有資金收付審批權(quán)限屬公司總經(jīng)理。、總經(jīng)理外出時，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批后予以支付，總經(jīng)理回來后要補辦審批手續(xù)。對不符合公司財務(wù)制度的單據(jù)，有權(quán)拒絕支付。、審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。、貨幣資金支付的批準(zhǔn)方式為書面形式。、公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準(zhǔn)、誰負(fù)責(zé)”為原則的責(zé)任追究制度，審 核人、批準(zhǔn)人要對由本人審核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)任，以防范貨幣資金風(fēng)險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務(wù)制度的規(guī)定而批準(zhǔn)支付的單據(jù)，各相應(yīng)審核人或?qū)徟藢τ纱艘鸬牟涣己蠊?fù)連帶責(zé)任。、報銷人徇私舞弊、弄虛作假的，對違規(guī)違紀(jì)金額不予報銷；對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，并按相應(yīng)制度處理。、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽字準(zhǔn)予報銷的，對審核人及審批人予以追責(zé)。8、因?qū)徍诉^失造成借款人