會議準(zhǔn)備程序常識教學(xué)教材

1、會議準(zhǔn)備程序常識( 一 ) 擬定會議議程、日程和程序。議程, 是會議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程 , 是在一般時間內(nèi)會議進行的具體安排, 一般采用簡短文字或表格方式, 將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可 , 如有說明 , 附于表后。程序, 是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡, 可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會人員, 有的代表大會還應(yīng)提出交大會主席團通過后才能生效。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會議時參考 , 不發(fā)給其他同志。( 二) 擬定會議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容: 會議記錄簡報工作、會議經(jīng)費預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。(

2、 三) 選定、安排議題。會議討論的問題、決策的對象, 就是議題。大中型會議的議題由會議領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會議的議題,有的由分管某項工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出, 有的由下級機關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題, 然后將收集到的議題進行篩選,加以修改、討論、充實, 報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后, 按周、月或季度統(tǒng)籌安排。安排會議議題應(yīng)注意以下問題: 一是下一級會議可以解決的或者個別領(lǐng)導(dǎo)同志可審批解決的問題, 一般不要安排上級會議討論 ; 二是黨的會議同政府的會議討論的議題要有所區(qū)別 ; 三是提交會議討論的議題, 一般要有簡要的文字材料,并在開會前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后, 發(fā)給有關(guān)同志閱讀, 準(zhǔn)備意見 ; 四是臨

3、時提出的一般議題不宜倉促安排, 保證會議質(zhì)量 ; 五是一次會議議題不能安排過多或過少, 要測算每個議題大致所需時間, 合理分配 , 一般安排一個主要議題和一二個小議題為宜, 六是盡可能地將同類性質(zhì)的議題提交一次會議討論 ; 七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題, 以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。( 四) 準(zhǔn)備會議文件、 報告。日常工作會議的文件、報告 ,主要應(yīng)由各職能部門起草準(zhǔn)備。會議秘書部門應(yīng)于會前通知有關(guān)部門報送會議文件, 對文件內(nèi)容和質(zhì)量進行初審, 并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。( 五 ) 提出與會人員名單。提名與會人員, 是一項重要的政治性很強的工作, 應(yīng)當(dāng)掌

4、握以下原則; 一是周到全面。日常工作會議請與會議討論議題密切相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)同志列席;臨時性會議, 屬于征求意見性質(zhì)的, 應(yīng)請有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加; 屬于專業(yè)性質(zhì)的, 應(yīng)請各有關(guān)方面主管該項工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專家和在該方面有實際經(jīng)驗的工作者參加 ; 屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的, 應(yīng)請一些有名望、影響與所紀(jì)念、慶祝事項有關(guān)的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度, 準(zhǔn)確無誤。從有利工作和便于保密的角度出發(fā), 做到提名合情合理 , 不寬不嚴(yán) , 不錯提 , 不漏提。三是無論出席或列席會議人員 , 均不帶二 ?quot; 議員 ( 助手 ) 。四是會議秘書工作人員提出的與會人員名單 ,

5、需要報請領(lǐng)導(dǎo)同志審核后方能最后確定。( 六) 編排分組。多次性的大中型會議在參加會議人員名單確定之后 , 要對與會人員進行編組 , 即按照一定的規(guī)律將全體與會人員劃分若干小組 , 以方便討論問題。編組的基本方法有 : 根據(jù)地域編組 ; 根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組 ; 完全按人數(shù)編組。在進行編組時 , 要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到 , 盡可有將召集會議機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個組。( 七) 選定、布置會場。1、選定會場。會場的選擇 , 要結(jié)合開會人數(shù)、會議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下 , 主要考慮下列因素 : 第一 ,會場大小適中 , 以每人平均 23 平米為宜。太大顯得松散 , 過小則擁

6、擠。第二 , 會場地點適中。第三 , 會場附屬設(shè)施齊全 , 包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等。2、布置會場。不同的會議, 要求有不同的布置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方, 人民代表大會會場要求莊嚴(yán)隆重 , 慶祝大會會場要求喜慶熱烈, 追悼會會場要求莊重肅穆 , 座談會會場要求和諧融洽 , 紀(jì)念性會議會場要求隆重典雅 , 日常工作會議會場要求簡單實用。這里主要講一下會場形式和排列座次問題。會場形式。日常工作會議的會場布置形式多為圓型、橢圓型、長方型、正方型、一字型、 t 型、馬蹄型 , 體現(xiàn)民主與團結(jié)的氣氛 ; 座談會、討論會的會場布置成半圓型、 馬蹄型、六角型、八角型、回字型

7、 , 使人有輕松、親切之感 ; 中型會議的會場布置成而字型、 m字型、扇面型 , 使人有正規(guī)、嚴(yán)肅之感 ; 大型茶話會、團拜會的會場布置成星點式、眾星拱月式為好。大型會議一般在禮堂召開 , 形式是固定的。排列座次 , 是指按照一定的規(guī)律和比較科學(xué)的原則給與會人員安排座位。排列座次的幾種規(guī)則 :1、凡要正式公布名單的 , 按照名單先后順序排列座次。2、按照選舉得票多少排列座次 , 得票數(shù)一樣的 , 以姓氏筆畫為序排列先后。3、按照姓氏漢語拼音字母字頭為序排列先后。4、按照姓氏筆畫為序排列座次。排列座次的幾種方法:1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序從左于右依次排列座次, 先排出席會議的正式

8、委員( 代表 ), 后排候補委員(代表)。2、豎排法。即按照各代表團成員的即定次序或姓氏筆畫沿一條直線從前至后依次排列座次, 正式代表在前, 候補代表在后。每個代表團的排列次序按固有順序從左至右排列,或以會場中心座位為基點, 向兩邊交錯擴展。3、左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫為序, 以會場或主席臺中心為基點, 向左右兩邊交錯擴展排列座次。中國傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上, 排在第一位的居中而坐。以此為基點 , 其余的以居中者的左手方為第一順序 , 一左一右 , 依次排列。( 八) 制發(fā)會議證件。會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會議證件可分為兩類 : 一類是會議正式證件 , 包

9、括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等 ; 另一類是工作證件 , 包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內(nèi)容欄目, 大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片,加蓋鋼印 , 以防偽造。( 九 ) 發(fā)布會議通知。各項會議準(zhǔn)備工作基本就緒后, 要盡早發(fā)出開會通知, 以便與會人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅, 備忘性好 ,參加人數(shù)較多或比較莊重的會議, 宜發(fā)書面通知?？陬^通知特別是電話通知, 應(yīng)擬一個電話通知稿, 以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后, 應(yīng)及時檢查并進行落實。( 十) 制定會議須知。會議須知的內(nèi)容主要包括會議保密紀(jì)律、請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。( 十一 ) 負(fù)責(zé)會議報到。會議報到是指需要集中住宿的中大型會議的與會者到達(dá)開會地點并通知會議秘書部門。報到是會議秘書部門準(zhǔn)確掌握與會人員到會情況并實施組織的重要一環(huán)。對于應(yīng)該報到而未及時報到的, 應(yīng)注意催促。報到完畢后 , 應(yīng)匯總情況 , 向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。( 十二 ) 會議秘書工作機構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會議