公司文書管理規(guī)定

1、制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-1第一章總那么第一條 本規(guī)定的目的，在于確保文書事務(wù)正確且順利進行， 促進與提高組織管 理工作的效率。第二條 所謂“文書是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、契約 書、專利許可證書、電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書類 與公文。第三條 全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。第四條 必須嚴格保守文書的機密。第五條文書按以下要點處置或辦理：1. 凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復(fù)等等，一律以“文 書的形式進行。所有文書的處置都必須以“準確與“迅速為原貝必須明確責任。2. 須請示審批即使在緊急狀況下，以口頭或

2、 形式處置的事項，事后 也必須以文 書形式記錄下來。第六條文書的主管原那么規(guī)定如下：1. 文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原那么上由總公司總務(wù)部庶務(wù)科負責。2. 分公司或分支機構(gòu)的文書主管，另有文書管理細那么作出規(guī)定。第二章文書的收發(fā)第七條 到達文書全部由文書主管科室接收，并按以下要點處置。1. 一般文書予以啟封，分送各部門、科室。2. 私人文書不必開啟，直送收信人。3. 須請示審批分送各部門、科室的文書假設(shè)有過失，必須立即退回庶務(wù)科。 第八條 節(jié)假日等規(guī)定工作時間外到達的文書，由值班人員接收后轉(zhuǎn)交庶務(wù)科。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-2第三章文書的處理第九條

3、 文書按機密程度可分為以下幾類。1. 須請示審批絕密。指極為重要并且不得向公司內(nèi)外無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的 文書。2. 須請示審批秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透 露的文書。3. 外密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4. 普通。指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，那么另當別論。5. 傳閱。指在本公司內(nèi)廣為傳閱或傳達的文書。第十條 普通文書的處理原那么如下。1. 由科長以上級別的主管，負責對文書進行審閱、答復(fù)、照會以及其他必 要 的處理；或者指定下屬對文書進行具體處理。2. 如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指 示辦理。3. 如果與各部

4、門、科室有關(guān)聯(lián)的事項，必須經(jīng)與各部門、科室的會議前方 能予以處理。第一條 機密文書的處理原那么如下。1. 機密文書原那么上由責任者或當事者自行處理。2. 指名或親啟文書的寄發(fā)，原那么上在封面上注明文書所涉及事項的要點,注明發(fā)文者姓名，由發(fā)文者封緘。3. 到達的指名或親啟文書，原那么上由信封上所指名者開啟，其他人不得擅 自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定 約束。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-3第十二條 文書的閱覽原那么如下。1. 某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字劃押，表示已經(jīng)閱覽完畢。有必要的 情況下，在文書的空白處填寫閱覽后的意

5、見，轉(zhuǎn)給或交還文書的 主管。2. 有必要在各部門、科室傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿，按傳閱 登記簿規(guī)定欄目填寫，并最終交還文書主管。第十三條與各部門、科室有關(guān)的文書，在處理意見上如果存在分歧，那么由文書 的主管部門出面進行協(xié)商；如果不能協(xié)商一致，上報或請示高一級領(lǐng) 導(dǎo)，由上級裁決。第四章請示審批第十四條 請示審批是公司經(jīng)營的一項重要程序， 凡公司經(jīng)營重要事項，都必須 經(jīng)請示，獲得董事會、總裁、專務(wù)董事和常務(wù)董事審查、裁決和下文 批復(fù)之后，方能實行或行事。第十五條須請示審批事項如下。1 職務(wù)及重要人事安排。2 各種制度性規(guī)定的變更。3. 重要契約的締結(jié)、解除與變更。4 訴訟行為。5. 與官方

6、機構(gòu)有關(guān)的、各種重要的請求、回執(zhí)、申請等等。6. 土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購置與轉(zhuǎn)讓。7. 大額饋贈、謝禮，以及宣傳廣告費用的開支。8. 分支機構(gòu)的增變與升格。9. 預(yù)算與決算事宜。10. 借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)與變更。11. 須請示審批重要或高額物品的采購， 不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓與 廉價出售。12. 須請示審批定期或不定期刊物的發(fā)刊、修改與廢除，以及費用開支 的修訂。13. 有關(guān)公司經(jīng)營的重要方案與企劃。14. 其他上述未涉及的重要事項。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-4第十六條須請示審批者為分公司主管、分店主管，以及以此基準確定的主管

7、領(lǐng)導(dǎo)。第十七條 須請示審批的提案文書，必須進行認真斟酌，以便能順利地予以實施。第十八條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果事 情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案 文書上報。第十九條 請示提案文書的內(nèi)容和順序，包括標題、正文、理由、說明和附錄。 提案文書一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、印刷部門、總務(wù)部門 和財務(wù)部門等等。第二十條 請示提案文書必須編號，并注明起草或請示者，所屬分支機構(gòu)及部門、 科室，并及簽名蓋章。第二十一條請示審批內(nèi)容一旦被上級認可并作出決定，那么以請示提案書副本 替代批復(fù)返回請示部門執(zhí)行。第二十二條 請示提案原本由總務(wù)部、庶務(wù)

8、科保管。第五章文書的制作第二十三條文書制作要領(lǐng)如下：1 請示審批文書必須簡明扼要，一事一議。語言措詞力求準確標準。2. 起草文書的理由必須作出交代，包括起因以及中間交涉過程必須具明，必要情況下附上有關(guān)資料與文件簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-53須請示審批必須明確起草文書的責任者，署上請示審批提案者姓名。4 須請示審批對請示提案文書進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改后必須 署名。第二十四條 文書的起草必須征得主管同意，并且 在主管有了明確的決定之后進行 ，文書起草只是一個“文書化的過 程與結(jié)果。文書的草案必須予以保存。第二十五條 重要文書或契約書案

9、，必須經(jīng)過公證，并且在正式文書形成之日前， 必須掌握且附上具有價值的證據(jù)或證明文件。第二十六條文書的署名按以下規(guī)定進行。1 公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名即可；如果只是單純的上報文書，或者不涉及各部門、科室，且內(nèi)容并不重要的文書， 只需部門、科室署名即可；如果是 重要文書，按責任范圍署名總裁、 副總裁、專務(wù)董事、常務(wù)董事，或者有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。2 對外文書，如契約書、責任狀、官方許可申請書、回執(zhí)、公告等重要文書，一律署總裁職務(wù)與姓名。如果總裁委托事項，可由指定責任者 署名。上列規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構(gòu)主管職務(wù)與姓 名。第二十七條 文書的蓋章按以下要點進行：1

10、. 在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門、科室章。2. 如果文書署名者不在的情況下，加蓋職務(wù)替代或代理者印章，且加蓋具 體執(zhí)行者印章。在這種情況下，文書存檔前加蓋署名者印章。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-63.須請示審批以部門或公司名義起草的文書，在旁側(cè)加蓋有關(guān)責任者印早。第二十八條總裁與公司印章按以下原那么使用：1. 在有必要加蓋總裁或公司印章時，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主 管認可，并且加蓋印章之后，向總部總務(wù)部門提出。2. 總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準申請。如果有必要那么需請示總裁。 在事情緊急情況下，可以口頭申

11、請與批準，但事后必須補填申請書。3. 在需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4. 須請示審批經(jīng)總務(wù)部批準后，去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。5. 一些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的其他印章，須經(jīng)主管同意，直接向 印章保管員申請加蓋。第六章文書的送發(fā)第二十九條一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按以下要點進行。必要時給文秘 處以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查報告不受本條規(guī)定限制。1. 文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位與地址、收件人姓名。并且注明“快遞、“郵寄、“面呈或“轉(zhuǎn)交。2. 公司內(nèi)部文書原那么上不作封緘。第三十條 各部門、科室的郵寄文書，必須在發(fā)送前在“發(fā)信登記本與“郵資明細帳上作好登記與填寫。簽發(fā)人責任人簽名

12、制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-7第七章電報的處理第三十一條 一切電報都由庶務(wù)科受理。第三十二條 有關(guān)責任者在接到電報并閱讀后，把電報要點記下，送相關(guān)部門、科室傳閱。如果不涉及各部門、科室，只是一般查詢、確認或聯(lián)絡(luò) 性電報，主管科室或部門全權(quán)負責予以處理。第三十三條 向外部發(fā)電報時，必須用郵電部門的電報用紙起草電文， 呈主管上 司或領(lǐng)導(dǎo)審核。1. 須請示審批盡量使電文簡明扼要，采用標準的郵政省略符號與簡稱。2. 須請示審批注明發(fā)電者姓名、日期以及具體指示，特殊情況下如何 處置的方法與手段。第三十四條 須請示審批電報發(fā)出后必須給庶務(wù)科以回執(zhí)； 并告訴庶務(wù)科有無必 要催促對

13、方回電。 第三十五條 須請示審批與調(diào)查、詢問、聯(lián)系 等無關(guān)的電報，或者一些無關(guān)緊要的 電報，由庶務(wù)科全權(quán)處置。第八章文書的整理與保存第三十六條 文書按內(nèi)容進行整理，并區(qū)分兩類文書分別保管，一類是尚未完結(jié) 的文書，另一類是可以歸檔的文書。第三十七條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、科室、文件機密程度、整理編 號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿上作好登記， 歸檔保存。第三十八條制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、契約書、往來公文與特許專利文書等特 別重要的文書，由總務(wù)部庶務(wù)科填寫“重要文書目錄后， 予以保 存。簽發(fā)人責任人簽名制度名公司文書管理規(guī)定電子文件編碼GLZD223頁碼8-8第三十九條 分公

14、司或分支機構(gòu)的文書，分為兩類，一類特別重要文書，直接歸 主管領(lǐng)導(dǎo)保存；另一類一般文書，留存各部門或科室保管。第四十條文書的保存年限如下：1 永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議記錄、重要的制度性規(guī) 定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書、股票關(guān)系書類； 重要的訴訟關(guān)系文書；重要的官方許可證書；有關(guān)公司歷史的文書； 決算書和其他重要的文書。2 保存5年文書，指不需要保存10年的次重要文書。3保存1年文書，指無關(guān)緊要的，或者臨時性文書。如果是調(diào)查報告 原件，那么由所在部門主管負責確定保存年限。本條規(guī)定以外的文書保存年限，依法律或部門主管指示。第四一條須請示審批全部重要的機密文書，一律存放在保險金庫或帶鎖的文件柜之中。 第四十二條 保存期屆滿的文書，以及沒必要繼 續(xù)保存的文書，經(jīng)