華中師范大學漢口分校檔案管理規(guī)定

1、華中師范大學漢口分校檔案管理規(guī)定第一章 總 則 第一條 為了加強對學校檔案工作的領導，搞好科學管理，更好地為各項工作服務，根據中華人民共和國檔案法、高等學校檔案管理辦法(27號令)和高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規(guī)范，結合我校工作實際，特制定本規(guī)定。第二條 我校的檔案是指建校以來我校（包括個人）教學、科研、黨政管理、基本建設以及在其他工作過程中和各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同載體的文件材料、實物史料。 第三條 我校形成的各類檔案，是全校師生員工勞動智慧的結晶，又是國家和學校的寶貴財富。學校對檔案實行統一管理，確保檔案的完整、準確、系統、安

2、全，以利開發(fā)利用。各部門必須定期向校檔案館移交檔案，任何個人不得將檔案材料據為己有或借故拖延歸檔。 第四條 學校檔案工作是學校工作的組成部分，是衡量學校教育質量和管理水平的一個重要尺度，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作，是一項科學文化事業(yè)。各單位必須加強檔案工作的領導和管理，對文件材料和實物史料的形成、積累、整理、歸檔工作，要列入各單位和有關人員崗位責任制，實行部門和科研課題組立卷歸檔制度。做到“三納入”、“四同步”：納人學校規(guī)劃和計劃，納入管理制度，納入有關人員職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。第二章 管理體制和任務 第五條 按照集中統一管

3、理的原則，學校設檔案館。校檔案館為直屬事業(yè)單位，對全校檔案實行統一管理，今后根據學校發(fā)展有關單位經批準可設分室。分室檔案業(yè)務受校檔案館和行政主管部門雙重領導。 第六條 校檔案工作由一名校領導負責分管，各有關部、處、院系由一名領導具體負責本部門的檔案工作，并設兼職檔案工作人員，負責本單位檔案的收集、整理和移交工作，并把做好檔案工作，納入有關人員的職責范圍，作為檢查工作、考核員工的重要內容之一。第七條 校檔案館的基本任務是：一、貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作；二、制訂本校檔案工作規(guī)章制度，總結交流檔案工作經驗，監(jiān)督、指導、檢查全校各部門檔案工作執(zhí)行情況；三、負責收集、征集、整

4、理、分類、鑒定、保管、統計全校各類檔案及有關資料；四、開展檔案的開發(fā)利用工作；五、配備必要的現代化管理設備，負責檔案設備及裝具的管理，負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源；六、參加檔案工作協作、學術研究和交流活動；七、建立、健全學校檔案工作網絡，培訓、考核全校專(兼)職檔案工作人員；八、開展檔案宣傳工作和利用者教育與咨詢活動。第八條 實行部門(單位)和課題組歸檔制度，部門(單位)和課題組檔案工作的任務是：一、學習和執(zhí)行上級有關檔案工作方針、政策和學校檔案工作的規(guī)章制度；二、做好本部門檔案的形成、積累和平時組件整理工作，按要求定期向檔案館移交歸檔；三、做好攝制的具有保存價值的

5、有關教學、科研生產和學校重大活動的聲像資料、實物資料等收集整理工作，每年造具新增目錄，定期向檔案館移交；第九條 檔案專兼職人員要堅持檔案工作的政治方向、專業(yè)方向、服務方向，認真執(zhí)行黨和國家有關方針、政策以及學校檔案工作的規(guī)章制度，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，嚴守機密，鉆研業(yè)務，踏實細致，熱心服務，努力提高政治與業(yè)務素質，保證工作任務的完成。檔案工作人員(指專職檔案工作人員與做檔案工作為主的兼職人員)屬檔案專業(yè)技術人員，按檔案專業(yè)人員職務試行條例(職改字1986第39號)，實行專業(yè)技術職務聘任制。第三章 文件材料的形成和歸檔第十條 各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準確、系統的基礎

6、。各部門（單位）和課題組兼職檔案人員應按工作程序，進行文件材料的形成、積累，工作結束時，進行整理、組件，按歸檔要求，經本部門負責人審查合格后歸檔，經檔案館人員檢查合格后再向檔案館移交。學校檔案館應派人全程跟蹤服務，并指導各部門的歸檔工作。 第十一條 對于個人在從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體的文件材料，必須按規(guī)定向各部門或課題組兼職檔案員移交，任何個人不得將檔案材料據為己有，學校檔案館向國內外征集與本校有關的各種檔案和資料，對于個人在非職務活動中形成的重要文件材料，檔案館通過征集、代管等多種形式進行管理。對向學校檔案館捐贈珍貴檔案的個人，學校予以獎勵。 第十二條 學校對科研成

7、果、基建工程、貴重儀器設備等進行鑒定、驗收時必須有檔案館專職檔案員或所在部門兼職檔案員參加，會同有關業(yè)務部門對應歸檔的文件材料加以審查簽署意見，以確保歸檔的文件材料完整、準確、系統。第十三條 學校各部門應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。學校檔案歸檔范圍：（一）行政類：主要包括學校董事會、校行政工作的各種文件、會議記錄、紀要、計劃、總結及行政活動中形成的對學校發(fā)展有參考價值的材料；上級機關與學校關于行政工作的材料。（二）黨群類：主要包括校黨委及黨群部門的各種文件、會議記錄、紀要及各項活動中形成的對學校發(fā)展有參考價值的材料；上級機關與學校關于黨群工作的文件材料。（三）學生類：主要包括學校培

8、養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍材料、獎懲材料、黨團材料、高校畢業(yè)生登記表及反映學生能力的各種材料。（四）教學類：主要包括在教學管理、教學實踐和教學研究等活動中的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的高等學校教學文件材料歸檔范圍（87）教辦字016號）的相關規(guī)定執(zhí)行。（五）科研類：主要包括在科研活動中形成的文件材料。按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定（國檔發(fā)19876號執(zhí)行。（六）基建類：主要包括學校在基本建設中形成的文件材料。按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定（國檔發(fā)19884號）執(zhí)行。（七）儀器設備類：主要包括在儀器

9、設備管理中形成的材料。各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改造工作中產生的文件材料。 （八）產品生產類：主要包括在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。自行研制、試制產品的文件材料及在生產過程中形成的文件材料、樣品、照片、錄像等。（九）出版物類：主要包括自行編輯出版的學報、校報和其他學術刊物。（十）外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、訪問、合作研究、學習進修和出國（境）留學的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研及其他活動中形成的文件材料；學校開展校際交流、合作辦學及管理外國和

10、港澳臺地區(qū)專家、教師、學生的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。（十一）財會類：主要包括財務管理和會計活動中直接形成的文件材料。按財政部、國家檔案局發(fā)布的會計檔案管理辦法（財會字199832號執(zhí)行）。 （十二）聲像檔案：主要包括單位、個人在重要活動和會議中形成的具有保存價值的照片(包括底片)、錄像、錄音、磁盤、縮微片、影片、光盤等。（十三）實物檔案：主要包括領導題詞、名人字畫，機構變更前的印模；省級以上獲獎牌匾、榮譽證書等；外事活動中贈送的禮品及學校重大活動制作的各種紀念品。（十四）名人檔案：主要包括專家學者、歷任校領導、社會上有影響的校友、省級以上模范人物的各種材料。第十四條

11、 歸檔要求：一、實行由文件材料形成單位和科研課題組組件，主管業(yè)務部門統一歸檔的制度；組件人應按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進行系統整理組件。并編寫實體分類號、頁數、件號、注明密級和保管期限，錄入文件材料數據、輸出移交目錄、填寫備考表及歸檔情況表； 二、歸檔的文件材料應格式統一，質地優(yōu)良，聲像清晰，符合規(guī)范和標準的要求；填寫的字跡要工整，禁用圓珠筆、鉛筆和純藍墨水，可用計算機打印； 三、文件材料整理組件后，由組件人向單位的兼職檔案人員移交，兼職檔案人員將案件經本單位負責人審查簽字后，擬制移交清單，向校檔案館移交； 四、凡由幾個單位合作完成的項目，由主辦單位組件歸檔；五、重要的、利用頻

12、繁的檔案材料，可復制副本隨原件一同歸檔，以便保護原件。第十五條 歸檔時間：一、學校各黨政部門和能按公元年度歸檔的部門，應在次年六月底前歸檔；二、各教學單位和能按學年度歸檔的部門，應在次學年度寒假前歸檔；三、科研、基建等部門，應在項目完成后的兩個月內歸檔。具體歸檔時間按照分類檔案管理實施辦法執(zhí)行。 第四章 檔案的管理與保管第十六條 學校檔案館要按照國家檔案管理標準化、規(guī)范化的要求，制定統一的檔案實體分類法和各類檔案管理辦法，編制移交目錄和其他檢索工具，對入庫的檔案做到分類科學、排架合理、整理系統、保管安全、統計正確、利用方便、管理手段先進。 第十七條 嚴格執(zhí)行安全和保密制度。檔案庫房、閱覽室、辦

13、公室三分開，添置必要設備，要有“八防”措施，經常檢查檔案保管情況，確保檔案安全。 第十八條 已歸檔的檔案材料，需要補充、更改時，必須由有關部門的負責人審核簽署意見，交檔案館歸檔，學校各類檔案按其價值將保管期限分為永久、30年、10年三種。已到期的檔案，由校檔案館會同學校有關部門共同鑒定。對失去保存價值的檔案要造冊，經館長審核并報主管校長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。 第十九條 定期檢查檔案情況，學期結束前全面清點，發(fā)現破損、變質的檔案，及時修補和復制，并作出記錄，建立健全檔案查閱、借閱、安全和保密等有關制度。嚴格履行查、借、復印的有關手續(xù)。庫房應有專人負責，經常檢查，確保

14、檔案安全。第二十條 單位撤銷、合并和人員調動時，必須辦理檔案和文件材料的交接手續(xù)，不得私自帶走和銷毀檔案材料。第二十一條 對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，及時上報有關報表。第二十二條 學校檔案館要研究和改進檔案保護技術，對已破損和字跡褪色的檔案，應采取積極措施予以修復或復制。學校領導應為檔案保護提供必要條件。做好檔案管理的各項基礎工作和檔案計算機管理開發(fā)研制工作，逐步實現檔案的標準化、規(guī)范化的現代化管理。第二十三條 學校檔案工作經費列入學校預算，統籌解決，學校各職能部門對于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備學校給予支持。第二十四條 建立檔案借閱制度，按檔案密級，履行審批手續(xù)。

15、借閱人在指定地點查閱，不得隨意拆卷、抽取涂改、損毀或轉讓他人。第五章 檔案的開放與利用第二十五條 除有特殊規(guī)定的以外，學校檔案館應將保存的檔案，按照檔案法、高等學校檔案管理辦法和國家、學校有關規(guī)定，向全校和社會公布和開放，持有合法證明的單位和個人，都可利用已開放的檔案。屬下列情況之一的檔案，不對外公布：一、 涉及國家秘密的；二、 涉及專利或者技術秘密的；三、 涉及個人隱私的；四、 檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第二十六條 檔案館要編制各種必要的檢索工具、參考資料和統計資料，逐步實現檔案計算機檢索，努力開發(fā)檔案信息資源，積極主動做好提供利用服務。第二十七條 開放和利用檔案必須遵循以下原則：一、本校

16、工作人員因工作需要，查閱已公開的檔案材料，或查閱本人承辦部分的未公開檔案材料，經辦理查閱登記手續(xù)，均可查閱；二、查閱本部門其他不予公開的檔案，須經本部門(處級)負責人或課題組負責人簽字；三、查閱其他部門不予公開的檔案，除須經本部門(處級)負責人同意外，還須經檔案館館長同意，方可查閱。查閱其他未公開的科研項目檔案，除須經該課題組負責人或作者本人同意外，還需經科研處長同意，方可查閱；四、校黨政會議記錄，須經黨政辦主任或檔案館長同意簽字，重要的須經主管書記、校長批準，方可查閱；五、為方便利用，本校工作人員查閱本部門形成的檔案和可以公開的檔案，可通過網絡進行查詢；六、校外單位查閱已公開檔案，憑本單位介

17、紹信、出示本人證件；查閱未公開檔案，由檔案館根據有關規(guī)定辦理；因特殊需要，查閱有保密內容的檔案，按學校保密檔案管理辦法辦理；七、個人查閱與本人有關的職稱、學歷、學籍等可以公開的檔案，憑個人證件即可；八、凡摘錄、復制未開放的檔案，應經館長或經館長授權的檔案管理員同意；檔案管理人員應進行認真核對，出具證明并蓋章；九、學校檔案館應設立專門的閱覽室，為檔案的利用與開放創(chuàng)造良好環(huán)境，為師生員工和社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用，用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關規(guī)定合理收取費用；對于復制檔案資料的，可以收取復制費。第二十八條 未經學校授權或上級主管機關批準，任何組織或個人無權公布

18、學校檔案。校檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構。第六章 檔案的鑒定和銷毀第二十九條 檔案鑒定工作在主管校長領導下，由檔案館、有關業(yè)務部門和校保密部門組成鑒定小組。其職責是調整密級和保管期限，提出銷毀無保存價值檔案的意見，寫出鑒定情況報告。第三十條 檔案保管期限劃定的原則是：一、凡是反映學校主要職能部門活動、基本歷史面貌和各項工作，具有長遠利用查考價值的檔案，列為永久；二、凡是在一定時間內學校進行各項工作需要利用查考的檔案，根據情況可列為長期或短期；長期為10年至30年，短期為10年；三、介于永久與長期或與短期之間的檔案，一律從長劃定。第三十一條 銷毀檔案，應造具清冊，經主管校長批準后，鑒定小組指定兩人以上去造紙廠進行監(jiān)銷，批準人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。