會(huì)議籌備管理

1、第六章 會(huì)議籌備管理 第一節(jié) 會(huì)議初期籌備一 會(huì)議組織機(jī)構(gòu)的建立(一) 秘書處下的工作小組1 學(xué)術(shù)組起草確定征文通知書中的全部學(xué)術(shù)部分的內(nèi)容(1) 接收會(huì)議論文(3) 組織論文的審稿會(huì)(4) 編輯,校對(duì)和出版論文集(5) 起草注冊(cè)通知書中的全部學(xué)術(shù)部分的內(nèi)容(6) 制定會(huì)議期間的詳細(xì)學(xué)術(shù)日程(7) 提出會(huì)場(chǎng), 設(shè)備使用計(jì)劃(8) 安排學(xué)術(shù)參觀活動(dòng)(9) 組織會(huì)后編輯會(huì)中的學(xué)術(shù)內(nèi)容2 會(huì)務(wù)組各輪公告的編輯和印刷論文集的印刷各輪公告的郵寄各輪公告反饋表的搜集和制作數(shù)據(jù)庫會(huì)場(chǎng)和設(shè)備的保障所有社會(huì)活動(dòng)的安排代表注冊(cè)用品的準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)(1) 工作人員的管理3 公關(guān)宣傳組4 接待組會(huì)前預(yù)定賓館,預(yù)測(cè)賓館房

2、間數(shù)量,協(xié)商價(jià)格會(huì)前將代表住店信息提供給賓館,協(xié)助賓館安排代表用房安排國(guó)內(nèi)代表的返程機(jī)票和車票(1) 安排會(huì)議代表的就餐5 財(cái)務(wù)組編制會(huì)議預(yù)算收取代表的各項(xiàng)費(fèi)用支付會(huì)議的各項(xiàng)開支情況發(fā)生變化時(shí)調(diào)整預(yù)算并及時(shí)向會(huì)議各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)(1) 會(huì)議結(jié)束后,完成財(cái)務(wù)報(bào)告6 籌資組編制籌資文件搜集可能給會(huì)議提供贊助的個(gè)人和企業(yè)的名單與可能的贊助個(gè)人和單位聯(lián)系,協(xié)商簽到籌資合同催要贊助款7 附設(shè)展覽組8 交通組9 旅游組提供通知書中的有關(guān)旅游部分的內(nèi)容聯(lián)系國(guó)外旅游機(jī)構(gòu)安排代表的國(guó)際旅游安排會(huì)議期間的旅游參觀活動(dòng)組織會(huì)前, 會(huì)后的旅游活動(dòng)安排會(huì)議期間的會(huì)伴轟動(dòng)10 安保組(二) 確定會(huì)議對(duì)外公布的聯(lián)絡(luò)人1 通信地

3、址和聯(lián)系人2 電子郵件3 會(huì)議網(wǎng)頁4 電話5 傳真1 Who（參加會(huì)議的人是誰？）2 What （是什么類型的會(huì)議？）3 When （什么時(shí)候開會(huì)？）4 Where （在什么地方開會(huì)？）5 Why （為什么開會(huì)？）6 How （怎樣處理會(huì)務(wù)工作？）二 初期籌備階段的主要工作 1 建立會(huì)議機(jī)構(gòu) 2 制訂計(jì)劃書，要有重要日期的確定 （1）征集論文的開始時(shí)間 （2）征集論文的截止時(shí)間 （3）論文錄取通知書和注冊(cè)通知書的發(fā)放時(shí)間 （4）預(yù)先注冊(cè)的截止日期 （5）賓館和旅游預(yù)定的截止日期 3 發(fā)布會(huì)議第一輪通知 4 選擇 PCO5 編制會(huì)議預(yù)算和落實(shí)會(huì)議籌備經(jīng)費(fèi)6 挑選住宿,餐飲和會(huì)議場(chǎng)所等 第二節(jié) 會(huì)

4、議論文征集一 確定會(huì)議的專業(yè)內(nèi)容1 確定會(huì)議的主題和議題2 確定會(huì)議的初步日程3 確定征文的形式 二 編輯印刷征文通知書 1 封面 2 主頁 （1）大會(huì)主席的邀請(qǐng)信 （2） 組織機(jī)構(gòu) （3） 學(xué)術(shù)題目 （4） 征文要求 論文的字?jǐn)?shù)限制,格式要求,提供論文的截止日期,論文的郵寄地址和收件人5 會(huì)議初步日程6 會(huì)議的旅游路線7 聯(lián)系方法8 重要日期(三) 表格1 論文摘要表2 反饋表 代表的姓名,單位,通訊地址,傳真和電子郵件, 是否可以通過互聯(lián)網(wǎng)的方式獲取會(huì)議信息,是否參加會(huì)議旅游和是否攜帶會(huì)伴參加會(huì)議等(四) 征文通知書的印刷三 征文通知書的發(fā)放(一) 搜集名單的方式1 向會(huì)議主辦機(jī)構(gòu)索取2

5、搜集相類似會(huì)議的代表名錄3 在國(guó)外購(gòu)買有關(guān)的名錄4 在互聯(lián)網(wǎng)上摘錄5 有關(guān)人員的提供(二) 名單的整理(三) 征文通知書的發(fā)放1 郵寄2 可以在國(guó)內(nèi)外的同類會(huì)議上發(fā)放3 可將征文通知書的重要內(nèi)容在國(guó)內(nèi)外刊物上登廣告4 可將會(huì)議的網(wǎng)頁與國(guó)內(nèi)外的相關(guān)網(wǎng)頁鏈接5 電子郵件四 論文和表格的接收（一）論文接收 1 網(wǎng)上接收 2 電子信箱 3 郵寄 （二）分類整理 （三） 論文摘要表的接收 （四） 回執(zhí)的接收 五 論文的評(píng)審和錄?。ㄒ唬?論文的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn) 1 內(nèi)容要切題 2 篇幅按規(guī)定 3 格式符合標(biāo)準(zhǔn) 4 語言（二）論文評(píng)審的方式（三） 確定各類論文的接收比例（四）發(fā)放論文錄取通知書六 編輯出版論文集（一） 論文的形式 （二）論文集的主要內(nèi)容（三） 論文集的出版 1 國(guó)內(nèi)出版 2 國(guó)外出版（四）論文集的其他形式 1 光盤 2 網(wǎng)上公布第三節(jié) 會(huì)議預(yù)先注冊(cè)一 起草會(huì)議通知書前的準(zhǔn)備工作 （一）落實(shí)專業(yè)內(nèi)容 （二）與服務(wù)機(jī)構(gòu)簽定合同二 起草會(huì)議通知書 1 邀請(qǐng)信 2 組織機(jī)構(gòu)，會(huì)議主題和專業(yè)主題 3 特邀大會(huì)報(bào)告人的身份和報(bào)告題目4 會(huì)議的詳細(xì)日程5 會(huì)議信息6 會(huì)議注冊(cè)7 賓館預(yù)定8 會(huì)伴活動(dòng)9 會(huì)前和會(huì)后的旅游10 付費(fèi)方式11 取消參會(huì)時(shí)的退款方式一般信息（1） 舉辦城市的介紹（2） 護(hù)照和簽證（3）保險(xiǎn)（4）貨幣（5）交通13 聯(lián)系方法三