簡論展會籌備過程中的風(fēng)險管理

1、簡論展會籌備過程中的風(fēng)險管理 【摘要】隨著中國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，目前在我國舉行的大型展會、國際展會不斷增多，參加展會的人數(shù)和涉及的經(jīng)濟(jì)單位也在增加，因而存在的風(fēng)險也相應(yīng)增大。然而展會又是一種復(fù)雜且多變的活動，包含展會的籌備、組織、布展和撤展等多個方面，但在這些諸多方面中，展會的籌備過程無疑是一個非常重要的環(huán)節(jié)，是決定整場展會舉辦成功與否的關(guān)鍵?！娟P(guān)鍵詞】展會籌備；風(fēng)險分析；風(fēng)險管理一、項目風(fēng)險管理的定義、特征項目風(fēng)險管理是項目管理人員對可能導(dǎo)致?lián)p失的項目不確定性進(jìn)行預(yù)測、識別、分析、評估和有效地處置，以最低成本為項目的順利完成提供最大安全保障的科學(xué)管理方法。不同的風(fēng)險可能只存在于項目的某一階段，

2、因此風(fēng)險的承擔(dān)者也只在特定的時間內(nèi)才承擔(dān)這些風(fēng)險。由于項目風(fēng)險管理是用來減輕或預(yù)測未來可能出現(xiàn)的問題，其真正價值只有在未來才能體現(xiàn)出來，有可能用于風(fēng)險管理的投入在將來會抵消甚至多于風(fēng)險造成的損失。項目風(fēng)險的評估要隨著項目進(jìn)度的變化而變化。項目風(fēng)險管理是一種非常有效的管理系統(tǒng)，運用項目風(fēng)險管理系統(tǒng)，對展會籌備工作進(jìn)行計劃與控制，可將過程化繁為簡，降低風(fēng)險發(fā)生的概率。風(fēng)險管理分為六個階段：風(fēng)險規(guī)劃、風(fēng)險識別、風(fēng)險估計、風(fēng)險評價、風(fēng)險應(yīng)對、風(fēng)險監(jiān)控。二、展會籌備過程的風(fēng)險分析（一）風(fēng)險識別、風(fēng)險的特征（1）發(fā)生概率低，一旦發(fā)生危害極大展會籌備過程中風(fēng)險發(fā)生的可能性極低，一旦發(fā)生損失極大。若籌備期間正

3、值流感嚴(yán)重期，大面積的集聚將不會被允許，因此必然使準(zhǔn)備工作推后，這會帶來極大的經(jīng)濟(jì)損失。所以，在每一次展會的籌備期間，如何控制風(fēng)險，減小風(fēng)險發(fā)生的可能性，將是各主辦單位面臨的重大課題。（2）情況復(fù)雜，有效控制難由于風(fēng)險發(fā)生的不確定性，很難準(zhǔn)確預(yù)測何時發(fā)生風(fēng)險、發(fā)生何種風(fēng)險、發(fā)生風(fēng)險的危害性，從而想要及時控制風(fēng)險就更加困難。（二）風(fēng)險分析swot方法swot分析法的基準(zhǔn)點是對企業(yè)內(nèi)部環(huán)境之優(yōu)劣的分析，在了解企業(yè)自身特點的基礎(chǔ)上，判明企業(yè)外部的機會和威脅，然后對環(huán)境作出準(zhǔn)確的判斷，繼而制定企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略和策略，借用到展會風(fēng)險管理中進(jìn)行項目戰(zhàn)略決策和系統(tǒng)分析。表一v區(qū)是內(nèi)部優(yōu)勢與外部機會是最理想的匹

4、配，存在的項目風(fēng)險較小，可通過兩種方式強化組織內(nèi)部的優(yōu)勢：一是通過找出最佳的資源組合來獲得競爭優(yōu)勢；二是通過提供資源來強化、擴展已有的競爭優(yōu)勢。如某主辦方已經(jīng)打造出品牌展會，并且某一時期社會所關(guān)注的問題也跟品牌展會的主題相契合，那么選擇主題風(fēng)險出現(xiàn)的概率將很小。區(qū)是外部機會與內(nèi)部劣勢相匹配，可通過兩種方式權(quán)衡對機會的取舍：一是加強投資，將劣勢轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢開拓機會；二是放棄機會給對手。如主題選擇為某一時期的熱點話題，但主辦方本身沒有足夠的人才籌備展會，那么可以在籌備時招聘所需人才，將劣勢轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢，否則放棄籌備展會。區(qū)是內(nèi)部優(yōu)勢與外部威脅相匹配，可有以下兩種選擇：一是通過重新構(gòu)建組織資源獲得竟?fàn)巸?yōu)

5、勢，將威脅轉(zhuǎn)為機會；二是采取防守戰(zhàn)略，抓住其它象限中有前景的機會。如某主辦方擁有品牌展會，但正巧同一時期舉辦此展會的單位非常多，那么則可放棄此主題，選擇另外一個緊貼社會、新穎的主題。區(qū)是與外部威脅與內(nèi)部劣勢相匹配，是最糟糕的匹配，存在的項目風(fēng)險最大，也存在以下兩種選擇：一是主動進(jìn)取，爭取領(lǐng)先；二是主動放棄。三、展會籌備過程的風(fēng)險應(yīng)對措施（一）制定完善的展會籌備方案完善的展會籌備方案，是風(fēng)險應(yīng)對的最佳措施。展會主題確定后，策劃人員就應(yīng)開始制定展會的籌備方案，做好展前的各項組織和準(zhǔn)備工作，使籌備工作按計劃進(jìn)行，對每一個小細(xì)節(jié)進(jìn)行規(guī)劃和描述，減少風(fēng)險發(fā)生的概率。（二）減輕風(fēng)險主要是為了降低風(fēng)險發(fā)生的

6、可能性或減少后果的不利影響。一個好的展會主題是展會成功舉辦的關(guān)鍵要素，因此，在選擇展會主題時應(yīng)遵循創(chuàng)新型原則，創(chuàng)造性的思維，是整場展會創(chuàng)造性的基礎(chǔ)，沒有創(chuàng)造性的思維，展會的創(chuàng)造性也就無從談起；同時也要考慮時代因素，一場展會的主題應(yīng)盡量選擇社會所關(guān)注的熱點；最后也是極為重要的就是市場因素，選擇的主題應(yīng)能夠吸引大量的參會者，并且具有獨特性；為降低籌備過程中的社會環(huán)境風(fēng)險，政府應(yīng)明確自己的產(chǎn)業(yè)政策及法律法規(guī)，同時不應(yīng)直接或間接地參加展會的組織工作，以免產(chǎn)生展會壟斷假象形成政府壟斷而非市場壟斷，挫傷社會力量舉辦會議的積極性，同時可能掩蓋會展產(chǎn)業(yè)的真正需求。（三）轉(zhuǎn)移風(fēng)險轉(zhuǎn)移風(fēng)險的目的不是降低風(fēng)險發(fā)生的

7、概率和不利后果的大小，而是借用合同或協(xié)議，在風(fēng)險事故一旦發(fā)生時將損失的一部分轉(zhuǎn)移到項目以外的第三方身上。采用這種策略所付出的代價大小取決于風(fēng)險大小。展會的主題及策劃需要專業(yè)的管理人員來完成，但正像律師、設(shè)計師等職業(yè)一樣，展會策劃人員的活動過程中也包含著風(fēng)險，他們工作中的失誤，會給參會者及其他相關(guān)方帶來經(jīng)濟(jì)損失。因此，展前融資今后將越來越普遍。然而，融資的信用風(fēng)險也是客觀存在的，特別是今后展會的數(shù)量越來越多、舉辦展會的單位越復(fù)雜，則展前融資的信用風(fēng)險就會越凸現(xiàn)。所以，開辦展前融資信用保險，將能為會展業(yè)的可持續(xù)發(fā)展再助一臂之力。一場展會舉辦的成功與否，很大程度上取決于展會籌備過程中組織者的風(fēng)險管理水平。因此，展會組織者，一定要重視風(fēng)險管理，運用科學(xué)的方法進(jìn)行管理，減小威脅發(fā)生的可能性，使整場展會在創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的同時，也能創(chuàng)造良好的社會效益。參考文獻(xiàn)1王起靜等.會展項目管理m.中國商務(wù)出版社,2004,8.2曾鳴.會展風(fēng)險管理淺探j(luò).上海保險,2008(11).3郭毅夫.