合同評審和合同管理規(guī)定

1、1目的標準公司各類合同和協(xié)議、責任書的管理，加強和完善合同立項、評審、簽訂、實 施、保管的程序，防范合同風(fēng)險，確保公司各項經(jīng)營工作正常有序地進行，特制定 本制度。2適用范圍適用于公司所有的合同、協(xié)議、各種責任書的簽訂、評審和管理。3. 定義合同、協(xié)議：合同又稱為契約、協(xié)議，是兩個或是兩個以上平等的當事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。公司合同大致為以下幾種：A、采購合同：己方采購方作為甲方，銷售方作為乙方全部統(tǒng)稱為采購合同。具有法律效力。包含原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦 公用品采購、勞保用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購、技改合同、 基建合同等B、銷售合同：己方銷售方作為甲方，

2、采購方作為乙方全部統(tǒng)稱為采購合同。具備法律效力。C、技術(shù)合同：無論己方是合同的甲方或是乙方，技術(shù)買賣之間的合同統(tǒng)稱為技術(shù)合同，具備法律效力。D、框架協(xié)議：框架協(xié)議沒有合同的具體內(nèi)容，只是一種簽訂具體合同或其他合 匚作的意向，不具有合同的效力，違反框架協(xié)議只負締約過失責任。E、協(xié)議：公司和個人簽訂的某方面的協(xié)議，一般公司作為甲方。具備法律效力。比方：外協(xié)培訓(xùn)協(xié)議書、保密協(xié)議等責任書：是公司或是上級和公司之下屬責任人、團體簽署的一種具有法律責任的 責任狀。女口：平安生產(chǎn)責任書、設(shè)備管理責任書、 績效考核責任書等。4. 職責合同評審小組：A、組長：董事長或總經(jīng)理；B、組員：分管副總、總工總監(jiān)、財務(wù)總

3、監(jiān)、法務(wù)負責人、采購部負責人、質(zhì)管部負責人、市場部負責人、工程工程部負責人 及承辦部門當 事部門負責人C、全面評審合同所有工程和細節(jié)，確保所簽訂的合同對公司不存在法律風(fēng)險。 采購部：負責主料、輔料、備品備件、辦公用品采購合同的立項、起草、詢價，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。市場部：負責銷售合同、銷售協(xié)議、代理商協(xié)議、售后效勞協(xié)議的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作設(shè)備管理部：負責設(shè)備買賣合同方面的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。綜合部：A、 公司作為甲方和下屬公司成員簽訂具備法律效力的勞動合同、責任書和協(xié) 議方面的立項、起草，召集相關(guān)部門評審

4、、簽訂、實施之具體的操作。B、網(wǎng)絡(luò)管理員：對各部門電腦、打印機等辦公設(shè)備立項、起草，召集相關(guān)部 門評審、簽訂、實施之具體的操作。財務(wù)部：A、財務(wù)合作方面具備法律效力的合同和協(xié)議方面的立項、起草、召集相關(guān) 部門評審、簽訂、實施之具體的操作。B、參與公司所有合同的評審，并負責合同的正本文件的存檔和檔案管理。C、評審付款、收款與結(jié)算方式的合理性和可行性，以及確認本錢及利潤指標 等。法務(wù)負責人：負責公司所有合同的評審、簽訂及履行過程中所簽訂的一切書面文件的合法合規(guī)性審查，并對可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險提出防范 意見，躲避合同的法律風(fēng)險?？偣まk：負責技術(shù)買賣合同、技改合同方面的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂

5、、實施之具體的操作。質(zhì)管部：A、負責檢測、化驗、測量儀器設(shè)備方面的采購立項申請B、負責參與評審合同有關(guān)質(zhì)量方面事宜的評審。其他部門：作為合同主體的責任部門參加合同的立項、起草，召集相關(guān)部門評審、簽訂、實施之具體的操作。5合同的編號合同編號的責任部門A、采購部：負責原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購、運輸外包合同等方面合同的編號B、市場部：負責銷售合同、銷售協(xié)議、代理商協(xié)議、售后效勞協(xié)議方面的編號C、總工辦：負責技術(shù)買賣合同、技改合同、基建合同方面的編號D、綜合部：負責具備法律效力的勞動合同、管理責任書和協(xié)議方面的編號E、財務(wù)部：負責具備法律效力的

6、財務(wù)融資、貸款等方面的合同和協(xié)議書編號 合同編碼規(guī)那么為：公司字母-部門分類字母-年月+順序號見以下圖YN - XX - XXXXXXXX年月+編號：如：1 采購部：POD;市場部：MSD;總工辦：GEQ 綜合部：HDR財務(wù)部：FD1 -永寧公司名稱拼音縮寫女口： YN-POD-1表示采購部2021年1月001號采購合同責任書、公司上級和下級部門簽署的協(xié)議可以不必要編號。比方：平安生產(chǎn)責任 書、勞動合同、公司單獨和個別員工簽署的薪資福利合同等。6. 合同的保存和保管綜合部負責保存和保管：勞動合同、平安責任書、設(shè)備管理責任書、績效考核責 任書、公司和個人簽署的避險協(xié)議以及與此性質(zhì)相關(guān)的一些協(xié)議。

7、文控中心檔案室負責保存和保管：技術(shù)合作方面的合同和協(xié)議。財務(wù)部：負責保管A、采購合同：包含原材料采購、輔料采購、備品備件采購、辦公用品采購、勞保 用品采購、設(shè)備采購、外協(xié)采購等相關(guān)類型的采購。B、銷售合同：產(chǎn)品的銷售合同、銷售提成協(xié)議、代理商協(xié)議、特殊的銷售提成協(xié) 議等相關(guān)類型的合同。C、技術(shù)合同：發(fā)生費用的技術(shù)買賣合同、技改合同、基建合同相關(guān)類型的合同。D、機密級別的合同：薪資合同、融資合同、貸款合同等。合同的存檔方式：A、合同的保管由專門的文件夾存放，一個文件夾存放一個部門的合同文件。B、合同文件夾必須要有目錄表、文件去向登記表等，文件的存檔方式按照?文 件管理程序?、?文件管理標準?中的

8、相關(guān)條款執(zhí)行。C、文件夾中的合同文件，整理時間每個季度，整理一次，將已經(jīng)執(zhí)行完畢、沒 有后遺癥的合同文件，另外標示封存，封存的格式，按照未封存之前的格式一樣疊放，文件夾中僅僅存放目前正在執(zhí)行的，尚未結(jié)算完成的文件。7. 各種采購性質(zhì)合同的形成方式：各種生產(chǎn)性主/輔料、耗材、備品備件、低值易耗品；辦公用品方面的采購合同 各部門依據(jù)生產(chǎn)方案和適時需求，填寫?材料方案表?，經(jīng)部門部長審核， 分管副總的審批，總經(jīng)理和董事長批準之后，將審批完畢的?材料方案表? 轉(zhuǎn)移到采購部。采購部接到經(jīng)過審批之后的?材料方案表?：A、先在公司供給商優(yōu)選庫中尋找合格的、已經(jīng)供過貨的供給商，進行談判。B如果優(yōu)選庫中無供給商

9、，那么重新尋找供給商，至少 3家，實施報價、比照 價格具體?采購控制程序?、?采購管理固定?執(zhí)行。采購在邊尋找供給商的同時，邊起草相關(guān)的采購合同，以便確定好價格之后，可以簽署采購合同和協(xié)議待采購責任人確定好各種因素和條件，認為條件成熟之后，那么將采購合同遞 交到采購委員會進行合同評審。工程制合同技改合同、基建合同等屬于工程制采購合同。工程制的采購合同，必須由總工辦先立項，并做詳細的技術(shù)分析，具體參照 ?設(shè)計控制程序?相關(guān)條款進行立項的工程書必須事先經(jīng)過公司董事會或是公司企業(yè)管理委員會幾天討論 通過之后，進入工程技術(shù)標書的設(shè)計階段發(fā)布技術(shù)標書，進行招標、評標；選定中標供給商，進入合同的起草階段。

10、 合同起草之后，將進行合同評審階段。8. 其它方面合同形成方式所有合同先由合同主體的責任部門立項、起草，起草完畢之后，依據(jù)實際情況 和相關(guān)要求決定是否開始實施合同評審。9. 合同評審內(nèi)容建設(shè)工程土建合同A、審核施工單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽度；B審核費用是否合理。主要測算直接材料費用、直接人工費用、其他費用、間接 費用及取費標準、定額選用、交竣工日期等；C審核質(zhì)量與技術(shù)條款；D、審核效勞與承諾條款；E審核合同價款、付款方式、開票方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責任、質(zhì)量索賠條款；G審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求買賣合同包含采購合同和銷售合同A、審核供給商的選擇情況；B審核比價核價、

11、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價性價比情況；C審核備品配件、隨機配件的供給條款；D、審核交付周期、質(zhì)保期、售后效勞與承諾條款；E審核合同價款、結(jié)算方式等是否明確且符合公司要求和規(guī)定；F、審核違約責任、質(zhì)量索賠條款；G審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求；加工承攬技改、維修合同A、審核承攬方的資質(zhì)、業(yè)績及信譽度B審核比價核價性價比及加工費用標準是否合理；C審核質(zhì)量與技術(shù)條款；D、審核交付周期、質(zhì)保期、售后效勞與承諾條款；E審核合同價款、結(jié)算方式是否明確且符合公司規(guī)定；F、審核違約責任、質(zhì)量索賠條款；G質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。運輸合同A、審核運輸單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽度B、評審運輸費用標準性價比是否合理；C

12、、審核合同價款、結(jié)算方式是否明確且符合公司規(guī)定；D、評審效勞與承諾條款；E、評審運輸過程中貨物毀損、滅失應(yīng)承當損害賠償責任條款；F、審查有無違約責任的條款，是否符合?合同法?的有關(guān)規(guī)定。商務(wù)合同包含財務(wù)和技術(shù)合作、設(shè)備采購等商務(wù)合同是指：公司與有關(guān)合作伙伴商定并準備簽訂的設(shè)備技術(shù)引進合同、國際 貿(mào)易代理合同、談判備忘錄、補償貿(mào)易合同、專項協(xié)議書、銷售確認書等。A、審核合作伙伴單位的資質(zhì)、業(yè)績及信譽度；B審核費用、責任是否合理。主要測算取費標準、間接費用，審核雙方的責任、 權(quán)利、利益的對等關(guān)系的條款等；C審核質(zhì)量與技術(shù)條款；D、審核效勞質(zhì)量與承諾條款；E審核合同價款、付款方式是否明確且符合公司規(guī)

13、定；F、審核違約責任、質(zhì)量索賠條款；G審核質(zhì)量保證及質(zhì)量保障體系是否滿足要求。其它一般責任書、協(xié)議那么不必專門組織合同評審小組評審，一邊評審一邊審批， 直至走到審批結(jié)束10.評審程序合同評審采取召開專題會議的形式。專題會議由合同承辦部門負責召集。合同評審工作開始前，先由合同承辦部門和其他有關(guān)部門起草合同文件，合同 文件應(yīng)優(yōu)先采用示范合同文本；如無合同示范文本，那么可結(jié)合實際情況起草或 與合同對方共同起草合同文本。合同評審組織部門合同承辦部門原那么上應(yīng)至少提前1個工作日將須評審的合同文件及供給商的選擇、核價比價、效勞與承諾等相關(guān)資料送交各評審參加 部門。合同評審專題會議應(yīng)做好以下工作：A、認真聽

14、取合同承辦部門關(guān)于詢價比價、平等協(xié)商、廠家選擇等情況的介紹;B、審查要約詢價函、承諾報價函的內(nèi)容；C、評審合同的條款。重點評審合同價款、質(zhì)量、交貨期、效勞與承諾、違約責 任、損失賠償?shù)葪l款；D、對被評審的合同提出結(jié)論性意見。參會人員均應(yīng)在合同評審記錄上簽字。合同評審的人員范圍：A、合同金額在5萬元內(nèi)含5萬，由各部門部長評審后，分管副總審批，總 經(jīng)理批準；B、合同金額在5萬以上，由分管副總召集各部門評審后，總經(jīng)理審批，董事長 批準；合同評審?fù)ㄟ^后，合同承辦部門將合同文件和匯總后的評審意見送交財務(wù)部審核，后分別報分管副總和財務(wù)總監(jiān)審查，最終報請公司總經(jīng)理和董事長審批。如果合同文件未得到審核人或?qū)徟?/p>

15、人同意，那么合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審批核 意見繼續(xù)完善合同內(nèi)容，并與合同對方進一步協(xié)商后形成修訂后的合同文件， 再次報請審核批人審核批。審批人批準簽訂合同文件后，合同承辦部門負責依照經(jīng)批準的合同文件與合同 對方辦理協(xié)商簽約事宜。合同文件的審核、審查、審批評審記錄的保存請見本合同合同文件變更、解除的評審。發(fā)生合同條款變更如價格條款、支付條款、質(zhì)量條款、工期條款、違約條款 變更等或解除時，應(yīng)采用書面形式，如補充協(xié)議、備忘錄、會議紀要等文件 形式。合同條款變更或解除的評審程序參照合同評審程序執(zhí)行11合同審批：A、工程的承辦部門，根據(jù)公司工程的需求此需求的技術(shù)要素輸出由總工辦負責、 用量需求由生產(chǎn)部及其其

16、它需求部門出B注意需求部門和承辦部門的區(qū)別：有些工程是需求部門和承辦部門是一個部門； 有些需求部門不一定有權(quán)限去具體承辦，比方有些物品的采購。無論需求部門 是否是本錢部門，需求部門有責任協(xié)助承辦部門完成此工程！C承辦部門根據(jù)需求和要求，尋找合同標的物的合作者銷售尋找的是客戶；采 購尋找的是供給商；工程工程尋找的是工程商；技改工程尋找的是方案設(shè)計商 和工程集成商、運輸工程尋找的承運公司；等等D、尋找的標的物合作者，要求是 5家，不能少于3家；E有些重大的工程，必須調(diào)查尋找的標的合作者的資信，以免發(fā)生：1打款之后發(fā)不了貨物，開不了票據(jù)。2出了重大問題之后，無法承當賠償責任。3資信內(nèi)容大致包含：企業(yè)

17、法人、聯(lián)系 、企業(yè)注冊資金、企業(yè)的稅務(wù)狀況、 治理結(jié)構(gòu)是否健全、有效，企業(yè)的合同履約情況、企業(yè)有無違法違規(guī)記錄、有否特殊背景等等工程的調(diào)查。F、合同雙方談判，協(xié)商條款，擬定合同。原那么上用公司的模板合同。如果對方不同意，那么承辦部門必須提出申請，經(jīng)過分管副總同意和總經(jīng)理同意?？梢噪p 方重新擬定新的合同樣本，在擬定合同階段，法務(wù)專員必須全程參與進去， 防止風(fēng)險。G、擬定完合同后，部門同時填寫?合同會簽審批表?，附上合同和所有的調(diào)查 資信文件資料(必須有2-3家的資信比照)，由部門部長做合同的初審，簽 名確認！上交到分管副總進行審核。如果部門部長和分管副總覺的不合格，那么退回承辦人員，修改合同，修

18、改完再重新走流程。H、由分管副總判定該合同是否需要評審小組的集體評審(1) 如果是小合同，且事情非常明朗，明了，貝U可以決定跨過評審小組的集 體評審，直接遞交到總經(jīng)理。(2) 如果感覺必須和必要，那么由分管副總負責召集合同評審小組全體成員， 對本合同做合同評審，并準備齊套所有的調(diào)查資信資料等。I、合同評審小組：(1) 小組成員：請見本合同的條款(2) 評審的內(nèi)容：請見本合同條款的(3) 評審會議由法務(wù)專員主持和做筆記；如果缺少法務(wù)專員，那么由承辦部門 部長主持和記錄。(4) 評審結(jié)果：(a) 、合格，如果董事長和總經(jīng)理都一起參加的合同評審，那么可在會議上一起走完流程，簽名審批完畢。(b) 、如

19、果不合格，那么退回本錢部門，根據(jù)評審小組的意見，進行合同修改，具體由法務(wù)專員主抓。如果缺少法務(wù)專員，那么由承辦部門 部長主抓。(0、重新修改的合同，重新走審批流程。J、總經(jīng)理在接到?合同會簽審批表?的第一時間：(1) 需要判定分管副總遞交的不需要合同評審小組集體評審的合同，是否需 要合同評審小組的集體評審，如果覺得沒必要，那么可以仔細審核資料， 做審批.(2) 如果是覺得有必要進行合同評審小組的集體評審，那么退給簽名的分管副 總，由分管副總重新召集合同評審小組進行合同評審。(3) 如果是經(jīng)過合同評審小組評審?fù)ㄟ^的，那么可以直接簽名確認(一般評審 會即可會簽)。(4) 總經(jīng)理需要判定：哪些合同必

20、須上報董事長做終審批準，哪些可以在自 己的職權(quán)范圍內(nèi)終審。-這點我還沒想好(方處州備注)K、董事長在接到?合同會簽審批表?時候：1判定總經(jīng)理遞交的合同評審資料是否合格，如果不合格，那么退回總經(jīng)理2如果判定合格，那么終審批準。12. 合同的實施、變更或是解除：合同批準之后，依據(jù)合同進行合同的實施，如果在實施途中發(fā)現(xiàn)該合同有重大缺陷 存在，不利于公司的經(jīng)濟利益或是存在重大的風(fēng)險時候A、合同的實施部門應(yīng)該立即通知法務(wù)專員和部門部長如果缺少法務(wù)專員，那么由 承辦部門部長負責，由法務(wù)專員和部門部長；依據(jù)具體情況，做先遣分析， 并將分析結(jié)果上報分管副總。B、分管副總決定向合同評審小組遞交?合同變更或是解除申請表?C、合同評審小組對合同就行重新評估，決定是修改還是解除。D、合同的變更和解除必須經(jīng)過總經(jīng)理審核、董事長的終審。E、修改和解除指令發(fā)出之后，由本錢部門和法務(wù)專員負責和供給商或是客戶溝通 實施。13. 合同在實施過程中付款風(fēng)險的把控：A、款項和發(fā)票風(fēng)險的把控：-責任部門：本錢部門、財務(wù)部1在付款申請的時候，本錢部門必須要個按照?費用報銷管理制度?條款的要求，嚴格填寫所有內(nèi)容，并附上工程合同的副本、已付發(fā)票的影印件做依據(jù)。 財務(wù)部門