采購詢價的方式

1、隨著電子商務(wù)的發(fā)展；采購員詢價非常方便的，只需要動動鼠標(biāo)，就能找到大片的客戶，只要稍有不謹(jǐn)慎單子就流失啦。我們度知道“詢價”是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。要怎樣才能知己知彼呢？其實啊在采購員接到購單后、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)物件，對于供應(yīng)商來說比較不會有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時，對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來方便其報價作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對于詢價時所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價

2、文件可幫助供應(yīng)商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個主要的部分。1、詢價項目的“品名”與“料號”首先，詢價項目的品名以及料號是在詢價單上所應(yīng)比備的最基本資料。2、詢價項目的“數(shù)量”通常供應(yīng)商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括有年需求量、季需求量甚至月需求量;不同等級的需求數(shù)量。在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以膨脹。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價格，如果在真正進(jìn)行采購后，無法達(dá)到報價的預(yù)期數(shù)量時，供應(yīng)商不是提高價格，便是在其他

3、方面減少對客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應(yīng)很實在的與供應(yīng)商溝通，同時采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商，如此才能達(dá)到長期配合、持續(xù)供貨的目的。3、規(guī)格書規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最新版本的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報價的一切資訊。4、品質(zhì)表達(dá)詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進(jìn)行。5、詢價項目的“報價基礎(chǔ)”要求報價基礎(chǔ)通常包括報價的幣值與貿(mào)易條件，國內(nèi)買賣比較單純，通常都

4、以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以出廠價就是以到廠價(運(yùn)費(fèi)是否內(nèi)含則另議)來計算。國際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報價幣值方面供應(yīng)商多半以美元為計價基礎(chǔ)，至于是否以采購當(dāng)?shù)貛胖涤媰r，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。6、買方的 付款條件有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認(rèn)為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)付款條件(在采購模具時，通常有階段性付款的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%)，賣方也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。在情況處于買方市場時，在競爭性市場中供給超過需求，貨品和/或勞務(wù)可容易地被取

5、得，商業(yè)的經(jīng)濟(jì)力量傾向于導(dǎo)致價格接近于采購的預(yù)估價值，買方通常能以較優(yōu)的付款條件來要求賣方配合。7、詢價項目的“交期”要求交期的要求包括買方對采購產(chǎn)品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準(zhǔn)備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關(guān)系著采購產(chǎn)品的價格，買方應(yīng)視實際需要來提出要求，8、包裝”要求包裝方式在供應(yīng)商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對于包裝都有其使用的標(biāo)準(zhǔn)紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應(yīng)商都會以其標(biāo)準(zhǔn)的包裝方式來進(jìn)行估價。有時也不會在報價單上詳細(xì)注明其標(biāo)

6、準(zhǔn)的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日后再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對于比價的作業(yè)也會造成不利的影響。此外，供應(yīng)商在了解買方的包裝要求后，也可提供建議是否能考慮采用標(biāo)準(zhǔn)包裝，或以拼貨拼柜的方式來降低出貨成本。9、“運(yùn)送地點”與“交貨方式”10、詢價項目的“售后服務(wù)”與“保證期限”要求11、供應(yīng)商的“報價到期日”12、“保密協(xié)定”的簽署文件13、“采購人員”與“技術(shù)人員”的姓名及聯(lián)絡(luò)電話注意：他們的聯(lián)絡(luò)電話號碼都是公司的，不會給予采購人員或技術(shù)人員家里或私人的電話號碼，因為他們怕供應(yīng)商可能在私底下互相授受，有瓜田李下的嫌疑。但是由于科技的進(jìn)步，行動電話、采購人員在很難避免與供應(yīng)商單獨(dú)聯(lián)絡(luò)的情

7、況下，在這種情況下我們就可以搞到他的私人聯(lián)系方式了。詢價是政府采購法規(guī)定的政府采購方式之一，是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書讓其報價，然后在報價的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式，也就是我們通常所說的貨比三家。這是一種相對簡單而又快速的采購方式，其主要適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，它既能滿足采購單位的一些數(shù)量不多、金額較小、時間要求緊的采購需求，同時也能有效地節(jié)約采購過程的成本，對于一些采購規(guī)模不大、采購任務(wù)相對較少、招標(biāo)方式難以實施的貧困地區(qū)和中小城市的集中采購機(jī)構(gòu)來說，是一種較為常用的政府采購方式。但從各地操作的情況來看，做法不盡一

8、致，其規(guī)范化程度和效果也不盡相同。在實際工作中，經(jīng)常聽到一些同志們在談?wù)撛儍r采購時，總是抱怨說詢價方式雖然簡單，易于操作，但在實際操作中，經(jīng)常會出現(xiàn)這樣或那樣的問題，不是項目實施不順利，就是采購效果不明顯，或者是采購單位不滿意，其結(jié)果往往事與愿違。在本人看來，這其中，既有主觀原因，也有客觀原因，而作為采購代理機(jī)構(gòu)的集中采購機(jī)構(gòu)，在運(yùn)用詢價方式實施政府采購時，如果能夠依照政府采購法所規(guī)定的適用范圍和條件以及詢價采購的程序、原則，依法操作，并注意研究把握其中容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，充分發(fā)揮詢價方式具有簡單易行、便于操作、節(jié)約采購費(fèi)用的優(yōu)勢，對于有些采購項目來說，不失為一種有效的方式。在政府采購工作中，

9、如何正確運(yùn)用詢價方式實施政府采購，并確保詢價采購能夠順利實施，取得預(yù)期效果，對于集中采購機(jī)構(gòu)來說，確實是一個值得重視和研究的問題。本人根據(jù)對政府采購法的理解，并結(jié)合多年來從事政府采購工作的實踐，認(rèn)為集中采購機(jī)構(gòu)接受采購單位委托，對采購項目以詢價方式實施采購，除了要注意把握詢價采購方式適用的范圍、條件，遵循政府采購的基本規(guī)定，嚴(yán)格依照法定方式和程序操作外，還應(yīng)著重注意把握以下問題： 一、做好項目審查 對采購單位委托實施的采購項目進(jìn)行審查，是各種采購方式實施的前提，這對采購項目的順利實施至關(guān)重要。集中采購機(jī)構(gòu)要認(rèn)識到項目審查的必要性和重要性，熱情為采購單位搞好服務(wù)、把好項目審查關(guān)。如果項目審查工作

10、做好了，項目方案論證、準(zhǔn)備完善了，項目實施工作才能順利進(jìn)行，項目實施過程中遇到的問題就可以迎刃而解。對采購項目進(jìn)行審查，關(guān)鍵要注意把握以下問題：一是要審查項目的可行性，看項目是否符合采購單位的需要，與采購單位的財力是否相適應(yīng)，有無超越財力搞高消費(fèi)或者講排場擺闊氣的現(xiàn)象；同時還要看是否經(jīng)過有關(guān)部門的批準(zhǔn)，是否有立項報告，有關(guān)申報手續(xù)是否齊全，是否具有有關(guān)部門的批文或者批件。審查不清的，要和采購單位聯(lián)系，并與有關(guān)部門溝通，以核實有關(guān)情況。二是要審查項目預(yù)算，看采購單位作出的項目預(yù)算是否足夠，資金是否已經(jīng)落實；另外還要審查資金來源，看該項目的采購資金來源是否合理、合法，有無挪用其它資金、轉(zhuǎn)變資金用途

11、的情況或者有變相“洗錢”的嫌疑。三要審查項目的完整性，看項目內(nèi)容有無遺漏，設(shè)備選型是否合理，是否是標(biāo)準(zhǔn)配置，其技術(shù)方案是否符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；還要看其要求的商務(wù)條款和服務(wù)項目是否合理，有無苛刻條件或者不符合行業(yè)規(guī)范的要求。四要審查采購單位的誠信度，看采購單位在委托采購項目時是在否技術(shù)和商務(wù)方案等方面有意給集中采購機(jī)構(gòu)設(shè)置了“陷肼”，有無已經(jīng)和某些供應(yīng)商達(dá)成了成交意向，只是想通過集中采購方式使其行為達(dá)到合法化的情況。五要根據(jù)采購項目的具體特點和采購單位的特殊要求對其它方面的內(nèi)容進(jìn)行審查，如項目的特殊技術(shù)要求、項目實施過程中不可預(yù)見的意外等情況。要完成這些內(nèi)容的審查，要求集中采購機(jī)構(gòu)的工作人員首先要有高

12、度的責(zé)任心，其次還要有較為全面的技術(shù)和商務(wù)知識，另外還要有較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能；同時還要具有較高的職業(yè)道德，而誠信意識和廉潔意識又是不可或缺的重要方面。 二、搞好市場調(diào)查 在實施詢價采購前，對采購項目進(jìn)行必要的市場調(diào)查，也是詢價采購的一個重要環(huán)節(jié)。市場調(diào)查就是通過對采購項目所涉及設(shè)備（產(chǎn)品）和服務(wù)市場的相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)查了解、預(yù)測分析，以掌握其生產(chǎn)、銷售狀況和貨源情況、銷售渠道以及市場行情等內(nèi)容。集中采購機(jī)構(gòu)對采購單位委托的采購項目在詳細(xì)審查的基礎(chǔ)上，再對其進(jìn)行市場調(diào)查，可以進(jìn)一步了解項目的具體情況，如項目所涉及產(chǎn)品的品牌、產(chǎn)地、規(guī)格型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)廠家對這些產(chǎn)品的生產(chǎn)周期和銷售渠道、售

13、后服務(wù)機(jī)構(gòu)的布局及其服務(wù)能力狀況，這些產(chǎn)品和服務(wù)是買方市場還是賣方市場，貨源是緊缺還是豐富，經(jīng)銷這些產(chǎn)品是否需要廠家的授權(quán)、特許或是否需要取得代理資格等；同時，還要對產(chǎn)品的市場價格進(jìn)行調(diào)查分析，并對最近一個時期的價格走勢作出預(yù)測，以計算出項目的總體價格，測算出項目預(yù)算。另外，還要對項目所可能涉及的供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，以掌握潛在的供應(yīng)商信息。詢價采購中的市場調(diào)查可采取預(yù)詢價的方式進(jìn)行，就是向潛在的供應(yīng)商發(fā)出預(yù)詢價書或預(yù)詢價單，列出項目所涉及的產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格型號、基本配置和具體服務(wù)項目、基本要求以及貨源狀況等內(nèi)容，請供應(yīng)商針對預(yù)詢價的項目作出預(yù)報價。在所有被預(yù)詢價的對象作出了預(yù)報價后，可對其預(yù)報

14、價資料進(jìn)行匯總、分析，以掌握詳細(xì)情況。另外還可以使用信息資源、網(wǎng)絡(luò)媒體等形式通過在線調(diào)查方式進(jìn)行調(diào)查，還可以通過實際考察、走訪相關(guān)供應(yīng)商等方式進(jìn)行調(diào)查，以掌握第一手資料。值得注意的是，在市場調(diào)查期間，集中采購機(jī)構(gòu)的工作人員一定要信守職業(yè)道德，講求誠信，對調(diào)查中涉及到被調(diào)查對象的商業(yè)秘密要注意保密，以免其權(quán)益受到侵害，更不能違背政府采購原則，引起供應(yīng)商之間的不正當(dāng)競爭。 三、確定采購方案和項目采購清單 在詢價采購中，項目采購方案和采購清單是很重要的。項目采購方案主要用于闡明項目的技術(shù)和商務(wù)要求，包括項目簡介，對項目技術(shù)要求的簡要說明，對工期、質(zhì)保期、服務(wù)措施等商務(wù)方面以及對供應(yīng)商應(yīng)具備條件的基本

15、要求；項目采購清單主要是對項目所涉及設(shè)備（產(chǎn)品）的品牌、規(guī)格、型號、產(chǎn)地、基本配置、性能要求和單位、數(shù)量以及服務(wù)項目和內(nèi)容等。項目采購方案和采購清單的確定，關(guān)鍵是要基于采購單位對項目的具體要求，結(jié)合項目審查和市場調(diào)查情況，確定出合理、規(guī)范、切實的采購方案和清單，在這個過程中，要注意聽取各方面的意見和建議，特別是要向有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)方面的專家請教，并吸取以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，確定出最終的項目采購方案和采購清單。 四、編制規(guī)范的詢價書 詢價書是采購機(jī)構(gòu)用以向報價供應(yīng)商闡明采購項目的基本內(nèi)容、報價要求和報價格式以及評價方法、確定成交的基本原則的文件。編制詢價書時，關(guān)鍵要注意詢價書的基本構(gòu)成要素。而一個完整的

16、詢價書應(yīng)包括五個部分，第一部分為報價邀請函，主要用以載明項目名稱、編號和采購方式、對供應(yīng)商資格條件的基本要求、獲取詢價書的方式、地點和報價方式、地點、報價截止時間以及采購機(jī)構(gòu)聯(lián)系人、聯(lián)系方式等；第二部分為項目內(nèi)容和要求，主要用以詳細(xì)載明項目的技術(shù)和商務(wù)要求，并附詳細(xì)的項目采購方案和采購清單；第三部分為報價人須知，主要用以載明詢價書和報價書的組成、編制報價書的要求、評價原則和辦法、確定成交的原則等；第四部分為合同格式，用以說明項目的詳細(xì)商務(wù)要求和合同的主要條款；第五部分為報價書格式，用以說明報價書的組成、報價函的內(nèi)容和格式、報價表的內(nèi)容和格式等。在編制詢價書時應(yīng)注意，一份完整的詢價書至少應(yīng)包含這

17、五個方面的內(nèi)容，但根據(jù)項目具體情況，可將五個部分單獨(dú)編制，也可將五個部分合并編制，不論是單獨(dú)編制，還是合并編制，這五個部分或五個構(gòu)成要素缺一不可。另外，在編制詢價書時，不得在詢價書中設(shè)置有排斥潛在供應(yīng)商的歧視性條件，不得在合同主要條款或商務(wù)要求中設(shè)置苛刻條件及不對等條件，更不得存在有違政府采購法具體規(guī)定和政府采購工作一般原則的條款。五、向潛在的供應(yīng)商發(fā)出邀請 在詢價采購中，邀請供應(yīng)商參與采購活動是一個必不可少的環(huán)節(jié)。在這個環(huán)節(jié)中，要著重注意把握邀請供應(yīng)商的方式。一般來講，邀請供應(yīng)商的方式有兩種，一種是有限邀請方式，就是在已經(jīng)建立的政府采購供應(yīng)商信息庫中通過隨機(jī)抽取的方式選擇一定數(shù)量（應(yīng)為三家以

18、上）的供應(yīng)商，向其發(fā)出詢價采購邀請函，邀請其來參加報價，這種方式一般適用于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)單一或金額較小的項目采購；另一種是公開邀請方式，就是在政府采購信息公告媒體上公開發(fā)布邀請公告，廣泛邀請有興趣參與的供應(yīng)商前來參加報價，這種方式一般適用于大型復(fù)雜的采購項目或政府采購供應(yīng)商信息庫中沒有足夠的供應(yīng)商。在第一種方式下，要特別注意抽取的方式必須符合公開、公平、公正原則，要按隨機(jī)的方式進(jìn)行，不得參雜人為因素，更不得以個人的好惡來決定被邀請的對象，最好是采用機(jī)選的方式；另外還應(yīng)注意要在有關(guān)方面的監(jiān)督下進(jìn)行。在第二種方式下，要注意發(fā)布信息所采用的媒體必須是財政部門指定的、發(fā)行范圍比較廣泛、多數(shù)供應(yīng)商能夠看得到的

19、媒體，另外還應(yīng)注意采購信息公告的真實性、準(zhǔn)確性、完整性。無論是采取那一種方式，都要確保所邀請的供應(yīng)商在資格、資質(zhì)、經(jīng)營范圍等方面與所要采購的項目內(nèi)容相符。 六、發(fā)售詢價書 在所有受到邀請供應(yīng)商提出響應(yīng)的基礎(chǔ)上，集中采購機(jī)構(gòu)對其基本資格、資質(zhì)要進(jìn)行必要的查驗。通過查驗，對資格、資質(zhì)和其它相關(guān)方面符合要求的供應(yīng)商，要向其發(fā)出詢價書。發(fā)詢價書時，應(yīng)注意以下幾點，一是發(fā)售對象必須是受到邀請的且符合詢價書要求的供應(yīng)商；二是要健全發(fā)售記錄的完整性，還應(yīng)確保在確定成交前供應(yīng)商名單的保密性。在發(fā)售詢價書時應(yīng)作好記錄，這種記錄必須是由供應(yīng)商在領(lǐng)取單上單獨(dú)登記，不得用登記表的形式列表登記，而將所有領(lǐng)取詢價書的供應(yīng)

20、商暴露無遺。三是詢價書一般不應(yīng)收費(fèi)，如果要收費(fèi)，則收費(fèi)數(shù)額不得超過其印制和制作的成本，不得以項目預(yù)算為依據(jù)計收費(fèi)用；四是向每一個供應(yīng)商發(fā)出的詢價書都必須是一致的，如果詢價書發(fā)出后，需要對詢價書中的有關(guān)事項作出修改，必須以書面形式進(jìn)行，并將修改內(nèi)容以書面通知的方式發(fā)至每一位已經(jīng)獲取詢價書的供應(yīng)商，以確保各供應(yīng)商在獲取采購信息上的公平性。 七、成立詢價小組 詢價小組是獨(dú)立組織詢價采購活動的機(jī)構(gòu)，在集中采購機(jī)構(gòu)組織的詢價采購中，詢價小組一般由集中采購機(jī)構(gòu)依法組織成立，并對集中采購負(fù)責(zé)。在組成詢價小組時，一是要注意詢價小組的人數(shù)必須是三人以上單數(shù)，具體應(yīng)由幾人組成，應(yīng)視項目的具體情況，如項目不大、技術(shù)

21、簡單的，可由三人組成詢價小組；如項目大、技術(shù)復(fù)雜的，可由五人或五人以上組成詢價小組。二是要注意詢價小組的成員結(jié)構(gòu)，其中主要是成員的單位來源結(jié)構(gòu)和技術(shù)結(jié)構(gòu)，單位來源結(jié)構(gòu)就是指成員是來自哪些單位，一般情況下應(yīng)由采購單位的代表和有關(guān)方面的技術(shù)專家組成；技術(shù)結(jié)構(gòu)是成員中的技術(shù)專家的比例，一般來講，在詢價小組中，技術(shù)專家應(yīng)為成員總數(shù)的三分之二以上，其專業(yè)結(jié)構(gòu)應(yīng)與項目所需的專業(yè)技術(shù)要求相一致。三是成員名單在確定成交之前應(yīng)予保密。四是詢價小組在組織詢價采購時應(yīng)獨(dú)立進(jìn)行，尤其是在對供應(yīng)商報價的評審工作中應(yīng)獨(dú)立工作，任何人、任何單位不得干預(yù)詢價小組的工作。 八、組織公開報價 在詢價書規(guī)定的報價時間內(nèi)，集中采購機(jī)

22、構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收供應(yīng)商遞交的報價書，并注意簽收，要求供應(yīng)商須采用密封報價方式，對在規(guī)定的報價時間截止后供應(yīng)商遞交的報價書將不予接收并原封退回。報價時間截止后，集中采購機(jī)構(gòu)要要在詢價書規(guī)定的地點舉行公開報價儀式。在公開報價過程中，一是要注意邀請有關(guān)部門、機(jī)構(gòu)參加，進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并通知采購單位代表和供應(yīng)商代表參加。二是對在報價時間截止前收到的所有報價書都必須公開開啟，并公開宣讀其報價和相關(guān)內(nèi)容。三是在開啟前要注意查驗報價書的密封和標(biāo)記情況。四是詢價采購只準(zhǔn)各報價供應(yīng)商作出一口報價，公開報價后，不要求也不允許供應(yīng)商更改報價或?qū)髢r內(nèi)容作出實質(zhì)性修改。王是對對報價情況要作好記錄，以確保項目實施資料

23、的完整性。 九、對報價進(jìn)行評審、評價 在公開報價結(jié)束后，由詢價小組對供應(yīng)商提交的報價書（或報價文件）進(jìn)行審閱和評價。首先，要注意對報價書的有效性進(jìn)行審查。即報價書是否完整、齊備，是否按照詢價書要求的格式編制，報價項目的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和商務(wù)內(nèi)容是否與詢價書的要求一致，文字表述和數(shù)字計算是否準(zhǔn)確，要求提供的資格證明文件是否已提供齊全，等等。如果供應(yīng)商提交的報價書不符合要求，則可以判定其為無效報價。其次，要注意對報價書的實質(zhì)性進(jìn)行審查。即報價項目所涉及設(shè)備產(chǎn)品的品牌、規(guī)格型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、基本配置和數(shù)量、單位以及服務(wù)項目的內(nèi)容、商務(wù)條件、承諾等，是否與詢價書的要求一致。如這些項目和內(nèi)容與詢價書的要求不符，即

24、可判定其為無效報價。在對報價書進(jìn)行評價過程中，要注意把握以下幾點：一是要遵循有效報價原則。即提交報價書的供應(yīng)商不足三家或經(jīng)評審后的有效報價不足三家的，則全部報價無效。對判定為不合格的報價，應(yīng)有充足理由，并要出具書面情況說明。在全部報價無效時，應(yīng)按照政府采購法的有關(guān)規(guī)定辦理。二是在評審過程中要堅持客觀公正的態(tài)度，實事求是，公平對待每一家供應(yīng)商和每一份報價書，凡是接到的報價書都要仔細(xì)進(jìn)行審閱、評價，在審閱、評價時要按照事先規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、辦法進(jìn)行，并要確保評價辦法的一致性，而對報價書的評價必須基于報價書的本身，不依靠任何來自外部的資料或依據(jù)。三是要作好審閱和評價記錄，這些將構(gòu)成項目實施資料的組成

25、部分。四是要確保審閱和評價工作的獨(dú)立性，審閱和評價工作要由詢價小組獨(dú)立完成，任何單位和任何人不得干預(yù)詢價小組的評審工作。五是要客觀真實地編制評審結(jié)果報告，提出確定成交的意見和建議，推薦出預(yù)成交供應(yīng)商。六是要完整地保存與評審工作有關(guān)的資料，包括各供應(yīng)商提交的報價書、評審記錄、詢價小組成員的評審意見及其記錄、評審結(jié)果等。另外，在評審過程中，要給每一位詢價小組成員都有發(fā)表意見的機(jī)會，當(dāng)詢價小組內(nèi)出現(xiàn)意見不一致時，可采取少數(shù)服從多數(shù)的辦法，以多數(shù)成員的意見作出決定。十、確定成交供應(yīng)商 在集中采購機(jī)構(gòu)組織實施的詢價采購中，確定成交有三種方式，一是由采購單位根據(jù)集中采購機(jī)構(gòu)的項目實施結(jié)果確定成交；二是集中

26、采購機(jī)構(gòu)根據(jù)采購單位的委托并依據(jù)詢價小組提交的評審結(jié)果確定成交；三是由詢價小組根據(jù)集中采購機(jī)構(gòu)的授權(quán)和評審結(jié)果直接確定成交。無論是以哪一種方式確定成交，都必須注意把握以下幾點：一是要遵循政府采購工作的一般原則，即公開、公平、公正和誠實信用原則。二是要遵循政府采購法規(guī)定的詢價采購確定成交的原則，即要“根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低”的原則確定成交供應(yīng)商。三是要嚴(yán)格按照詢價書事先規(guī)定的確定成交的原則來確定成交供應(yīng)。四是要根據(jù)詢價小組提交的評審結(jié)果報告，按照詢價小組的推薦預(yù)成交供應(yīng)商意見，在對供應(yīng)商提交的報價書以及相關(guān)資料進(jìn)行綜合審查的基礎(chǔ)上確定成交供應(yīng)。五是要采取專題會議形式，通過會議

27、充分討論、集體研究決定來確定成交，切忌摻雜個人因素或以行政首長意志來確定成交。六是要作好確定成交的相關(guān)記錄，并將其作為采購項目實施資料予以保存。 十一、通知和公告成交結(jié)果 在成交結(jié)果確定后，必須將成交結(jié)果向有關(guān)方面通知，并予以公告。采購單位確定成交的，由采購單位通知并公告；集中采購機(jī)構(gòu)或集中采購機(jī)構(gòu)委托詢價小組確定成交的，由集中采購機(jī)構(gòu)通知并公告。成交結(jié)果一般用公文形式正式通知，通知時應(yīng)注意把握以下幾點：一是要及時通知，不得有意拖延通知時間。二是要以書面方式通知，不得用電話、口頭或其它方式通知。三是以書面送達(dá)方式通知的，送達(dá)時必須由接收人簽收；如采用郵寄方式，須采用郵政快遞方式或掛號信方式寄出

28、。無論是以哪種方式通知，發(fā)出通知的記錄和簽收證明必須齊全、完整。四是要將成交結(jié)果全部通知到參與的各方，既包括采購單位和成交供應(yīng)商，還應(yīng)包括未成交的且參與并提交了報價的各供應(yīng)商，以及其它各參與單位，如監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督方代表和詢價小組成員等。成交結(jié)果公告應(yīng)請注意，公告的內(nèi)容必須與成交結(jié)果一致，公告時除應(yīng)注明項目編號、項目內(nèi)容、成交結(jié)果外，還應(yīng)對參與報價的供應(yīng)商名單、詢價小組人員組成、評價原則和辦法、聯(lián)系人和聯(lián)系方式、監(jiān)督方式等內(nèi)容予以公告；成交結(jié)果一般應(yīng)在該項目采購信息原發(fā)布的媒體進(jìn)行公告。 十二、協(xié)商、洽談和簽訂采購合同 在成交通知書發(fā)出后，成交供應(yīng)商（供方）要按成交通知書規(guī)定的時間、方式與采

29、購單位（需方）就合同事項進(jìn)行洽談和交流，并協(xié)商簽訂合同。在這個過程中，集中采購機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)應(yīng)是，通知并組織供需雙方按時協(xié)商、洽談、簽訂合同；參與供需雙方協(xié)商、洽談合同過程，對供需雙方在此過程中的行為進(jìn)行監(jiān)督；協(xié)調(diào)供需雙方在簽訂合同過程中的關(guān)系；對供需雙方所簽訂的合同進(jìn)行審核、確認(rèn)。集中采購機(jī)構(gòu)在這個過程中，應(yīng)注意把握的問題有：一是要積極組織并督促供需雙方按時簽訂書面采購合同。二是要為供需雙方協(xié)商、簽訂合同提供方便，盡可能多地提供與簽訂合同有關(guān)的項目資料，包括項目采購方案、設(shè)備及服務(wù)采購清單、詢價書、供方的報價書等。三是要對供需雙方協(xié)商簽訂的合同進(jìn)行審查，審查的內(nèi)容應(yīng)包括簽訂的合同是否符合政府

30、采購法、合同法及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定；是否與詢價采購的結(jié)果一致，合同中的技術(shù)和商務(wù)條款是否與詢價書規(guī)定的條款相符，是否存在歧視性或者非雙方意愿真實表現(xiàn)的條款，合同當(dāng)事各方的權(quán)利義務(wù)是否平等，合同中的設(shè)備和服務(wù)清單是否與采購方案或成交結(jié)果相一致；合同中的基本條款是否完整、齊備，是否有關(guān)鍵條款被遺漏的情形。四是要嚴(yán)格對合同進(jìn)行確認(rèn)，主要是在認(rèn)真審查的基礎(chǔ)上，看合同格式是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，文字表述及數(shù)字計算是否準(zhǔn)確，供需雙方的法定代表人是否已經(jīng)簽字（如是法人委托人簽字，是否有法定代表人出據(jù)的授權(quán)書）雙方單位是否已經(jīng)加蓋公章；合同中是否明確規(guī)定了集中采購機(jī)構(gòu)在合同中的法律地位以及權(quán)利義務(wù)等，即對集

31、中采購機(jī)構(gòu)在組織并監(jiān)督合同的履行，協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的關(guān)系和問題，組織并參與項目驗收，辦理并監(jiān)督合同款項的支付以及售后服務(wù)等方面的權(quán)利和義務(wù)等是否都有明確的規(guī)定。 十三、組織合同履行 合同正式簽訂生效后，供需雙方應(yīng)按約定，積極履行合同規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)。集中采購機(jī)構(gòu)作為對合同審查、確認(rèn)的一方，要組織、督促供需雙方執(zhí)行合同，按合同規(guī)定，順利完成項目的準(zhǔn)備、實施等全過程。這里應(yīng)注意把握的有：一是要積極充當(dāng)供需雙方的橋梁，發(fā)揮紐帶作用。二是要發(fā)揮督促和監(jiān)督作用，既要督促供方按照合同約定的時間及時提供設(shè)備和服務(wù)，并確保設(shè)備和服務(wù)的質(zhì)量，還要督促需方為供方履行合同提供良好的環(huán)境，包括內(nèi)部環(huán)境和外部環(huán)境

32、。三是要及時協(xié)調(diào)供需雙方在合同履行過程中的關(guān)系，及時解決雙方之間的矛盾和糾紛，促使項目的順利完成，在這個過程中，要有一個公正的立場，要站在供需雙方的中間，既不能偏向一方，也不能袒護(hù)一方。四是要及時對項目實施過程中應(yīng)驗收的事項組織驗收，如設(shè)備安裝調(diào)試前對運(yùn)輸?shù)轿坏脑O(shè)備進(jìn)行驗收，以判定供方所供設(shè)備是否符合合同要求，是否合格；還有對設(shè)備安裝、工程施工過程中的隱蔽項目進(jìn)行驗收，以判定安裝、施工是否合格，是否符合規(guī)范，是否符合合同要求等。五是要及時處理合同履行過程中的變更事項，組織供需雙方對合同履行過程中的變更事項進(jìn)行協(xié)商、洽談，對雙方簽訂的變更補(bǔ)充書面合同進(jìn)行審查、確認(rèn)。六是要盡職盡責(zé)，切實履行合同規(guī)

33、定的權(quán)利和義務(wù)，要為供需雙方友好合作、順利完成采購項目提供方便、快捷的服務(wù)，要為項目的順利實施創(chuàng)造條件、掃清障礙。十四、組織完工項目驗收 對完工項目組織驗收，主要是為了檢驗供需雙方履行合同的情況，并對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行最終檢驗和總體評估，這是采購項目實施過程中的一個重要環(huán)節(jié)。在詢價采購項目中，因產(chǎn)品規(guī)格及標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，對金額較小、產(chǎn)品單一、技術(shù)參數(shù)和規(guī)格型號簡單的一般項目，可由采購單位會同供方自行組織驗收；而對一些產(chǎn)品種類多、規(guī)格型號及技術(shù)參數(shù)復(fù)雜、金額較大的項目，應(yīng)由集中采購機(jī)構(gòu)組織驗收。集中采購機(jī)構(gòu)在組織對完工項目驗收時，應(yīng)注意把握的問題有：一是應(yīng)成立驗收小組，由驗收小組獨(dú)立組織驗收，驗收

34、小組由采購單位代表、供方代表和質(zhì)檢等有關(guān)方面的技術(shù)專家組成（其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二），但各方的項目經(jīng)辦人及合同執(zhí)行人不得進(jìn)入驗收小組參與驗收，直接參與該項采購的主要責(zé)任人也不得作為驗收小組的主要負(fù)責(zé)人。二是要嚴(yán)格按照合同規(guī)定或事先約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，驗收過程中不得隨意增加驗收標(biāo)準(zhǔn)；驗收過程中，主要應(yīng)依據(jù)項目合同書、項目所涉及貨物和服務(wù)的相關(guān)說明書、有關(guān)質(zhì)量檢驗及核驗報告、有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范以及該項目實施過程中的檢驗、核驗報告或記錄等進(jìn)行驗收。三是驗收工作應(yīng)務(wù)求實效，切忌走過場。驗收時，要仔細(xì)查閱與項目實施有關(guān)的資料、記錄、報告等，逐一核對產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、配

35、置指標(biāo)或服務(wù)項目完成情況等，對產(chǎn)品質(zhì)量應(yīng)依照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并借助檢測儀器進(jìn)行檢驗。四是要客觀真實地作出驗收結(jié)論，形成驗收報告。完工項目驗收報告須經(jīng)驗收小組全體成員簽字，方可有效，有必要時，還應(yīng)加蓋參與驗收各方的公章（一般為供需雙方和集中采購機(jī)構(gòu)單位）。五是要正確處理項目驗收中存在的問題。項目經(jīng)驗收能夠達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，且符合項目要求的，視為合格，驗收小組應(yīng)出具驗收合格報告；驗收結(jié)果與采購合同約定不完全符合，如不影響安全，且比原采購合同貨物部分提高了使用要求和功能的或?qū)偌夹g(shù)更新?lián)Q代產(chǎn)品的，在價款不變的前提下，也可以視為驗收合格；驗收結(jié)果不符合合同約定的，應(yīng)當(dāng)要求供方限期整改，限期達(dá)到合同約定的要求，如給需

36、方造成損失的，應(yīng)要求供方承擔(dān)賠償責(zé)任。六是驗收過程中應(yīng)作好驗收記錄或驗收備忘錄，詳細(xì)記錄項目驗收過程中的有關(guān)情況或相關(guān)人員的驗收意見；同時還要將驗收過程中的有關(guān)資料整理、歸集，形成完整的項目驗收資料。另外，項目完工驗收還應(yīng)對合同履行過程中的變更事項，包括項目內(nèi)容的增加或減少、合同價款的追加或核減等進(jìn)行測量和計算、匯總和決算，作出驗收意見，并在驗收報告中形成結(jié)論，計入合同總價款，作為合同價款結(jié)算的依據(jù)。 十五、結(jié)算合同款項 政府采購資金的結(jié)算，在各地的做法不盡一致，有的是采購單位自行結(jié)算，有的是集中采購機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)結(jié)算，有的是財政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一結(jié)算。但無論是哪一種結(jié)算方式，集中采購機(jī)構(gòu)都有責(zé)任在辦理結(jié)

37、算過程對有關(guān)事項進(jìn)行審核、把關(guān)、監(jiān)督，并有義務(wù)及時辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。集中采購機(jī)構(gòu)在合同款項結(jié)算中，應(yīng)注意把握的問題有：一是要按照合同規(guī)定及時辦理合同款項支付手續(xù)，不得隨意拖延。二是要依據(jù)驗收報告進(jìn)行，項目驗收合格的，按合同約定辦理合同款項支付手續(xù)；項目驗收不合格的，不得辦理支付手續(xù)，待供方限期整改再經(jīng)驗收合格后，再辦理支付手續(xù)。三是要按合同規(guī)定的付款條件及付款方式辦理支付手續(xù)，不得隨意更改付款條件和付款方式。四是要嚴(yán)格審查與合同款項結(jié)算有關(guān)的資料、依據(jù)，包括供方出據(jù)的結(jié)算票據(jù)、供方經(jīng)辦人的身份證明等。五是在合同款項支付結(jié)束后，要及時進(jìn)行政府采購資金結(jié)算賬務(wù)處理，并注意保全資金結(jié)算所依據(jù)的資料和

38、有關(guān)證明文件。 十六、搞好售后服務(wù) 售后服務(wù)是采購項目實施的最后階段，也是采購合同履行過程中的重要階段。在這一階段，供需雙方應(yīng)繼續(xù)按照合同規(guī)定，履行各自責(zé)任和義務(wù)。供方要為需方搞好售后服務(wù)，及時對需方的服務(wù)請求作出響應(yīng)，為需方提供方便、快捷的咨詢服務(wù)和技術(shù)支持，需方也有責(zé)任為供方的售后服務(wù)提供方便，創(chuàng)造條件；集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)按照政府采購制度規(guī)定和合同條款，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中雙方的爭議和糾紛，對雙方履行合同的情況特別是供方的售后服務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，直至合同有效期滿。對有些爭議和糾紛協(xié)商不能解決的，應(yīng)建議其申請有關(guān)部門裁決或按司法程序進(jìn)行訴訟。另外，集中采購機(jī)構(gòu)還有義務(wù)對項目實施結(jié)果進(jìn)行走

39、訪調(diào)查，實行跟蹤服務(wù)，或以問卷調(diào)查的方式了解掌握供方的售后服務(wù)情況、項目的使用情況和效益實現(xiàn)情況。 十七、整理采購文件及項目資料 政府采購法對采購文件管理有明確而嚴(yán)格的規(guī)定，集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)按照的有關(guān)規(guī)定，對整個采購過程的文件、資料進(jìn)行整理、歸集，形成采購業(yè)務(wù)檔案。這里，要求項目資料必須完整、齊備，不得有缺項或漏項。詢價采購的資料一般應(yīng)包括：采購單位的項目委托資料；集中采購機(jī)構(gòu)內(nèi)部的項目立項、批辦資料以及項目執(zhí)行部門的項目實施資料。其中項目實施資料主要包括項目審查論證、市場調(diào)查、最終采購方案和采購清單資料；詢價書、評價標(biāo)準(zhǔn)和辦法、受邀請的供應(yīng)商名單、供應(yīng)商響應(yīng)記錄、詢價書發(fā)售情況及記錄、詢價小組

40、成員名單、監(jiān)督方代表名單和報價儀式和報價記錄、評價和評審記錄、詢價小組的評審意見和詢價小組出具的評審結(jié)果報告、確定成交的記錄、成交通知書、成交公告以及項目合同書、履約記錄、項目驗收報告、款項支付憑證等與項目實施有關(guān)的所有資料等。集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)將這些資料逐一整理，裝訂成冊，作為采購文件及業(yè)務(wù)檔案歸集保存，專人保管。另外，對采購信息的統(tǒng)計上報，也是這一階段的一項重要工作。 十八、總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn) 一個完整的采購項目，按詢價方式實施采購，大體上也就包括上述幾個步驟和環(huán)節(jié)。詢價采購方式程序盡管簡單，也易于操作，但要真正做到規(guī)范、有序，卻并不是一件容易的事。從本人多年來從事這項工作的體會來看，要做好這

41、項工作，首先要做到按法定程序操作，確保程序合法、到位?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，不可因為采購項目小就輕視，就不按程序進(jìn)行，隨意操作；同時還要有“政府采購無小事”的思想，在實施詢價采購項目過程中，做到“勿以善小而不為，勿以惡小而為之”。其次是要有責(zé)任心和服務(wù)意識，在詢價中任何一個環(huán)節(jié)、任何一件事都不得馬虎；在采購活動中，要樹立為采購單位和供應(yīng)商服務(wù)的觀念，要想為他們所想，做為他們所做，在不違反法律、法規(guī)規(guī)定的前提下，一切為他們著想。再次是要有誠信意識和廉潔意識。誠信是每個政府采購人必備的基本品格，也是政府采購工作的基本原則，政府采購人只有具備了較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，才能確保采購項目的順利實施。

42、而廉潔自律既是政府采購工作的生命線，也是每一個政府采購人健康成長的基本條件，“公生明、廉生威”，政府采購人只有做到公正、廉潔，才能確保詢價采購程序日趨完善，進(jìn)而使政府采購工作不斷走向成熟。作為集中采購機(jī)構(gòu)，在每一個詢價采購項目完成后，要善于總結(jié)經(jīng)驗、回顧工作、吸取教訓(xùn)。要經(jīng)常召開項目分析研討會，全面總結(jié)成功經(jīng)驗，認(rèn)真分析、研究項目實施過程中存在的不足和問題，對這些不足和問題要進(jìn)行整理、歸類，研究、探討解決這些問題的辦法和途徑，逐步完善詢價采購的管理制度和操作辦法、運(yùn)行程序，并在以后的工作中加以實踐和運(yùn)用，以促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能的不斷提高，使詢價采購程序和操作行為不斷規(guī)范、不斷完善。19條經(jīng)典

43、的貿(mào)易經(jīng)驗 1客戶詢盤：一般在客戶下purchase Order之前，都會有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。2報價：業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，給客戶做正式報價。3得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單。4下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃5業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較

44、大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之際制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。6下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn)：6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。7驗貨：7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。 7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在

45、交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。8制備基本文件，及工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。9商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10租船訂倉：10.1如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通?？腿藭付ㄟ\(yùn)輸代理公司或船

46、公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉通知，通常在開船一周前可拿到定倉紙。10.2如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。10.3如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。10.4向運(yùn)輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。11安排拖柜：11.1貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公