公司文書檔案管理辦法

1、公司文書檔案管理辦法一、總則（一） 凡反映本公司黨、政、工、婦、團(tuán)工作，具有保存價(jià)值的各種文件材料（包括上級(jí)黨政單位頒發(fā)的文件），按照規(guī)定的制度立卷歸檔的，都是文書檔案(大類代字4)。（二）為便于當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用需要，本公司全部文件材料（含收文、發(fā)文、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告）必須按年及時(shí)、完整地向綜合檔案室移交，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。綜合檔案室負(fù)責(zé)依照文書歸檔范圍進(jìn)行甄別、整理、歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。二、歸檔與不歸檔文件材料范圍及處理辦法（一）文件材料的歸檔范圍1、反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、本公司工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)

2、國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本公司需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)單位、同級(jí)單位的文件材料；下級(jí)單位報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本公司工作具有查考價(jià)值的文件材料。（二）文件材料的不歸檔范圍1、上級(jí)單位的文件材料（1）普發(fā)性不需本公司辦理的文件材料；（2）任免、獎(jiǎng)懲非本公司工作人員的文件材料；（3）供工作參考的抄送件等；（4）上級(jí)單位征求意見的未定稿文件。2、本公司文件材料（1）本公司文件材料中的重復(fù)件；（2）無(wú)利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；（3）一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；（4）公司內(nèi)部互相抄送的文件材料；（5）本公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本公司無(wú)關(guān)的文件材料；（6

3、）有關(guān)工作參考的文件材料；（7）部門內(nèi)部事項(xiàng)的呈批請(qǐng)示，如購(gòu)買辦公用具的申請(qǐng)和會(huì)議通知等。3、同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料（1）參加非主管單位召開的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；（2）不需要貫徹執(zhí)行的文件材料；（3）不需辦理的抄送文件材料。（三） 本公司形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要按國(guó)家電子文件管理規(guī)范進(jìn)行相應(yīng)歸檔。應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有發(fā)文稿紙、文件呈批表的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。（五）聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦單位歸檔，其他單位將相應(yīng)的復(fù)制件或其他

4、形式的副本歸檔。（六） 應(yīng)歸檔的文件材料，各部門應(yīng)于文件閱辦完畢及時(shí)交檔案室歸檔。檔案室按照歸檔文件整理規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行分類、保管。（七）屬于歸檔范圍的文件材料，未經(jīng)綜合部直接發(fā)到各部門的，接收部門應(yīng)將文件交綜合部辦理收文手續(xù)，按規(guī)定歸檔。（八）經(jīng)檔案室鑒定不屬歸檔范圍的文件材料作為資料保管5年。銷毀資料時(shí)，可采取簡(jiǎn)便方法進(jìn)行登記（如在收發(fā)文登記簿上加蓋“銷毀”章，不需另造冊(cè)），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。三、文件歸檔整理要求（一） 屬歸檔范圍的文件材料，須整理編目后集中統(tǒng)一保管。（二）歸檔文件按件方式整理。具體按年度保管期限方式分類排列。（三） 文書檔案整理總的要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保

5、持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。方法如下：歸檔文件按年度區(qū)分開?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年度；沒(méi)有復(fù)文的請(qǐng)示，放在請(qǐng)示年度；計(jì)劃、預(yù)算、決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一年；跨年度的總結(jié)、報(bào)告，應(yīng)放在文件針對(duì)的最后一年；跨年度的案件，應(yīng)放在結(jié)案的一年；跨年度的會(huì)議文件，應(yīng)放在會(huì)議結(jié)束的年度；其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度。（四）文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之

6、后；其它文件材料按文件重要程度、發(fā)文單位或形成時(shí)間先后排列。（五） 文件要按A4標(biāo)準(zhǔn)紙（297mm*210mm）折疊取齊。小于A4或裝訂線外側(cè)有文字的文件及領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人注有重要意見的紙條和殘破的文字均要托裱。（六） 每份公文材料需在首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)。 （七） 匯編檔案目錄一式兩份，作為檔案室基本的檢索工具。檔案目錄應(yīng)具有全宗說(shuō)明、歸檔文件目錄兩部分。全宗說(shuō)明的內(nèi)容包括：本公司工作職能、年度工作概況、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與變化情況；本公司黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人任職及其變更情況；本年度文書檔案整理情況（含檔案數(shù)量、文件材料完整與否、有何缺陷和問(wèn)題等）。四、保管期限（一）文書檔案的保管期限定為

7、永久、定期兩種。定期一般為30年、10年。（二）凡屬反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管，主要包括：1、本公司召開黨、政重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的重要文件材料；2、本公司制發(fā)的方針政策、法規(guī)性的文件；3、本公司及其內(nèi)部職能部門重要活動(dòng)形成的年度或年度以上的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等；4、本公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；5、受縣級(jí)（含）以上表彰、重大問(wèn)題處分等文件材料；6、職工、黨員名冊(cè)；7、重大外事活動(dòng)中形成的主要文件材料；8、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞等材料；9、本公司檢查下級(jí)

8、單位的工作、調(diào)查研究形成的重要文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析及審計(jì)等文件材料；10、本公司關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)；11、本公司房屋買賣、土地征用、辦公用房建設(shè)、搬遷、租賃的重要合同協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；12、本公司編寫的大事記、年鑒、組織沿革等；13、上級(jí)單位召開的需要貫徹執(zhí)行的主要會(huì)議文件材料；14、上級(jí)單位制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件；15、同級(jí)單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示及本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（三）凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件，列為定期保管，主要包括：1、本公司職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

9、2、本公司召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性會(huì)議的主要文件材料；3、本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本公司一般事務(wù)性文件材料；5、本公司關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；6、上級(jí)單位制發(fā)的屬于本公司主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料；7、上級(jí)單位和同級(jí)單位制發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；8、同級(jí)單位關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。四、*有限公司文書檔案保管期限表序號(hào)內(nèi)容保管期限一黨委文件1黨委的請(qǐng)示、批復(fù)、工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、決議、決定、換屆選舉結(jié)果等永久2黨委成員任免的文件材料永久3黨委會(huì)

10、議的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等永久4黨組織介紹信、黨員名冊(cè)永久5批準(zhǔn)加入黨組織的黨員預(yù)備期、到期轉(zhuǎn)正黨員等文件材料永久6黨內(nèi)工作年報(bào)表永久7紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的重要的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料永久8本公司處理的有領(lǐng)導(dǎo)批示的對(duì)本公司行政行為及個(gè)人投訴的群眾來(lái)信來(lái)訪的文件材料永久9黨委在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料30年10紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的一般的綜合性報(bào)告、調(diào)查材料 30年11黨委在工作活動(dòng)中形成的一般文件材料10年二工會(huì)、團(tuán)組織、婦委會(huì)1工會(huì)、團(tuán)組織的決定、記錄、議程、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過(guò)的文件、工作報(bào)告、總結(jié)、換屆選舉結(jié)果永久2團(tuán)員、工會(huì)會(huì)員名冊(cè)，年度報(bào)表，共青團(tuán)組織介紹信，批準(zhǔn)加入團(tuán)、工會(huì)組織的

11、文件材料永久3工會(huì)、團(tuán)組織、婦女工作委員會(huì)在工作活動(dòng)中形成的報(bào)告、總結(jié)等重要文件材料30年4工會(huì)、團(tuán)支部換屆請(qǐng)示的批復(fù)30年5工會(huì)、團(tuán)組織在工作活動(dòng)中形成的報(bào)告、總結(jié)等一般文件材料10年6婦女工作活動(dòng)中形成的一般文件材料10年三行政工作1本公司召開的工作會(huì)議、專題會(huì)議形成的文件材料1.1請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等永久1.2經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道等30年2聯(lián)合召開會(huì)議的文件材料2.1本公司為主辦的2.1.1召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要等文件材料永久21.2召開工

12、作會(huì)議、專題會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道等30年2.1.3會(huì)議的參考材料10年2.2本公司為協(xié)辦的2.1.1召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制件或副本30年2.1.2召開工作會(huì)議、專題會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道的復(fù)制件或副本10年3上級(jí)單位、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本公司工作時(shí)形成的文件材料3.1領(lǐng)導(dǎo)題詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、指示、聲像等重要材料永久3.2接待安排、座談會(huì)討論記錄等一般材料30年4本公司制定的普發(fā)性業(yè)務(wù)文件，中長(zhǎng)期規(guī)劃、承辦大型會(huì)議等文件材料永久5本公司在工作中

13、形成的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)、批示等5.1方針政策性重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久5.2一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年6同級(jí)單位、下級(jí)單位的業(yè)務(wù)問(wèn)題來(lái)函、請(qǐng)示與本公司的復(fù)函、批復(fù)等文件材料6.1方針政策性重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久6.2一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年7單位聯(lián)合行文的請(qǐng)示、批復(fù)、通知、講話、總結(jié)、決議、決定等文件材料7.1本公司為主辦的7.1.1方針政策性重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的永久7.1.2一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年7.2本公司為協(xié)辦的7.2.1方針政策性重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的30年7.2.2一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的10年8本公司編輯、編寫的文件材料8.1大事記、組織沿革、勞動(dòng)志等 永久8.2反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本永久8.3簡(jiǎn)報(bào)、情

14、況反映、工作信息等一般性文獻(xiàn)匯編10年9本公司制定的工作制度、程序、規(guī)定等 永久10本公司重要業(yè)務(wù)或行政工作的工作總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研等文件材料10.1年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料永久10.2半年的、季度的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料10年10.3重要職能活動(dòng)的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料永久10.4一般活動(dòng)的總結(jié)、 一般問(wèn)題的調(diào)研材料10年11上級(jí)單位制發(fā)的文件材料111直屬上級(jí)單位制發(fā)的，屬于本公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件材料111.1重要業(yè)務(wù)文件永久1112一般文件材料10年112直屬上級(jí)單位制發(fā)的，非本公司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年12同級(jí)單位和不相隸屬單位制發(fā)的非本公

15、司主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料10年13單位之間協(xié)商工作的往來(lái)文件材料10年14下級(jí)單位或部門報(bào)送的文件材料141重大問(wèn)題的專題報(bào)告30年142年度和年度以上的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)材料10年15本公司到外單位考察、友好往來(lái)、交流、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料151本公司與外單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等永久152一般活動(dòng)的審批手續(xù)、日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)議記錄30年16本公司房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 永久17本公司接待工作的計(jì)劃、方案171重要的30年17.2一般的10年18本公司工作匯報(bào)材料30年19本公司財(cái)務(wù)預(yù)算30年20單位物資（辦公設(shè)備用品、機(jī)動(dòng)車等）采購(gòu)計(jì)劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、采購(gòu)等文件材料，機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料30年21