Word中調用excel的數(shù)據(jù)

1、word中調用excel的數(shù)據(jù)使用的郵件合并功能可以完成很多重復項目的勞動。不知道大家是否意識到，我們最熟悉的準考證也是使用這個完成的。當然，我們不否認很多專業(yè)化的考證制作工具已經完全把這項任務承擔了，但是作為word中實用又很重要的功能，郵件合并在日常工作中還是有重要的應用。我們以制作一張高考的準考證為例，把整個過程展示給大家，希望您能在每個步驟中學到有用的東西。需要說明的是，本實例僅僅為熟悉word操作而撰寫，請勿用于非法用途。1.準備數(shù)據(jù)庫，定立制作思路 （圖1）首先找一個準考證的實例。從例子中學習知識是很有效的。在著手制作之前分析一下文稿的特點，制定相應的策略，可以使你在后面的過程中事

2、半功倍，正所謂“磨刀不誤砍柴工”。就本例而言，準考證是一個獨立的頁面，需要完成頁面設置(尺寸，頁邊距等等)、證件名稱、具體信息和備注等等。還有一些特殊格式設置，比如邊框、下劃線等。準考證跟一般文檔的不同在于它是在固定的內容，也就是母版上填充不同的數(shù)據(jù)，如考生姓名。當我們有打印要求時，每一張證件是都不同的，依據(jù)的就是數(shù)據(jù)庫中一個個記錄。這就是word郵件合并的用處所在了。首先應該打好模板，也就是將頁面不變的部分整理好，留出需要填充的空格，再將它們 與數(shù)據(jù)庫聯(lián)系起來，最后完成輸出。我們從頁面的基本設置開始做起。2.母版的制作根據(jù)準考證的規(guī)格，首先要把打開word時默認的紙張改變成需要的格式。這里采

3、取了一個近似的大小，設置窗口長寬為15×12cm。關于頁面的設置都被放在了word“頁面設置”選項卡中，因為這是特殊的格式，所以要選擇“自定義大小”來完成。 （圖2）頁面設置好之后，就要將模板中的各個部分輸入并定位了。這個時候您應該想到使用表格。朋友們或許有疑問，為什么要插入表格?要知道，我們完全可以采用添加空格的方法來對頁面的內容進行定位，這是很多word初學者理所當然想到的。但我們很不提倡使用這樣的方法。word頁面的格式定位最理想的方法就是使用表格，這跟我們制作網頁時候的思路是一樣的。尤其是面對復雜的各式需要更是如此，朋友們一定要通過例子熟悉起來。從實例的照片可以看出。按照行列

4、數(shù)從多的原則，插入一個3×10的表格。 （圖3）下面就是按照位置進行填充內容，這可是一項基本功，所設計到的基本操作有：合并單元格、移動表格邊線位置。表格對齊方式以及對表格中的字體格式進行設置等等。大家要在實踐中慢慢摸索，熟練掌握，制作完成后如圖(因為照片的引用稍有復雜，我們暫時插入一張圖片示意，實現(xiàn)方法在文后另附)。 （圖4）表格的邊線是不需要的。文字部分完成之后，要做的就是在視覺上轉變的重要一步了。這就是去除這些多余的表格線。當然，并不是真正的刪除，只不過是把不必要的框線去掉或者隱藏，將需要的框線改成需要的格式，比如本例中的雙下劃線。設置框線顯示與否首先要選中單元格。請注意，選中單

5、元格和選中單元格中的文字是不同的。朋友們會發(fā)現(xiàn)如果單元格中沒有數(shù)據(jù)，選擇起來會比較困難，那么您只要往其中輸入一個空格就可以了。選中單元格后，在“段落”工具組中可以使用下拉菜單直接選擇需要的框線，您也可以右鍵“單元格格式”中進行設置。準考證外圍的大框線框粗細和顏色都有不同，由于涉及到的部分比較多，請大家務必細心。我們在此僅展示最后的效果。 （圖5）大家注意，在最后需要增添數(shù)據(jù)的地方也要設置好格式，當我們在后面的步驟進行郵件域合并時會自動按照預先設置的格式進行填充。我們只是照葫蘆畫瓢，這并不代表最完美的頁面呈現(xiàn)方式。在制作過程中需要您盡力發(fā)揮自己的想象力，把頁面的呈示做到最美，這也是增長技能最重要

6、的環(huán)節(jié)。3.郵件合并現(xiàn)在輪到進行數(shù)據(jù)填充了，這個步驟在word中被稱作“郵件合并”，主要意思就是在word中將模板與一個數(shù)據(jù)源進行鏈接。為了更好說明這個步驟，先來看一下我們的數(shù)據(jù)源，一個預先設置好的excel文件，大家可以看到，其中每一列數(shù)據(jù)都有加黑顯示的數(shù)據(jù)標題，也稱之為數(shù)據(jù)項目。 （圖6）第一步：確認數(shù)據(jù)已經完好后轉回到word中，打開“郵件合并分步向導”開始本實例的核心步驟。注意一定要選擇合并類型為“信函”。 （圖7）第二步：選擇收件人，要在下方選擇數(shù)據(jù)源，點擊“瀏覽”找到數(shù)據(jù)源所在的表格。 （圖8）第三步：接下來會出現(xiàn)這樣的窗口。 （圖9）很多朋友到了這里往往摸不清楚怎么回事。其實稍加

7、觀察就會發(fā)現(xiàn)，因為我們添加的excel一個工作薄默認是含有三個工作表，名稱分別是“sheet1”“sheet2”“sheet3”，此處不正是讓您來選擇其中的數(shù)據(jù)表么?我們選擇“sheet1”?？梢愿鶕?jù)數(shù)據(jù)表格的具體格式選擇“數(shù)據(jù)首行包含列標題”，excel還是不能完全智能化，需要手工完成的部分依然有很多。第四步：將excel中的數(shù)據(jù)項目跟word中建立聯(lián)系，這叫做“插入合并域”，這個過程是非常簡單的，首先將鼠標移至相應的區(qū)域，右側窗口中選擇“其他項目”，在對話框中選擇好對應的項目插入即可。建議您在制作表格時候就做好名稱的對應關系，這樣不會使您的工作出錯。 （圖10）這是插入完成后的樣子，各個區(qū)

8、域還僅僅顯示域的名稱，未能顯示具體內容。 （圖11）此時，只要選擇“預覽結果”，效果立刻就可以呈現(xiàn)，在右側的“預覽信函”任務窗中可以使用左右箭頭來依次查看各個內容。 （圖12）現(xiàn)在我們看到的還僅僅是一個人的準考證，怎樣怎樣看按照不同考生分列的準考證呢?這就是最后的合并環(huán)節(jié)，意思是將結果整合在某個單元之中。這個單元可以直接是打印機輸出，也可以是pdf文檔。在合并之前還可以選擇起始和結束的位置，相當方便。如果您選擇“合并到pdf文檔”，那么就可以分文件生成生成獨立的pdf文檔。 （圖13）至此，郵件合并的步驟基本介紹完成了，諸如此類需要數(shù)據(jù)源的證件都可以使用郵件合并的方法來完成。4.照片的合并回到

9、我們還未完成的一個重要的問題，那就是照片的合并，因為它需要使用到特殊的方法，我們把他單列在最后。這里我們采用的是cro提出的解決方法，具體實現(xiàn)過程如下。1.在文件夾中建立統(tǒng)一的照片庫，編碼最好統(tǒng)一排序;2.在表格中輸入照片的完整路徑，并將“”改為“” （圖14）3.將光標定位于需要插入照片的單元格內，按“ctrl+f9”來插入一個域，此時單元格內會出現(xiàn)一對大括號，在其中輸入“includepicture " mergefield "照片" "”(不含外邊引號)，其中的大括號也是按“ctrl+f9”來插入的，不可以自行添加。這樣就可以顯示照片了。這就是最后