檔案檢索、利用與編研基礎(chǔ)知識(shí)

1、檔案管理電亂 138880403廠Maikwh on gguangsi honqgua ngho 如gig血iQQ:1219582754A 第九章檔案檢索、利用與編研第一節(jié)檔案檢索工作檔案檢索工作的內(nèi)容和意義檔案檢索工作的內(nèi)容，大致包括兩個(gè)部 分：一是檢索系統(tǒng)的建立，以及檢索工具 的組織和粗稟，這咅B(yǎng)分內(nèi)容又禰為縊目； 一是根據(jù)利用者和管理的需要，通過(guò)目錄、 索引等各種工具，從龐大的檔案群體中檢 岀所需要的檔案。意義：檔案檢索工具是查詢檔 案的工具，是進(jìn)行檔案科學(xué)管 理的重要手段。二、檔案檢索工具（書183） （一）檔案檢索工具的種類檔案的類型復(fù)雜，而人們利用檔案的 目的和要求不同，只靠一兩種

2、檢索工具難 以滿足利用者的需要。為了適應(yīng)從不同角 度和不同要求查找檔案的需要，于是逐漸 形成了各種形式和內(nèi)容的檢索工具。目前我國(guó)使用較多的檔案檢索工具的種 類大致有：1 按編制方法分目錄。系統(tǒng)地揭示檔案內(nèi)容和成分以及檔 號(hào)的一種檢索工具，如卷內(nèi)文件目錄、案 卷目丞、全宗文件目錄、專題目錄和分類 自錄等。索引。以一定的排列順序揭示某些文件或 其組合單位中某一部分、某一項(xiàng)目，并指 明其檔號(hào)或存放位置的一種檢索工具，如 文號(hào)索引，人名索引和地名索引等。指南。Silo鎏爲(wèi)瞬酥2 按檢索的范圍來(lái)分以一個(gè)全宗（或部分）為對(duì)象的檢索工具,有案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄匯集、全宗文 件卡片（或目錄）、文號(hào)卡片、全宗

3、指南以一個(gè)檔案館（室）的全部（或主要部分） 檔案為對(duì)象的檢索工具，如分類卡片、分 類目錄、主題卡片、主題目錄（或索引）、 檔案館指南等。以一定的專題為對(duì)象的檢索工具，有專題 卡片、專題目錄、人名卡片（或索引）、 地名卡片（或秦專I）、寺題指南窖。3 按其形式分卡片式和書本式。4.按信息處理手段劃分手工檢索和機(jī)器檢索（二）、常用的檢索工具（書185頁(yè)）1、案卷目錄2、卷內(nèi)文件目錄3、分類目錄4、專題目錄5、主題目錄6、人名索引7、文號(hào)索引&全宗指南9、歸檔文件目錄10、專題指南三、檔案檢索語(yǔ)言檢索語(yǔ)言的含義：檢索語(yǔ)言也稱 標(biāo)識(shí)語(yǔ)言或標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。它是根據(jù)檢索 需要而編制的專門人工語(yǔ)言，是表示

4、 檔案文獻(xiàn)內(nèi)容信息及相互關(guān)系的概念 標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。檔案檢索語(yǔ)言有三大類型：館藏 法、分類法、主題法、檔案著錄標(biāo)引在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn) 行分析、選擇和記錄的過(guò)程。著錄包括著和錄兩 個(gè)方面。著，即標(biāo)引。標(biāo)引是在檔案文獻(xiàn)的加工、存貯 和檢索過(guò)程中，將其內(nèi)容主題的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成 規(guī)范化的檢索語(yǔ)言的過(guò)程。標(biāo)引是針對(duì)檔案的內(nèi) 容特征而言。錄，即抄錄。抄錄是將檔案文獻(xiàn)的形式特征， 例如作者、時(shí)間、載體形態(tài)等照錄在著錄條目上。 標(biāo)引使用的是人工語(yǔ)言，而抄錄則使用的是文獻(xiàn) 本身固有的自然語(yǔ)吞。標(biāo)引是著錄的核心部分。1、檔案的著錄檔案的著錄，是檔案館（室）編制檔案 檢索工具時(shí)對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征

5、進(jìn)行 分析、選擇和記親的垃程。編制檢索工眞， 一般都經(jīng)過(guò)著錄和檔案目錄的組織兩個(gè)步 驟。第一步，是按照一定的規(guī)則，將每份 文件或每個(gè)案卷的內(nèi)容和形式特征記錄下 來(lái)，由若干個(gè)著錄項(xiàng)目組合成一個(gè)條目。 第二步，是將許多條目，按照一定的方法， 組織成一個(gè)有機(jī)體系，形成檔案檢索工具。任何檔案檢索工具，要具備良好的存 儲(chǔ)和檢索功能，都必須以著錄項(xiàng)目的 詳細(xì)具彳本、棕引港確、格式號(hào)標(biāo)識(shí)符 號(hào)統(tǒng)一、方法一致、文字簡(jiǎn)明為條件。 檔案著錄所遵循的方法稱為著錄規(guī)則。 現(xiàn)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)則規(guī)定 的項(xiàng)目有：著錄項(xiàng)目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著 錄格式、著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次、著錄來(lái)源、 著錄方法等。檔案著錄規(guī)則規(guī)定的著錄格式，按不同著錄

6、 對(duì)象，區(qū)分為文件級(jí)和案卷級(jí)兩種。分類號(hào)檔號(hào)檔案館（室）代號(hào)縮微號(hào)正題名二并列題名：副題名及說(shuō)明題名文字：文件編 號(hào)載體類型標(biāo)識(shí)/第一責(zé)任者；其他責(zé)任者.一文 本.一密級(jí)；保管期限.一文件形成時(shí)間.一數(shù)量及單位：規(guī)格+附件.一（叢編）.一附注主題詞提要分類號(hào)檔號(hào)檔案館（室）代號(hào)縮微號(hào)正題名=并列題名：副題名及說(shuō)明題名文字: 文件編號(hào)載體類型標(biāo)識(shí)密級(jí)；保管期 限.一案卷內(nèi)文件起止時(shí)間.數(shù)量及單位: 規(guī)格.附注主題詞提要著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符是在各大、小著錄項(xiàng)目前冠以一定的標(biāo)識(shí)符號(hào)。著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符一各大項(xiàng)（題名與責(zé)任者等等）二并列題名:副題名及說(shuō)明題名文字、文件編號(hào)、規(guī)格。/第一責(zé)任者。:其他責(zé)任者、保管

7、期限。,相同責(zé)任者。+附件著錄內(nèi)容標(biāo)識(shí)符（）責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者姓名、外國(guó)責(zé)任者國(guó)別及姓名原 文尊。' 自擬著錄內(nèi)容、載體類型標(biāo)識(shí)?推測(cè)的、不能確定的著錄內(nèi)容（與結(jié)合使用）。每個(gè)殘缺文字。未考證岀的責(zé)任者、時(shí)間及難以計(jì)數(shù)的文字用三個(gè)口。 .外文縮寫起止連接2、檔案標(biāo)引檔案標(biāo)引就是對(duì)文件或案卷的內(nèi)容進(jìn) 行分析，從自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索 語(yǔ)言的過(guò)程，即對(duì)內(nèi)容分析結(jié)果賦予檢索 標(biāo)識(shí)白6過(guò)扌呈。其審，給韋文彳牛兪案壽以分 類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為分類標(biāo)引；給予文 件或案卷以主題詞標(biāo)引的過(guò)程，稱為主題 標(biāo)。檔案的標(biāo)引是檔案著錄的核心內(nèi)容。檔案主題標(biāo)引工作，一般包括兩個(gè)內(nèi)容，一是對(duì) 文件或案

8、卷進(jìn)行主題分析，通過(guò)分析確定其主題; 二是根據(jù)主題詞表進(jìn)行*示引，即給出主題詞。主題，是一組具有共性事物的總稱，用以表達(dá) 文件或案看所論途和研究的具彳本對(duì)彖和問(wèn)題，ik 就是文件、案卷的中心內(nèi)容或中心問(wèn)題。主題詞，又稱敘詞，是經(jīng)過(guò)規(guī)范化的詞在標(biāo)引 中用以表達(dá)文件或案卷的主題概念，在檢索中用 它組成提問(wèn)式，以表達(dá)檢索的要求。主題詞表，是將檔案材料、標(biāo)引人員或利用者 的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語(yǔ)言的一種詞匯 控制工具，它是概括各行各業(yè)或某一學(xué)科領(lǐng)域由 語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的術(shù)語(yǔ)組成規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞 典，一般由說(shuō)明、字順主表及附妾組成。分類標(biāo)引是按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)將其 納入分類表體系的過(guò)程。DA/T1

9、8-1999檔案著錄規(guī)則GB/T 15418-94檔案分類標(biāo)引規(guī)則第二節(jié)檔案利用工作一、檔案利用工作的含義涉及兩方面：檔案的利用工作和利用 檔案，這是密切聯(lián)系而又不同的兩個(gè)概念。 利用檔案是指利用者為了研究和解決某種 問(wèn)題而使用檔案。檔案利用工作是指檔案 館（室）為滿足利用需要向利用者提供檔 案材料，也就是為利用者服務(wù)的工作。檔案工作的目的，是提供檔案利用。 檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹 和報(bào)道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分， 通過(guò)各種方式為利用者實(shí)際提供檔案 信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。檔案利用工作是衡量檔案館（室） 業(yè)務(wù)開展的程度、工作好壞的主要標(biāo) 志，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn) 和推動(dòng)作用。正

10、確處理利用和保密的關(guān)系利用和保密的關(guān)系,在利用工作中表現(xiàn)最為突出, 應(yīng)特別注意解決好。國(guó)家保存檔案的目的就是為 了利用。假若長(zhǎng)期把檔案鎖在柜子里，都禁錮起 來(lái)不準(zhǔn)使用，就失去了保存檔案的意義。但是， 檔案不僅是可供各項(xiàng)工作利用的重要材料，而且 有一部分又屬于國(guó)家機(jī)密。因此，在檔案提供利 用工作中要注意保守國(guó)家機(jī)密。保密的目的，也 是為了更好的利用。保密只是相對(duì)地把檔案的使 用限制在一定的范圍內(nèi)，而且隨著形勢(shì)的發(fā)展和 時(shí)間、地點(diǎn)、條件的變化而不斷變化。正確處理利用與保護(hù)的關(guān)系二、檔案利用的方式和途徑閱覽室 檔案外借 制發(fā)復(fù)制本 舉辦展覽制發(fā)檔案證明 檔案咨詢。推送服務(wù)（專題編研）/條件服務(wù) （電

11、話、傳真、 郵件、網(wǎng)絡(luò)）丿隨著國(guó)家信息化戰(zhàn)略的實(shí)施，一方面 館藏檔案數(shù)字化，另一方面電子文本的現(xiàn) 行文件增長(zhǎng)，檔案利用的方式增加，檔案 館基于各種數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息處理，建立數(shù) 字檔案查詢系統(tǒng)，利用者可以通過(guò)登陸互 聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)入所建網(wǎng)站進(jìn)行查詢，通過(guò)網(wǎng)絡(luò) 實(shí)現(xiàn)異地查詢，消除了時(shí)間、地域的障礙, 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，并能對(duì)常用檢索途徑 進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的 要求。圖文聲像一體化檢索。查詢的手段：WEB查詢，F(xiàn)TP查詢，Mail查詢, 電話查詢，短信查詢、移動(dòng)查詢。輔助決策系統(tǒng) 以管理科學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、控制論 和行為科學(xué)為理論，以計(jì)算機(jī)技術(shù)，仿真技術(shù)和 信息技術(shù)為手段，輔助中、高層決策者的決策

12、活 動(dòng)，是具有智能作用的人機(jī)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。其過(guò)程 可以簡(jiǎn)單描述為：用戶通過(guò)會(huì)話系統(tǒng)輸入要解決 的問(wèn)題，會(huì)話系統(tǒng)把輸入的問(wèn)題信息傳遞給問(wèn)題 處理系統(tǒng)，問(wèn)題處理系統(tǒng)接收到問(wèn)題后，進(jìn)行數(shù) 據(jù)信息收集，并根據(jù)知識(shí)系統(tǒng)中已有的知識(shí)，來(lái) 判斷和識(shí)別問(wèn)題，推出可行性分析結(jié)果，將決策 信息提供給用戶。三、檔案開放（書197頁(yè)）第三節(jié)檔案館（室）的編研工作檔案是構(gòu)建社會(huì)記憶的重要工具和途徑，但 是檔案本身并不等同于記憶。檔案要真正成為社 會(huì)記憶，還需經(jīng)過(guò)社會(huì)認(rèn)知、記憶重構(gòu)的復(fù)雜過(guò) 程，因此，能夠使檔案信息傳播更廣泛、可讀性 更強(qiáng)、社會(huì)影響力更大的檔案編研在其中起到重 要作用，而為了充分發(fā)揮檔案的記憶功能，構(gòu)建 真

13、實(shí)、完整的社會(huì)記憶，對(duì)檔案編研也提出了相 應(yīng)要求。一、檔案編研工作的內(nèi)容檔案編研工作是檔案部門根據(jù) 館（室）藏檔案和社會(huì)需求，在研 究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資 料、匯編檔案文件、參與編史修志、 撰寫論文專著檔案編研工作的內(nèi)容廣泛，主要內(nèi)容包括:1 編寫參考資料。包括大事記、組織沿革、 基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。2匯編檔案文件。通過(guò)對(duì)檔案原件的收集、挑選、加工、編排，匯編成書，向利用者提供的是與檔案原件內(nèi)容一致的文獻(xiàn)資料,有很強(qiáng)的真實(shí)性、可靠性?，F(xiàn)在大量公布 政策法規(guī)文件匯編都屬于此類。的歷史檔案選編、選集，現(xiàn)代文件匯編,III3參與編史修志。檔案部門利用自身優(yōu)勢(shì)，參加編修地方志、專業(yè)志、校志，編寫地

14、 方史或機(jī)關(guān)、企業(yè)發(fā)展史是充分發(fā)揮檔案 作用的重要途徑。4撰寫論文專著。撰寫學(xué)術(shù)和專題論文等。二、檔案編研工作的意義1. 利于使檔案更好地為社會(huì)提供利用2. 便于向讀者提供有質(zhì)量保障、系統(tǒng)科 學(xué)的檔案史料3. 利于提咼檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)， 從而提高檔案館（室）的工作水平4. 利于保護(hù)檔案原件和源遠(yuǎn)流長(zhǎng)的檔案 史料5. 利于充實(shí)檔案館（室）業(yè)務(wù)建設(shè)的內(nèi) 容三、檔案參考資料1 大事記是按時(shí)間順序簡(jiǎn)要記載一定歷史時(shí) 期發(fā)生的重大事件。主要有以下幾種:(1) 機(jī)關(guān)工作大事記(2) 專題大事記(3) 個(gè)人生平大事記2、組織沿革系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)關(guān)、地區(qū)和專業(yè)系統(tǒng)的 體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的一種材

15、料。表達(dá)方式，有文字?jǐn)⑹觥D表或圖文并 用。3、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集專題概要檔案編研成果（一）出版形式在公布檔案方面，不同的編纂出版形式，有著不同的特色，各有其不可替代性。1.排印。這一傳統(tǒng)的編纂方式，如對(duì)明清檔案 經(jīng)過(guò)標(biāo)點(diǎn)斷段排字印刷，明清時(shí)期澳門問(wèn)題檔 案文獻(xiàn)匯編和康熙、雍正兩朝滿文奏折全譯, 均是大型排印本檔案匯編。2影印。自20世紀(jì)80年代開始，檔案出版陸續(xù) 采用影印方式，明朝檔案、上諭檔系列、起居注 系列、造辦處檔案、內(nèi)閣六科史書等均是采用影 印形式推出。3線裝。古樸的線裝書別具特色。清宮御檔便是由杭州華寶齋出版 的宣紙線裝仿真本。4圖錄。清代文書檔案圖鑒、清宮塘沽檔案圖典、明清皇宮 黃埔秘

16、檔圖鑒、清宮淮安檔案圖 錄等圖文版檔案出版物。5光盤。光盤容量大、體積小、方便檢 索轉(zhuǎn)錄，受到讀者特殊青睞。宙北京 超星公司岀版的中國(guó)明清史檔案文 獻(xiàn)光盤庫(kù)，輯錄了1995年以前岀版 的明清檔案，共有10盤。6縮微膠片。對(duì)某些課題項(xiàng)目，在進(jìn)行 編纂岀版后，制成縮微月父片，為特定 讀著服務(wù)。7網(wǎng)站。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)編研新平臺(tái)，是信息 社會(huì)對(duì)編研工作提岀的新的發(fā)展課題。（二）開發(fā)形式在對(duì)專題檔案開展系統(tǒng)編纂和深入 研究的基礎(chǔ)上，進(jìn)行多層次的開發(fā)，是擴(kuò) 大檔案編研成果的有效途徑。1 舉辦專題展覽。圖文并茂的專題檔案 展覽，是以對(duì)該專題檔案的研究為前提的， 就此而言，編研的過(guò)程便是一個(gè)展覽籌備 的過(guò)程。如清代帝后生活、清宮佛事活動(dòng)、 清宮淮安秘檔、黃埔古港、清代廣東貢品 等專題.2拍電視專題片。檔案是電視文獻(xiàn)紀(jì)錄片的 最好素材，是最直接最有力的歷史憑證。 如反映澳門歷史的專題片明清秘檔話澳 門，文獻(xiàn)紀(jì)錄片帝國(guó)商行，專題片故宮，昔日皇宮檔案走上銀屏，直面 大眾。尤其是28集電視紀(jì)錄片清宮秘 檔，旨在“走岀戲說(shuō)，走進(jìn)真實(shí)”，在中央臺(tái)和香港及一些省市電視臺(tái)連續(xù)播放, 閑文化的又一成功嘗試。深受歡迎，這是檔案編研開發(fā)貼近社會(huì)休Jill3