[轉(zhuǎn)]貨代操作各崗位職責(zé)與操作流程

1、實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)文案 轉(zhuǎn) 貨代操作各崗位職責(zé)與操作流程貨代操作一個(gè)月基本過程應(yīng)該了解了 .操作主要工作有1. 接到銷售托書 ,輸入公司系統(tǒng)打托書 , 十聯(lián)單 （定同行不需 要）2. 將托書傳給訂艙窗口 , 讓跑單師傅拿十聯(lián)單去船代敲章 . 拿回來的單子術(shù)語叫配艙回單 .3. 和客戶確認(rèn)好裝箱時(shí)間 ,安排拖車 . 將配艙回單傳給車隊(duì) 去放設(shè)備交接單 .4. 提單確認(rèn) .5. 報(bào)關(guān).審核客戶寄來的報(bào)關(guān)資料是否正確 . 沒問題了送去 報(bào)關(guān)行6. 做費(fèi)用拿提單 .操作各個(gè)環(huán)節(jié)要盯緊了 . 及時(shí)訂艙 , 定好了盯預(yù)配 ,預(yù)配放了 盯裝箱 ,箱子裝好盯進(jìn)港 , 進(jìn)港了盯報(bào)關(guān) , 放關(guān)了盯上船 . 船 開了盯提單

2、.做操作是一個(gè)細(xì)致的工作 .不懂多問 . 等熟悉了就簡單了 . 為規(guī)范業(yè)務(wù)部日常工作，明確各崗位職責(zé)，加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)配 合，特制定本規(guī)范。第一部分，崗位職責(zé)依據(jù)工作需要和工作環(huán)節(jié)在業(yè)務(wù)部內(nèi)設(shè)立有經(jīng)理、操作、客 服和銷售等崗位，各崗位相輔相成構(gòu)成業(yè)務(wù)部完整的運(yùn)作機(jī) 制。 第一、職位與職權(quán)部門經(jīng)理： 1、管理團(tuán)隊(duì)的組建、管理和提升2、配合公司戰(zhàn)略發(fā)展，籌劃、推進(jìn)和評(píng)估本部的長短期目 標(biāo)3、各部門總體運(yùn)作的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、推進(jìn)和評(píng)估 銷售： 1、業(yè)務(wù)的報(bào)價(jià)、攬取和跟蹤2、報(bào)價(jià)的對(duì)外發(fā)布、跟蹤和核實(shí)3、客戶日常銷售維護(hù) 客服 : 1 、業(yè)務(wù)的受理、指派和跟蹤 2、報(bào)價(jià)的對(duì)外發(fā)布、跟蹤和核實(shí) 3、客戶日常操作

3、維護(hù)操作： 1、業(yè)務(wù)的審核、運(yùn)作和跟蹤2、費(fèi)收的核實(shí)、確認(rèn)和輸入3、業(yè)務(wù)的完結(jié)、統(tǒng)計(jì)和分析4、門點(diǎn)服務(wù) / 倉儲(chǔ)服務(wù)的受理、協(xié)調(diào)和安排 第二、職權(quán)與職責(zé) 1 、經(jīng)理管理 部門經(jīng)理和主管對(duì)部門內(nèi)日常事務(wù)和人員具有指派工作、協(xié) 調(diào)次序、管理決策 的權(quán)力和義務(wù)。2、權(quán)責(zé)對(duì)應(yīng) 部門內(nèi)所有人員應(yīng)依據(jù)各自所在職位的職權(quán)配置，積極主動(dòng) 盡職盡責(zé)地完成日常本職工作。3、能動(dòng)互助 部門內(nèi)所有人員應(yīng)重視自我促進(jìn)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，積極 主動(dòng)協(xié)助關(guān)聯(lián)職位成員完成日常本職工作。 第三、個(gè)人與 團(tuán)隊(duì)1、對(duì)任何事件， 各成員應(yīng)首先積極努力地盡己之所能處理。2、對(duì)超越自身處理能力或不能清晰判斷處理結(jié)果的要求或 者事件，需立

4、即請示上一級(jí)職權(quán)直至部門經(jīng)理要求協(xié)助，并 依據(jù)上一級(jí)和或者部門經(jīng)理的指令或者指導(dǎo)及時(shí)處理并反 饋、總結(jié)。3、各職員日常應(yīng)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)積累有利于促進(jìn)改善本職工 作的知識(shí)和資源，提升團(tuán)隊(duì)實(shí)力和個(gè)人素質(zhì)4、各職員應(yīng)積極協(xié)助和指導(dǎo)有需要的部門成員。5、待物客觀公正，就事寬容耐心。 第二部分，操作流程 根據(jù)業(yè)務(wù)部的工作特征，日常工作中劃分為以下“ 接單、訂艙、拖車 / 內(nèi)裝、報(bào)關(guān)、文件、費(fèi)收和其他 ” 各 環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。本流程即是各崗位的工作指導(dǎo)，也作為主管評(píng)判各崗位工作 達(dá)標(biāo)與否的標(biāo)準(zhǔn)。一、接單部分 接單工作原則上應(yīng)該成為日常中 “最

5、優(yōu)先 ”的 工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、 高效，在第一時(shí)間內(nèi)用最短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以 安排。接單人員一般要求自接到委托書后 15 分鐘內(nèi)完成以下三部 分基本信息的確認(rèn)。（注）對(duì)于部分無法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時(shí)安 排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先 安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或者接單 員）（1）接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容。 客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此： 托運(yùn)人 / 發(fā)貨人、船公司 / 船期、起運(yùn)港、目的港 / 中轉(zhuǎn)港、 貨名、柜型柜量、 運(yùn)價(jià)條款與

6、運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。（ 2）接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。 （客服或者接單 員）普通服務(wù)要求一般包括是否需要： 到/ 預(yù)付訂艙、拖車/ 內(nèi)裝、 商檢和報(bào)關(guān)等。到/ 預(yù)付訂艙確認(rèn)即對(duì)（ 1）內(nèi)容的確認(rèn)；對(duì)于拖車 / 內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨 物和單證備齊時(shí)間、 服務(wù)要求時(shí)間等， 注明在客戶訂艙單上。 特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服 務(wù)。對(duì)于特殊服務(wù)要求，必須得到部門主管和 / 或者其他相關(guān)職 能的核批后才可以接受和安排2、運(yùn)價(jià)核對(duì)、確認(rèn)（客服或者接單員） 客服人員收到訂艙單后，必須對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確 認(rèn)。（1）對(duì)來自銷售部的業(yè)務(wù)，須與銷

7、售員核對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù) 費(fèi)用是否正確，并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向 相應(yīng)船公司訂艙。（ 注 ） 特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn) , 待銷售員返回公司 再補(bǔ)簽字確認(rèn)（2）對(duì)于公司業(yè)務(wù)，須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí) 確認(rèn)后再安排訂艙。3、艙位確認(rèn)（客服或者接單員） 根據(jù)客戶委托，確認(rèn)反饋符合要求的艙位。二、訂艙部分 一般要求預(yù)定開航日 7 天前必須安排訂艙，對(duì)可以提前接受 委托的船公司應(yīng)爭取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據(jù)市場情況適當(dāng) 提前； 一般要求在預(yù)定開航日 5 工作日前完成訂艙，對(duì)于 該時(shí)間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙， 最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。1、新建委托 （ 訂艙

8、操作員 ） 訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù) 檔案，輸入業(yè)務(wù)有 關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收 通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（如可能） 、開航 日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量， 以及代理（如需要）等。2、訂艙過程（訂艙操作員） 訂艙過程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號(hào)或提單 號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場站 收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。 訂艙完畢后，應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確 保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、訂艙號(hào)或者海 單號(hào)、船名航次、開船日期、箱型箱量

9、以及運(yùn)費(fèi) / 運(yùn)輸條款 等內(nèi)容的核對(duì)。3、艙位通知 （訂艙操作員） 無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認(rèn) 單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶，確保上面的 訂艙號(hào)與船名航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。如有問題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問 題。三、拖車 / 內(nèi)裝(調(diào)度) 客戶委托的拖車、內(nèi)裝和 / 或者報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公 司、碼頭、貨物性質(zhì)和 市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對(duì)于存在隱患的不合理安排 盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。1、拖車安排(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車 時(shí)間時(shí)間；如

10、同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商 并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)(3) 安排拖車前，根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時(shí)間要求，提前2 工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)(4) 同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知 拖車行進(jìn)行服務(wù)要求預(yù)約(5) 向拖車行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時(shí)間 的前一工作日的中午之前， 并在當(dāng)日下午 4 點(diǎn)前確認(rèn)安排 (包 括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱 狀況確認(rèn))； 對(duì)于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要情況下 通知船公司提箱時(shí)間。(6) 安排拖車時(shí)，需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船 信息 (包括船公司、 船名航次、 訂艙號(hào)

11、/ 提單號(hào)、 箱型箱量、 起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等) 、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、 工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等(7) 必要情況下，應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號(hào)碼、 柜號(hào)，并報(bào)給工廠(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港(9) 其他注意事項(xiàng) 在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場，避免發(fā)生額外費(fèi)用。 若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶， 要求其書面確認(rèn)并登記 對(duì)于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認(rèn)是否 發(fā)生安排拖車的前期費(fèi)用。若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等，需立即 通知客戶，要求其書面確認(rèn)并登記2、內(nèi)裝安排(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝 箱

12、時(shí)間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知 可能的風(fēng)險(xiǎn)(3) 根據(jù)前期約定的到貨時(shí)間，提前 1 工作日與客戶再次核 實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間(4) 向倉庫做內(nèi)裝委托，需向倉庫發(fā)出書面委托。清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號(hào) / 提單 號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等) 、裝柜時(shí) 間、貨物數(shù)據(jù)(包括件數(shù)、毛重、體積) 、 協(xié)議費(fèi)用等(5) 向倉庫委托時(shí)間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時(shí)間的 前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午 4 點(diǎn)前確認(rèn)安排(包 括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況 確認(rèn))(6) 向倉庫委托時(shí)，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時(shí)間要求(7) 跟蹤到貨物情況(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港四、報(bào)關(guān)部分(操作員)(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適 的報(bào)關(guān)時(shí)間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié) 商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)(3) 最遲在同客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶 確認(rèn)報(bào)關(guān)資料的發(fā)送情況(4) 收到報(bào)關(guān)資料后的第一時(shí)間對(duì)報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審，有問 題立即處