Access數據庫設計與創(chuàng)建

1、Access 2010Access 2010是美國微軟公司是美國微軟公司開發(fā)的一個基于開發(fā)的一個基于WindowsWindows操操作系統的關系數據庫管理作系統的關系數據庫管理系統。系統。Access 2010Access 2010為用戶提為用戶提供高效、易用和功能強大供高效、易用和功能強大的數據管理功能。的數據管理功能。 Access 2010是美國微軟公司開發(fā)的一個是美國微軟公司開發(fā)的一個基于基于Windows操作系統的關系數據庫管理系統。操作系統的關系數據庫管理系統。在在Access 2007 中已經引入了兩個主要的工作中已經引入了兩個主要的工作界面組件：功能區(qū)和導航窗格。功能區(qū)取代了界

2、面組件：功能區(qū)和導航窗格。功能區(qū)取代了以前版本中的菜單欄和工具欄，導航窗格取代以前版本中的菜單欄和工具欄，導航窗格取代并擴展了數據庫窗口的功能。并擴展了數據庫窗口的功能。而在而在 Access 2010 中，不僅對功能區(qū)進行了中，不僅對功能區(qū)進行了多處更改，而且還新引入了第三個工作界面組多處更改，而且還新引入了第三個工作界面組件件 Microsoft Office Backstage 視圖。視圖。2.1 Access 20102.1 Access 2010的啟動與退出的啟動與退出2.2 Access 20102.2 Access 2010用戶界面用戶界面2.3 Access2.3 Access

3、數據庫的設計數據庫的設計2.4 Access2.4 Access數據庫的創(chuàng)建數據庫的創(chuàng)建2.5 2.5 數據庫的打開與關閉數據庫的打開與關閉2.6 2.6 數據庫的安全操作數據庫的安全操作 在在 Windows 系列操作系統中，啟動和關閉系列操作系統中，啟動和關閉Access 2010類似平常啟動任一應用程序那樣進類似平常啟動任一應用程序那樣進行操作。啟動后打開的行操作。啟動后打開的Access 2010窗口也繼承窗口也繼承了微軟公司產品的一貫基本風格。了微軟公司產品的一貫基本風格。圖圖2-1 Access 2010 啟動后未打開數據庫時顯出的啟動后未打開數據庫時顯出的“Backstage 視

4、圖視圖”第第2類類含有含有功能區(qū)和導航窗格等功能區(qū)和導航窗格等的的Access 2010工作界面窗口，形如圖工作界面窗口，形如圖2-3所示。所示。 圖圖2-2 選定了選定了“信息信息”命令后顯出的命令后顯出的“Backstage 視圖視圖” 圖圖2-3 Access 2010的窗口界面的窗口界面2.2.2 2.2.2 命令選項卡標題命令選項卡標題2.2.3 Backstage 2.2.3 Backstage 視圖視圖2.2.4 2.2.4 功能區(qū)及命令選項卡功能區(qū)及命令選項卡2.2.5 2.2.5 上下文命令選項卡上下文命令選項卡圖圖2-8 “表格工具表格工具”下的下的“設計設計”上下文命令選

5、項卡上下文命令選項卡2.2.6 2.2.6 樣式庫樣式庫2.2.7 2.2.7 導航窗格導航窗格2.2.8 2.2.8 工作區(qū)與對象選項卡工作區(qū)與對象選項卡2.2.9 2.2.9 狀態(tài)欄狀態(tài)欄2.2.10 2.2.10 快速訪問工具欄快速訪問工具欄2.3 Access2.3 Access數據庫的設計數據庫的設計1用戶需求分析用戶需求分析 數據庫開發(fā)人員要向數據庫的最終用戶進行調查數據庫開發(fā)人員要向數據庫的最終用戶進行調查和交流，詳細了解用戶需求并認真進行分析，確定本和交流，詳細了解用戶需求并認真進行分析，確定本數據庫應用系統目標，并確定創(chuàng)建具體數據庫的目的。數據庫應用系統目標，并確定創(chuàng)建具體數

6、據庫的目的。2表設計表設計（1）確定本數據庫要有幾個表）確定本數據庫要有幾個表 首先根據數據庫的概念設計的思想，遵循概念單一化首先根據數據庫的概念設計的思想，遵循概念單一化的原則，對需求分析結果進行抽象處理，以確定本數據的原則，對需求分析結果進行抽象處理，以確定本數據庫有幾個基本的實體，也即是確定本數據庫有幾個表。庫有幾個基本的實體，也即是確定本數據庫有幾個表。 例如，在學生管理數據庫中，把學系實體設計成數據例如，在學生管理數據庫中，把學系實體設計成數據庫中的庫中的“學系學系”表等。表等。（2）確定每個表中需要的字段）確定每個表中需要的字段 對于每個抽象實體確定其包含的屬性，也即是確對于每個抽

7、象實體確定其包含的屬性，也即是確定數據庫中的每個表所包含的字段。要求每個字段包含定數據庫中的每個表所包含的字段。要求每個字段包含的內容都應該與該表的主題相關。的內容都應該與該表的主題相關。 例如，例如，“學系學系” 表包含表包含 “學系代碼學系代碼”、“學系名學系名稱稱”、“辦公電話辦公電話”、“學系簡介學系簡介” 字段。字段。（3）確定各個表的主鍵）確定各個表的主鍵 在數據庫的表中，如果表中的某個字段組（一個字段在數據庫的表中，如果表中的某個字段組（一個字段或幾個字段的組合）可以唯一標識一個記錄，這個字段或幾個字段的組合）可以唯一標識一個記錄，這個字段組稱為候選關鍵字。選定該表中的某個候選關

8、鍵字作為組稱為候選關鍵字。選定該表中的某個候選關鍵字作為該表的主鍵（即主關鍵字）。該表的主鍵（即主關鍵字）。 3確定表之間的聯系確定表之間的聯系 該聯系有三種：一對一聯系、一對多聯系和多對該聯系有三種：一對一聯系、一對多聯系和多對多聯系。多聯系。4優(yōu)化設計優(yōu)化設計 設計精益求精，減少冗余。設計精益求精，減少冗余。5創(chuàng)建其他創(chuàng)建其他Access 數據庫對象數據庫對象 除了表對象之外，還可根據用戶需求目標的實施除了表對象之外，還可根據用戶需求目標的實施需要，創(chuàng)建查詢、窗體、報表、數據訪問頁、宏、模需要，創(chuàng)建查詢、窗體、報表、數據訪問頁、宏、模塊等數據庫對象。塊等數據庫對象。 “學生管理系統學生管理

9、系統”數據庫設計的具體步驟如下：數據庫設計的具體步驟如下：1用戶需求分析用戶需求分析 首先進行用戶需求分析，明確建立數據庫的目的。首先進行用戶需求分析，明確建立數據庫的目的。 某校由于擴招，學生數量翻了兩翻，而與學生的學籍成績管某校由于擴招，學生數量翻了兩翻，而與學生的學籍成績管理有關的教務員沒有增加，特別到了畢業(yè)班學生畢業(yè)要拿成績單理有關的教務員沒有增加，特別到了畢業(yè)班學生畢業(yè)要拿成績單時，要靠教務員人工去查學籍表，為每個畢業(yè)學生抄填成績單，時，要靠教務員人工去查學籍表，為每個畢業(yè)學生抄填成績單，其工作量非常大，即使教務員加班加點，也不能及時為全體畢業(yè)其工作量非常大，即使教務員加班加點，也不

10、能及時為全體畢業(yè)學生提供成績單。為了改變這種困境，提高學生的學籍成績管理學生提供成績單。為了改變這種困境，提高學生的學籍成績管理水平，學校同意出資，首先建立水平，學校同意出資，首先建立Access 數據庫應用系統數據庫應用系統“學學生管理系統生管理系統”，實現學生管理方面的計算機信息化。，實現學生管理方面的計算機信息化。 由于該校學生人數眾多，而且每個學生在校期限內要修的課由于該校學生人數眾多，而且每個學生在校期限內要修的課程又有約四十門左右，與學生有關的需要儲存在計算機內的數據程又有約四十門左右，與學生有關的需要儲存在計算機內的數據量大，故需要建立量大，故需要建立“學生管理系統學生管理系統”

11、數據庫。比如，學生管理系數據庫。比如，學生管理系統的功能之一就是能打印出學生成績單，那么，統的功能之一就是能打印出學生成績單，那么，“學生成績單學生成績單”中需要的各項數據，如學號、姓名、學系名稱、專業(yè)名稱、學制中需要的各項數據，如學號、姓名、學系名稱、專業(yè)名稱、學制年限、每學年每學期每門課程的名稱及成績等，都必須能夠從年限、每學年每學期每門課程的名稱及成績等，都必須能夠從“學生管理系統學生管理系統”數據庫中得到。數據庫中得到。 2確定確定“學生管理系統學生管理系統”數據庫的表和表的字段及主數據庫的表和表的字段及主鍵鍵（1）“學生管理系統學生管理系統” 數據庫的概念設計數據庫的概念設計 首先要

12、確定實體及其屬性。根據需求分析，學生管首先要確定實體及其屬性。根據需求分析，學生管理系統中的實體應該包括：學系、專業(yè)、班級、學生、理系統中的實體應該包括：學系、專業(yè)、班級、學生、課程和修課成績。課程和修課成績。 各個實體及其屬性、實體之間的聯系用各個實體及其屬性、實體之間的聯系用 E-R 圖描述如下：圖描述如下： 學系實體及其屬性，如圖學系實體及其屬性，如圖 2-14 所示。所示。 專業(yè)實體及其屬性，如圖專業(yè)實體及其屬性，如圖 2-15 所示。所示。圖圖2-14 學系實體及其屬性的學系實體及其屬性的E-R圖圖 圖圖2-15 專業(yè)實體及其屬性的專業(yè)實體及其屬性的E-R圖圖 班級實體及其屬性，如圖

13、班級實體及其屬性，如圖2-16所示。所示。 圖圖2-16 班級實體及其屬性的班級實體及其屬性的E-R圖圖 學生實體及其屬性，如圖學生實體及其屬性，如圖2-17所示。所示。圖圖2-17 學生實體及其屬性的學生實體及其屬性的E-R圖圖 課程實體及其屬性，如圖課程實體及其屬性，如圖2-18所示。所示。 圖圖2-18 課程實體及其屬性的課程實體及其屬性的E-R圖圖 修課成績實體及其屬性，如圖修課成績實體及其屬性，如圖2-19所示。所示。 圖圖2-19 修課成績實體及其屬性的修課成績實體及其屬性的E-R圖圖 “學生管理系統學生管理系統”的實體之間的聯系，如圖的實體之間的聯系，如圖2-20所示。所示。圖圖

14、2-20 “學生管理系統學生管理系統”的實體之間聯系的的實體之間聯系的E-R圖圖 （2）“學生管理系統學生管理系統”數據庫的邏輯設計數據庫的邏輯設計 邏輯設計，實質就是將邏輯設計，實質就是將“學生管理系統學生管理系統”的實體和的實體和聯系的聯系的E-R圖轉換成關系模式。圖轉換成關系模式。 對于對于Access關系數據庫來說，關系就是二維表，關系數據庫來說，關系就是二維表，關系模式也可稱為表模式。關系模式也可稱為表模式。 表模式的格式是：表模式的格式是： 表名（字段名表名（字段名1，字段名，字段名2，字段名，字段名3，字段名，字段名n） 把把“學生管理系統學生管理系統”有關的有關的E-R圖轉換成

15、的表模式圖轉換成的表模式（即是關系模式）的結果如下：（即是關系模式）的結果如下： 學系學系 表模式：表模式： 學系（學系代碼，學系名稱，辦公電話，學系簡介，學系（學系代碼，學系名稱，辦公電話，學系簡介，學系資料）學系資料） 在在“學系學系”表中，主鍵是表中，主鍵是“學系代碼學系代碼”。 專業(yè)專業(yè) 表模式：表模式： 專業(yè)（專業(yè)代碼專業(yè)（專業(yè)代碼, 專業(yè)名稱專業(yè)名稱, 學制年限學制年限, 學系代碼學系代碼, 專業(yè)簡介）專業(yè)簡介） 在在“專業(yè)專業(yè)”表中，主鍵是表中，主鍵是“專業(yè)代碼專業(yè)代碼”。 把把“學生管理系統學生管理系統”有關的有關的E-R圖轉換成的表模式：圖轉換成的表模式： 班級班級 表模式：

16、表模式：班級（班級號班級（班級號, 班級名稱班級名稱, 年級年級, 專業(yè)代碼專業(yè)代碼, 班主任班主任, 聯系電話）聯系電話） 在在“班級班級”表中，主鍵是表中，主鍵是“班級號班級號”。 學生學生 表模式：表模式：學生（學生（學號學號, 姓名姓名, 班級號班級號, 性別性別, 出生日期出生日期, 優(yōu)干優(yōu)干, 高考總分高考總分, 特長特長, 相片相片） 在在“學生學生”表中，主鍵是表中，主鍵是“學號學號”。 把把“學生管理系統學生管理系統”有關的有關的E-R圖轉換成的表模式：圖轉換成的表模式： 課程課程 表模式：表模式：課程（課程（課程代碼課程代碼, 課程名稱課程名稱, 周學時周學時, 上課周數上

17、課周數, 總學時總學時, 學分學分, 課課程簡介程簡介） 在在“課程課程”表中，主鍵是表中，主鍵是“課程代碼課程代碼”。 修課成績修課成績 表模式：表模式：修課成績（修課成績（學年度學年度, 學期學期, 學號學號, 課程代碼課程代碼, 課程類別課程類別, 成績性質成績性質, 成績成績） 在在“修課成績修課成績”表中，主鍵是表中，主鍵是: “學年度學年度” + “學期學期” + “學號學號” + “課程代碼課程代碼”。（3）確定表之間的關系）確定表之間的關系 根據根據“圖圖2-8學生管理系統的實體之間聯系的學生管理系統的實體之間聯系的E-R圖圖”以及上述確定的表模式，可以確定以及上述確定的表模式

18、，可以確定“學生管理系統學生管理系統”數數據庫中的表之間的聯系。據庫中的表之間的聯系。 “學系學系”表與表與“專業(yè)專業(yè)”表的聯系類型是一對多（表的聯系類型是一對多（1:n） “專業(yè)專業(yè)”表與表與“班級班級”表的聯系類型是一對多（表的聯系類型是一對多（1:n） “班級班級”表與表與“學生學生”表的聯系類型是一對多（表的聯系類型是一對多（1:n） “學生學生”表與表與“修課成績修課成績”表的聯系類型是一對多（表的聯系類型是一對多（1:n） “課程課程”表與表與“修課成績修課成績”表的聯系類型是一對多（表的聯系類型是一對多（1:n）3優(yōu)化設計優(yōu)化設計 應用規(guī)范化理論對關系模式（即表模式）設計進應用規(guī)

19、范化理論對關系模式（即表模式）設計進行進行優(yōu)化檢查，以求設計精益求精，以消除不必要行進行優(yōu)化檢查，以求設計精益求精，以消除不必要的重復字段，減少冗余。由于對表進行設計時，遵循的重復字段，減少冗余。由于對表進行設計時，遵循概念單一化的原則，從目前情況來看，上述六個表的概念單一化的原則，從目前情況來看，上述六個表的設計還是比較好的。設計還是比較好的。 為了在為了在Access 2010中建立數據庫，用戶中建立數據庫，用戶可以通過單擊可以通過單擊“文件文件”選項卡中的選項卡中的“新建新建”命命令來創(chuàng)建數據庫。創(chuàng)建出來的數據庫以獨立的令來創(chuàng)建數據庫。創(chuàng)建出來的數據庫以獨立的數據庫文件存儲在磁盤上，數據

20、庫文件的擴展數據庫文件存儲在磁盤上，數據庫文件的擴展名默認為名默認為. accdb。本書介紹主要以創(chuàng)建桌面數。本書介紹主要以創(chuàng)建桌面數據庫為主。據庫為主。圖圖2-21 輸入新數據庫文件名輸入新數據庫文件名“學生管理系統學生管理系統” 圖圖2-22 “文件新建數據庫文件新建數據庫”對話框對話框保存類型保存類型是是 “ 新建的數據庫新建的數據庫“學生管理系統學生管理系統”自動被打開，如圖自動被打開，如圖2-24所示。在所示。在Access 2010窗口的標題欄中顯示出當前窗口的標題欄中顯示出當前打開的數據庫名稱（如：學生管理系統）。打開的數據庫名稱（如：學生管理系統）。2.4.2 2.4.2 使用

21、樣本模板創(chuàng)建數據庫使用樣本模板創(chuàng)建數據庫例例2-2 在在Access 2010中，要求在中，要求在E盤根目錄盤根目錄下的子目錄下的子目錄“Access”（即（即E:Access）中，）中，使用使用“樣本模板樣本模板”創(chuàng)建一個名為創(chuàng)建一個名為“羅斯羅斯文文.accdb”的示例數據庫。的示例數據庫。2.4.2 2.4.2 使用樣本模板創(chuàng)建數據庫使用樣本模板創(chuàng)建數據庫圖圖2-25 使用默認的文件名使用默認的文件名“羅斯文羅斯文”圖圖2-26 “文件新建數據庫文件新建數據庫”對話框對話框2.4.3 2.4.3 創(chuàng)建空白創(chuàng)建空白WebWeb數據庫數據庫例例2-3 在在Access 2010中，要求在中，

22、要求在E盤的盤的“E:AccessWeb”文件夾中，創(chuàng)建一個名為文件夾中，創(chuàng)建一個名為“圖書管理系統圖書管理系統.accdb”的的Web數據庫。數據庫。2.4.4 Access 20102.4.4 Access 2010數據庫對象簡介數據庫對象簡介 Access2010數據庫中包含數據庫中包含表、查詢、窗體、報表、查詢、窗體、報表、宏和模塊表、宏和模塊等等 6 個對象。只要在導航窗格顯出的個對象。只要在導航窗格顯出的分類對象列表（如分類對象列表（如“查詢查詢”對象列表）中雙擊某個具對象列表）中雙擊某個具體對象，則該具體對象的相應視圖（例如體對象，則該具體對象的相應視圖（例如“數據表視數據表視圖

23、圖”）就會顯示在工作區(qū)的窗格中。）就會顯示在工作區(qū)的窗格中。1 1表表 表就是指關系數據庫中的二維表，它是表就是指關系數據庫中的二維表，它是Access 2010數據庫中最基本的對象數據庫中最基本的對象。表對象被稱為信息存。表對象被稱為信息存儲器，是數據庫的基礎，儲器，是數據庫的基礎，Access 2010 數據庫中的數據庫中的所有數據都是以表的形式保存。通常在建立了數據庫所有數據都是以表的形式保存。通常在建立了數據庫之后，首先的任務就是建立數據庫中的各個表。之后，首先的任務就是建立數據庫中的各個表。2 2查詢查詢 查詢對象實際上是一個查詢命令查詢對象實際上是一個查詢命令，打開查詢對象，打開查

24、詢對象便可以檢索到滿足指定條件的數據庫信息。實質上，便可以檢索到滿足指定條件的數據庫信息。實質上，查詢是一個查詢是一個SQL語句。用戶可以利用語句。用戶可以利用Access 2010提提供的命令工具，以可視化的方式或直接編輯供的命令工具，以可視化的方式或直接編輯SQL語句語句的方式來建立查詢對象。的方式來建立查詢對象。 雙擊左邊導航窗格中的雙擊左邊導航窗格中的查詢對象列表中的查詢對象列表中的“產品事務產品事務”對象，便打開對象，便打開“產品產品事務事務”查詢對象的數據表視圖，如圖查詢對象的數據表視圖，如圖2-32 中的下方中的下方右側工作區(qū)窗格所示。右側工作區(qū)窗格所示。3 3窗體窗體 窗體對象

25、是用戶和數據庫之間的人機交互界面窗體對象是用戶和數據庫之間的人機交互界面。在這個。在這個界面中，用戶不但可以瀏覽數據，還可以進行其他操作。一界面中，用戶不但可以瀏覽數據，還可以進行其他操作。一個設計良好的窗體可以將表中的數據以更加友好的方式顯示個設計良好的窗體可以將表中的數據以更加友好的方式顯示出來，從而方便用戶對數據進行瀏覽和編輯，也可以簡化用出來，從而方便用戶對數據進行瀏覽和編輯，也可以簡化用戶輸入數據的操作，盡可能避免因人為操作不當而造成失誤。戶輸入數據的操作，盡可能避免因人為操作不當而造成失誤。4 4報表報表 報表是數據管理中需要輸出的內容報表是數據管理中需要輸出的內容，它是對表中的，

26、它是對表中的數據或查詢內容進行分組、排序或統計等操作的結果。數據或查詢內容進行分組、排序或統計等操作的結果。報表對象是對大量的數據表數據進行綜合處理，把結報表對象是對大量的數據表數據進行綜合處理，把結果產生成報表。果產生成報表。 雙擊左邊導航窗格中的報表對象列表中的雙擊左邊導航窗格中的報表對象列表中的“月度月度銷售報表銷售報表”報表對象，便打開報表對象，便打開“月度銷售報表月度銷售報表”報表報表的報表視圖，如圖的報表視圖，如圖2-34 中的下方右側工作區(qū)窗格所示。中的下方右側工作區(qū)窗格所示。5 5宏宏 宏是一系列操作命令的組合宏是一系列操作命令的組合。由于在進行數據庫。由于在進行數據庫操作時，

27、有些任務需要經過繁復的操作過程執(zhí)行多個操作時，有些任務需要經過繁復的操作過程執(zhí)行多個命令才能完成。宏又分為獨立宏、嵌入宏及數據宏。命令才能完成。宏又分為獨立宏、嵌入宏及數據宏。在導航窗格中的宏對象列表中僅列出全部的獨立宏。在導航窗格中的宏對象列表中僅列出全部的獨立宏。6 6模塊模塊 模塊是模塊是Access 2010數據庫中用于保存程序代數據庫中用于保存程序代碼的地方碼的地方。對于一些復雜的數據庫操作，。對于一些復雜的數據庫操作，Access允允許用戶編寫自己的代碼來實現。許用戶編寫自己的代碼來實現。Access 2010中使用中使用的編程語言是的編程語言是Visual Basic For A

28、pplication（簡稱（簡稱VBA）語言。在模塊中，利用）語言。在模塊中，利用VBA語言編寫程序代語言編寫程序代碼，可以實現一個功能復雜的數據庫應用。碼，可以實現一個功能復雜的數據庫應用。2.5 2.5 數據庫的打開與關閉數據庫的打開與關閉 在在Access 2010中，當一個數據庫創(chuàng)建好之后，默認中，當一個數據庫創(chuàng)建好之后，默認它是保存為一個以它是保存為一個以accdb為擴展名的數據庫文件。為擴展名的數據庫文件。 當打開數據庫時，可選擇下列四種打開方式之一：當打開數據庫時，可選擇下列四種打開方式之一：（1）打開）打開（2）以只讀方式打開）以只讀方式打開（3）以獨占方式打開）以獨占方式打開（4）以獨占只讀方式打開）以獨占只讀方式打開2.5.1 2.5.1 打開打開Access 2010Access 2010數據庫數據庫打開一個已經存在的打開一個已經存在的Access數據庫的操作步驟數據庫的操作步驟2.5.2 2.5.2 關閉關閉Access