高校人事管理信息的思考與實(shí)踐

1、    高校人事管理信息的思考與實(shí)踐    摘 要：本文對高校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，闡明了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的必要性，研究了高校人事管理系統(tǒng)的構(gòu)建結(jié)構(gòu)及管理方式，介紹了系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法及功能特點(diǎn)。 關(guān)鍵詞：人事信息管理系統(tǒng)，高校，網(wǎng)絡(luò) 一、構(gòu)建人事信息綜合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必要性 1機(jī)構(gòu)改革后人事管理整體化的需要 高校機(jī)構(gòu)改革中不同地域的幾所學(xué)校合并及校內(nèi)部門的合并，使得人事管理職能集中，相對來說管理起來應(yīng)盡量減少程序，整個(gè)工作要形成向心力，凝聚力。日常管理工作歸攏，合并，減少程序的突破方式應(yīng)是應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段。雖然

2、目前人事部門建立了具有一定應(yīng)用程序的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，但各職能科室的信息在概念、范圍和內(nèi)涵各不相同，由于人事工作各方面內(nèi)容有很大的相關(guān)性，需要能夠互通有無，而以前工作方式處于分散狀況，容易造成數(shù)據(jù)采取不全面，或者重復(fù)工作較多，極為繁瑣不便。因此，有必要建立人事管理局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使人事部門各科室對人事管理軟件進(jìn)行共同操作，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性、完整性和時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使規(guī)范的管理透過網(wǎng)絡(luò)深入人事的業(yè)務(wù)和管理流程，理順工作關(guān)系，提高工作效率。 2進(jìn)一步提高人事管理工作服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理水平創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)的需要 人事管理工作中，要完成相當(dāng)數(shù)量的職工情況及人事政策法規(guī)的查詢工作，

3、一般是職工直接到辦公室或通過電話查詢，使人事工作者在這些常規(guī)性的查詢及相關(guān)政策法規(guī)的解答上花費(fèi)大量時(shí)間，不利于工作效率的提高及人事研究工作的深入進(jìn)行。人事管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將包括人事工作中涉及的職工的歷史狀況和現(xiàn)狀，對人事政策法規(guī)的宣傳具有積極的作用，而且對高校校園網(wǎng)的建設(shè)、辦公自動化建設(shè)具有重要意義。 3保證人事數(shù)據(jù)資料安全性的需要 高校校園網(wǎng)的開通及應(yīng)用無疑對高校管理有極大的促進(jìn)作用，并為各類信息的搜尋提供了方便。目前申請上校園網(wǎng)的形式一般都是單機(jī)上網(wǎng)。人事部門由于對外宣傳和查詢的需要，大部分機(jī)器申請上網(wǎng)，這些機(jī)器中有的帶有組織，人事管理系統(tǒng)。雖然這些管理系統(tǒng)在平時(shí)維護(hù)時(shí)是通

4、過口令(密碼)進(jìn)入，但經(jīng)測試，在熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用的情況下任何人都可以不經(jīng)過口令而直接進(jìn)入系統(tǒng)，可查閱、修改相關(guān)數(shù)據(jù)。如果建立了局域網(wǎng)將有效地解決這一問題。網(wǎng)絡(luò)可明確用戶的使用權(quán)限，防止非法用戶的攻擊性破壞，保證整個(gè)系統(tǒng)的安全。此外還能防止公用網(wǎng)上病毒對計(jì)算機(jī)的侵蝕。 4滿足相關(guān)部門對人事部門工作信息的需要 高校質(zhì)量保證體系需要實(shí)現(xiàn)各部門對有效文件的管理，通過計(jì)算機(jī)管理可實(shí)現(xiàn)人事政策法規(guī)、規(guī)章制度中作廢文件的及時(shí)更換，保持文件的有效性，為查詢提供準(zhǔn)確的文件資料。校園信息港、校園一卡通系統(tǒng)的建立，對人事部門工作信息提出了明確要求。 5實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)利用人事信息進(jìn)行決策的需要&

5、#160;人事處局域網(wǎng)的建立，將實(shí)現(xiàn)人員情況、政策情況的實(shí)時(shí)更新，信息資源共享，將設(shè)立校長專線，校領(lǐng)導(dǎo)及人事處領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)查閱和掌握人事工作情況，動態(tài)，可進(jìn)行人事信息的處理和快速傳輸，有助于為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面的參考信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)校人才資源的有效開發(fā)和管理。 二、人事管理系統(tǒng)的基本結(jié)構(gòu)及管理方式 1網(wǎng)絡(luò)基本結(jié)構(gòu)圖 2管理方式 目前，我國大部分高校和企事業(yè)單位人才人事管理還處于靜態(tài)的基于傳統(tǒng)報(bào)表的檔案管理階段，這種管理方式顯然不適應(yīng)當(dāng)今社會迅速發(fā)展的要求，迫切需要進(jìn)行徹底的改革，引入internetintra net技術(shù)，對人力資源進(jìn)行綜合開發(fā)和管理。為此，我們

6、結(jié)合高校人事管理的特點(diǎn)，對學(xué)校人事信息化建設(shè)進(jìn)行總體規(guī)劃并加以實(shí)施，研制開發(fā)高校人事管理信息系統(tǒng)(web版)，支持瀏覽器web服務(wù)器模式下的數(shù)據(jù)查詢?yōu)g覽和數(shù)據(jù)錄入等功能。實(shí)現(xiàn)了信息動態(tài)維護(hù)。系統(tǒng)中的信息需要進(jìn)行信息維護(hù)，如果采用手工定期更改已變信息會有兩個(gè)方面的不足：一是沒有及時(shí)修改或手工修改帶來的人為誤差，都會造成信息不準(zhǔn)確。二是由于需要維護(hù)的信息量較大需要設(shè)定專人或多人來完成信息維護(hù)工作，大大降低了軟件的水平，為了避免這種情況的再發(fā)生，在系統(tǒng)中增加信息動態(tài)維護(hù)功能使計(jì)算機(jī)能自動即時(shí)準(zhǔn)確地完成信息維護(hù)。 “系統(tǒng)”把學(xué)校的在職職工從入校到調(diào)走或退休全過程中相關(guān)的信息用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。

7、根據(jù)工作實(shí)際，進(jìn)行信息流動處理保證信息處理的及時(shí)、有效、安全。首先，當(dāng)一個(gè)人員的基本信息項(xiàng)有所變更時(shí)，不僅要對其基本表數(shù)據(jù)進(jìn)行修改而且要修改其相應(yīng)的歷史記錄。其次，與實(shí)際的流程相對應(yīng)，在需要有責(zé)任人認(rèn)定的地方，系統(tǒng)都要根據(jù)登錄用戶的身份，記錄下操作人的姓名。第三，當(dāng)變動的人員信息與工資發(fā)放有關(guān)時(shí)，系統(tǒng)自動向勞資科傳遞信息以便勞資科工作人員進(jìn)行下一步的處理。第四，當(dāng)一個(gè)人員從學(xué)校離開時(shí)，人事科的操作人員不是簡單地將此人的信息刪除，而是向相關(guān)科室發(fā)出信息，待相關(guān)科室的后續(xù)工作完成后，系統(tǒng)自動將此人的信息從在職人員的表中刪除，放入減離人員的表中以便今后查詢。 管理方式主要采取全處信息按職責(zé)

8、分類管理與各科室委托專人維護(hù)相結(jié)合的模式，各科室的工作人員帳戶都放入自已的組中，通過對用戶組的賦權(quán)使每個(gè)工作組對自己管理的信息表和信息項(xiàng)有操作權(quán)，對其它一些表只有查詢權(quán)，對相關(guān)的存儲過程有執(zhí)行權(quán)。具有單獨(dú)的授權(quán)修改權(quán)限，其他部門及人員把他們放人公共用戶組中，如校內(nèi)信息服務(wù)系統(tǒng)中的用戶如財(cái)務(wù)處等單位用戶只賦給查詢部分人事表的權(quán)力。通過明確職責(zé)及任務(wù)，有利于形成內(nèi)部監(jiān)督，加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高整體工作質(zhì)量，對于各單位的人事干事，我們建立了一個(gè)系級用戶帳號，提供給他們規(guī)定的操作權(quán)限。 三、系統(tǒng)的功能與特點(diǎn) 橫向功能上，“系統(tǒng)”按照工作流程和管理方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，其主要子系統(tǒng)及功能如下：&

9、#160;1用戶管理：系統(tǒng)允許用戶建立多個(gè)用戶帳號，對于不同部門的不同用戶可以有不同的操作權(quán)限和操作范圍。這樣有利于保證系統(tǒng)的安全性，便于按實(shí)際業(yè)務(wù)分工進(jìn)行管理，真正做到自己的數(shù)據(jù)自己維護(hù)，自己負(fù)責(zé)，從而明確每個(gè)人的權(quán)、責(zé)、利。 2人事科管理子系統(tǒng)：是提供給人事科工作人員使用的系統(tǒng)，也是整個(gè)人事系統(tǒng)中最主要的一個(gè)子系統(tǒng)。包括組織機(jī)構(gòu)、編制、人員的管理。 3勞資管理子系統(tǒng)：包括日常工資管理、離退休職工管理。 4職稱管理子系統(tǒng)：是人事處職稱辦工作人員的工作界面，除對各類人員的職稱變動進(jìn)行管理處，主要用于每年一度的職稱評審和年度考核工作。 5師資管理子系統(tǒng)：是

10、人事處師資辦工作人員的工作界面，主要用于各類人才工程、基金資助情況、出國出境情況、學(xué)歷學(xué)位情況，博士后基本情況的管理。 6院系級人事管理子系統(tǒng)：是各院系人事干事的工作界面，一方面用于基本的人事管理工作，如查詢本單位人員的人事信息向人事處提交人事信息的變動情況等，另一方面可以向人事處各職能部門上報(bào)各類人員名單，如：提職稱名單、院內(nèi)教職工崗位變化情況等，還可以接收人事處發(fā)送過來的各類人員名單和通知等。 縱向功能上突出網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，包括： 1網(wǎng)上接收； 2網(wǎng)上查詢政策法規(guī)，對本單位中心數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢等； 3實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，進(jìn)行文件的網(wǎng)上收

11、發(fā)和傳輸。 系統(tǒng)的特點(diǎn)有： 1支持微軟網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下客戶機(jī)服務(wù)器模式的人事信息管理； 2支持基于internetintranet的瀏覽器web服務(wù)器模式的人事信息管理； 3易于構(gòu)建人事信息庫管理和發(fā)布的web站點(diǎn)； 4緩解遠(yuǎn)程查詢時(shí)結(jié)構(gòu)不一致的問題。 系統(tǒng)由于采用先進(jìn)的web技術(shù)，創(chuàng)建人事信息web站點(diǎn)，利用瀏覽器方式完成數(shù)據(jù)的錄入、領(lǐng)導(dǎo)查詢、通用查詢，統(tǒng)計(jì)報(bào)表瀏覽等功能。做到合理地組織發(fā)布信息內(nèi)容，讓瀏覽者能夠快速、準(zhǔn)確地檢索到要找的信息。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了人事管理工作的信息化，通過internetintranet進(jìn)行網(wǎng)上辦公，徹底擺脫了原有的手工錄入、手工查詢、手工制表，手工統(tǒng)計(jì)等繁重的勞動。系統(tǒng)通過建立中心數(shù)據(jù)庫，錄入我校近8000余人的基礎(chǔ)信息，并預(yù)先設(shè)置了人事工作中用到的所有表格，還規(guī)范了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來源，并對工作程序進(jìn)行了優(yōu)化。高校教職工人事信息網(wǎng)建立使我校人事管理從事務(wù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)槁毮芄芾恚诼毮芄芾磉^程中全部應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。校本部將數(shù)據(jù)下發(fā)到各校區(qū)和基層單位，各校區(qū)人事辦接收數(shù)據(jù)，并根據(jù)自身的實(shí)際情況在指標(biāo)體系中，添加自己的指標(biāo)集和指標(biāo)參數(shù)，設(shè)定數(shù)據(jù)