擬制會議籌備方案指南

1、擬制會議籌備方案指南召開大型會議前都會講會議的過程安排寫一份方案，那么，下面是小編給大家介紹的關于擬制會議籌備方案指南，供大家閱讀參考。一.會前籌備1.擬訂會議方案。會議方案是組織安排會議的總綱，是會議意圖、目標、計劃實施的書面表現形式。內容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、主要內容、議程、擬請出席領導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責分工等。制訂會議方案要堅持復雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則，增強方案的指導性和可操作性。方案報送相關領導審定后，要立即召集相關單位負責人召開協(xié)調會，對各項任務進行分解。2.起草、審核會議通知。會議通知是

2、會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式，也是參會人員反饋信息的前提和條件。起草會議通知要做到表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內容包括：會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、有關事項等。會議通知一般由會議的承辦單位負責起草，然后報有關部門和領導審核簽批。做好這項工作，關鍵在于落實會簽制度與提高效率相結合，既要嚴格按程序逐級審核把關，又要迅速及時。3.下發(fā)會議通知。要把握好兩點：一是及時，使參會人員有充裕時間做好準備;二是準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會議需要電話通知時，要注意語言的使用，避免出現“明天”“后天”等字眼，必要時說明“星期幾”，防

3、止產生歧義。4.落實與會人員。按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進行電話核查、督促，統(tǒng)計匯總后拉出請假人員名單，并及時向有關領導報告。5.協(xié)調出席領導。根據會議性質擬寫領導出席安排，報請秘書長同意后，逐一進行電話通知。內容包括：會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關領導手中。會前半小時再對出席領導進行一次手機短信提醒。6.預訂會議室。會議時間確定之后，要立即與會議場所聯系溝通，預訂會議室，并安排做好先期準備工作。7.編印會議須知。與會者通過會議通知得到召開會議的信息，但會議的有關安排、要求，需要通過會議須知來了解和掌握。大型

4、會議活動需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。8.制作會議證件。有些會議需要制作會議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據會議主題，從易于識別、方便管理、利于安全的原則設計制作。9.布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心部位，是會議性質、規(guī)格和氣氛的集中體現。主席臺的布置要從會議性質、領導人數、主席臺大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。10.制作會標。會標體現會議的主題，會標制作一定要準確無誤，并注意把握會標的長度、字體與會場是否協(xié)調一致。某些法定會議，還需要

5、懸掛黨徽。11.檢查音響和燈光。根據會議議程安排話筒的數量和擺放位置，并嚴格落實“三檢查”：布置會場時檢查;會前半小時檢查;會前十分鐘檢查。某些法定會議播放國歌國際歌，要提前進行演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會場內是否有燈泡損壞，如有損壞，提前進行更換，有投影演示時需及時調節(jié)燈光。12.編制座區(qū)圖，擺放座簽。根據統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和座簽要反復進行核對，防止遺漏、重復，防止出現錯別字。13.組織調度會議用車。大型會議活動，需要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進行編號。14.安排新聞報道。需要新聞報道的

6、會議，要提前通知有關新聞單位，并要求其將記者名單報市委值班室，再按名單通知到具體人。15.安排會場警衛(wèi)和交通疏導。通知相關部門做好會場警衛(wèi)及交通疏導工作，防止會議過程中出現意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排交警在會場附近進行交通疏導。16.電力保障。會前與供電部門溝通聯系，安排保電任務，同時安排會議場所進行內部檢修。會議過程中還需安排專人值班，以便應對突發(fā)情況。二.會中服務17.組織會議報到。會議報到是與會人員身份再確認的過程，是與會人員領取會議證件、文件材料、辦理住會手續(xù)的必要環(huán)節(jié)。通過報到能及時使與會人員了解會議安排，掌握會議動態(tài)，同時也能使會議組織者及時知曉與會人員情況。

7、會議報到工作要求熱情周到、迅速準確、有條不紊。18.分發(fā)會議材料。會議材料可以在會前通知各單位派人領取，也可以在會場簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會人員桌上。要做到“三不”：即不錯一字;不漏一份;不掉一人。對擺放在主席臺上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，確保不出差錯。19.與音響師對接。準備一套會議材料，包括會議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調配。20.會議值班。會議值班的作用是收集和發(fā)送有關會議的信息，協(xié)調處理會議期間各項工作和突發(fā)事件，落實領導交辦的事項等。安排一人在會場內、一人在會場外值班，及時溝通情況，確保聯絡暢通。值班人員要時時將會議的實際進展情況與會議議程進行對

8、比，掌握會議進程。21.會場服務。提醒工作人員定時供應茶水，巡回檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、屏蔽等情況，發(fā)現問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對會議的影響。22.維護會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時，在會議室門口安排專人值班，防止無關人員進入會場，禁止大聲喧嘩。發(fā)現會場內不遵守紀律的行為，予以提醒和制止，要注意做到言辭溫和有禮，態(tài)度嚴肅認真，行動不慍不火。會議開始后安排專人到會場清點人數，對遲到、缺席者進行登記。三.會后總結23.會議資料總結歸檔。會后將會議所有文件包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報、會議發(fā)言材料、領導講話等收集起來，按順序裝訂成冊，以備查考。有些會議還要做好錄音、錄像資料的收集整理。根據保密原則，對需回收的