物業(yè)管理公司檔案管理制度（九）

1、物業(yè)管理公司檔案管理制度（九）物業(yè)管理公司檔案管理制度（九）提要：綜合檔案室負(fù) 責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人 員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作更多物業(yè)管理公司檔案管理制度（九）第一條總則1. 為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項(xiàng)工作 的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。2. 本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面 文件、音像資料，包括：國(guó)家政府部門(mén)重要、工程技術(shù)檔案、 財(cái)務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案（人事 檔案等）。3. 公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。第二條檔案管理架構(gòu)1公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。2綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各

2、管理 處設(shè)兼職檔案管理人員。3綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各 管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工 作。第三條檔案分類(lèi)：1.文書(shū)類(lèi)檔案1）政府部門(mén)各類(lèi)文件2）公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類(lèi)正式發(fā)文3）法律4）廣告策劃文案2工程技術(shù)類(lèi)1）設(shè)備設(shè)施檔案2）招投標(biāo)檔案3財(cái)務(wù)類(lèi)檔案4合同類(lèi)檔案5.公司各類(lèi)證照6影音類(lèi)文件第四條歸檔工作流程1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、 編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。2各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類(lèi)要求，在 第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔 案室歸檔。3各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng) 管理處負(fù)責(zé)人審簽

3、后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依 據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。第五條歸檔要求1.歸檔文件必須完整齊全。2歸檔文件必須按規(guī)定分類(lèi)、整理、編目。3檔案編目1）文書(shū)類(lèi)檔案：年度+ （項(xiàng)目）部門(mén)或管理處+案卷 號(hào)如：2017/市場(chǎng)/0012）工程類(lèi)檔案：年度+項(xiàng)目+檔案分類(lèi)+案卷號(hào)如：2017/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/0013）財(cái)務(wù)類(lèi)檔案：會(huì)計(jì)年度設(shè)置4）合同類(lèi)檔案：部門(mén)（項(xiàng)目）+合同類(lèi)型+年份+案卷 號(hào)4歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙 書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。5音像檔案要求：磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版；計(jì)算

4、機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式（登記表見(jiàn)附件2）：1）照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料， 包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。2）錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽 注明：題目（內(nèi)容）、制作日期、制作人、盤(pán)數(shù)、序號(hào)等。第六條檔案借閱、移交1公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借 需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。2借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保 管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。3各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借 閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公 室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫(xiě)清 楚。第七條保管和保密制度1存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統(tǒng)一的檔案盒， 且要求標(biāo)識(shí)明確。2檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、 防潮。3檔案的保密?chē)?yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管