試論圖書館年度投資效果的分析方法

1、試論圖書館年度投資效果的分析方法如何分析年度投資效果,是筆者在工作中碰到的一個(gè) 棘手問(wèn)題。最近以來(lái),通過(guò)一番思考，形成了幾點(diǎn)不成熟的想法，提供 出來(lái)，目的是想得到同行的指教，以期收到“拋磚引玉”之效。一、分析圈書館年度投資效果的依據(jù)關(guān)于分析年度投資效果的依據(jù)，不外乎是兩個(gè)方面：一是要看 投資使用的合理，二是要看使用這些投資所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，各高等院校普遍實(shí)行了經(jīng)費(fèi)分項(xiàng)包 干的辦法，由于財(cái)務(wù)制度的不嚴(yán)，一些本來(lái)不屬于圖書經(jīng)費(fèi)開支的額 外項(xiàng)目，也擠入了圖書經(jīng)費(fèi)之列，如行政辦公費(fèi)和加班補(bǔ)貼費(fèi)等等。 這些項(xiàng)目，雖然開支的數(shù)目不大，但逐年累積起來(lái)，也是十分可觀的。 從目前的實(shí)際情

2、況看，個(gè)人認(rèn)為，要完全杜絕這些額外開支是不現(xiàn)實(shí) 的，因?yàn)樗鼤?huì)給圖書館帶來(lái)許多不便，但必須要加以控制。這里我們 引入關(guān)于“投資保障率”的概念，其含意是年購(gòu)書經(jīng)費(fèi)額占年圖書經(jīng) 費(fèi)總額的百分比。在通常情況下，這一比率應(yīng)保證在95%以上，這是 衡量一個(gè)館對(duì)圖書經(jīng)費(fèi)使用是否合理的標(biāo)志之一。衡量圖書經(jīng)費(fèi)使用是否合理的另一標(biāo)志，是看當(dāng)年的采購(gòu)計(jì)劃 是否完成，這個(gè)計(jì)劃是根據(jù)本館的特點(diǎn)和讀者的需求情況所制定的, “它包括數(shù)量、比例、品種、復(fù)本等等,”有的同志提出了 “采購(gòu) 率”的概念。所謂采購(gòu)率，就是完成計(jì)劃購(gòu)入的圖書占計(jì)劃購(gòu)入圖 書的百分比。從理論上講，這個(gè)比率應(yīng)該是1。的，但由于許多主 客觀因素的影響，實(shí)際

3、上難已達(dá)到，個(gè)人認(rèn)為，圖書能保證達(dá)到80% 以上，期刊保證達(dá)到90%以上就算較好的了。要評(píng)價(jià)圖書經(jīng)費(fèi)投資的“純”經(jīng)濟(jì)效益，是十分困難的。因?yàn)?圖書館不象物質(zhì)生產(chǎn)部門或商業(yè)流通部門那樣，可以直接觀察它的經(jīng) 濟(jì)價(jià)值?！皥D書館的經(jīng)濟(jì)效益是以隱蔽的潛在的形式存在的，只有讀 者從利用文獻(xiàn)中所獲得的知識(shí)轉(zhuǎn)化為技能并運(yùn)用于科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn) 領(lǐng)域之后，才能發(fā)揮它的經(jīng)濟(jì)效益，而這又是長(zhǎng)期積累、持續(xù)作用的 過(guò)程?！币虼?，圖書經(jīng)費(fèi)投資的經(jīng)濟(jì)效益，只能由圖書館服務(wù)效果 的指標(biāo)來(lái)間接反映。也就是要具體計(jì)算文獻(xiàn)的利用率和文獻(xiàn)閱讀率。 需要說(shuō)明的是，這里所謂的利用率和閱讀率與反映圖書館服務(wù)效果的 利用率和閱讀率，在含意和算法

4、上是不相同的。我們不妨引入“投資 效果利用率”和“投資效果閱讀率”兩個(gè)概念。所謂“投資效果利用 率”就是在一定的時(shí)間內(nèi)被讀者利用的文獻(xiàn)量與當(dāng)年文獻(xiàn)入藏量的百 分比；而“投資效果閱讀率”就是在一定的時(shí)間內(nèi)被讀者利用的文獻(xiàn) 冊(cè)數(shù)與實(shí)際借閱人數(shù)的比較。因?yàn)橛?jì)算的是年度投資效益，被讀者利 用的文獻(xiàn)是或借覽冊(cè)數(shù)）術(shù)能全部計(jì)入，必須要乘上一個(gè)常數(shù)k, 根甩多年流通工作的經(jīng)驗(yàn)，可以把常數(shù)k的值定為0.2（關(guān)于常數(shù)k的論證，本文不擬贅述）。如采用字母s, s2、n分別表示文獻(xiàn)利用量（冊(cè)數(shù)），當(dāng)年文獻(xiàn)入藏量及讀者借閱人數(shù)，則投資效果利用率p: 和投資效果閱讀率p:的表達(dá)公式如下：據(jù)報(bào)道，圖書的平均使用年限為10

5、-20年，科技報(bào)告為10年， 連續(xù)出版物為3 5年，那么五年以內(nèi)的新書的利用率至少可以視為 100%。關(guān)于閱讀率的指數(shù)，國(guó)外一般穩(wěn)定在10-20冊(cè)，如果考慮到 文獻(xiàn)的使用時(shí)效，閱讀新書的指數(shù)應(yīng)為4冊(cè)。以上就是分析圖書館年 度投資效果的理論依據(jù)。二、分析圖書館年度投資效果的方法要進(jìn)行圖書館年度投資效果分析，必須要做好以下幾方面的工作：（一）要制訂詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃完善的采購(gòu)計(jì)劃，不僅是分析投資效果的需要，而且是保證采購(gòu)質(zhì)量的基本條件。它的內(nèi)容應(yīng)包括要購(gòu)進(jìn)圖書的數(shù)量、品種和復(fù)本的具體要求，而不僅只是訂出經(jīng)費(fèi)分配的比例。只有這樣，才能在實(shí) 際的采購(gòu)工作中掌握主動(dòng)權(quán)，減少或避免人為的失誤，從而保證采購(gòu) 工

6、作的全面完成。（二）要完善采購(gòu)工作的統(tǒng)計(jì)制度數(shù)據(jù)是分析的基礎(chǔ)，沒有完善和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，就不會(huì)有正確的 分析結(jié)果。圖書館忽視統(tǒng)計(jì)工作的現(xiàn)象是存在的。近幾年來(lái)，在流通、 閱覽部門已經(jīng)有所加強(qiáng)，而在采購(gòu)部門正在逐步建立。筆者認(rèn)為，采 購(gòu)工作的統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括計(jì)算“文獻(xiàn)收藏率”和“文獻(xiàn)采購(gòu)率”所描的基 礎(chǔ)數(shù)據(jù)。所謂“文獻(xiàn)收藏率”即指圖書館年文獻(xiàn)收藏量與全國(guó)出版發(fā) 行總量（以訂購(gòu)自錄為準(zhǔn)）的百分比，要求分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。建立這項(xiàng)統(tǒng) 計(jì)的目的，在于探討圖書館在成為本著、統(tǒng)文獻(xiàn)迅息中心方面的可能 性。采購(gòu)人員要在這方面當(dāng)好館領(lǐng)導(dǎo)的參謀。與采購(gòu)計(jì)劃相對(duì)莊，要 做好年末實(shí)際采購(gòu)文獻(xiàn)的數(shù)量、品種和復(fù)本的統(tǒng)計(jì)，以便于檢查采購(gòu)

7、計(jì)劃的執(zhí)行情況。編目人員為了提供固定資產(chǎn)的增長(zhǎng)情況，也要進(jìn)行 這方面的統(tǒng)計(jì)，但是，兩者的數(shù)據(jù)是不會(huì)完全相同的，不能夠互相代 替。（三）綜合分析投資效果的各項(xiàng)指標(biāo)只有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而無(wú)綜合分析，就不能揭示事物的內(nèi)在規(guī)律。 采購(gòu)人員必須要重視對(duì)年投資效果的綜合分析，檢查采購(gòu)工作中的不 足之處，探討提高投資效果的最佳方案供館領(lǐng)導(dǎo)決策本館工作時(shí)參三、投資效果分析實(shí)例（一）某館1987年投資保障率的情況（表1）從上表可知，該館1987年的投資保障率達(dá)到97%;圖書的平均 采購(gòu)率為83%,報(bào)刊的平均采購(gòu)率為99%;而文獻(xiàn)利用率達(dá)到89%,閱 讀率為3.9冊(cè)/人。反映投資效果的全部指標(biāo)，都達(dá)到或接近理想水 平。通過(guò)以上分析可以認(rèn)定，該館一九八七年的圖書經(jīng)費(fèi)使用是比較 合理的，投資效果處于最佳狀態(tài)。四、結(jié)束語(yǔ).圖書館年度投資效果分析，是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，它對(duì)圖書館 工作具有指導(dǎo)意義，也是財(cái)務(wù)部門進(jìn)行