公文管理辦法

1、可用文檔任憑編輯 公文管理方法 第一章  總則 第1條 為進(jìn)一步規(guī)范公司公文管理，促進(jìn)公文制訂、接收、發(fā)放及存檔工作的程序化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保國(guó)家、地方行業(yè)法規(guī)及公司政策、制度、工作指示、工作匯報(bào)等準(zhǔn)時(shí)上傳下達(dá)和跟進(jìn)落實(shí)，提高行政工作效率和質(zhì)量，制訂本方法。第2條 本方法適用于公司全部公文的收發(fā)、閱批、分轉(zhuǎn)與歸檔等整個(gè)過程的辦理與把握。第3條 主要職責(zé)。1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)公文的審核、批示、簽發(fā)等。2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)重要公文的起草、公文的審核、有關(guān)公文規(guī)范的制定；3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)公文的收發(fā)實(shí)施、傳閱、督辦、歸檔等。4.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)收文的批辦及本部門所發(fā)公

2、文的起草與核稿等。其次章  公文的類別第4條 依據(jù)公文來(lái)源，將公文分為外來(lái)公文與內(nèi)部公文兩類。1.外來(lái)公文指政府部門、行業(yè)主管部門等外單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給公司的公文。2.內(nèi)部公文指在公司內(nèi)部使用的公文，包括集團(tuán)下發(fā)的或下屬各單位下發(fā)的規(guī)章制度、通知、通告、通報(bào)、任命、打算、方案總結(jié)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要和階段性規(guī)定等。第5條 依據(jù)公文收發(fā)的單位層級(jí)方向，將公文分為上行文、下行文、平行文三類。1.上行文，指各單位向上級(jí)單位或公司職能管理部門懇求指示、匯報(bào)工作、反映狀況、答復(fù)詢問所用的公文，文種有“請(qǐng)示、報(bào)告”。2.下行文，指公司或公司職能管理部門向各單位下發(fā)的文件，文種有“指示、批復(fù)、通知、通報(bào)、打

3、算、決議”等。3.平行文，指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各單位用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來(lái)活動(dòng)的知照性文件，文種有“函”。第6條 依據(jù)公文的文種，將公文分為正式公文與非正式公文。1.正式公文包括：打算、通知、通報(bào)、管理方法、條例、規(guī)定等。2.非正式公文包括：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)絡(luò)函、臨時(shí)授權(quán)托付書、請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)等。第7條 依據(jù)公文的保密等級(jí)劃分，分為一般公文與保密公文。第8條 常見公文文種的選用。1.指示：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)單位布置工作，闡明工作、活動(dòng)的指導(dǎo)原則。2.打算：對(duì)某些重要事項(xiàng)做出打算和對(duì)重大行動(dòng)做出支配。3.決議：經(jīng)過會(huì)議爭(zhēng)辯通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。4.通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)

4、辦理或者知悉的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不隸屬單位的公文，可帶附件；對(duì)內(nèi)部公布規(guī)章制度、人事任免以及其他需知照和共同執(zhí)行的事項(xiàng)、方案、規(guī)劃、規(guī)定等。5.通告：在肯定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。6.布告：對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。7.公告：向國(guó)內(nèi)宣布重大大事。8.通報(bào)：表彰先進(jìn)、批判錯(cuò)誤、傳達(dá)重要狀況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)。9.報(bào)告：向領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映狀況；重要會(huì)議的發(fā)言稿。10.會(huì)議紀(jì)要：經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、總結(jié)方案會(huì)、工作例會(huì)、專題會(huì)議等重要會(huì)議的內(nèi)容綱要、規(guī)定事項(xiàng)和工作指示等。11.請(qǐng)示：向領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)單位請(qǐng)示某項(xiàng)工作中的重要問題、明確某項(xiàng)政策界限、審核批準(zhǔn)某

5、些重要事項(xiàng)。12.申請(qǐng)：向上級(jí)或同級(jí)別懇求批準(zhǔn)一般事項(xiàng)。13.批復(fù)：答復(fù)下級(jí)部門（單位）的懇求事項(xiàng)。14.函：平行單位間聯(lián)系業(yè)務(wù)、洽談工作或知照相關(guān)方；向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門（單位）懇求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。第三章  收文管理第9條 收文主體及范圍。1.公司外來(lái)公文的收文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。外來(lái)公文主要分為業(yè)務(wù)收文（含建設(shè)集團(tuán)業(yè)務(wù)及其他業(yè)務(wù)）、黨委收文、工會(huì)收文三大類。2.公司內(nèi)部公文的收文工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理，對(duì)重要公文應(yīng)轉(zhuǎn)交行政管理中心歸檔（參見檔案管理方法）。第10條 外來(lái)公文的簽收。1.凡外來(lái)公啟文件均由行政管理中心統(tǒng)一簽收，并填寫外部收文登記表。在簽收和拆封時(shí)，要認(rèn)

6、真核對(duì)封口與郵戳。發(fā)覺函件有特別應(yīng)查明緣由，做出相應(yīng)處理。2.對(duì)于政府部門、行業(yè)主管部門等重要機(jī)構(gòu)發(fā)來(lái)的機(jī)要文件要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)密編號(hào)的檢查，發(fā)覺問題要準(zhǔn)時(shí)上報(bào)，并作特別登記。3.行政管理中心對(duì)各類收到的文件與資料進(jìn)行分類編號(hào)，以利于統(tǒng)計(jì)和查閱。對(duì)政府來(lái)文、行業(yè)來(lái)文可作更細(xì)分類，并進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。第11條 收文批辦流程（走oa流程），相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見外部收文流程規(guī)范。1.建設(shè)集團(tuán)收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間總裁批示機(jī)要秘書發(fā)送傳閱各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦機(jī)要秘書歸檔。2.黨委收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間行政副總裁審核黨委書記批示機(jī)要秘書發(fā)送傳閱

7、各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦機(jī)要秘書歸檔。3.工會(huì)收文：集團(tuán)機(jī)要秘書收文登記行政管理中心主任填寫辦結(jié)時(shí)間工會(huì)主席審核黨委書記批示機(jī)要秘書發(fā)送傳閱各部門領(lǐng)導(dǎo)批辦機(jī)要秘書歸檔。第12條 收文批辦留意事項(xiàng)。1.效率意識(shí)。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，行政管理中心人員應(yīng)依據(jù)文件緊急程度與重要度，準(zhǔn)時(shí)發(fā)起oa流程；在領(lǐng)導(dǎo)批示后，督促各部門批辦，并準(zhǔn)時(shí)歸檔。2.保密工作。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，任何人不得將重要文件帶回家和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露其內(nèi)容。如需備查，應(yīng)依據(jù)有關(guān)保密規(guī)定，并征得行政管理中心主任同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸檔、周轉(zhuǎn)。第13條 本公司人員外出參

8、與會(huì)議帶回的文件及資料，準(zhǔn)時(shí)送交行政管理中心進(jìn)行登記（參見檔案管理方法）。第四章  發(fā)文管理第14條 發(fā)文主體。公司正式公文的發(fā)文工作由行政管理中心負(fù)責(zé)。各部門、各組織（黨委、工會(huì)等）需要正式向上反映重要狀況或向下支配布置重要工作要求發(fā)文的，向行政管理中心提動(dòng)身文申請(qǐng)，并由行政管理中心發(fā)文。第15條 發(fā)文范圍。凡是以公司名義，由行政管理中心發(fā)出的文件、通告、制度、打算、決議、請(qǐng)示、報(bào)告等，均屬于發(fā)文范圍。第16條 發(fā)文批辦流程（走oa流程），相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)詳見內(nèi)部發(fā)文流程規(guī)范。1.建設(shè)集團(tuán)發(fā)文：部門發(fā)起人部門負(fù)責(zé)人審批業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批企業(yè)管理中心主任核稿總裁簽發(fā)董事長(zhǎng)簽發(fā)行政管理中心主

9、任填寫辦理意見行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)行政管理中心歸檔。2.黨委發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草行政副總裁核稿黨委書記簽發(fā)行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)行政管理中心歸檔。3.工會(huì)發(fā)文：企業(yè)管理中心主任起草工會(huì)主席核稿黨委書記簽發(fā)行政管理中心編號(hào)、打印分發(fā)行政管理中心歸檔。第17條 發(fā)文格式要求。行政公文一般有公文版頭、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、生效日期、版尾（主題詞、抄送單位、印發(fā)說(shuō)明、頁(yè)碼），見公文格式模板（詳見附件1-10）。1.版頭。在公文首頁(yè)正上方為紅色方正粗宋字體，字樣為“*建設(shè)集團(tuán)股份有限公司文件”或者“*建設(shè)集團(tuán)股份有限公司××委員會(huì)文件”，代表公文屬

10、性，如“*建設(shè)集團(tuán)股份有限公司工會(huì)委員會(huì)文件”。2.發(fā)文字號(hào)。字號(hào)由三部分組成，前面用“*建設(shè)××”表示公文類別（詳見附件13公司發(fā)文編號(hào)規(guī)章），中間為年份，后面為本年份該類公文的挨次編號(hào)，如“*建設(shè)202112號(hào)”。3.標(biāo)題。指精煉、精確概括公文主要內(nèi)容的綱要性文字，末尾應(yīng)含文種，整個(gè)標(biāo)題中一般不含標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（除頒發(fā)規(guī)章制度或轉(zhuǎn)發(fā)其他公文時(shí)加書名號(hào)、并列單位間加頓號(hào)外），如“關(guān)于××季度質(zhì)量、平安大檢查通報(bào)”。4.主送單位。在標(biāo)題下，頂格寫明主送對(duì)象，末尾加冒號(hào)，如“各區(qū)域公司、項(xiàng)目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一個(gè)主送單位。5.正文。指公

11、文的正式內(nèi)容，應(yīng)層次分明，條理清楚，并以規(guī)范字體、字號(hào)書寫。6.附件說(shuō)明。公文如有附件，應(yīng)緊接正文（正文下間隔一行，行首空一格）標(biāo)明附件的挨次號(hào)、名稱。附件應(yīng)在版尾后另起一頁(yè)，并盡可能與公文正本裝訂在一起；如篇幅較長(zhǎng)或版式簡(jiǎn)單的，可分開裝訂，并在附件首頁(yè)的左上角注明發(fā)文字號(hào)。7.生效日期。生效日期需另起一行，用漢字注明年月日（如二××年六月十九日）。生效日期距右側(cè)4個(gè)漢字距離。8.版尾。版尾內(nèi)容在公文末尾，一般有四行：第一行為關(guān)鍵詞，各關(guān)鍵詞之間空一格；其次行為抄送單位，各抄送單位之間以頓號(hào)隔開，末尾用句號(hào)；第三行為印發(fā)單位（一般寫公司全稱或公司的某個(gè)組織）及印發(fā)日期（如2

12、0××年6月19日印發(fā)）；第四行寫明印發(fā)份數(shù)，靠右排列。9.頁(yè)碼：公文超過3頁(yè)，應(yīng)在文檔底部靠右標(biāo)明頁(yè)碼，頁(yè)碼左右兩側(cè)無(wú)需加橫線。第18條 發(fā)文批辦留意事項(xiàng)。1.各類文件的起草者，應(yīng)留意公文內(nèi)容的嚴(yán)密性與格式的規(guī)范性，起草完畢后應(yīng)先確認(rèn)無(wú)明顯疏漏后，再發(fā)起oa流程進(jìn)行批辦。2.行政管理中心在應(yīng)對(duì)公文進(jìn)行規(guī)范排版，再行打印分發(fā)；分發(fā)時(shí)嚴(yán)格按既定發(fā)文范圍進(jìn)行發(fā)放。第五章  其他管理第19條 公文的記錄、統(tǒng)計(jì)與歸檔。1.記錄。行政管理中心應(yīng)準(zhǔn)時(shí)在辦公自動(dòng)化（oa）系統(tǒng)上填寫外部收文登記表（附件11）、內(nèi)部發(fā)文登記表（附件12），按公文形成的時(shí)間挨次，結(jié)合事由進(jìn)行排列編號(hào)

13、，并填寫文件名目。名目?jī)?nèi)容包括序號(hào)、文件名稱、類別、頁(yè)數(shù)、時(shí)間（接收、發(fā)放等）、文件編號(hào)、使用部門/簽收人員、備注等項(xiàng)目，形成系統(tǒng)的收文與發(fā)文臺(tái)帳。2.統(tǒng)計(jì)。行政管理中心應(yīng)定期對(duì)收發(fā)的公文進(jìn)行數(shù)量、批辦所用時(shí)間等項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)，不斷提高公文辦事效率與效能。3.歸檔。全部具有保留和備查作用的公司文件，行政管理中心必需整理歸檔（參見檔案管理方法），統(tǒng)一保管。第20條 各部門參與的公文工作。1.各部門對(duì)外部收文的批辦過程中，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)記錄、總結(jié)相關(guān)問題，將重要狀況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。2.各部門對(duì)所發(fā)起的公文，負(fù)有督促執(zhí)行與過程監(jiān)察的職責(zé)，對(duì)執(zhí)行過程中發(fā)生的問題準(zhǔn)時(shí)記錄、總結(jié)，對(duì)重要狀況應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并通告相關(guān)部門。3.各部門應(yīng)對(duì)本部門所參與的公文進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，視文件保密等級(jí)對(duì)有關(guān)文件存根備查。第六章  附則第21條 本方法由集團(tuán)企業(yè)管理中心、行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。第22條 本方法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)