集團(tuán)檔案管理制度.

1、檔案管理制度一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、 歸檔范圍：公司的章程、規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營管理、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考和保存價值的文字材料。三、 公司的檔案管理由檔案管理辦公室總負(fù)責(zé)。四、 檔案管理辦公室的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、 資料的收集與整理1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理辦公室分別向各主管部

2、門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理辦公司負(fù)責(zé)及時歸檔。4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。/www.oh1005. 檔案管理辦公室根據(jù)公司的檔案管理制度實(shí)施檔案歸檔整理。六、 資料的分類與歸檔1. 公司檔案資料的分類依據(jù)檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。3檔案分類應(yīng)視其內(nèi)容、部門、組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、年度（小類）、細(xì)類四級分類。先按部門區(qū)分，然后依檔案性質(zhì)分為若干大類，之后在同類中按年度依序

3、分為若干小類；按照保管期限或件號分為若干細(xì)類。3同一小類（或細(xì)類）的檔案以裝訂于一個檔夾為原則。如檔案較多，一個檔夾不夠用，可用兩個以上的檔類裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查找。七、 檔案的名稱與編號1檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分顯示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定的范疇，不能籠統(tǒng)含糊。2檔案分類的各級名稱確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類的各級名稱及其編號，依照一定順序依次排列，以便查閱。4檔案分類的各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大規(guī)?；驑I(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)。另外，在檔案目錄中標(biāo)注保存期限。5檔案分類的各級名稱及其編號一經(jīng)確定，

4、不宜任意修改。如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬訂“新舊檔案分類編號對照表”，以免混淆。6檔號名稱和編號的表示方式為：A1A2B1B2年度C1C2；其中，A1A2為文件歸屬部門代號，B1B2為大類號（文件類型），小類號用年度表示，C1C2為檔案卷次。舉例：總經(jīng)理辦公室A1、管理性檔案B1、年度2015、檔案卷次C1；具體表述A1B12015C1（總經(jīng)理辦公室管理性檔案2015年度第一卷次）。八、檔案保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司特定規(guī)章外，依下列規(guī)定辦理。文件保存期限規(guī)定保存期限適用范圍保存期限適用范圍永久保存1公司章程2股東名冊3組織規(guī)程及辦事細(xì)則4董事會議及股東會議紀(jì)錄5財務(wù)

5、報表6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件7不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證8工程設(shè)計(jì)圖9其他經(jīng)核定須永久保存的文書十年1預(yù)算、決算書類2會計(jì)憑證3事業(yè)計(jì)劃資料4其他經(jīng)核定須保存十年的文書五年1期滿或解除合約2其他經(jīng)核定須保存五年的文書一年結(jié)案后無長期保存必要的文書備注各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存九、 檔案的借閱1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理借閱非密級檔案可直接通過檔案管理辦公室辦理借閱手續(xù)。2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送總經(jīng)理辦公室核批。3. 公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不

6、準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過24小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行,。4. 檔案借閱者必須做到： 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻拍抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。十、 檔案的銷毀1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理辦公室填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后方可銷毀。4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理辦公室須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室指定專人監(jiān)督銷毀。十一、本制度自公布之日起實(shí)行。附：檔案編號明細(xì)表部門代號部門名稱文件代號歸屬類型卷次代號卷宗名稱A1總經(jīng)理辦公室B1管理性文件C1第一卷A2 財務(wù)部B2基建文件C2第二卷A3運(yùn)營管理部B3科研文件C3第三卷A4人力資源部B4產(chǎn)品文件C4第四卷A5B