淺析Excel函數(shù)在考勤管理中的應(yīng)用

1、    淺析excel函數(shù)在考勤管理中的應(yīng)用    張連橋【摘 要】考勤管理是每個企業(yè)必不可少的一項日常管理工作，考勤管理分為日常出勤記錄和加班記錄兩項內(nèi)容。本文介紹了員工考勤管理工作薄的建立及單元格區(qū)域名稱的定義，闡述了使用countif函數(shù)統(tǒng)計員工考勤的做法等內(nèi)容，有效地規(guī)范了員工考勤管理工作?！娟P(guān)鍵詞】excel；函數(shù)；考勤管理；應(yīng)用日常出勤記錄主要是記錄員工每天的出勤情況。分為“正常出勤”、“加班”、“夜班”、“休”、“輪休”、“年薪假”、“病假”“事假”、“產(chǎn)假”、“工傷”、“探親假”、“婚假”、“喪”、“息工”、“培訓(xùn)”、“陪護(hù)”、“值班”、

2、“離崗”等幾種情況，滿一個月后，要統(tǒng)計出該月每個員工的出勤天數(shù)，病假天數(shù)、事假天數(shù)等。加班記錄等主要是記錄員工在額定工作時間以外加班情況，具體分為“延長工作時間加班”、“公休日加班”和“法定節(jié)假日加班”。考勤和加班制度是否合理將直接影響員工的工作積極性，為了做到公平、公正、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一般地，各單位員工在年休假期間享受與正常工作期間相同的工資收入，對于“病假”“事假”“曠工”要扣除相應(yīng)比例的“基本薪酬”；而對不同情況加班都要給予一定的獎勵；扣除比例和獎勵金額由各單位在不違反政策、法規(guī)的前提下根據(jù)不同崗位自行制定，不同的單位扣除比例與獎勵金額也各不相同。用excel進(jìn)行員工考勤管理工作，根據(jù)員工出

3、勤及加班記錄情況，自動計算出各類捐款項目和獎勵項目并計算相應(yīng)的扣款金額和獎金。一、員工考勤管理工作薄的建立及單元格區(qū)域名稱的定義首先依據(jù)本單位的員工考勤相關(guān)規(guī)章制度建立員工考勤管理工作薄，并利用excel的輸入技巧及格式設(shè)置技巧建立相應(yīng)的工作表，如員工xxx年考勤表、xxx單位加班費(fèi)申報表員工的出勤類型依據(jù)相關(guān)規(guī)章制度分為“”為員工正常出勤，“加”為員工加班，“夜”為員工夜班，“休”為員工正常休息，“輪”為員工輪休，“年”為員工帶薪年休假，“病”為員工休病假，“事”為員工事假等共計18類。同時為了便于在表間進(jìn)行數(shù)據(jù)引用方便，首先在各表中定義單元格區(qū)域名稱如下：在員工xxx年考勤表中定義單元格區(qū)

4、域d5：ag10為考勤區(qū)域；在xxx單位加班費(fèi)申報表中定義單元格區(qū)域c3：m9為加班個數(shù)統(tǒng)計區(qū)域。二、使用countif函數(shù)統(tǒng)計員工的考勤（一）關(guān)于countif函數(shù)countif函數(shù)是一個自動統(tǒng)計函數(shù)，用于實(shí)現(xiàn)計算包含數(shù)字以及包含參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格的個數(shù)。格式：countif（range，criteria）功能：計算指定區(qū)域中滿足給定條件中的單元格的個數(shù)參數(shù)說明：range即計算區(qū)域，為需要計算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域；criteria即統(tǒng)計條件，為確定哪些單元格將被計算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達(dá)式或文本。（二）實(shí)例應(yīng)用在員工xxx年考勤表中單擊單元格ah5，輸入公

5、式“=countif（d5：ag5，""）+countif（d5：ag5，"培"）+countif（d5：ag5，"年"）+countif（d5：ag5，"喪"）+countif（d5：ag5，"夜"）”，統(tǒng)計該員工本月的實(shí)際出勤天數(shù)。在員工xxx年考勤表中單擊單元格aq5，輸入公式“=countif（m5：ap5，"病"）”，統(tǒng)計該員工本月的實(shí)際病假天數(shù)。在員工xxx年考勤表中單擊單元格ai5，輸入公式“=countif（m5：ap5，"培"）”，統(tǒng)計該

6、員工本月的培訓(xùn)天數(shù)。三、使用iserror函數(shù)用來檢驗數(shù)值或引用類型（一）關(guān)于iserror函數(shù)iserror，檢測所要的數(shù)或值是否正確，檢測值可以是一個單元格、公式或是一個數(shù)值的名稱，用true或是false表示。格式：iserror（expression）功能：主要用于判斷運(yùn)行結(jié)果是否錯誤，常用于一些出錯的公式中。iserror（expression）判斷值是否為任意錯誤（#n/a、#value！、#ref！、#div/0！、#num！、#name？或#null?。魠?shù)（expression）錯誤，則函數(shù)表示true，反之為false。四、使用if函數(shù)執(zhí)行邏輯判斷（一）關(guān)于if函數(shù)if

7、函數(shù)是excel中最常見的函數(shù)之一，它可以對值和期待值進(jìn)行邏輯比較。格式：if（logical_test， alue_if_true，value_if_false）功能：if函數(shù)可用于計算文本和數(shù)值。還可用于計算錯誤。不僅可以檢查一項內(nèi)容是否等于另一項內(nèi)容并返回單個結(jié)果，而且還可以根據(jù)需要使用數(shù)學(xué)運(yùn)算符并執(zhí)行其他計算。還可以將多個if函數(shù)嵌套在一起來執(zhí)行多個比較參數(shù)說明：if語句可能有兩個結(jié)果。第一個結(jié)果是比較結(jié)果為true，第二個結(jié)果是比較結(jié)果為false。內(nèi)容為true，則執(zhí)行某些操作，否則就執(zhí)行其他操作。五、使用vlookup函數(shù)查找添加各項內(nèi)容（一）關(guān)于vlookup函數(shù)vlookup

8、是excel中的一個縱向查找函數(shù)，給定一個查找的目標(biāo)，它就能從指定的查找區(qū)域中查找返回想要查找的值。格式：vlookup（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）功能：用于在給定的查找區(qū)域第一列中查找指定的值，并由此返回查找區(qū)域當(dāng)前行中指定列處數(shù)值。其中false或省略或0，則返回精確匹配值，如果找不到，則返回錯誤值#n/a；選true或1，要求查找區(qū)域必須按第一列升序排列且返回近似匹配值，即找不到精確匹配值，則返回小于查找值的最大數(shù)值。參數(shù)說明：lookup_value查找目標(biāo)，可以是數(shù)值、文本字符串或引用。table_arra

9、y查找區(qū)域，可以從一個單元格區(qū)域中查找，也可以從一個常量數(shù)組或內(nèi)存數(shù)組中查找；查找目標(biāo)一定要在該區(qū)域的第一列并且該區(qū)域中一定要包含要返回值所在的列。col_index_num返回值的列數(shù)，即查找范圍區(qū)域的列數(shù)，是一個整數(shù)值。range_lookup精確或模糊查找，精確即完全一樣，模糊即包含的意思，取值false或0表精確查找，取值為1或true時則表示模糊查找。（二）實(shí)例應(yīng)用在員工xxx年考勤表中選擇單元格ak5輸入“=if（iserror（vlookup（$b5，加班費(fèi)申表！$c：$m，7，0），"0"，vlookup（$b5，加班費(fèi)申報表！$c：$m，7，0）”以獲得員

10、工的公休日加班個數(shù)；選擇單元格an5輸入“=if（iserror（vlookup（$b5，加班費(fèi)申報表！$c：$m，10，0），"0"，vlookup（$b5，加班費(fèi)申報表！$c：$m，10，0）”以獲得員工的法定節(jié)假日加班個數(shù)；選擇單元格ao5輸入“=if（iserror（vlookup（$b5，加班費(fèi)申報表！$c：$m，11，0），"0"，vlookup（$b5，加班費(fèi)申報表！$c：$m，11，0）”以獲得員工在延長工作時間的加班個數(shù)。在上述獲取員工公休日加班個數(shù)等公式中使用了嵌套函數(shù)。其中iserror函數(shù)，用來檢驗數(shù)值或引用類型，iserroe（value）判斷值是否為任意錯誤（#n/a、#value！、#ref！、#div/0！、#num！、#name？或#null?。f函數(shù)用來執(zhí)行邏輯判斷，它可以根據(jù)邏輯表達(dá)式的真假，返回不同的結(jié)果，從而執(zhí)行數(shù)值或公式的條件檢測任務(wù)。六、總結(jié)excel軟件作為一種功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理工具，在企業(yè)辦公中的應(yīng)用日益廣泛，而excel提供的函數(shù)功能強(qiáng)大，對于解決繁瑣而復(fù)雜的日常工作有著事半功倍的作用。以上通過一些簡單的