第6章 Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程 報(bào)表

1、第第6 6章章報(bào)表報(bào)表Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程報(bào)表報(bào)表的的組成組成創(chuàng)建創(chuàng)建報(bào)表報(bào)表報(bào)表的編輯報(bào)表的編輯報(bào)表的導(dǎo)出與打印報(bào)表的導(dǎo)出與打印Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程重點(diǎn)重點(diǎn)：報(bào)表報(bào)表的的組成組成創(chuàng)建創(chuàng)建報(bào)表報(bào)表報(bào)表報(bào)表的編輯的編輯報(bào)表報(bào)表的導(dǎo)出與打印的導(dǎo)出與打印難點(diǎn)：難點(diǎn)：報(bào)表報(bào)表的編輯的編輯Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程報(bào)表概述報(bào)表概述6.1.16.1.1報(bào)表的報(bào)表的組成組成1. 1. 報(bào)表頁(yè)眉報(bào)表頁(yè)眉2 2. . 頁(yè)面頁(yè)眉頁(yè)面頁(yè)眉3 3. . 分組頁(yè)眉分組頁(yè)眉4 4. . 主體主體5 5. . 分組頁(yè)腳分組頁(yè)腳6 6. . 頁(yè)面頁(yè)腳頁(yè)面頁(yè)腳7 7. . 報(bào)表報(bào)表頁(yè)腳

2、頁(yè)腳Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程報(bào)表的類型報(bào)表的類型Access 2010Access 2010提供了提供了3 3種主要類型的種主要類型的報(bào)表報(bào)表1 1. . 表格式報(bào)表表格式報(bào)表2 2. . 縱欄式報(bào)表縱欄式報(bào)表3 3. . 標(biāo)簽報(bào)表標(biāo)簽報(bào)表Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程報(bào)表的視圖報(bào)表的視圖Access Access 20102010提供的報(bào)表視圖有提供的報(bào)表視圖有4 4種種1.1.報(bào)表視圖報(bào)表視圖2.2.打印打印預(yù)覽預(yù)覽視圖視圖3.3.布局視圖布局視圖4.4.設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)視圖。視圖。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程創(chuàng)建創(chuàng)建報(bào)表報(bào)表6.2.16.2.1使用使用“報(bào)表報(bào)表”按鈕按

3、鈕創(chuàng)建創(chuàng)建Access 2010Access 2010提供了一種快速創(chuàng)建報(bào)表的提供了一種快速創(chuàng)建報(bào)表的方法。先選中一個(gè)作為數(shù)據(jù)源的表或查詢，然方法。先選中一個(gè)作為數(shù)據(jù)源的表或查詢，然后切換到后切換到“創(chuàng)建創(chuàng)建”選項(xiàng)卡，再單擊選項(xiàng)卡，再單擊“報(bào)表報(bào)表”組組中的中的“報(bào)表報(bào)表”按鈕，即可生成一個(gè)報(bào)表，而不按鈕，即可生成一個(gè)報(bào)表，而不提示任何信息，并以布局視圖直接打開(kāi)該報(bào)表。提示任何信息，并以布局視圖直接打開(kāi)該報(bào)表。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建與使用與使用“報(bào)表報(bào)表”按鈕直接生成報(bào)表不同，按鈕直接生成報(bào)表不同，使用報(bào)表向?qū)且越换ナ降姆椒▌?chuàng)建報(bào)表，使用報(bào)表向?qū)?/p>

4、是以交互式的方法創(chuàng)建報(bào)表，顯示一個(gè)多步驟向?qū)?，允許用戶指定字段、顯示一個(gè)多步驟向?qū)?，允許用戶指定字段、分組分組/ /排序級(jí)別和布局選項(xiàng)。該向?qū)⒒谟门判蚣?jí)別和布局選項(xiàng)。該向?qū)⒒谟脩羲龅倪x擇創(chuàng)建報(bào)表。戶所做的選擇創(chuàng)建報(bào)表。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建雖然使用報(bào)表按鈕和報(bào)表向?qū)У姆绞娇呻m然使用報(bào)表按鈕和報(bào)表向?qū)У姆绞娇梢苑奖?、迅速地完成新?bào)表的創(chuàng)建任務(wù)，但以方便、迅速地完成新報(bào)表的創(chuàng)建任務(wù)，但卻缺乏主動(dòng)性和靈活性，它的許多參數(shù)都是卻缺乏主動(dòng)性和靈活性，它的許多參數(shù)都是系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置的，這樣的報(bào)表有時(shí)候在某種系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置的，這樣的報(bào)表有時(shí)候在某種

5、程度上很難完全滿足用戶的要求。使用程度上很難完全滿足用戶的要求。使用“報(bào)報(bào)表設(shè)計(jì)表設(shè)計(jì)”視圖可以更靈活地創(chuàng)建報(bào)表。不僅視圖可以更靈活地創(chuàng)建報(bào)表。不僅可以按用戶的需求設(shè)計(jì)所需要的報(bào)表，而且可以按用戶的需求設(shè)計(jì)所需要的報(bào)表，而且可以對(duì)上面兩種方式創(chuàng)建的報(bào)表進(jìn)行修改，可以對(duì)上面兩種方式創(chuàng)建的報(bào)表進(jìn)行修改，使其更大程度的滿足用戶的需求。使其更大程度的滿足用戶的需求。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程創(chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表創(chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表標(biāo)簽報(bào)表具有很強(qiáng)的實(shí)用性。例如，圖標(biāo)簽報(bào)表具有很強(qiáng)的實(shí)用性。例如，圖書(shū)管理標(biāo)簽，可以粘貼在圖書(shū)扉頁(yè)上作為圖書(shū)管理標(biāo)簽，可以粘貼在圖書(shū)扉頁(yè)上作為圖書(shū)編號(hào)；物品管理標(biāo)簽，可以粘貼在產(chǎn)品

6、或書(shū)編號(hào)；物品管理標(biāo)簽，可以粘貼在產(chǎn)品或設(shè)備上進(jìn)行分類。設(shè)備上進(jìn)行分類。Access 2010Access 2010在報(bào)表向?qū)е性趫?bào)表向?qū)е杏幸环N向?qū)菍ｉT(mén)為標(biāo)簽報(bào)表而設(shè)計(jì)的。有一種向?qū)菍ｉT(mén)為標(biāo)簽報(bào)表而設(shè)計(jì)的。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程 創(chuàng)建空?qǐng)?bào)表創(chuàng)建空?qǐng)?bào)表單擊單擊“報(bào)表報(bào)表”組中的組中的“空?qǐng)?bào)表空?qǐng)?bào)表”按鈕，按鈕，將在布局視圖中打開(kāi)一個(gè)空?qǐng)?bào)表，并顯示出將在布局視圖中打開(kāi)一個(gè)空?qǐng)?bào)表，并顯示出字段列表任務(wù)窗格字段列表任務(wù)窗格。利用。利用“報(bào)表布局工具報(bào)表布局工具”欄下各選項(xiàng)卡中的工具調(diào)整報(bào)表的布局，設(shè)欄下各選項(xiàng)卡中的工具調(diào)整報(bào)表的布局，設(shè)置報(bào)表屬性，即可通過(guò)空白報(bào)表創(chuàng)建一張滿置報(bào)表屬

7、性，即可通過(guò)空白報(bào)表創(chuàng)建一張滿足要求的報(bào)表。足要求的報(bào)表。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程報(bào)表的高級(jí)設(shè)計(jì)報(bào)表的高級(jí)設(shè)計(jì)6.3.16.3.1報(bào)表的報(bào)表的編輯編輯在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中可以對(duì)已經(jīng)創(chuàng)建的報(bào)表在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中可以對(duì)已經(jīng)創(chuàng)建的報(bào)表進(jìn)行編輯和修改，可以設(shè)置報(bào)表的格式，在報(bào)進(jìn)行編輯和修改，可以設(shè)置報(bào)表的格式，在報(bào)表中添加背景圖片、日期和時(shí)間以及頁(yè)碼等，表中添加背景圖片、日期和時(shí)間以及頁(yè)碼等，使報(bào)表顯得更為美觀。使報(bào)表顯得更為美觀。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程記錄的排序記錄的排序在實(shí)際應(yīng)用中，經(jīng)常要求報(bào)表顯示的記在實(shí)際應(yīng)用中，經(jīng)常要求報(bào)表顯示的記錄按照某個(gè)指定的順序排列，例如按照學(xué)生錄按

8、照某個(gè)指定的順序排列，例如按照學(xué)生年齡從小到大排列等。使用報(bào)表向?qū)Щ蛟O(shè)計(jì)年齡從小到大排列等。使用報(bào)表向?qū)Щ蛟O(shè)計(jì)視圖都可以設(shè)置記錄排序。通過(guò)報(bào)表向?qū)ё钜晥D都可以設(shè)置記錄排序。通過(guò)報(bào)表向?qū)ё疃嗫梢栽O(shè)置四個(gè)排序字段，并且排序只能是多可以設(shè)置四個(gè)排序字段，并且排序只能是字段，不能是表達(dá)式。在設(shè)計(jì)視圖中，最多字段，不能是表達(dá)式。在設(shè)計(jì)視圖中，最多可以設(shè)置十個(gè)字段或字段表達(dá)式進(jìn)行可以設(shè)置十個(gè)字段或字段表達(dá)式進(jìn)行排序排序。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程 記錄的分組和匯總記錄的分組和匯總在實(shí)際工作中，經(jīng)常需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分在實(shí)際工作中，經(jīng)常需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組、匯總。分組是將報(bào)表中具有共同特征的組、匯總。分

9、組是將報(bào)表中具有共同特征的相關(guān)記錄排列在一起，并且可以為同組記錄相關(guān)記錄排列在一起，并且可以為同組記錄進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。使用進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。使用Access 2010Access 2010提供的分組提供的分組功能，可以對(duì)報(bào)表中的記錄進(jìn)行分組，對(duì)報(bào)功能，可以對(duì)報(bào)表中的記錄進(jìn)行分組，對(duì)報(bào)表的記錄進(jìn)行分組時(shí)，可以按照一個(gè)字段進(jìn)表的記錄進(jìn)行分組時(shí)，可以按照一個(gè)字段進(jìn)行也可以對(duì)多個(gè)字段分別進(jìn)行。行也可以對(duì)多個(gè)字段分別進(jìn)行。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程記錄的分組和匯總記錄的分組和匯總1.1.記錄的記錄的分組分組分組分組有兩種操作方法：有兩種操作方法：方法一是在報(bào)表布局視圖中打開(kāi)需要分組方法一是在報(bào)表布局

10、視圖中打開(kāi)需要分組的報(bào)表，右鍵單擊要對(duì)其應(yīng)用分組、匯總的字的報(bào)表，右鍵單擊要對(duì)其應(yīng)用分組、匯總的字段，然后單擊快捷菜單上的分組形式和匯總選段，然后單擊快捷菜單上的分組形式和匯總選項(xiàng)。這是添加分組的最快方法。項(xiàng)。這是添加分組的最快方法。方法二是在布局視圖或設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)需方法二是在布局視圖或設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)需要分組的報(bào)表，在要分組的報(bào)表，在“分組、排序和匯總分組、排序和匯總”窗格窗格中單擊中單擊“添加組添加組”，選擇要在其上執(zhí)行分組、，選擇要在其上執(zhí)行分組、匯總的字段。在分組行上單擊匯總的字段。在分組行上單擊“更多更多”以設(shè)置以設(shè)置更多選項(xiàng)和添加匯總。更多選項(xiàng)和添加匯總。Access 2010數(shù)據(jù)

11、庫(kù)應(yīng)用教程記錄的分組和匯總記錄的分組和匯總2.2.匯總匯總計(jì)算計(jì)算報(bào)報(bào)表表中中的的匯總計(jì)匯總計(jì)算可算可以以通通過(guò)過(guò)以下途徑來(lái)以下途徑來(lái)完完成成：（1 1）通過(guò)快捷菜單命令操作。在布局視）通過(guò)快捷菜單命令操作。在布局視圖中打開(kāi)已創(chuàng)建的報(bào)表，鼠標(biāo)右鍵單擊要匯總圖中打開(kāi)已創(chuàng)建的報(bào)表，鼠標(biāo)右鍵單擊要匯總的字段，從彈出的快捷菜單中選擇的字段，從彈出的快捷菜單中選擇“匯總匯總”列列表中的計(jì)算類型。如表中的計(jì)算類型。如“求和求和”、“平均值平均值”、“記錄計(jì)數(shù)記錄計(jì)數(shù)”（即統(tǒng)計(jì)所有記錄的數(shù)目）、（即統(tǒng)計(jì)所有記錄的數(shù)目）、“值計(jì)數(shù)值計(jì)數(shù)”（只統(tǒng)計(jì)此字段中有值的記錄的數(shù)（只統(tǒng)計(jì)此字段中有值的記錄的數(shù)目）、目）、

12、“最大值最大值”、“最小值最小值”、“標(biāo)準(zhǔn)偏差標(biāo)準(zhǔn)偏差”和和“方差方差”等等。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程記錄的分組和匯總記錄的分組和匯總2.2.匯總匯總計(jì)算計(jì)算（2 2）在布局視圖中打開(kāi)已創(chuàng)建的報(bào)表，）在布局視圖中打開(kāi)已創(chuàng)建的報(bào)表，選定要匯總的字段，切換到選定要匯總的字段，切換到“設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，選項(xiàng)卡，單擊單擊“分組和匯總分組和匯總”選項(xiàng)組中的選項(xiàng)組中的“合計(jì)合計(jì)”按鈕，按鈕，在下拉列表中選擇計(jì)算類型。在下拉列表中選擇計(jì)算類型。 （3 3）報(bào)表記錄分組之后，在）報(bào)表記錄分組之后，在“分分組組、排、排序和序和匯總匯總”窗格中窗格中展開(kāi)更多分組選項(xiàng)，在展開(kāi)更多分組選項(xiàng)，在“匯匯總總”

13、選項(xiàng)下拉列表中設(shè)置匯總方式、匯總類型選項(xiàng)下拉列表中設(shè)置匯總方式、匯總類型和匯總值顯示位置等。和匯總值顯示位置等。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程添加計(jì)算控件實(shí)現(xiàn)計(jì)算添加計(jì)算控件實(shí)現(xiàn)計(jì)算除了可以進(jìn)行匯總計(jì)算外，在報(bào)除了可以進(jìn)行匯總計(jì)算外，在報(bào)表表的的設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)過(guò)程過(guò)程中，中，還還可以根據(jù)可以根據(jù)具體具體需要需要進(jìn)進(jìn)行各種行各種類類型型統(tǒng)統(tǒng)計(jì)計(jì)計(jì)計(jì)算并算并輸輸出出顯顯示示或打印。操作方法就是在報(bào)或打印。操作方法就是在報(bào)表中添加表中添加計(jì)計(jì)算控件算控件，并，并設(shè)設(shè)置其置其“控件控件來(lái)來(lái)源源”屬屬性性。 。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程添加計(jì)算控件實(shí)現(xiàn)計(jì)算添加計(jì)算控件實(shí)現(xiàn)計(jì)算利用利用計(jì)計(jì)算控件

14、算控件進(jìn)進(jìn)行行統(tǒng)計(jì)計(jì)統(tǒng)計(jì)計(jì)算并算并輸輸出出結(jié)結(jié)果的果的操作主要有兩種形式操作主要有兩種形式：。（1 1）在主體在主體節(jié)節(jié)內(nèi)添加內(nèi)添加計(jì)計(jì)算控件算控件（2 2）在在組頁(yè)組頁(yè)眉眉/ /組組頁(yè)頁(yè)腳或腳或報(bào)報(bào)表表頁(yè)頁(yè)眉眉/ /報(bào)表報(bào)表頁(yè)頁(yè)腳腳節(jié)節(jié)內(nèi)添加內(nèi)添加計(jì)計(jì)算算控件控件Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程多列報(bào)表多列報(bào)表通常通常設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)的的報(bào)報(bào)表只有一列表只有一列，在在實(shí)際應(yīng)實(shí)際應(yīng)用中，用中，有的有的報(bào)報(bào)表往往由多列信息表往往由多列信息組組成成。打印。打印多列多列報(bào)報(bào)表表時(shí)時(shí)， ，報(bào)報(bào)表表頁(yè)頁(yè)眉、眉、報(bào)報(bào)表表頁(yè)頁(yè)腳腳、頁(yè)頁(yè)面面頁(yè)頁(yè)眉眉和和頁(yè)頁(yè)面面頁(yè)頁(yè)腳將占腳將占滿報(bào)滿報(bào)表整個(gè)表整個(gè)寬寬度，度，而而

15、多列多列報(bào)報(bào)表的表的組頁(yè)組頁(yè)眉、眉、組組頁(yè)頁(yè)腳和主體腳和主體節(jié)節(jié)將占將占滿滿整個(gè)列的整個(gè)列的寬寬度。度。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程子報(bào)表子報(bào)表1.1.子子報(bào)表概述報(bào)表概述子子報(bào)報(bào)表是指插入到其他表是指插入到其他報(bào)報(bào)表中的表中的報(bào)報(bào)表。在表。在合并兩個(gè)合并兩個(gè)報(bào)報(bào)表表時(shí)時(shí)， ，一個(gè)報(bào)表作為主報(bào)表，另一一個(gè)報(bào)表作為主報(bào)表，另一個(gè)就成為子報(bào)表。個(gè)就成為子報(bào)表。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程子報(bào)表子報(bào)表2.2.在已有在已有報(bào)報(bào)表中表中創(chuàng)創(chuàng)建子建子報(bào)報(bào)表表。創(chuàng)建子報(bào)表時(shí)，必須先創(chuàng)建子報(bào)表時(shí)，必須先確確定定主主報(bào)報(bào)表和子表和子報(bào)報(bào)表之表之間間已已經(jīng)經(jīng)建立了正確的建立了正確的聯(lián)聯(lián)系，系，從而

16、從而保保證證子子報(bào)報(bào)表與主表與主報(bào)報(bào)表中表中顯顯示示記錄記錄的的一致一致性性。3. 3. 將一個(gè)將一個(gè)報(bào)報(bào)表添加到表添加到另一個(gè)另一個(gè)報(bào)報(bào)表中表中創(chuàng)創(chuàng)建子建子報(bào)報(bào)表表可以將可以將AccessAccess數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)庫(kù)中中一個(gè)已創(chuàng)建的一個(gè)已創(chuàng)建的報(bào)報(bào)表表作作為為子子報(bào)報(bào)表，添加到表，添加到另一個(gè)已建另一個(gè)已建報(bào)報(bào)表中表中。子子報(bào)報(bào)表在添加到主表在添加到主報(bào)報(bào)表之前，表之前，應(yīng)應(yīng)當(dāng)確保已當(dāng)確保已經(jīng)經(jīng)正確地正確地建立了表建立了表間間關(guān)系。關(guān)系。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程導(dǎo)出報(bào)表導(dǎo)出報(bào)表Access 2010Access 2010報(bào)表可以導(dǎo)出為多種格式，報(bào)表可以導(dǎo)出為多種格式，具體如圖具體如圖6-636-63所示所示。Access 2010數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用教程報(bào)表的預(yù)覽打印報(bào)表的預(yù)覽打印6.4.16.4.1打印預(yù)打印預(yù)覽覽創(chuàng)創(chuàng)建建報(bào)報(bào)表后表后，可以在打印之前利用，可以在打印之前利用Access Access 2010201