文件管理制度

1、文件管理制度 篇一：公司文件管理制度公司文件管理制度1 總則為減少發(fā)文數(shù)量，提高 辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各 項工作中的指 導(dǎo)作用，特 制訂本制度。2 文件管理內(nèi)容主要包括：上 級函、 電、來文，同 級函、電、來文，本公司上 報下發(fā)的 各種文件、 資料。按照分工的原 則，全公司各 類文件由 辦公室歸口管理。3 收文的管理31公文的 簽收311凡來公司公啟文件（除公司 領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由收 發(fā)員登記簽收（由上 級或郵電 局機要通 訊員直送機要室的機要文件除外）后分 別交辦公室機要秘 書拆封。在 簽收和拆封 時，收發(fā)員和機要秘 書均要注意 檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，

2、 對 密件開口和國外信函 郵票被撕 應(yīng)拒絕簽收。312對上級機要部 門發(fā) 來的文件，要 進行信封、文件、文號、機要 編號的“四對口”核 定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登 記差錯文件的文號。32公文的 編號保管321辦公室文 書對上級來文拆封后 應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單 ”，并分類登記編號、 保管。 須由公司承 辦或歸檔的公司 領(lǐng)導(dǎo)親 啟文件，公司 領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也 應(yīng)交辦公室 辦理正 常手 續(xù)。322本公司外出人 員開會帶回的文件及 資料應(yīng)及時分別送交辦公室文 書進行登記編號 保管，不得個人保存。33公文的 閱批與分 轉(zhuǎn)331凡正式文件均需分 別由辦公室主任（或副主任）根據(jù)

3、文件內(nèi)容和性 質(zhì)閱簽 后，由 機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件 應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管 領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承 辦部門閱辦。為避免文件 積壓誤事，一般 應(yīng)在當天閱簽完，緊急文件要月即 辦。332一般函、 電、單據(jù)等，分 別由辦公室機要秘 書直接分 轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件， 應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。333為加速文件運 轉(zhuǎn)，機要秘 書應(yīng) 在當天或第二天將文件送到公司 領(lǐng)導(dǎo) 和承辦部門， 如關(guān)系到兩個以上 業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次 傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例 外）。34文件的 傳閱 與催 辦341傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密 級的文件 帶回家、宿舍或

4、公共場所，也不得將文件 轉(zhuǎn)借其他人 閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。342閱讀文件應(yīng)抓緊時間 ，當天 閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室， 閱批文件一般不 得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部 門和人 員按文件所提要求和 領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。343閱文時不得抄 錄全文，不得任意取走文件 夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要， 要辦理借 閱手 續(xù)，以防止 丟失泄密。344文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機要秘 書，切忌橫 傳。345辦公室機要秘 書對文件負有催辦檢查 督促的 責(zé)任，承辦部門接到文件、函 電應(yīng)立 即指定 專人辦理。不得將文件 壓放分散，如需

5、 備查，應(yīng)按照有關(guān)保密 規(guī)定，并征得 辦公室 同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件 應(yīng)及 時歸檔周 轉(zhuǎn)。346按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部 門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由 辦 公室機要室通知到機要室 閱 文。信封文件 文號 編號 批 示 簽 名4 發(fā) 文的管理41發(fā)文的 規(guī)定411全公司上 報下發(fā)正式文件的 權(quán)力集中于公司，各群眾 團體和部 門一律不得自行向 上、向下 發(fā)送正式文件。412各群眾 團體、部門需要向上反映 匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求 發(fā)文 應(yīng)向公司提出 發(fā)文申請，并將文件底稿交廠 辦審 核。公司同意 發(fā)文，則由公司按機構(gòu) 設(shè)置 與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司 字發(fā)文。41

6、3對全公司影響 較大，涉及兩個以上公司 領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件， 須由經(jīng)理批準簽發(fā) 其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。42發(fā)文的范 圍421凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決 議、請示、報告、編寫的會議紀要 和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。422公司下發(fā)文件主要用于：1公布公司規(guī)章制度；2轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；3公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；4公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；5發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；6其他有關(guān)公司的重大事 項。423公司上行文、外發(fā)文主要用于：1對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；2同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司

7、重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管 理等事宜。424在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、 安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由主管業(yè) 務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件 發(fā)布。425凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不 應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫 名義用工作簡訊發(fā)會議紀要。426各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自 編號備查），不用公司名義發(fā)文。5文件的立卷與歸檔51文件的歸檔范圍511凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔： 上級機關(guān)來文，包括上級對公司報告、

8、申請的批復(fù)； 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決 議、通報、紀要、重要通知、工作 總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言 和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；3經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；4公司一級組織召開的代表大會所形成的 報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；5有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果；6參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等；7上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報 的提綱和材料；8反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品；9公司日志和大事記；10公司向上級

9、請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。512業(yè)務(wù)部門、各群眾團體日常工作中形成的活 動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負 責(zé)立卷歸檔。52立卷要求521文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、 時間順序，分門別類地進行整理歸檔。522立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。523要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件 材料，要及時立卷歸檔。524上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。6文件的銷毀61對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公司機要室 應(yīng)定期

10、清理造冊，并按上 級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。62經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由公司機要秘書和正（副）主任護送到上級 機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。篇二：公司文件資料管理制度瑞普（天津）生物藥業(yè)有限公司Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.公司文件管理制度1.目的： 為適應(yīng)公司全方位 規(guī) 范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之 規(guī) 范化和制度化，特制定本制度。2.適用范 圍：本制度適用于公司所有文件的管理。3.定義：公司文件是 傳達方針政策，發(fā)布公司行政 規(guī)章制度、指示、 請示和答復(fù) 問題、指 導(dǎo)商洽工作、 報告情況、交流信

11、息的重要工具。4.文件處理程序：公司各部 門都應(yīng)堅持實事求是、尊重客 觀、理 論聯(lián)系實際 、認真負責(zé) 的 工作作風(fēng)，努力提高文件 質(zhì)量和處理效率。文件 處理必須做到準確、及 時、安全， 嚴格按 照規(guī)定的時限和要求完成。4.1總裁辦負責(zé) 公司行政文件的 編制、發(fā)放、登 記、存檔、更改、回收、作 廢等管理工作。4.2公司各職能部門負責(zé) 本部門的文件 編制、編號、登記、存檔、更改和 專用文件的管理， 發(fā)放文件必 須在總裁辦備份存檔，并接受 總裁辦的檢查與監(jiān)督。5.文件分 類：公司的公文 主要可分 為以下 類 ：1.%2管理制度：適用于公司各部 門的 規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、 規(guī) 定、管理

12、辦 法。 “條例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度 匯編； “制度”一般應(yīng)用于某一方面 職能的明確； “規(guī)定”應(yīng) 用于一 項具體工作的明確；“管理辦法”一般是 對條例、制度或 規(guī)定的細化性操作程序明確。2.%2工作通知：適用于 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批 轉(zhuǎn)下級文件，要求下 級辦理和需要共同 執(zhí)行的事 項；5.3人事通知 適用于公司人 員錄用、晉升、 調(diào)動、降職、獎懲等事項的公布。5.4工 作報告 適用于下 級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。5.5會議紀要 適用于公司 各級會議進行的 記錄的文件。5.6對外發(fā)函 適用于公司因某 項事情 對外部機構(gòu)或個人 發(fā)送的文件。5.7決定、決 議：對重要事項或重大行 動做

13、出安排，用 “決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫 徹的事 項，用 “決議”。5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。5.9請示：向上級請求批示與批準，用 “請示”。5.10批復(fù)：答復(fù) 請示事項用“批復(fù) ”。6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周 頁邊距設(shè)置為2.5CM,頁腳設(shè)置為1.5CM，采用 數(shù)字形式；6.2文件首 頁頂 部添加公司徽 標和中英文名稱。6.3文件一般由 標題、發(fā)文字號、 簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、 發(fā)文時間、印 章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部分 組成；6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。

14、 標題與公司徽 標 間空一行； 標題 下方靠右 為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之 間可空一行；正文中小 標題可使 用粗體；章 節(jié)段落之 間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之 間空二行；有附件的 文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文 間 隔一行、與落款 間隔二行。1.%2.%3發(fā)文字號包括代號、年號、 順序號；公司各 類文件 須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不 分按年度 時間順 序排序。6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【XXXX】XXX號，一般適用公司 級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度 等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普 人字【XX

15、XX】XXX號6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普 辦字【XXXX】XXX號6.5.4財務(wù)部發(fā)文瑞普 財字【XXXX】XXX號6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普 研字【XXXX】XXX號6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【XXXX】XXX號6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【XXXX】XXX號6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款 處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項目，由相關(guān) 負責(zé)人手寫簽 名。文件底部 應(yīng)添加與文字 頁面等寬兩橫線，兩橫 線間下添加 “報送、 發(fā)送、抄送、印制 份數(shù)”等項目，1.5倍行距。 “報送”為需要了解此文件的 總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)， “主送”對象為該 文件直接關(guān)系到的部 門或人員， “抄送”對象為該 文件不直接相關(guān)卻

16、 應(yīng)該了解的部 門或人員 對于版面一 頁 稍多的文件，文檔正文部分可以適當 縮小行距，使 該文件保持在一 頁內(nèi)，但 是如果不能保 證 蓋章生效和相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)簽 字，在文件的第二 頁 開頭 可寫明此 頁 無正文的字 樣6.7密級：公司文件密 級分為“絕密”、 “機密 ”、 “秘密”、 “內(nèi)部文件 ”四級，注在文件的右上 角。6.8緊急程度：最 緊急、最重要、 權(quán)重最大的工作或事 項，標注“緊急”或“急”字樣， 經(jīng)理、主管以上人 員閱辦 此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度， 組織最有力的 資源， 統(tǒng)籌安排、科學(xué) 組織、 協(xié)調(diào)配合、逐 項落實，確保工作在 規(guī)定的時間內(nèi)按期完成。6.9具 體要求：c

17、.文件 標題應(yīng) 準確 簡要概括文件的主要內(nèi)容；ci.文件中包括 項目符號、文件 編號、 統(tǒng)計表、 計劃表、序號、 專用術(shù)語和百分比必 須 用阿拉伯數(shù)字 書寫，分 層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要 簡稱，文件必 須加蓋公司公章。例：一）1、 （1）2、 （1）?或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, ?cii.文件最后一 頁的頁腳橫線上方有主 題詞;6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必 須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首 頁 顯示頁碼，格式 為默認格式；d.文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列， 結(jié)構(gòu)完整、 層次清楚； 實事求是、 觀 點鮮明、 條

18、理清晰、文字精 煉、標 點正確、用字準確、格式 規(guī)范；e.本規(guī)定中其他未 規(guī)定事宜， 應(yīng)按照應(yīng)用文標準格式 編輯。7.收文：4.2.1收文一律使用天津瑞普生物技 術(shù)股份有限公司收文簿；4.2.2外單位來文均由 總裁辦指定 專人收文，由 總裁辦統(tǒng) 一拆封、登 記，由行政 總監(jiān)填寫 文件閱辦單 提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當日即按文件的要求 報送給有關(guān)部 門或 領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤 ，屬急件的， 應(yīng)在接件后即 時報送。7.3文書處理工作：4.4文書處 理包括文件的分送、 傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷 歸檔等程序；4.5部門文件平時的管理，要求 實行分類管理，文件 夾側(cè)面標題設(shè)置為4個字，添加

19、公 司徽 標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司 證件、數(shù)據(jù) 統(tǒng)計。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。 標題 格式詳見 附表；8.發(fā)文：8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技 術(shù)股份有限公司 發(fā)文流程， 發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部 發(fā)文：擬稿人-核稿人：部 門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核-公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核 準f編號f打印f蓋章（簽字）f發(fā)文f備案對外發(fā)文：擬稿人-部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核一總裁核準-編號-打印-蓋章（簽字）f發(fā)文f備 案9.附 則：9.1本制度的最 終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技 術(shù)股份有限公司 總裁辦；9.2本制度 的制定、解 釋、修改等工作由公司 總裁辦負責(zé)，經(jīng)公司總裁批準后

20、下 發(fā)；9.3本制度自下 發(fā)之日起生效。9.4附相關(guān)支持性文件。9.4.1文件頁面格式9.4.2文件閱辦單9.4.3公文 擬稿紙9.4.4標題格式簽發(fā) ：二零一零年一月十五日模板一瑞普（天津）生物藥業(yè) 有限公司Ringpu （Tianjin） Bio-Pharmacy Co., Ltd.公司文件 資料管理制度瑞普津 管字（XXXX年）XXX號簽發(fā)：主題詞 ： 報 送： 發(fā)送： 抄送：篇三：文件和檔案管理制度文件檔案管理制度4.4.1目的為規(guī) 范安全管理體系文件的管理， 對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各 類 文件實施有效控制，以確保各 過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有 統(tǒng)一性、完整性

21、、正確性 和有效性，與體系運行相關(guān)的部 門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止 誤用作 廢文件。對安全記錄檔案進行有效控制，以 證實符合規(guī)定要求， 為安全管理體系有效運行提供客 觀 證據(jù)，在必要 時實現(xiàn) 可追溯性。4.4.2范 圍本程序包含了文件的 編寫、 審批、發(fā)放、使用、更改及作 廢等子過程。 規(guī)定了各過程負責(zé) 人的 職責(zé)，適用于各 過程管理體系文件的控制。本程序包括 記錄的填寫、收集、保管、 處置等子 過程。適用于公司各部 門的綜合管理體系 運行中形成的所有 記錄 的控制。4.4.3職責(zé)3.各 過 程管理部 門職責(zé) ：4.5.3負責(zé) 確定所管理的 過程的文件需求。4.5.3負責(zé)對 所需的文件

22、進行策劃并安排 專人編寫。4.5.3負責(zé)過 程管理文件的（程序、 規(guī)定、制度、表格） 組織編 制。4.5.3負責(zé)嚴 格執(zhí)行過程管理文件的 規(guī)定，并按 規(guī)定的表格做好相 應(yīng)的記錄 。4.5.3負責(zé) 文件更改內(nèi)容等。3.生產(chǎn)部職責(zé) ：4.5.3負責(zé) 管理手冊的 編制。4.5.3負責(zé)體系的認證和日常 維護管理工作。3.3各部門負責(zé)本部門各過程文件的 編制、評審和批準。3.4各部門負責(zé) 本部門記錄的建立與管理。4.4.4程序內(nèi)容4.確定文件種 類4.5.4為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將 綜合管理體系文件分 為 外來文件、 綜合管 理體系文件。4.5.4外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)

23、布的法律、法 規(guī)、條例和 標準（見法律法 規(guī)的識別 與評價程序）；上 級部門下發(fā)的通知、要求、 規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望 和要求。4.5.4綜合管理體系文件a方針、目標和指標；b實現(xiàn)方針、目標和指標的策劃；控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。4.5.4資料和記錄相關(guān)的 資 料包括但不限于：a各類分析/評價/統(tǒng)計數(shù)據(jù)（如OSHA統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)）；b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技 術(shù)監(jiān)察（檢測）資料；c建設(shè)（工程）項 目可行性研究 報告、HSE預(yù)評價報告、設(shè)計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見；各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活 動記錄 ；專項風(fēng)險評 價、環(huán)

24、境因素識別及環(huán)境影響評價報告；化學(xué)危險品安全標簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使用防護指南；危化品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告 欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）h設(shè)施的設(shè)計、運行技術(shù)資料;i .供應(yīng)商和承包商檔案；j作業(yè)許可證等；k其他資料。4.2提出文件的 編制和修改需求公司所有人 員都有提出 編制和修改文件的 權(quán)利，但是必 須向過程負責(zé) 人提出申 請。過程負責(zé) 人確定所管理的 過 程的文件需求。4.3指定 編 寫人4.3.1如需要編制或修改， 對所需的文件 進行策劃并安排 專人編寫。4.3.2管理手冊由生 產(chǎn)部負責(zé)編制；部門各過程管理類文件（管理 過程的程序、 規(guī)定、表 格）由 過程

25、負責(zé) 人負責(zé)組織編 制；進行編寫按照體系文件 編寫的格式要求 進行文件 編寫。文件格式基本內(nèi)容：a目的：明確 編制本文件要達到的目的b范圍：本文件使用的范 圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯d.職責(zé)：本文件中的主要 職責(zé)劃分，包括本文件的 責(zé)任部門e程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責(zé)、時限相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和 記錄修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程 圖文件的 編號按如下要求：/記錄編 號文件 層別 號 文件類別（AQ）公司代號JP

26、其中：序號 為阿拉伯數(shù)字，如：01，02，03 ?等；文件 類別為 ：管理手冊用01標識，程序文件用02標識 ，公司 級管理性制度用03標識， 部門自有的安全管理制度用部 門拼音首字母組合標識，如生產(chǎn)部用QG標識。例子：文件編號：JP-AQ-0201法律法規(guī)標準規(guī)范管理程序表格 編號： 編號JPL-AQ-0201/01（適用法律法 規(guī)標準和其他要求清 單），其中01表示對 應(yīng)程序的第一 張記錄 。所有文件（包括表格）必 須有版本標識 ，如有文件更新，版本隨之更新。評審 和審批文件 評審。文件由 編制人在文件原件 編制人欄中簽字，交部 門主管 審核同意，再送 交相關(guān)部 門主管 審閱會簽（由部 門

27、主管確定會 簽部門的數(shù)量），并由4.5.2文件批準人 應(yīng)對 文件 進行仔細審 核后，如果同意在批準 欄簽字；如果不同意將文件返回文件 編寫人（或部 門） ，待修改完 畢 后再批準。文件 審批 權(quán)限。a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方 針、總目標、管理手冊、管理 評審計劃及報告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。b過 程管理文件（程序、 規(guī)定、制度、表格）由 過程負責(zé) 部門 主管審核，安全生 產(chǎn)負責(zé) 人批準。c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標等、產(chǎn)品標準由技質(zhì)部主管審批。d各部門內(nèi)部適用的 文件由本部 門負責(zé) 人批準。發(fā)放控制生產(chǎn) 部發(fā)布綜合管理體系文件,建立外

28、發(fā)文件清 單，該清 單內(nèi)容包括：文件名稱、 編 號、版本、 發(fā)放日期、數(shù)量、 發(fā)至、接收人等。 該文件清 單在修改、增加/刪減文件 過程 中應(yīng) 保持最新狀 態(tài) 。各過程負責(zé)人將所 編寫的文件 經(jīng)授權(quán)批準人批準后，將 書面文件及 電子版文件一同 送交生 產(chǎn)部，生 產(chǎn) 部保存文件原件。各部 門需建立文件控制清 單，在 發(fā)布/修改文件的同 時，文件與文件清 單保持一 致。使用控制生產(chǎn) 部組織負責(zé) 更新管理體系有關(guān)文件，保 證體系文件始 終保持最新有效狀 態(tài)；每 季度 備份一次 電子版文件。管理體系相關(guān)的文件必 須妥善保存；各部 門負責(zé) 保管本部 門相關(guān)文件；不得在文件 上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別 和 檢索。文件更新7ec-0e3e-430b-bf09-ed61ccf95b83-Numbered_f777f87e-7e文件更改 時，由 過程管理部 門持原批準人批準的文件（原件一份、 電子一份）、填 寫文件更改通知單，到 辦公室登 記備 案后。同 時更新文件控制清 單，生產(chǎn)部保存批準的文件原件。同 時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控 書面文件 應(yīng)立即回收并 更新，填寫文件與回收 記錄，防止作 廢文件非 預(yù)期使用。7ec-0e3e-430b-bf09-ed61ccf95b83-Numbered_f777f87e-7e當文件在 實施過程中因 組織結(jié) 構(gòu)、 產(chǎn)品、工作流程、