關(guān)于水利工程檔案管理工作的相關(guān)問題探討

1、    關(guān)于水利工程檔案管理工作的相關(guān)問題探討    鄭曉萌摘 要：在水利工程的管理中，檔案管理既是記錄工程詳細信息的方式，也是水利技術(shù)和經(jīng)驗的總結(jié)，通過對整個工程過程的記錄，不但能夠記錄水利工程建設(shè)過程中真實的情況，也有利于為交付使用的水利工程管理提供依據(jù)。對此，筆者在本文中在對水利工程檔案管理的特點和重要性進行簡單介紹基礎(chǔ)上，總結(jié)了我國當前水利工程檔案管理在實踐中存在的幾個典型問題，并且有針對性的提出了完善水利工程檔案管理的具體對策建議，旨在通過本文的研究引起對水利工程中檔案管理工作的重視，并從思想上和措施上進行強化和改進。關(guān)鍵詞：建筑工程；施工管理

2、在社會經(jīng)濟社會發(fā)展的促進下，我國在各地興建水利工程也是十分重視，同時水利工程也發(fā)揮了重要的作用，但是作為水利工程管理的檔案管理工作不但沒有得到重視，還存在著各種問題，以下本文對此進行具體的闡述。1 水利工程檔案管理概述1.1 水利工程檔案管理的特點水利工程檔案管理貫穿整個工程的始終，在過程中體現(xiàn)出以下幾個特點：一是形成周期較長，由于水利工程大多周期長，有的需要幾年甚至十幾年，因此整個過程的檔案管理工作周期也長；二是由于水利工程往往由多個工程項目組成，涉及多個建設(shè)單位和主體，因此檔案資料種類十分繁多和復(fù)雜；第三，涉及領(lǐng)域廣，水利工程從開始到結(jié)束的規(guī)劃、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)都要進行檔案資料管的管理

3、；四是在檔案資料存在的形式多樣，包括文字、圖紙、聲音、錄像，還有現(xiàn)在較為普遍的電子文件資料等。1.2 水利工程的檔案管理的重要性水利工程檔案記錄的是整個工程周期內(nèi)的所有活動，包括從項目提出到最終的竣工驗收，通過檔案記錄可以反映出該工程的質(zhì)量水平。水利工程檔案中記載的技術(shù)及實施也能夠為相關(guān)水利工程項目提供技術(shù)和經(jīng)驗參考，尤其是一些技術(shù)在實踐中不斷改進通過形成檔案也能夠形成有價值的資源，發(fā)揮檔案資源的運用價值。2 當前水利工程檔案管理中存在的問題2.1 缺乏足夠的重視和規(guī)范化的制度體系從實踐來看，多年來在水利工程建設(shè)管理中對檔案管理都缺乏足夠的重視，這就導(dǎo)致許多水利工程在建設(shè)之初不重視檔案資料的收

4、集和整理，導(dǎo)致工程完成后再回溯進行資料收集整理建立檔案就十分困難。筆者認為這與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視有很大關(guān)系，在水利工程項目的開展過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在工作部署中最關(guān)心的就是工程質(zhì)量和進度，這種思想理念也影響著具體的建設(shè)單位、技術(shù)人員等相關(guān)人員，導(dǎo)致整個過程中對水利工程檔案管理都不重視。同時也正是由于不夠重視，在檔案管理方面缺乏制度和體系的建設(shè)和完善，導(dǎo)致實際檔案管理工作缺乏指導(dǎo)依據(jù)，缺乏規(guī)范，形成的檔案資料也存在諸多的問題。2.2 水利工程檔案質(zhì)量存在諸多問題上文提到水利工程檔案管理專業(yè)性十分強，但是現(xiàn)實是大多數(shù)水利工程檔案管理人員都不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)能力，加之缺乏科學(xué)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理

5、質(zhì)量也存在著諸多的問題。筆者結(jié)合工作經(jīng)驗，總結(jié)出水利工程檔案質(zhì)量問題主要表現(xiàn)為檔案資料內(nèi)容不完整，書寫不規(guī)范導(dǎo)致許多檔案資料無法辨別內(nèi)容，一些重要數(shù)據(jù)存在缺失甚至錯誤影響檔案資料的使用，檔案資料分類不科學(xué)甚至有的水利工程檔案資料根本沒有進行分類，導(dǎo)致檔案資料的查找十分困難。2.3 檔案管理責任部門不清晰水利工程檔案管理持續(xù)的時間周期較長，涉及的環(huán)節(jié)、部門也較多，因此在實際的管理責任部門方面存在著責任的不清晰。這也與重視程度不夠有很大關(guān)系，因為不夠重視，在具體的檔案管理職責分配上就沒有明確，導(dǎo)致有時出現(xiàn)不同部門之間責任推脫，尤其是在不同環(huán)節(jié)的檔案管理銜接問題上，經(jīng)常出現(xiàn)對接上的矛盾，導(dǎo)致對接及前

6、后階段一些重要檔案資料缺失，給整個水利工程的檔案管理帶來困難。2.4 檔案管理方式落后在各個領(lǐng)域的檔案管理傳統(tǒng)方式都是紙質(zhì)化的方式，水利工程檔案管理也不例外，但是紙質(zhì)檔案資料在保管上容易受損，保管難度較大。與此同時，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，尤其是計算技術(shù)的應(yīng)用，包括水利工程在內(nèi)的許多技術(shù)應(yīng)用都呈現(xiàn)為電子文件資料，對此類文件資料的檔案管理也十分需要在檔案管理方式上進行改進。3 完善水利工程檔案管理的對策建議3.1 強化對水利工程檔案管理的重視根據(jù)上述所述，水利工程檔案管理具有重要的應(yīng)用價值和意義，因此有必要從水利工程項目的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責任人方面重視起檔案管理工作，并安排專人進行負責，明確相關(guān)部門對

7、檔案收集、整理的配合；同時，對于大型的水利工程項目，還要制定專門的檔案管理制度，一些小型水利工程項目可以借鑒相關(guān)的制度來進行檔案管理，通過制度來確保檔案管理工作的規(guī)范化；加強對水利工程檔案管理的重視，還要在資金、設(shè)備等方面加強支持，設(shè)立專門的檔案室、配備檔案管理的辦公設(shè)備和用品，確保檔案管理工作的順利開展和進行。3.2 強化水利工程檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)能力水利工程檔案管理是一項專業(yè)性的工作，在設(shè)置了具體的崗位和明確了職責的基礎(chǔ)上，還要由具有專業(yè)知識能力的人員任職，而作為水利工程檔案管理人員自身要不斷進行學(xué)習(xí)，按照規(guī)章制度認真履行職責，按照檔案管理的要求對水利工程檔案材料、文件等進行規(guī)范化收集、整

8、理、形成檔案。作為水利工程檔案管理部門，也應(yīng)當定期組織相關(guān)的檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國家有關(guān)工程檔案管理的規(guī)范要求，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)進行水利工程檔案的信息化管理，促進水利工程檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)能力強化。3.3 加強水利工程檔案的收集水利工程檔案管理工作貫穿是整個工程始終，因此檔案材料的收集工作也要覆蓋整個工程始終，為了確保水利工程的檔案收集的順利進行，有必要在工程開始將有關(guān)檔案管理的要求下發(fā)到各個參建單位、部門，要求配合檔案管理部門收集相關(guān)的檔案資料。此外，在水利工程檔案的收集渠道和收集方式上也要進行加強，例如目前在一些水利工程檔案管理中應(yīng)用的追蹤法，不但能夠提高檔案收集的效率，還對檔案

9、資料規(guī)范化有著積極的意義。3.4 利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進水利工程檔案的信息化管理無論是從順應(yīng)當前信息時代的發(fā)展要求來看，還是從水利工程檔案管理的實際需求出發(fā)，都應(yīng)當在檔案管理方式上進行改進，進行信息化的應(yīng)用。尤其是當前在水利工程的實施過程中已經(jīng)開始出現(xiàn)了越來也多的電子文件信息等，并且將會越來越普遍，因此有必要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案封存保管的基礎(chǔ)上利用計算機將電子檔案進行存儲，還可以利用網(wǎng)絡(luò)計算機專門的檔案管理系統(tǒng)進行檔案管理，這樣也方便查閱和檔案資源的共享利用。4 結(jié)語水利工程本身就是一項十分復(fù)雜系統(tǒng)性工程，關(guān)乎工程建設(shè)后的使用以及后期和其他水利工程項目借鑒，因此一定要重視起來。本文對水利工程檔案管理工作中存在的問題只是對典型問題進行了分析，實際上還